Dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relatif tetap adalah metode

Apapun jenis bisnisnya, baik itu bisnis dalam skala kecil (UKM) hingga bisnis besar tentu menyadari betapa pentingnya manajemen keuangan sebagai faktor yang krusial. Dalam kegiatan operasional perusahaan sendiri, Anda pasti sering menemukan adanya kebutuhan-kebutuhan rutin untuk sehari-hari dalam jumlah relatif kecil. Misalnya saja, alat tulis kantor dan konsumsi untuk pekerja yang lembur. Pengeluaran semacam itu tentunya punya nilai yang tidak besar dan sangat tidak efektif apabila dibayarkan menggunakan cek. Maka dari itu, perusahaan setidaknya punya sejumlah uang yang biasa disebut petty cash fund atau kas kecil.

Apabila Anda belum memiliki tim keuangan dan, Anda dapat outsource proses ini dengan berlangganan paket jasa pembuatan laporan keuangan dan jasa pembuatan  dari PAKAR Bisnis. PAKAR Bisnis juga menyediakan jasa konsultan pajak.

Definisi Kas Kecil

Dalam setiap transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan nominal besar untuk melakukan pembayaran. Namun, perusahaan juga pasti membeli kebutuhan dengan kuantitas yang banyak tetapi dana yang dikeluarkan jumlahnya kecil. Kendati nominalnya kecil, setiap uang yang dikeluarkan tetap harus dibuat dalam sebuah pembukuan supaya memudahkan pihak akuntan perusahaan mencatat setiap kegiatan keuangan perusahaan.

Pembukuan tersebut nantinya mencatat semua pengeluaran perusahaan dalam jumlah yang tidak terlalu besar atau dinamakan kas kecil. Seperti yang sudah disebutkan di awal, kas kecil ini umumnya dipakai perusahaan untuk membiayai kegiatan operasional ataupun hal-hal yang ada kaitannya dengan aktivitas perusahaan.

Jadi, dengan kata lain kas kecil adalah sejumlah dana yang telah disiapkan perusahaan untuk digunakan sebagai pengeluaran yang sifatnya rutin dalam jumlah kecil. Biasanya kas kecil dipakai untuk mendanai pengeluaran seperti konsumsi untuk rapat, entertain untuk klien atau rekan kerja dan sebagainya. Besaran kas kecil yang ditetapkan perusahaan nominalnya berbeda, karena kebutuhannya pun tentu saja berbeda. Ketika akan membuat kas kecil, perusahaan terlebih dahulu menetapkan nilai kas kecil sesuai estimasi dari pembayaran yang dikeluarkan untuk jangka waktu tertentu. Kemudian perusahaan akan mencairkan dana tersebut dari bank untuk digunakan sebagai kas kecil.

Meskipun tergolong kecil jumlahnya, tetap harus ada yang mengelola dan bertanggung jawab kas kecil. Umumnya kas kecil ini dikelola oleh sekretaris perusahaan yang bertugas merencanakan, menyimpan, dan mencatat penggunaannya. Pencatatan penting dilakukan untuk bukti biaya-biaya apa saja yang dikeluarkan dalam memenuhi berbagai kepentingan perusahaan.

Tujuan Adanya Kas Kecil

Berdasarkan pengertian tentang kas kecil di atas, maka bisa disimpulkan bahwa ada beberapa tujuan dibuatnya kas kecil.

• Memenuhi berbagai kepentingan perusahaan yang nominalnya kecil, tetapi harus dipenuhi.
• Menghindari cara yang kurang praktis dan tidak ekonomis, seperti menggunakan cek hanya untuk membiayai kebutuhan perusahaan yang jumlahnya relatif kecil.
• Menghindari dan meringankan beban karyawan yang membuat mereka mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan kantor.
• Mempercepat kegiatan pimpinan perusahaan yang digunakan secara mendadak.

Lalu apakah setiap perusahaan wajib memiliki kas kecil? Tidak selalu. Karena pembentukan kas kecil ini sifatnya opsional dan disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan perusahaan. Jika memang memang memutuskan untuk membentuk kas kecil, pastikan pencatatan dilakukan secara detail dan bisa dipertanggung jawabkan.

Metode Pengelolaan Kas Kecil

Dalam mengelola kas kecil terdapat dua metode yang bisa digunakan setiap perusahaan. Pengelolaan kas kecil harus benar-benar dilakukan dengan baik, sehingga pada saat hasil laporan pembukuannya diminta oleh pihak yang bersangkutan bisa segera diperlihatkan dengan lengkap. Berikut ini penjelasan mengenai dua metode untuk pengelolaan kas kecil.

