Pada kotak dialog Print pilihan perintah untuk menentukan banyaknya rangkap percetakan adalah

Saat mencetak dokumen tidak jarang perlu untuk dibuat beberapa rangkap. Hal tersebut tidakmenjadi masalah sebab kita bisa langsung mencetak beberapa rangkap dokumen di Microsoft Word. Untuk memanfaatkan fasilitas yang telah disediakan tersebut, kita dapat mencetak dokumen dengan langkah berikut.

Klik Office button yang ada di sudut kiri atas window Microsoft Word, lalu Sorot item Print, kemudian klik item Print untuk memunculkan Dialog Print. Langkah tersebut bisa anda gantikan dengan menekan tombol CTRL+P.
Pada grup Printer pilih Printer yang akan dipakai untuk mencetak
Lalu pada grup Page range pilih opsi All untuk mencetak seluruh dokumen atau isikan halaman yang ingin anda cetak pada kotak Pages. Sebagai contoh misalkan kita ingin mengeprint halaman 1-43.
Selanjutnya pada grup Copies isikan jumlah rangkap yang anda inginkan pada kotak Number of copies, misalkan 5 rangkap.
Buat cara pencetakan dalam bentuk Collate, agar setiap dokumen di print per satu rangkap terlebih dahulu.
Pastikan semua telah diisikan dengan benar, lalu klik tombol OK.
Tunggu printer anda bekerja, dan dapatkan dokumen yang anda inginkan.

Bila dokumen yang anda akan cetak cukup banyak dan printer yang anda gunakan hanyalah printer inkjet biasa dan tidak memiliki kecepatan sebagus printer laser, maka sebaiknya perlu untuk mempertimbangkan untuk hanya print satu buah saja lalu diperbanyak dengan fotocopy.
Pencetakan dokumen yang cukup banyak tentu akan memakan waktu yang lama. Bila anda menggunakan printer jaringan yang dipakai secara bersama-sama, ada baiknya tidak langsung mencetak 5 rangkap sekaligus, tapi cetaklah tiap dua rangkap saja. Hal ini untuk memberikan kesempatan kepada orang lain untuk menggunakan printer.

