Fungsi dari tanda pro precurationem (p.p.) pada tanda tangan surat dinas adalah

Jawaban diposting oleh: meyganurm2430

jawaban:

semua aset perusahan pasti bkal d sita

DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR Dalam sejarah perjalanan kehidupan manusia dari mulai masih dalam kandungan, aktivitas selama hidup sampai masuk liang lahat tidak terlepas dari kebutuhan akan suatu dokumen. Beberapa kemungkinan dokumen pribadi yang muncul misalnya hasil USG waktu kita masih dalam rahim, akte kelahiran, foto-foto pribadi, ijazah, penghargaan-penghargaan, KTP, Kartu Keluarga, dll. Sampai yang terakhir yaitu surat keterangan kematian saat kita masuk liang lahat. Begitu juga dalam aktivitas kehidupan pada umumnya, misalnya aktivitas di kantor, aktivitas di Rumah Sakit, aktivitas kehidupan bermasyarakat dan dalam aktivitas-aktivitas lainnya, tidak mungkin terlepas dengan yang namanya dokumen.

A. Pengertian Dokumen

Beberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini : 1. Kamus Umum Bahasa Indonesia ”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.” 2. Kamus Umum Kepegawaian ”Dokumen adalah : a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.” 3. Kamus Bahasa Inggris Webster ”Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-fakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.” 4. Ensiklopedia ”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.” Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

B. Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut : 1. Jenisnya, terdiri dari : a. Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll. b. Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll. 2. Sifatnya, terdiri dari : a. Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll. b. Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll. 3. Bentuk Fisiknya, terdiri dari : a. Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll. b. Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll. c. Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan) 4. Kepentingannya, terdiri dari : a. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi. b. Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll. c. Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah, dll. d. Dll. Sesuai dengan kepentingannya. 5. Sumber Dokumen, terdiri dari : a. Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian, laporan disertasi, kertas kerja, dll b. Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. c. Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.

C. Dokumen Kantor

Seiring dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut. Contoh dokumen kantor misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu, laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain. Diantara berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut, yang paling sering muncul adalah dokumen berupa surat. Maka dari itu dalam modul ini, pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat. 1. Pengertian Surat Surat adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis surat) kepada pihak lain (pembaca surat) baik a.n. pribadi maupun a.n. organisasi. Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis, surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentik karena diperkuat oleh tanda tangan penulisnya. 2. Fungsi Surat Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis, surat pun mempunyai fungsi sebagai : a. Alat Bukti Tertulis Surat merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi. b. Alat Pengingat Surat merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama disepakati c. Bukti Historis Surat merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi dengan meterai. d. Cermin Organisasi Surat merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi. e. Pedoman Aktivitas Surat merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi. f. Alat Promosi Surat merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya pada surat-surat resmi tercantum kepala surat. 3. Jenis Surat Penggolongan jenis surat dapat dibedakan berdasarkan : a. Sifat surat, terdiri dari : 1) Surat Pribadi : Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi 2) Surat Resmi : Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan pemerintah atau suasta, dan ditandatangani oleh pejabat/yang mewakilinya. Surat Resmi, terdiri dari : a) Surat Dinas : Surat yang isinya menyangkut informasi kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah b) Surat Niaga : Surat yang isinya menyangkut informasi bisnis atau niaga dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan b. Wujud Surat, terdiri dari : 1) Surat Bersampul : Surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke dalam sampul surat 2) Memorandum (Memo) dan Nota : Surat singkat dari seorang pejabat kepada bawahannya/rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk melaksanakan aktivitas rutin kantor. Yang membedakan antara memo dengan nota adalah kalau memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi. 3) Kartu Pos : Surat yang terbuat dari kertas tebal (karton) untuk menulis surat singkat dan tidak rahasia. 4) Warkat Pos : Sehelai kertas surat yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. 5) Surat Tanda Bukti : Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir dan biasanya digunakan untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak. c. Keamanan Isi Surat, terdiri dari : 1) Surat Biasa : Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk/merugikan organisasi/pejabat yang beersangkutan walaupun isinya diketahui dn dibaca orang lain 2) Surat Penting : Surat yangn jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian. 3) Surat Rahasia : Surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, sebab akan menimbulkan kerugian bagi yang bersangkutan atau dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi 4) Surat Sangat Rahasia : Surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca/diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang berhak menyelesaikan/mengambil keputusan. d. Tingkat Kepentingan Penyelesaiannya, terdiri dari : 1) Surat Biasa : Surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima. 2) Surat Segera : Surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat dari surat biasa. 3) Surat Sangat Segera : Surat yang isinya memerlukan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya (sangat segera atau kilat), harus dilakukan pada kesempatan pertama (dengan prioritas utama e. Jumlah Penerimanya, terdiri dari : 1) Surat Biasa : Surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau organisasi 2) Surat Edaran : Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabar tertentu dan pendistribusiannya harus menggunakan buku ekspedisi 3) Surat Pengumuman : Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu per satu. f. Prosedur Pengurusannya, terdiri dari : 1) Surat Masuk : Semua surat yang diterima oleh organisasi kantor 2) Surat Keluar : a) Surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi kantor lain atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungann timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak. b) Surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting c) Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi. 4. Bagian-Bagian Surat Surat-surat resmi baik surat dinas maupun surat niaga biasanya memiliki 4 (empat) bagian utama : a. Kepala Surat, terdiri dari : 1) Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan 2) Alamat Instansi/Lembaga/Perusahaan 3) Lambang Instansi/Lembaga/Perusahaan b. Leher Surat, terdiri dari : 1) Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu didahului nama kota. Tetapi kalau penulisan tanggal diletakkan di bagian kaki surat, maka walaupun ada kepala surat, nama kota tetap digunakan. Contoh : a) Diletakkan di leher surat PT INSAN REMAJA Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi Nomor : 23/IR/PM004/7-10 27 Juli 2010 b) Diletakkan di kaki surat ……………………………………………………………………………………………………………………………………………. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Cimahi, 27 Juli 2010 Hormat kami, 2) Nomor Surat Penomoran surat sangat penting karena : a) Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat b) Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi Teknik penyusunan nomor surat biasanya tergantung kebijakan Instansi/Lembaga/Perusahaan yang bersangkutan. Contoh penulisan nomor surat : 001/IR/PM004/7-10 01 = Nomo Urut Surat IR = Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan PM004 = Kode Arsip 7-10 = Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 3) Lampiran Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam surat. Contoh : Brosur, Daftar harga, Curriculum Vitae, dll. 4) Perihal Perihal/hal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat. 5) Nama dan Alamat Surat Penulisan alamat surat harus jelas karena merupakan petunjuk langsung siapa yang berhak menerima surat. Contoh penulisan : a) Kepada Yth. Bapak Nur Rijal Fauzan Direktur PT INSAN REMAJA Jalan Encep kartawiria No. 153 Cimahi b) Yth. Bapak Nur Rijal Fauzan Direktur PT INSAN REMAJA Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi c) PT INSAN REMAJA Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi 6) Salam Pembuka Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat tidak merupakan suatu keharusan, namun salam pembuka berguna untuk memberikan kesan pertama yang ramah dan tidak kaku. c. Badan Surat 1) Alinea Pembuka Alinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat sehingga harus diupayakan alinea pembuka dapat memotivasi pembaca surat untuk mengetahui isi surat secara keseluruhan 2) Alinea Isi Alinea isi berisikan pesan/keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat. 3) Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang sekaligus menginformasikan bahwa pembicaraan dalam surat telah selesai. d. Kaki Surat, terdiri dari : 1) Salam Penutup Sama halnya seperti salam pembuka, salam penutup pun bukan merupakan suatu keharusan, namun salam penutup dapat menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima surat 2) Jabatan, tanda tangan, nama jelas, dan stempel Bagian ini diletakkan di bawah salam penutup 3) Tembusan/Tindasan/Carbon Copy (c.c.) Tembusan berfungsi menginformasikan kepada siapa saja salinan surat ini disampaikan. 4) Inisial Inisial menginformasikan kepada pembaca surat siapa pembuat konsep dan pengetik surat 5. Penanggung Jawab Surat Dalam kegiatan surat menyurat, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang sedang dilaksanakan baik atan nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan. Namun sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan organisasi yang berlaku, kewenangan penandatangan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Bentuk pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah sebagai berikut : a. Atas Nama (a.n.) Atas nama dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut : 1) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tulisan 2) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan 3) Tanggung jawab sebagai akibat penandatangan surat tetap berada pada pejabat yang diatasnamakan Contoh penggunaan : a.n. Menteri Pendidikan Nasional, Sekretaris Jenderal, Nama Pejabat NIP …………………………….. b. Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Untuk Beliau (u.b.) dipergunakan setelah Atas Nama (a.n.). Pelimpahan wewenang penandatanganan surat dengan bentuk Untuk Beliau (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut : 1) Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya 2) Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya. 3) Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara atau yang mewakili Contoh penggunaan : a.n. Menteri Pendidikan Nasional, Sekretaris Jenderal, u.b. Kepala Biro Kepegawaian Nama Pejabat NIP …………………………….. c. Dalam kegiatan surat menyurat pada perusahaan/suasta, dikenal dengan petunjuk p.p. (per procurationem) yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan. Contoh penggunaan : p.p. PT INSAN REMAJA Nurmaya Novistira, S.Si. Manager Pemasaran

6. Bentuk-Bentuk Surat