1. Metode Tetap (Imprest Fund Method)

Metode dana tetap ini merupakan metode yang digunakan untuk pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap. Maksudnya adalah jumlah dana yang ditambahkan pada kas kecil nilainya sama dengan jumlah pengeluaran yang sudah dibayarkan. Dengan begitu, setiap pengeluaran pengelola petty cash tidak langsung mencatatnya, melainkan hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja.

1. Metode Tidak Tetap (Fluctuating Fund Method)

Suatu metode dimana jumlah nilai kas kecil akan terus berubah-ubah sesuai kebutuhan perusahaan. Sistem ini menginginkan jumlah nilai kas kecil tidak ditentukan di awal, melainkan sesuai yang diperlukan oleh perusahaan. Contohnya, di awal perusahaan menetapkan kebijakan untuk nominal kas kecil sebesar Rp 6 juta, selanjutnya akan digunakan perusahaan untuk memenuhi berbagai keperluannya yang kemudian diisi kembali.

Pada metode fluktuasi, pencatatan selalu dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran dan langsung masuk ke dalam pembukuan kas kecil berupa jurnal formal. Jurnal ini dipakai sebagai dasar pencatatan buku besar untuk keseluruhan transaksi keuangan perusahaan.

Berbeda halnya dengan metode imprest, jumlah pengisian kembali nilai kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana di awal, maka bisa kurang ataupun lebih. Dengan begitu jumlah saldo kas kecil akan selalu ter-update, sehingga bisa dengan langsung mengetahui sisa saldonya.

Cara Perhitungan Kas Kecil

Setelah kita memahami apa itu pengertian kas kecil, sekarang langsung ke contoh pembuatannya supaya Anda bisa lebih memahami.

1. Metode Tetap (Imprest Fund Method)

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT  Sana Sini membuat dana kas kecil pada tanggal 3 Januari 2019 dengan menetapkan jumlah Rp 225.000. Maka jurnal kas kecilnya dapat dibuat seperti berikut:

Saat kasir kas kecil mengeluarkan dana, pengeluarannya tidak dicatat dalam jurnal sehingga tidak akan merubah jumlah nominalnya. Namun, setiap pengeluaran harus dicantumkan dalam bukti pengeluaran dan juga buku kas kecil.

Kemudian selama satu minggu pertama di bulan Januari 2019, kasir kas kecil mengeluarkan rincian transaksi sebagai berikut:

4 Januari 2019  pembelian perlengkapan Rp.20.000 5 Januari 2019  pembayaran rekening listrik Rp.50.000 6 Januari 2019  pembayaran rekening telepon Rp.40.000 7 Januari 2019  pembelian bahan baku Rp.40.000 8 Januari 2019  pembayaran tenaga kerja Rp.60.000

Maka dari rincian di atas ditotalkan menjadi Rp.210.000.

Pada dasarnya, sistem imprest merupakan salah satu sistem yang mana dana di dalamnya bersifat tetap dan berfungsi untuk mengelola kas kecil yang terdapat dalam operasional suatu perusahaan. Salah satu manajemen kas ini menggunakan sistem imprest yang di dalam menentukan nominal atau jumlah saldo kecilnya terhitung bernilai tetap.

Jadi, sistem imprest atau yang dikenal dalam bahasa inggris sebagai imprest fund merupakan suatu metode tetap dengan mengisi kembali dana kas perusahaan, yang mana jumlah nilai saldo kas kecil pada perusahaan tidak berubah atau dikatakan tetap.

Hadirnya pengeluaran kas kecil pada suatu perusahaan tentunya selalu diiringi dengan pencatatan pengisian pada kas kembali. Hal ini biasanya menggunakan dua cara utama, yaitu dengan metode fluktuasi dan juga metode imprest, yang mana perbedaan dari keduanya akan sangat menentukan jumlah kas kecil perusahaan.

Oleh karena itu, sebuah perusahaan yang ingin menerapkan sistem imprest ini harus benar-benar mengumpulkan semua bukti kas keluar atas berbagai transaksi pembayaran yang sudah dilakukannya.

Selain itu, sistem imprest ini pun mempunyai beberapa kelebihan lain, yakni mampu memberikan waktu yang lebih efisien dalam hal mencatat laporan keuangan dan juga melakukan pengisian ulang dana perusahaan. Sistem imprest ini juga mampu membantu memperjelas dengan adanya bantuan bukti transaksi pembayaran yang lengkap

Sehingga, sistem imprest ini harus dipantau lebih teliti oleh pihak manajemen perusahaan karena mempunyai kekurangan tersendiri, yakni saldo kas di dalamnya harus diisi kembali dan pencatatannya harus diperbarui setiap akhir periode.

Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih mendalam tentang sistem imprest beserta cara perhitungannya secara lengkap dan mendalam.

Apa yang Dimaksud Sistem Imprest Dalam Kas Kecil?

Sistem imprest adalah suatu cara mengelola kas kecil yang mana didalamnya mempunyai sistem dana tetap untuk kas perusahaan, sehingga dana tersebut bisa ditentukan dari jumlah dan kas kecil yang sudah ada sebelumnya.

Sehingga, saat nantinya terjadi pengeluaran maka akan menyebabkan berkurangnya jumlah dana kas kecil dan karyawan atau pihak yang bertanggung jawab di dalamnya harus bisa meminta pengisian kembali atas dana kas kecil dari sejumlah dana yang sudah dikeluarkan dari pengeluaran dana tersebut.

Setelahnya, dana as kecil ini akan diisi secara tunai atau dengan cara transfer bak, yang mana pencatatannya akan dilakukan di akhir periode rekonsiliasi bank agar bisa memastikan catatan bank sesuai dengan sistem imprest kas kecil perusahaan.

Dengan adanya bukti pengeluaran dan juga pencatatan tersebut, maka jumlah yang akan diminta akan terisi kembali dengan jumlah yang sama seperti sebelumnya.

Perlu digaris bawahi juga bahwa sistem imprest juga adalah seluruh pengeluaran yang digunakan pada dana kas kecil akan dan harus dicatat ketika pengisian kembali pada dana kas kecil perusahan.

Dalam dunia akuntansi, sistem imprest ini berguna untuk memantau jumlah pengeluaran yang nantinya akan diperiksa oleh mereka yang menjabat sebagai akuntan perusahaan, sehingga langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan adalah melakukan pencatatan dan juga kredit.

Oleh karena itu, mereka yang memiliki tanggung jawab dalam dana kas kecil perusahaan harus benar-benar mampu menyimpan seluruh bukti pengeluaran dan juga sisa dana yang ada dari kas tersebut. Sehingga, apabila dijumlahkan seluruh bukti pengeluaran dan dana yang tersisa akan didapatkan jumlah dana kas kecil yang wajib diisi kembali seperti sebelumnya.

Baca juga: Rasio Hutang: Pengertian, Rumus, Contoh dan Fungsinya

Lantas, Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Imprest untuk Mengelola Dana Kas Kecil?

Agar lebih mudah dalam memahami sistem imprest dan kaitannya dengan kas kecil perusahaan, mari kita ambil contoh sederhana seperti dibawah ini.

Diketahui PT ABC yang bergerak dalam bidang aplikasi akuntansi pada tanggal 1 Februari 2020 menetapkan dana kas kecilnya sejumlah Rp8.000.000. Lantas, pengeluaran kecil yang sudah terjadi sampai pada tanggal 12 Februari 2020 adalah Rp5.000.000, dengan rincian pengeluaran sebagai berikut ini:

• Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000
• Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000
• Biaya Transport Rp1.000.000
• Biaya Administrasi Rp500.0000

Selanjutnya, di tanggal 14 Februari 2020, perusahaan tersebut melakukan pengisian kembali pada dana kas kecilnya sebanyak Rp5.000.000, untuk menggan jumlah dana pengeluaran yang sudah digunakan. Lantas, pada tanggal 14 Februari sampai tanggal 28 Februari terjadi sejumlah pengeluaran kas kecil sebanyak Rp6.500.000, dengan rincian berikut:

• Biaya Perijinan Rp2.500.000
• Biaya Marketing Rp2.500.000
• Biaya Training SDM Rp1.500.000

Penyelesaian Transaksi Jurnal Pencatatan Pada Sistem Imprest

Dengan melakukan sistem pembukuan akuntansi dan juga pencatatan pada setiap transaksi kas kecil pada sistem imprest, maka bisa dipastikan pencatatan jurnalnya adalah sebagai berikut.

• Jurnal Pada Tanggal 01 Februari 2020:

(D) Kas kecil                                          Rp8.000.000

(K) Kas                                                      Rp8.000.000

• Jurnal Pada Tanggal 12 Februari 2020:

(D) Biaya Pemeliharaan Kantor         Rp2.000.000

(D) Biaya Administrasi                    Rp500.000

(D) Biaya  Konsumsi Meeting            Rp1.500.000

(D) Biaya Transport                         Rp1.000.000

(K) Kas                                              Rp5.000.000

• Jurnal Pada Tanggal 28 Februari 2020:

(D) Biaya Marketing                        Rp2.500.000

(D) Biaya Training SDM                   Rp1.500.000

(D) Biaya Perijinan                           Rp2.500.000

(K) Kas                                              Rp6.500.000

Berdasarkan pencatatan akuntansi diatas, jika terdapat pengisian kembali pada dana kas kecil sebesar Rp6.500.000, maka jumlah dana kas kecil tersebut akan tetap berada pada angka Rp8.000.000.

