Buatlah sebuah Bon Permintaan peralatan perlengkapan Kantor

MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer, meja, telepon, dan sebagainya. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.

Suatu kantor tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa didukung dengan perlengkapan kantor sebagai sarana kantor. Perlengkapan kantor merupakan segenap benda atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor. Dampak dari adanya sarana kantor adalah tercapainya titik maksimum dari efisiensi dalam pekerjaan kantor, sehingga tujuan dari kantor dapat tercapai dengan baik.

1)   Kegunaan Perlengkapan Kantor

a)    Sebagai penunjang kegiatan kantor.

b)   Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.

c)    Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih memuaskan.

d)   Sebagai aset kantor.

2)   Jenis-jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas kantor.

a)    Barang Bergerak

Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua, yaitu:

(1)     Barang Habis Pakai

Barang habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas, tinta, karbon, dan sebagainya.

(2)     Barang Tidak Habis Pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan sebagainya.

b)   Barang Tidak Bergerak

Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan bangunan.

b.    Istilah-istilah Sarana Kantor

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan sarana kantor, yaitu:

1)             Mesin Kant                                                                                                                                Mesin kantor adalah segala macam alat yang digunakan untuk membantu pekerjaan kantor dengan sistem kerja mekanik.

Keuntungan menggunakan mesin kantor antara lain:

a)    Menghemat tenaga dan waktu.

b)   Meningkatkan ketelitian.

c)    Memperbaiki mutu pekerjaan.

d)   Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metode menulis.

e)    Memudahkan pengawasan.

f)    Mengurangi kelelahan pegawai.

g)   Memuat informasi lebih cepat dan lebih banyak.

Kerugian menggunakan mesin kantor antara lain:

a)      Tingkat penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi.

b)   Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

c)    Beberapa mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

d)   Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

e)    Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.

Yang termasuk mesin kantor adalah sebagai berikut:

Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.

Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Contoh :

BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR

No : ..

Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini

untuk kepentingan ……………………………………………..

Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:

1. Menurut Tempat Barang
   1. Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.

      Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

1. Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.

   Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

1. Menurut Jenis Barang
   1. Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.

      Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

1. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.

   Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

1. Menurut Kurun Waktu
   
   1. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
   2. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara
berkala setiap 3 bulan sekali.

Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

1. Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:

1. Pengadaan

2. Penyimpanan

3. Pendistribusian

4. Pemeliharaan

5. Penghapusan

Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor. Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah : Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang). Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan. Contoh : BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR No : .. Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini untuk kepentingan …………………………………………….. Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut: Menurut Tempat Barang Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. Menurut Jenis Barang Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi. Menurut Kurun Waktu Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

1. Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:

1. Pengadaan

2. Penyimpanan

3. Pendistribusian

4. Pemeliharaan

5. Penghapusan

Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor. Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah : Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang). Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan. Contoh : BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR No : .. Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini untuk kepentingan …………………………………………….. Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut: Menurut Tempat Barang Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. Menurut Jenis Barang Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi. Menurut Kurun Waktu Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali. Penanganan Perlengkapan Kantor Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan. Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri). Pengeluaran/Pendistribusian Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku. Alur Penanganan Perlengkapan Kantor: 1. Pengadaan 2. Penyimpanan 3. Pendistribusian 4. Pemeliharaan 5. Penghapusan Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor. Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah : Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang). Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan. Contoh : BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR No : .. Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini untuk kepentingan …………………………………………….. Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut: Menurut Tempat Barang Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. Menurut Jenis Barang Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi. Menurut Kurun Waktu Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.