Cara mengetahui siapa saja yang melihat file di Drive?

Menggunakan Google Drive memiliki banyak manfaat. Layanan penyimpanan data gratis memungkinkan Anda untuk menyimpan file penting, berbagi dokumen, gambar, dan banyak lagi. Selain itu, ini juga merupakan alat yang hebat jika Anda sering bepergian, karena Anda dapat mengunduh aplikasi ke ponsel cerdas Anda, tempat semua informasi Anda akan disimpan di cloud.

Table of Contents Show

Cara mengetahui siapa saja yang melihat Google Drive?
Apakah kita bisa melihat orang yang melihat Google Drive kita?
Menyimpan file di Google Drive apakah aman?
Apakah Google Drive bisa dikunci?

Jika Anda adalah pengguna setia Google Drive dan sering berbagi file dengan banyak orang, mungkin sulit untuk melacak dengan tepat siapa yang memiliki akses ke mereka.

Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi bagaimana Anda dapat melihat siapa yang melihat dan mengunduh file Google Drive Anda dan tindakan yang dapat Anda lakukan untuk membatasi ini.

Teruskan baca untuk mengetahui lebih lanjut.

Baca artikel lain:

Cara Melihat Siapa yang Mengunduh File Google Drive

Apakah Anda menggunakan Google Drive untuk alasan pribadi atau bisnis, data Anda tidak dapat diunduh kecuali dibagikan atau seseorang memiliki akses ke informasi login pribadi Anda. Berbagi file itu mudah ketika datang ke Google Drive, dan begitu juga melihat apakah ada file Anda yang telah diubah.

Anda dapat melihat siapa yang mengunduh file dari akun Google Drive dengan salah satu dari 2 metode. Jika Anda membayar untuk akun Google Apps Unlimited atau akun Google Apps for Education, Anda dapat melihat siapa yang mengunduh file. Atau, Anda dapat menambahkan add-on dan mulai memantau. Ini hanya akan berfungsi dari titik Anda menambahkan add-on.

Sebelum menentukan siapa yang mengunduh file Anda, Anda mungkin ingin memulai dengan melihat semua orang yang memiliki akses ke file tersebut. Anda bisa mendapatkan informasi ini menggunakan komputer atau smartphone Anda. Ini adalah langkah-langkahnya: Buka file yang dimaksud. Klik kanan atau ketuk ikon untuk “opsi” dan tekan “Bagikan.” Setelah Anda melakukannya, Anda akan melihat daftar orang yang memiliki akses ke file Anda dan document.

Anda mungkin pertama kali melihat beberapa perubahan pada dokumen Anda (edit, komentar, unggah ke folder baru, dll.). Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang bagaimana dan kapan perubahan ini terjadi, Anda harus memiliki akses ke riwayat Anda. Begini caranya:

Dari PC Anda:Buka ke drive.google.com.Klik “Drive Saya”, yang terletak di sisi kiri. Pilih ikon info (lingkaran abu-abu dengan huruf kecil “i” putih di tengah) di sudut kanan atas. Tekan “Aktivitas” untuk mengakses perubahan terbaru. Untuk lebih spesifik, Anda dapat memilih file atau folder untuk melihat spesifik aktivitas. Untuk perubahan yang lebih lama, gulir di sisi kanan. Dari Ponsel atau tablet Android:Mulai dengan membuka aplikasi Google Drive.Temukan file yang ingin Anda periksa dan ketuk tiga titik.Pilih “Details” lalu “Aktivitas.” Gulir ke bawah hingga Anda melihat aktivitas terbaru Anda.

Mengakses riwayat Anda adalah yang pertama langkah untuk melihat apakah ada orang yang telah mengunduh, atau merusak, file Google Drive Anda.

Namun, layanan ini tidak memungkinkan Anda melihat siapa yang telah mengakses file Anda, hanya saja file tersebut telah diubah.

Untungnya, ada cara untuk melakukan ini . Dengan mengunduh Google Apps Unlimited, pengguna dapat langsung memantau setiap unduhan di Google Drive atau Google Documents. Setelah pengunduhan perangkat lunak selesai, Anda akan dapat mengakses Konsol Admin Google Apps.

Dari sini, ikuti langkah-langkah berikut untuk komputer dan ponsel cerdas Anda:Buka Konsol Admin Google Apps dan klik “Laporan.” Pilih “Audit” lalu “Drive .”Di sini, Anda dapat melihat semua jenis informasi, termasuk perubahan apa yang dibuat oleh pengguna mana. Ini juga mencakup tanggal dan waktu perubahan yang dibuat. Di sisi kanan halaman, Anda akan melihat bagian “Filter”. Klik, atau ketuk this.

Setelah Anda mengakses “Filter”, Anda akan dapat membuat filter untuk setiap pengguna yang mengunduh file Anda. Halaman tersebut akan memberi Anda nama pengguna, alamat IP, dan tanggal dan waktu mereka mengunduh dokumen Anda.

Tetapi bagaimana jika Anda tidak ingin membayar ekstra untuk mengetahui siapa yang ada di file Anda? Jangan takut, karena ada cara alternatif untuk mengakses informasi ini.

Anda dapat menambahkan aplikasi Orangedox gratis ke Google Drive Anda dan menggunakan layanan ini secara gratis dari komputer dan ponsel cerdas Anda.

Kelemahan menggunakan fitur gratis ini adalah hanya melacak aktivitas Anda setelah Anda mengunduh aplikasi. Apa pun sebelum ini tidak dapat dilihat.

Jika Anda baru menggunakan Google Drive dan ingin mengambil tindakan pencegahan dengan melacak aktivitas apa pun di masa mendatang (termasuk siapa yang mengunduh file Anda), sebaiknya unduh aplikasi ini segera setelah Anda mulai menggunakan Google Drive.

Berikut caranya lacak file dan dokumen Google Anda setelah Anda mengunduh aplikasi.Buka ke situs web resmi dan klik “Mulai Gratis.” Masuk ke akun Google Drive Anda untuk menyinkronkan file Google Drive Anda ke Orangedox tanpa Anda harus mengunggah apa pun.On sisi kiri layar, pilih “Bagikan Tautan”, lalu klik “Mulai” untuk memungkinkan Anda berbagi langsung dari Google Drive Anda. Pilih dokumen yang ingin Anda bagikan. Pada titik ini, Anda juga akan diberikan opsi untuk menambahkan kata sandi untuk keamanan ekstra. Klik “Selesai.” Di bawah “Label Referensi,” ketik di mana Anda ingin file Anda dibagikan (misalnya, “Bagikan di Situs Web”), dan tautan unik akan disediakan untuk dokumen bersama Anda. Untuk melihat siapa yang telah mengakses file Anda, kembali ke Orangedox dan klik “Terbitkan.” Di sini Anda akan disajikan dengan dua opsi tampilan. Satu untuk “Dilihat” dan satu untuk “Dibuat”. Di bawah “Dilihat”, Anda akan dapat melihat siapa yang melihat dan mengunduh halaman Anda.

Jangan Biarkan (Google) Membuat Anda Gila

Membuat file Anda dirusak atau diunduh tanpa sepengetahuan Anda dapat menyebabkan banyak ketidaknyamanan. Mengetahui cara memperbaiki masalah sangat penting dalam beberapa kasus, terutama jika folder kerja penting sedang diubah.

Jika Anda baru menggunakan Google Drive, mengambil tindakan pencegahan dengan menambahkan aplikasi seperti Orangedox ke perangkat Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga (dan uang) dalam jangka panjang. Sedangkan jika Anda telah menggunakan sistem untuk sementara waktu, mungkin ada baiknya berinvestasi di aplikasi yang tepat untuk membuat Anda kembali ke jalurnya.

Pernahkah Anda menjadi korban karena file Google Drive Anda diunduh tanpa persetujuan Anda? Metode apa yang Anda gunakan untuk menyelesaikan masalah ini? Beri tahu kami di komentar di bawah.

Tags: Tutorial, tutorial android, Tutorial Komputer

Cara Cepat Mencari Data – Sejak diluncurkan pada 2012, Google Drive telah menjadi aplikasi penyimpanan file andalan banyak orang. Kemudahan akses dan kemampuan kolaborasi menjadi beberapa alasan yang kerap dikemukakan. Belum lagi pemakaian yang begitu mudah sehingga untuk menyimpan data pun Anda hanya perlu melakukan beberapa kali klik saja.

Seiring berjalannya waktu, jumlah data yang tersimpan di Google Drive Anda pun semakin banyak. Alhasil, Anda mungkin akan kesulitan menemukan data yang dibutuhkan pada saat-saat tertentu. Beruntung Google Drive telah dibekali fitur yang memungkinkan Anda untuk mencari data dengan cepat. Lantas, bagaimana cara mencari data di Google Drive secara cepat?

Cari data berdasarkan keyword atau nama file

Di bagian tengah atas halaman Google Drive, Anda akan menemukan kolom pencarian dengan tulisan Search in Drive. Nah, cara pertama untuk mencari data di Google Drive secara cepat adalah dengan mengetikkan keyword pada kolom tersebut. Nantinya, Google Drive akan menampilkan daftar sejumlah data yang mengandung keyword. Bisa dibilang konsepnya mirip seperti Google Search.

Cari data berdasarkan tipe file

Cara mencari data di Google Drive secara cepat juga bisa Anda lakukan berdasarkan tipe file. Caranya, arahkan kursor Anda pada kolom pencarian, lalu klik tanda anak panah ke bawah di bagian kanan kolom. Akan muncul sejumlah kategori untuk mem-filter pencarian data di Google Drive. Salah satu kategori filter tersebut adalah berdasarkan tipe file.

Pada bagian Tipe atau Type, Anda tinggal pilih format file yang sedang dicari; apakah itu Docs, Spreadsheets, Presentation, PDF, Forms, bahkan hingga foto dan video. Nantinya, Google Drive akan menampilkan file dalam tipe yang Anda cari saja.

Cari data berdasarkan pemilik file

Masih pada filter pencarian, ada pula kategori berdasarkan owner atau pemilik data. Ada empat opsi yang bisa dipilih, yaitu anyone (data milik Anda dan orang lain), owned by me (merujuk pada data milik Anda saja), not owned by me (data milik orang lain), serta specific person. Jika memilih yang terakhir, Anda akan diminta memasukkan nama pemilik data atau alamat email pemilik.

Cari data berdasarkan lokasi penyimpanan file

Saat mencari data di Google Drive, beberapa dari Anda mungkin ingat folder penyimpanannya, tapi lupa dengan nama datanya. Bagi yang mengalami hal seperti ini, cara mencari data di Google Drive yang tepat untuk Anda adalah berdasarkan location atau lokasi penyimpanan.

Pada filter pencarian, arahkan kursor ke arah opsi Location dan Anda bisa langsung memilih folder yang dimaksud. Di samping itu, Ada pula pilihan untuk mencari data yang telah Anda hapus (In Trash) atau ditandai (Starred). Tentunya fitur ini akan semakin memudahkan Anda dalam mencari data yang dibutuhkan.

Cari data berdasarkan nama item

Pada filter pencarian, terdapat pula kategori bernama Item Name dan Has the Words. Kategori pertama, Item Name, dapat Anda gunakan jika ingin mencari data berdasarkan kata yang tertulis pada nama file. Sedangkan kategori kedua, Has the Words, digunakan untuk mencari data berdasarkan kata yang terkandung dalam file.

Cari data berdasarkan tanggal modifikasi file

Photo Credit: lucas law (Unsplash)
Pencarian data di Google Drive dapat pula dilakukan berdasarkan waktu modifikasi file. Sama seperti sebelumnya, fitur ini juga bisa Anda temukan pada filter pencarian dengan kategori bernama Date Modified. Ada sejumlah opsi yang bisa Anda pilih, mulai dari anytime, today, yesterday, last 7 days, last 30 days, last 90 days, hingga custom.

Khusus bagi yang memilih opsi custom, Anda bisa memasukkan periode waktu secara spesifik. Cukup tentukan tanggal yang dimaksud dan Google Drive akan menampilkan data yang dimodifikasi pada rentang waktu tersebut.

Cari data berdasarkan shared with

Photo credit: Julia M Cameron (Pexels)

Beberapa orang mungkin tidak ingat dengan nama data yang dicari, tapi ingat bahwa mereka pernah membagikan data tersebut ke orang lain. Bagi yang mengalami hal ini, cara mencari data di Google Drive yang tepat untuk Anda adalah berdasarkan kategori Shared With. Pada filter pencarian, langsung saja masukkan nama atau alamat email penerima data tersebut.

Penting untuk diketahui bahwa pada filter pencarian tersebut, Anda bisa menggunakan lebih dari satu kategori sekaligus. Misalnya, mencari data bertipe Docs yang baru saja dimodifikasi dalam tujuh hari terakhir dan berada di folder tertentu. Berkat adanya fitur ini, cara mencari data di Google Drive pun bisa dilakukan secara mudah, praktis, dan cepat.

Wajar jika akhirnya banyak orang memilih Google Drive sebagai tempat penyimpanan data-data mereka. Terlebih, kapasitas penyimpanan yang ditawarkan bisa mencapai 5 TB apabila Anda berlangganan Google Workspace. Tak hanya itu, Google Workspace juga menawarkan banyak privilege lain seperti custom business email, video meetings dengan kapasitas peserta mencapai 250, hingga peningkatan sistem keamanan.

Masih banyak lagi keunggulan Google Workspace yang bisa Anda dapatkan. Cari tahu lebih lanjut di sini atau langsung saja hubungi EIKON Technology, reseller resmi produk Google di Indonesia, untuk mendapatkan penjelasan lebih dalam tentang Google Drive edisi Google Workspace.

Cara mengetahui siapa saja yang melihat Google Drive?

Untuk memeriksa daftar orang yang dapat melihat file Anda, klik kanan file yang dimaksud dan klik Share. Sebuah jendela akan muncul menunjukkan kepada Anda semua orang yang memiliki akses ke file Anda.

Apakah kita bisa melihat orang yang melihat Google Drive kita?

Konten yang Anda simpan di Drive bersifat pribadi untuk Anda, dan tidak dapat diakses orang lain kecuali jika Anda memilih untuk membagikannya.

Menyimpan file di Google Drive apakah aman?

File yang Anda upload ke Google Drive akan disimpan di pusat data yang aman. Jika komputer, ponsel, atau tablet Anda hilang atau rusak, Anda tetap dapat mengakses file anda dari perangkat lain. File Anda bersifat pribadi kecuali jika Anda membagikannya.