Lantas, bagaimana jika dana kas kecil diatas tidak diisi kembali? Maka tentunya jumlah adalah Rp1.500.000 karena dana yang sudah dikeluarkan berdasarkan rincian di atas adalah Rp6.500.000

Sehingga, di tanggal 28 Januari 2020 diatas akan dibuatkan jurnal penyesuaian agar saldo kas kecil bisa kembali seperti pada saldo sebelumnya. Jadi, jika terdapat pengisian kembali di dalam proses pencatatan akuntansi, maka hasilnya akan tetap sama seperti sebelumnya.

Untuk melakukan pencatatan pada jurnal penyesuaian agar biaya yang sudah dikeluarkan bisa diakui dan mempunyai waktu, maka penyesuaian biaya pada tanggal 28 Februari 2020 adalah sebagai berikut:

(D) Kas                                    Rp6.500.000

(K) Biaya Marketing               Rp2.500.000

(K) Biaya Training SDM         Rp1.500.000

(K) Biaya Perijinan                 Rp2.500.000

Perubahan Kas Kecil Perusahaan Atas Penambahan 

Sesuai dengan proses pencatatan diatas, bahwa sistem perubahan atas jumlah dana kas kecil yang dilakukan pada tanggal 28 Februari 2020 bisa kembali seperti semula setelah adanya jurnal penyesuaian yang dilakukan pada tanggal 2 Maret 2020.

Dalam hal ini, terdapat perubahan jumlah kas kecil yang mampu diakibatkan oleh dua hal jurnal pencatatan, yakni:

1. Penambahan Jumlah Kas Kecil

Saat suatu perusahaan menilai bahwa jumlah kas kecil nilainya terlalu rendah pada setiap pengeluaran biaya yang melebihi jumlah kas, maka perusahaan harus memutuskan menambah jumlah kas kecilnya.

Jadi, jika PT ABC menganggap bahwa jumlah kas kecil pada perusahaannya terlalu sedikit dan memutuskan untuk menambah dananya menjadi Rp15.000.000. maka cara pencatatan jurnal akuntansinya adalah sebagai berikut ini:

(D) Kas Kecil                           Rp8.000.000

(K) Kas                                     Rp7.000.000

2. Pengurangan Jumlah Kas Kecil

Untuk perusahaan yang menganggap bahwa jumlah kas kecilnya terlalu banyak karena biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan berada di bawah saldo kas kecil, maka perusahaan bisa memutuskan untuk mengurangi jumlah tersebut.

Dalam hal ini, jika PT ABC menganggap bahwa jumlah kas kecilnya ternyata terlalu besar dan memutuskan untuk mengurangi jumlahnya sebesar Rp5.000.000, maka penulisan jurnalnya adalah sebagai berikut

(D) Kas                                    Rp3.000.000

(K) Kas Kecil                            Rp8.000.000

Baca juga: Lump Sum Adalah: Ini Pengertian, Kelebihan dan Kekurangannya Dalam Metode Pembayaran

Kesimpulan

Dengan adanya contoh buku kas kecil pada sistem imprest ini sangat penting untuk perusahaan, baik itu untuk perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar. Pada perusahaan besar, mereka tentunya sudah memiliki pemasukan dan pengeluaran kas yang jumlahnya besar, sehingga bentuk pengelolaannya harus bisa disesuaikan secara lebih sistematis dan juga harus lebih teliti.

Untuk itu, disarankan untuk bisa mengelola dana kas kecil secara baik dan benar, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem imprest yang sudah kita bahas bersama diatas.

Pun sama halnya dengan perusahaan kecil, mereka juga harus mampu mengelola dana kas kecilnya dengan rapi dan teliti, karena perusahaan kecil biasanya lebih mengandalkan kasnya berupa uang tunai.

Agar seluruh transaksi bisa dilakukan secara lancar dan seluruh proses pencatatan dilakukan dengan rapi, maka perusahaan bisa mengelolanya melalui proses rekonsiliasi bank. Sehingga, seluruh kesalahan dalam pencatatan dan penyesuaian laporan keuangan bisa diminimalisir.

Nah, agar lebih mudah dalam mengelola laporan keuangan tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mampu membantu Anda dalam mengelola keuangan secara lebih mudah dan praktis. Accurate online juga memiliki tampilan yang sederhana sehingga akan memudahkan Anda dalam membuat berbagai laporan keuangan perusahaan, bahkan oleh Anda yang tidak memiliki background akuntansi sekalipun.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: