Pihak yang menyimpan kartu kendali 1 pada PENANGANAN surat keluar penting adalah

Prosedur penanganan surat keluar penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan. Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut. Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah. Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut. 1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah. 2) Memberikan stempel pada surat. 3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. 4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah. 5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi. Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan. Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah. Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

No	Sistem Buku Agenda	Sistem Kartu Kendali
	Sistem pola lama Pencatatan menggunakan buku agenda Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku	Sistem pola baru Pencatatan menggunakan kartu kendali Penyampaian surat menggunakan kartu kendali Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan

You're Reading a Free Preview
Page 4 is not shown in this preview.

Prosedur penanganan surat keluar penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan. Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut. Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah. Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut. 1] Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah. 2] Memberikan stempel pada surat. 3] Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. 4] Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah. 5] Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi. Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan. Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah. Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

Sistem Buku Agenda

Sistem Kartu Kendali

Sistem pola lama Pencatatan menggunakan buku agenda Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku

Sistem pola baru Pencatatan menggunakan kartu kendali Penyampaian surat menggunakan kartu kendali

Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan

Produk apa saja yg dapat dijadikan souvernir untuk profil organisasi

Salah satu fungsi yang bertujuan membujuk konsumen dengan memberikan pengetahuan tentang produk yang ditawarkan adalah fungsi dari

Menurut etika biosentrisme bahwa manusia marupakan mahluk yang mampu menjadi pelaku moral, karena manusia memiliki….

1. Tidak semua Risiko perlu mendapatkan penanganan [Treat], Ada risiko-risiko yang tidak perlu di Treat/ditangani, Berkaitan dengan pernyataan terse … but, sebutkan beberapa alasan mengapa tidak perlu dilakukan penanganan ?

Ayam awal 450 ekor selama masa stater dan gelower terjadi kematian sebayak 30 ekor

Menurut Bygrave bahwa karakteristik seorang wirausaha harus mempunyai visi ke depan yang disebut .

Bagaimna cara melihat peluang dan jenis usaha yang cocok di jalankan di indonesia

negara yang demonstrasi akibat tidak dibayarkan upah yang layak

Benda hias dan benda pakai termasuk ke dalam produk

Adapun kegunaan dari diadakannya konfrensi atau seminar dalam industri perhotelan

Video yang berhubungan

sebutkan 55 contoh benda lunak organik....tolong dijawab kak

sebutkan 55 contoh benda lunak organik.....tolong dijawab kak makasih☺☺

sebutkan 55 contoh bahan lunak organik...tolong dijawab kak/bg karena mau dikumpulkan senin(¡_¡) mksh kak/bg

APA Saja Contoh Bahan Lunak organik....tolonh dijawab ya kak karena mau dikumpul senin (/_\)

10 entitas pemasaran beserta contohnya masing masing 5 contoh- barang- jasa- property- acara- tempat- orang - organisasi - pengalaman- informasi- gaga … sanmasing masing 5 contoh?

contoh wirausaha di lingkungan rumah mu cari tau hal apa yang mendukung berlangsungnya usaha itu,apakah berhasil jika iya berapa keuntungannya dalam s … ebulan jika tidak mengapa.buat dalam bentuk cerita dan presentasi didepan kelas mu

7. Di desa Sokong sudah berkembang banyak usaha bakery, akan tetapi belum banyak yang memanfaatkan media sosial sebagai sarana promosi, untuk itu usah … a bakery Pak Jun yang bernama Jin dan Jun Bakery mencoba melakukan promosi di media sosial dan melayani pesan antar-produk, hal tersebut pada analisis SWOT termasuk dalam .... a. Strength b. Weakness c. Targeting d. Opportunity e. Threat 8. Kondisi eksternal yang menjadi pendorong keberhasilan dari suatu usaha dan dapat memajukan atau memperbanyak usahanya di masa depan, hal tersebut pada analisis SWOT termasuk dalam .... a. Strength b. Weakness c. Targeting 9. Usaha mie telor yang ada di kampung Montong merupakan usaha home industry yang masih memanfaatkan alat-alat tradisional untuk pembuatannya, usaha tersebut tidak dapat memproduksi lebih dari 10 kg mie setiap harinya karena terbatas waktu dan tenaga. Hal tersebut merupakan salah satu usaha pada bidang .... a. Promosi risiko b. Teknologi c. Pemasaran d. Opportunity e. Threat d. Informasi e. Kom si

jelaskan kegunaan teknik pahat dan sungging!pliss bantuuu

Siapkan data yang terdiri dari beberapa karakter (minimal 5 karakter) dengan jenis data sebagai berikut! a. Data angka b. Data Teks c. Data tanggal d. … Data waktu

jelaskan faktor keberhasilan nadiem makarim tlg di jwb mks