A. Menggunakan Fasilitas Print PreviewSebelum mencetak dokumen atau lembar kerja, terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai maka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakn yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan di layar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas print preview.Langkah-langkah untuk menampilkan hasil cetakkan di layar monitor.1. Pilih menu File>>Print Preview atau dengan menekan ikon Preview pada toolbar Standard.2. Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, di mana pada jendela tersebut ditampilkan hasil cetakkan lembar kerja.B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja1)Mencetak Lembar KerjaUntuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Tidak semua lembar kerja perlu dicetak. Apabila akan mencetak sebagian dari lembar kerja, maka harus memblok terlebih dahulu bagian lembar kerja yang akan dicetak.* Pilih menu File>>Print, tekan tombol Print pada toolbar Print Preview, atau tekan tombol Ctrl + P pada keyboard.* Pad kotak dialog Print terdapat beberapa pilhan yang digunakan untuk mengatur pencetakan lembar kerja.a. Printer, digunakn untuk memnentukan ke mana dokumen akan dicetak.b. Print range, digunakan untuk menentukan halaman yang akan dicetak.c. Print what, menentukan lembar kerja yang akan dicetak.* Setelah melakukan pengaturan pencetakan lembar kerja, tekan tombol OK.2)Mencetak ke FileMencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format dan filenya berupa suatu cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari pencetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formanya tidak sama. * Buka menu File>>Print * Tandai kotak Print to file. Selanjutnya, tekan tombol OK.* Pad kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name.C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan1. Mengatur KertasPengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakn tidak selalu mengggunakan ukuran kertas yang sama. Penggunaan ukran ketas dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.* Pilih menu File>>Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Page.* Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang digunakan, yaitu sbg berikut.a. Orientationb. Scallingc. Paper sized. Print qualitye. First page number2. Mengatur MarginUntuk menghasilkan hasil cetak yang baik, maka harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau bidang pinggir halaman juga menentukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dibuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus* Pilih menu File>>Page setup.* Pilih tab Margins.* Selanjutnya, dapat dilakukan pengaturan margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia.a.Topb.Bottomc.Leftd. Righte.Headerf.Footerg.Center on Page3. Mengatur Header dan FooterUntuk membuat tampilan pencetakan lebih menarik, akan lebih baik apabila dibuat suatu baris tambahan dibagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi identitas pada hasil cetakan. * Pilih menu File>>Page Setup . Selanjutnya pilih tab Header/Footer.* Kemudian dapat melakukan pengaturan Header dan Footer dengan memilih isi header dan footer yang tersedia dengan menekan tanda panah paa kotak Header atau Footer.* Untuk membuat sendiri Header dan Footer dapat dilakukan dengan menekan tombol Custom Header atau Custom Footer.* Setelah kotak dialog Header dan Footer ditampilkan, isi kotak section dengan teks yang diinginkan.* Isi header atau footer dapat ditempatakan pada tiga posisi, yaitu posisi kiri(Lift Section), tengah(Center Section), kanan(Right Section),.* Nomor halaman dari suatu dokumen dapat ditampilkan pada header atau footer.* Untuk menyisipkan fungsi penempatan nomor halaman, tanggal, dan fungsi lainnya dapat digunakn toolbar yang terdapat pada kotak dialog Header dan Footer.4. Mengatur Lembar Kerja Pengaturan lembar kerja dapat digunakan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, akan dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Selain itu juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala.D. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja1. Mengganti Nama Lembar KerjaApabila lapoan yang dibuat akan digunakan untuk isi data yang berbeda, diperlikan nama lembar kerja yang unik atau berbeda untuk membedakan lembar kerja tersebut dengan lembar kerja lainnya. * Klik tab lembar kerja yang akan diganti.* Pilih menu Format>>Sheet>>Rename.* Ketikan nama baru lembar kerja yang diinginkan.2. Menyisipkan Lembar KerjaSecara default, Microsoft Excel menyediakan lembar kerja(sheet)yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan.* Pilih salah satu tab lembar kerja.* Tekan tombol mouse, di mana posisi penunjuk mouse masih berada.* Pilih Insert pada pilihan dari menu shortcut yang ditampilkan.* Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet pada tab General kemudian tekan tombol OK.* Selanjutnya, tab lembar kerja akan bertambah satu. Lembar kerja yang ditambah akan berada pada posisi di sebelah kiri lembar kerja yang aktif.* Untuk memindahakan posisi tab dapat dilakukan dengan cara tekan dan tombol kiri mouse pada tab sekian kemudian geser mouse ke sebelah kanan tab. 3. Menyalin Lembar KerjaIsi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isis yamg sama. 4. Memindahkan Lembar KerjaSelain menyialin isi dari suatu lembar kerja, dapat juga memindahkan isi dari lembar kerja. Memindahkan lembar kerja sebenarnya tidak jauh beda dengan menyalin isi lembar kerja. * Pilih lembar kerja yang akan dipindahkan.* Pilih menu Edit>>Move or Copy Sheer. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.* Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana akan dipindahkan dapat dipilih pada kotak daftar pilihan To book.* Pada kotak pilihan Before sheet, pilih lokasi lembar kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan.* Biarkan kotak Create a copy tetap kosong.E. Menghapus Lembar KerjaSuatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Untuk melakukan penghapusan lembar kerja, dapat digunakan berbagai cara.* Piloh tab lembar kerja yang akan dihapus.

* Pilih menu Edit>>Delete Sheet.

MELIHAT TAMPILAN DOKUMEN SEBELUM DICETAK

Untuk melihat tampilan halaman sebelum dicetak maka harus mengaktifkan Print Preview

Caranya :

Pada Microsoft Words 2007
Click Office button
Pilih Print
Pilih Print Preview ( atau click icon Print Preview )
Muncul tampilan jendela MS Words pada tampilan Print Preview
Ada beberapa icon dengan fungsinya sebagai berikut :

Ø Print : Berfungsi untuk menjalankan perintah mencetak document ke Printer

Ø Option : Berfungsi untuk memperbesar tampilan pada lokasi tertentu.

Ø Margin : Berfungsi untuk mengatur batas tepi kertas.

Ø Orientation : Berfungsi untuk mengatur posisi kertas

Ø Size : Berfungsi untuk mengatur ukuran kertas

Ø Zoom : Berfungsi untuk mengatur besar tampilan halaman dokumen

Ø Show Ruler : Berfungsi untuk menampilkan mistar

Ø Magnifer : Berfungsi untuk memperbesar tampilan pada lokasi tertentu.

Ø Close Print Preview: Berfungsi untuk menutup tampilan Print Preview dan kembali ke tampilan jendela normal

Mencetak Dokumen ( Microsoft Words 2013)

Aktifkan dokumen yang akan dicetak

• Click File Office button

• Pilih Print

· Setelah muncul jendela Print

· Tampilan sebelah kanan tampilan hasil jika dicetak

· Tampilan sebelah kiri adalah pengaturan halaman pencetakan

· Pada kotak Printer pilih nama printer yang akan digunakan

· Pada kotak Setting pilih yang akan dicetak , ada bbrp pilihan

Ø All : untuk mencetak seluruh halaman yang ada

Ø Current page : untuk mencetak halaman dimana cursor berada ( sedang aktif )

Ø Page : untuk mencetak halaman tertentu ( tulis no. halaman )

