Peralatan apa saja yang diperlukan untuk pendokumentasian bukti transaksi keuangan?

Disusun oleh: Maulidina dewi Pendokumentasian Bukti-bukti Penerimaan dan Penggunaan Anggaran A. Pendokumentasian Bukti-bukti Penggunaan Anggaran 1. Pengertian Dokumen dan Bukti Transaksi Dokumen adalah lembaran yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu kejadian atau peristiwa.sementara transaksi adalah suatu aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan sehingga dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha. 2. Fungsi dan Manfaat Bukti Transaksi Bukti transaksi merupakan alat penting yang diperlukan saat kita melakukan transaksi keuangan. Bukti transaksi dibuat untuk agar lebih mempermudah dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi. Bukti transaksi yang telah digunakan untuk mencatat transaksi merupakan dokumen dasar bagi pencatatan laporan keuangan akuntansi,sehingga masing-masing dokumen memiliki fungsi yang sangat penting dalam kegiatan akuntansi. Adapun informasi dapat kita peroleh dalam sebuah bukti transaksi,antara lain: a. Siapa yang melakukan transaksi. b. Rekening apa saja yang berpengaruh dengan transaksi yang terjadi c. Penetapan pencatatan rekening ke dalam pencatatan berikutnya. Adapun kegunaan bukti transaksi/dokumen dasar,yaitu: a. Bukti yuridis dari suatu transaksi keuangan. b. Menjadi rujukan jika ada masalah dikemudian hari. c. Sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanaan suatu transaksi sehingga kebenaran atas transaksi tersebut terjamin. Sedangkan,manfaat utama dari bukti-bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa datang. 3. Jenis-jenis Bukti Transaksi Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi dua,yaitu: a. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan itu. b. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Adapun bukti transaksi eksternal,antara lain: 1) Faktur (invoice) Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit,dibuat oleh pihak penjual dan disampaikan kepada pihak pembeli. 2) Kuitansi (official receipt) Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. 3) Nota Debit (debit memo) Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang di kirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah didebit dengan jumlah tertentu. 4)Nota Kredit Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu . 5) Cek (cheque) Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu,pada waktu surat tersebut kepada bank,tandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. 6) Bilyet Giro Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. 7) Rekening Koran Rekening koran adalah bukti mutasi kas dibank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya,dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. 8) Bukti Memorandum Memorandum adalah bukti transaksi yang di buat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung didalam internal perusahaan bersangkutan. 9) Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar merupakan bukti dari kejadian transaksi pengeluaran kas ataupun pembayaran. 10) Bukti Kas Masuk Bukti kas masuk merupakan bukti transaksi atas peristiwa penerimaan uang(kas) yang telah dilengkapi dengan buktinya. 11) Bukti Setoran Bank Bukti setoran bank adalah catatan transaksi yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank,seperti untuk investasi. B. Proses Pencatatan Bukti-Bukti Transaksi 1. Mencatat Bukti-bukti Penerimaan dan Pengeluaran pada Perusahaan a. Tahap Pencatatan Pencatatan adalah dasar yang dipergunakan untuk menentukan saat mendokumentasikan suatu transaksi keuangan. b. Aturan Pendebitan dan Pengkreditan Rekening Aturan Pendebitan dan Pengkreditan Rekening adalah ketentuan dalam akuntansi yang mengatur pertambahan dan pengurangan saldo rekening. 2. Pencatatan Transaksi ke Dalam Buku Harian (jurnal) Jurnal adalah semua transaksi keuangan suatu badan usaha atau organisasi yang di catat secara kronologis dan bertujuan untuk pendataan,termasuk didalamnya jumlah transaksi ,nama-nama transaksi baik mempengaruhi atau dipengaruhi, dan waktu transaksi berjalan. A.bentuk-bentuk buku jurnal Bentuk-bentuk buku jurnal ada 3,yaitu jurnal umum,jurnal umum penerimaan kas dan jurnal umum pengeluaran kas. 1) Jurnal umum adalah aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan berdasarkan dokumen dasar secara kronologis beserta penjelasan yang diperlukan di dalam buku harian. 2) Jurnal khusus penerimaan kas Jurnal khusus penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang dapat meningkatkan saldo akun kas perusahaan. 3) Jurnal Khusus Pengeluaran Kas Jurnal khusus pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang dapat mengurangi saldo kas perusahaan. 3. Manfaat Laporan Sumber dan Penggunaan Kas Sumber: Buku lks otomatisasi dan tata kelola keuangan Kurikulum 2013 Penerbit:Putra nugraha Penulis:Desi Anggrahini,S.E. Buku paket otomatisasi dan tata kelola keuangan Kurikulum 2013 edisi revisi 2017 Penerbit: Yudhistira Penulis: Anis Muftias

Pengertian dokumen dan bukti transaksi Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha. Jenis bukti transaksi Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu: Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar bagian/divisi dalam perusahan tersebut. Bukti transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah KUINTANSI Kuintansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.kuintansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. NOTA DEBIT Nota Debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah didebit dengan jumlh tertentu. NOTA KREDIT Nota Kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlh tertentu. FAKTUR Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit. CEK cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu. BILYET GIRO Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namnya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. REKENING KORAN Rekening Koran adalah bukti muatasi kas di bank yang disuusun oelh bank untuk para nasabahnya. Prosedur pendokumentasian bukti-bukti anggaran Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik ialah sebagai berikut Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi : Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan Mesin penghancur dokumen (shredden) Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya. Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing Teknik Penyimpanan Bukti TransaksiTeknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah : Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah Pembuatan dokumen kegiatan pendokumentasian bukti-bukti penggunaan anggaran a. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6. Satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler b. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT