Artikel ini membahas proses dasar memulai Access dan membuat database yang akan digunakan pada mesin desktop, bukan di Web. Artikel ini menjelaskan cara membuat database desktop menggunakan templat, serta cara menyusun database sendiri dari awal dengan membuat tabel, formulir, laporan, dan objek database lain. Artikel ini juga menjelaskan beberapa teknik yang dapat digunakan untuk memasukkan data yang sudah ada ke dalam database baru. Show
Dalam artikel ini
Gambaran UmumSaat pertama memulai Access, atau jika Anda menutup database tanpa menutup Access, tampilan Microsoft Office Backstage akan ditampilkan. Tampilan Backstage adalah titik awal yang dapat digunakan untuk membuat database baru, membuka database yang ada, menampilkan konten unggulan dari Office.com, dan semua yang dapat dilakukan Access pada file database atau di luar database, berlawanan dengan di dalam database. Membuat databaseKetika membuka Access, tampilan Backstage akan menampilkan tab Baru. Tab Baru menyediakan beberapa cara untuk membuat database baru:
Menambahkan data pada databaseSaat mengerjakan database, Anda dapat menambahkan bidang, tabel atau bagian aplikasi. Bagian aplikasi adalah fitur yang memungkinkan Anda menggunakan beberapa objek database terkait bersama-sama layaknya satu objek. Misalnya, bagian aplikasi mungkin terdiri dari tabel dan formulir yang didasarkan pada tabel. Anda dapat menambahkan tabel dan formulir secara bersamaan menggunakan bagian aplikasi. Anda juga dapat membuat kueri, formulir, laporan, makro, dan semua objek database yang biasa digunakan untuk bekerja. Membuat database menggunakan templatAccess menyertakan berbagai templat yang dapat digunakan sebagaimana adanya atau sebagai titik awal. Templat adalah database siap pakai yang berisi tabel, kueri, formulir, makro, dan laporan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tertentu. Misalnya, ada templat yang dapat digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau menyimpan catatan pengeluaran. Beberapa templat berisi sejumlah sampel data untuk membantu mendemonstrasikan penggunaannya. Jika ada yang sesuai dengan kebutuhan Anda, gunakan templat sebagai cara tercepat untuk memulai database. Namun, jika memiliki data di program lain yang ingin diimpor ke Access, Anda mungkin berpikir untuk membuat database tanpa menggunakan templat. Templat memiliki struktur data yang telah ditetapkan, dan mungkin memerlukan banyak usaha untuk menyesuaikan data yang sudah ada dengan struktur templat.
Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan templat, lihat artikel Menggunakan templat untuk membuat database desktop Access. Atas Halaman Membuat database tanpa menggunakan templatJika tidak ingin menggunakan templat, Anda dapat membuat database dengan menyusun tabel, formulir, laporan, dan objek database lain sendiri. Biasanya, hal ini melibatkan salah satu atau kedua hal berikut:
Membuat database kosong
Memasukkan data dalam tampilan Lembar Data dirancang sangat mirip dengan saat bekerja di lembar kerja Excel. Struktur tabel dibuat saat Anda memasukkan data. Ketika kolom baru ditambahkan ke lembar data, bidang baru akan ditetapkan dalam tabel. Access secara otomatis akan menetapkan tipe data setiap bidang, berdasarkan data yang dimasukkan. Jika tidak ingin memasukkan data dalam Tabel1 saat ini, klik Tutup . Jika Anda membuat perubahan pada tabel, Access akan meminta untuk menyimpan perubahan. Klik Ya untuk menyimpan perubahan, klik Tidak untuk menghapusnya, atau klik Batal untuk membiarkan tabel terbuka.Tips: Access akan mencari file yang bernama Kosong.accdb dalam folder yang terletak di [drive instalan]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Jika ada, Kosongkan. accdb adalah Templat untuk semua database kosong baru. Setiap konten di dalamnya diwariskan ke semua database kosong baru. Ini adalah cara yang bagus untuk mendistribusikan konten default, seperti nomor komponen atau sanggahan dan kebijakan perusahaan. Penting: Jika Anda menutup Tabel1 tanpa menyimpannya setidaknya satu kali, Access akan menghapus seluruh tabel meskipun data telah dimasukkan di dalamnya. Menambahkan tabelAnda dapat menambahkan tabel baru ke database yang sudah ada menggunakan perintah dalam grup Tabel pada tab Buat.
Membuat tabel, dimulai dalam tampilan Lembar Data Dalam tampilan Lembar Data, Anda dapat langsung memasukkan data dan membiarkan Access membuat struktur tabel di balik layar. Nama bidang ditetapkan secara numerik (Bidang1, Bidang2, dan seterusnya), kemudian Access secara otomatis menentukan setiap tipe data bidang berdasarkan data yang dimasukkan.
Membuat tabel, dimulai dalam tampilan Desain Dalam tampilan Desain, buat struktur tabel terlebih dahulu. Kemudian, alihkan ke tampilan Lembar Data untuk memasukkan data, atau masukkan data menggunakan metode lain seperti menempelkan atau mengimpor.
Mengatur properti bidang dalam tampilan Desain Terlepas dari cara tabel dibuat, ada baiknya untuk memeriksa dan mengatur properti bidang. Sementara beberapa properti tersedia dalam tampilan Lembar Data, beberapa properti hanya dapat diatur dalam tampilan Desain. Untuk beralih ke tampilan Desain, klik kanan tabel di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain. Untuk melihat properti bidang, klik bidang dalam kisi desain. Properti akan ditampilkan di bawah kisi desain, di bawah Properti Bidang. Untuk melihat deskripsi setiap properti bidang, klik properti dan baca deskripsi dalam kotak di samping daftar properti di bawah Properti Bidang. Anda dapat memperoleh informasi yang lebih mendetail dengan mengklik tombol Bantuan. Tabel berikut ini menjelaskan beberapa properti bidang yang biasanya disesuaikan.
Atas Halaman Menyalin data dari sumber lain ke dalam tabel AccessJika saat ini data disimpan dalam program lain, seperti Excel, Anda dapat menyalin dan menempelkannya ke dalam tabel Access. Secara umum, cara ini berfungsi sangat baik jika data sudah dipisahkan ke dalam kolom, seperti dalam lembar kerja Excel. Jika data berada dalam program pemrosesan kata, lebih baik pisahkan kolom data menggunakan tab, atau ubah data menjadi tabel dalam program pemrosesan kata sebelum menyalin data. Jika data memerlukan pengeditan atau manipulasi (misalnya, memisahkan nama lengkap menjadi nama depan dan nama belakang), Anda mungkin ingin melakukan berikut ini sebelum menyalin data, terutama jika belum terbiasa dengan Access. Ketika menempelkan data ke tabel kosong, Access akan mengatur tipe data setiap bidang sesuai jenis data yang ditemukan di dalamnya. Misalnya, jika bidang yang ditempelkan hanya berisi nilai tanggal, Access akan menerapkan tipe data Tanggal/Waktu pada bidang tersebut. Jika bidang yang ditempelkan hanya berisi kata "ya" dan "tidak", Access akan menerapkan tipe data Ya/Tidak pada bidang tersebut. Access memberi nama bidang tergantung pada hal yang ditemukan dalam baris pertama data yang ditempelkan. Jika tipe data yang ditempelkan pada baris pertama sama dengan baris berikutnya, Access akan menentukan bahwa baris pertama adalah bagian dari data dan menetapkan nama generik pada bidang tersebut (F1, F2, dll.). Jika baris pertama data yang ditempelkan tidak sama dengan baris berikutnya, Access akan menentukan bahwa baris pertama terdiri dari nama bidang. Access memberi nama bidang dengan tepat dan tidak menyertakan baris pertama dalam data. Jika Access menetapkan nama bidang yang generik, ganti nama bidang segera untuk menghindari kebingungan. Gunakan prosedur berikut ini:
Catatan: Anda juga dapat mengganti nama bidang dengan beralih ke tampilan Desain dan mengedit nama bidang dalam tampilan tersebut. Untuk beralih ke tampilan Desain, klik kanan tabel di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain. Untuk beralih kembali ke tampilan Lembar Data, klik ganda tabel di Panel Navigasi. Atas Halaman Mengimpor, menambahkan, atau menautkan ke data dari sumber lainAnda mungkin memiliki data yang disimpan di program lain, dan ingin mengimpor data tersebut ke dalam tabel baru atau menambahkannya ke tabel yang sudah ada di Access. Atau Anda mungkin bekerja dengan orang-orang yang menyimpan data di program lain dan ingin bekerja dengan data tersebut di Access dengan menautkan ke data. Bagaimanapun, Access memudahkan pekerjaan dengan data dari sumber lain. Anda dapat mengimpor data dari lembar kerja Excel, dari tabel dalam database Access lain, dari daftar SharePoint, atau dari berbagai sumber lain. Proses yang digunakan sedikit berbeda tergantung pada sumber yang dipilih, tetapi prosedur berikut ini akan membantu Anda memulai.
Jika memilih untuk mengimpor tabel, Access akan mengimpor data ke tabel baru, lalu menampilkan tabel di bawah grup Tabel di Panel Navigasi. Jika memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada, data akan ditambahkan ke tabel tersebut. Jika memilih untuk menautkan ke data, Access akan membuat tabel tertaut di bawah grup Tabel di Panel Navigasi. Atas Halaman Menambahkan bagian aplikasiAnda dapat menggunakan bagian aplikasi untuk menambahkan fungsionalitas ke database yang sudah ada. Bagian aplikasi dapat berupa tabel tunggal saja, atau terdiri dari beberapa objek terkait seperti tabel dan formulir terkait. Misalnya, bagian aplikasi Komentar terdiri dari tabel dengan bidang ID AutoNumber, bidang tanggal, dan bidang memo. Anda dapat menambahkannya ke database apa pun dan menggunakannya sebagaimana adanya, atau dengan penyesuaian minimal.
Atas Halaman Membuka database Access yang sudah ada
Catatan: Anda dapat langsung membuka file data dalam format file eksternal seperti dBASE, Microsoft Exchange, atau Excel. Anda juga dapat membuka sumber data ODBC apa saja secara langsung, seperti Microsoft SQL Server. Access secara otomatis akan membuat database Access baru dalam folder yang sama dengan file data, serta menambahkan tautan ke setiap tabel dalam database eksternal. Tips
Atas Halaman Jelaskan langkahMembuka database dari dalam Access. Pada halaman memulai Access, klik buka file lain.. Pada area buka tampilan Backstage, klik Telusuri.. Klik pintasan dalam kotak dialog buka , atau dalam kotak lihat di , klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan.. LangkahMembuat database kosong. Klik tab File, klik Baru, lalu klik Database Kosong.. Ketikkan nama file dalam kotak Nama File. ... . Klik Buat. ... . Mulailah mengetik untuk menambahkan data, atau tempelkan data dari sumber lain sebagaimana dijelaskan di bagian Menyalin data dari sumber lain ke dalam tabel Access.. LangkahMembuat tabel baru dalam database baru
Klik File > baru, lalu pilih Database desktop kosong. Dalam kotak Nama file, ketik nama file untuk database baru. Untuk menelusuri lokasi yang berbeda dan menyimpan database, klik ikon folder. Klik Buat.
LangkahMenyimpan elemen desain database untuk digunakan kembali. Buka database atau objek database.. Pada tab File, klik Simpan Sebagai.. Lakukan salah satu langkah berikut ini: Untuk menyimpan database dalam format yang berbeda, klik Simpan database sebagai. ... . Klik format yang ingin Anda gunakan untuk salinan baru.. |