Ø Selection : untuk mencetak data/ document yang dipilih ( diblock )

Collated : digunakan untuk mengatur urutan pencetakan
Portrait Orientation : Mengatur posisi kertas Portrait (vertical) atau landscape (horizontal)
Custome paper size : mengatur ukuran kertas
Custom Margin :
Page set up : digunakan untuk mengatur lembar kerja yang akan dicetak secara menyeluruh.
Pada kotak copies

number of copy tentukan jumlah cetakan / copian
collate untuk menentukan urutan pencetakan
Print what untuk menentukan jenis data yang akan dicetak
Print untuk menentukan halaman yang akan dicetak
Option untuk membuka kotak dialog option

Click kotak Print untuk memulai proses pencetakan

Jenis Printer Berdasarkan Cara Kerjanya

1. Printer Inkjet

Printer yang sistem kerjanya menggunakan tinta sebagai bahan pencetaknya. Pada printer jenis inkjet menggunakan teknologi dor on demand, yaitu dengan cara menyemprotkan titik-titik kecil tinta pada kertas melalui nozzle atau lubang pipa yang sangat kecil. Teknologi lainnya yang dikembangkan oleh produsen printer seperti Canon dan HP dengan menggunakan panas, panas tersebut dapat membuat gelembung-gelembung tinta sehingga jika semakin panas akan semakin menekan tinta ke nozzle yang ditentukan dan tercetak pada kertas. Karena menggunakan tinta cairan hasil cetaknya menunggu beberapa detik agar bisa kering.

Bagian-Bagian Printer Inkjet

o Tray Input Kertas: Tempat meletakkan kertas/ media cetak yang akan di prin

o Pickup Roll: Bagian penarik kertas atau media cetak

o Cartridge: Tempat penampungan tinta

o Print Head: Bagian yang bertugas menyemprotkan tinta

o Mainboard: Unit pemroses

o Mekanik: Rangkaian bagian penggerak printer

o Tray Output Kertas: Tempat keluarnya kertas

o Power Supply: Penyedia tegangan

Keunggulan Printer Inkjet

o Hemat daya

o Perawatan yang mudah

o Harga relatif murah

Kelemahan Printer Inkjet

o Proses cetak yang lama

o Ada kemungkinan hasil cetak luntur karena terkena air atau usia, kecuali tinta pigment

Merk printer untuk tipe printer ini biasanya Canon, Epson, Brother, dll.

2. Printer Dotmatrix

Jenis printer impact/ tekanan yang menggunakan jarum sebagai alat pencetaknya yang menekan ribbon/ pita berwarna. Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per second).

Penggunaan printer ini tidak tergantikan karena bisa digunakan untuk mencetak tembusan/ rangkap. Biasa digunakan pada bank, kasir, dsb yang membutuhkan tembusan untuk mencetak dokumennya.

Bagian-Bagian Printer Dot Matrix

o Tractor/ Tray Kertas: Fungsinya untuk meletakkan kertas, kertas yang digunakan jenis Continus form rangkap.

o Platen Roll: Bertugas menarik kertas dan pemandu kertas selama proses cetak

o Print Head: Berupa kumpulan jarum yang berfungsi membentuk karakter yang akan dicetak.

o Ribbon Cartridge: Sebagai penimbul warna

o Mainboard & PS

o Mekanik Printer

Merk Printer yang menggunakan sistem ini adalah Epson, Ollivetti, IBM.

Keunggulan Printer Dot Matrix

o Bisa mencetak tembusan/ rangkap

o Harga supply ribbon yang murah

Kelemahan Printer Dot Matrix

o Hasil cetak kurang bagus karena DPI rendah

o Suara bising

o Kecepatan rendah untuk hasil yang maksimal

o Warna yang dihasilkan tidak bervariasi

3. Printer Thermal

Sama seperti namanya, thermal printer menggunakan panas untuk mencetak diatas kertas, bukan cartridge tinta yang biasa digunakan oleh printer jenis lainnya. Dengan teknologi ini, membuat thermal printer tidak bising (bahkan beberapa thermal printer tidak mengeluarkan suara). Printer ini juga dapat mencetak sangat cepat karena tidak menggunakan pin-pin seperti pada dot matrix printer. Printer ini memiliki harga yang lebih tinggi diatas dot matrix, namun justru dengan kelebihan yang dimilikinya tadi menyebabkan thermal printer banyak dipakai.

Menggunakan ribbon film untuk bahan pewarnanya, atau ada beberapa jenis yang bahan pewarnanya sudah terkandung dalam kertas yang digunakan. Penggunaan printer ini biasa pada pencetakan struk belanja, struk ATM, mesin Fax dan printer kartu nama.

Bagian-Bagian Printer Thermal

o Mekanik

o Head Thermal

o Mainboard

o PS (Power Supply)

o Ribbon Film

o Roll Kertas

o Pisau Pemotong Kertas

Merk printer yang menggunakan sistem ini diantaranya adalah Epson, TM Series, Zebra, Fargo, Panasonic, dsb.

Keunggulan Printer Thermal

o Simpel

o Tidak berisik

o Cepat

o Tidak memerlukan perawatan khusus

Kelemahan

o Memerlukan kertas khusus

o Boros ribbon film

o Sparepart jarang dipasaran

o Hanya mampu untuk kertas ukuran tertentu tidak terlalu besar

4. Printer Laserjet

Jenis printer laser merupakan mesin cetak yang masuk kategori non-impact printing. Jenis printer ini bahan yang digunakan untuk mencetak berupa bubuk atau yang bisa disebut toner. Pembentukan pola gambar menggunakan perangkat sinar laser atau LED (light Emiting Dioda). Selain hasil cetak yang lebih bagus jika dibandingkan dengan jenis printer dot matrix maupun tinta cair, printer laser juga memiliki kecepatan pencetakan yang tinggi dan hasil cetaknya pun juga lebih cepat kering seperti pada hasil cetak pada mesin photocopy.

Karena kelebihan printer ini sangat direkomendasikan bagi pengguna yang mempunyai intensitas cetak dokumen yang cukup tinggi. Penggunaan printer ini menjangkau sangat luas seperti perkantoran, usaha percetakan, sekolah dan sebagainnya.

Bagian-Bagian Printer Laserjet

o Tray input dan output kertas: tempat masuk dan keluarnya kertas

o Pickup roll/ mekanik printer: penggerak kertas/ media cetak

o Drum & Toner cartridge: tempat isi serbuk toner dan media pencetak

o Fuser Unit (pemanas): meletakkan serbuk toner agar memperekat pada media/ kertas.

o Formatter/ Mainboard: unit pemroses printer

o PS/ Catudaya: pemasok daya pada mesin printer

Kelebihan Printer Laserjet

o Hasil cetak sangat bagus baik hitam maupun warna, dibandingkan dengan jenis printer yang lain

o Kecepatan cetak yang tinggi

o Ketahanan atau keawetan printer lebih lama

o Perawatan mudah

o Hasil cetak tidak luntur karena sistem pemanasan

o Daya/ kemampuan cetak yang tinggi

Kelemahan Printer Laserjet

o Daya listrik yang diperlukan besar karena menggunakan sistem pemanasan/ heating

o Harga relatif mahal, terutama tipe warna

o Isi ulang susah dan relatif lebih mahal daripada printer inkjet

Namun karena kelebihan printer laser dibanding dengan tipe yang lain maka kecenderungan orang menggunakan printer laser untuk cetak dokumen. Printer laser memiliki fitur dan kualitas cetak yang beragam disesuaikan dengan kebutuhan pengguna (user). Harganya pun bervariasi tergantung dari performance dan fitur yang dimilikinya.

a. Kelas SOHO (Small Office and Home Office)

Ini adalah kelas terendah dari pengguna printer laser. Printer laser untuk kelas SOHO biasanya harganya murah, hanya dikisaran 1 jutaan, fiturnya terbatas dan kapasitas cetak cartridgenya juga kecil yaitu sekitar 2000 lembar.

Contoh: HP Laserjet P1006, Samsung ML-1640.

b. Kelas SMB (Small to Medium-Sized Business)

Untuk kelas ini produsen biasanya sudah menambahkan beberapa fitur pendukung seperti kemampuan untuk mencetak bolak-balik (duplex), kemampuan untuk diakses dalam suatu jaringan komputer dan paper tray yang tersedia lebih dari satu. Kapasitas cetak cartridge-pun cukup besar yaitu lebih dari 2000 lembar.

Contoh: HP Laserjet P2015, Xerox DocuPrint 240A

c. Kelas Medium to Large Workgroup Business

Printer kelas ini memiliki kemampuan untuk mencetak dalam jumlah besar dan dalam waktu yang singkat. Kapasitas cetak toner cartridgenya mencapai 10.000 lembar. Dengan paper tray yang dapat ditambah sesuai kebutuhan pengguna. Fiturnya pun disesuaikan untuk banyak user sekaligus.

Contoh: HP Laserjet 4050, HP LaserJet P4015

Kesimpulan

o Printer jenis LaserJet merupakan printer yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk kebutuhan cetak dokumen karena hasil cetaknya yang paling bagus

o Printer jenis Inkjet biasanya digunakan oleh para pelaku bisnis UKM, pelajar, dan sekolahan.

o Printer jenis Thermal banyak digunakan oleh instansi atau bisnis yang ada kasir seperti supermarket, pertokoan, dll.

o Sedangkan printer jenis Dot Matrix biasanya digunakan pada instansi perbankan