Kelas 11 Semester 2 Show
1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi 1.1 Menggunakan menu dan ikon yang terdapat dalam perangkat lunak pengolah angka 1.2 Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram 1.3 Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi ~ Siswa dapat menggunakan perintah-perintah pada menu dan ikon di program Microsoft Excel untuk membuat dokumen ~ Siswa dapat mengolah dokumen dengan variasi teks, tabel, dan grafik untuk menghasilkan informasi BAB 4 MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi pengolah angka, atausering disebut lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) dibawah sistem operasi Windows. Program ini banyak dipilih oleh para pengguna komputer untuk membuat berbagai bentuk pengolahan angka sederhana, antara lain untuk :
Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi yang termasuk di dalam kelompok Microsoft Office. Versi yang masih digunakan antara lain Microsoft Excel 97, 2000, XP, 2003 dan yang terbaru adalah versi 2007. Versi Program Excel yang digunakan sebagai panduan dalam pembuatan buku ini adalah Microsoft Excel XP dan 2003 (Gambar 54). Tittle bar Formula bar Menu bar Tool bar Baris Kolom Lembar Kerja Scroll bar Gambar 54. Tampilan Program Microsoft Excel XP 1. MENU PROGRAM MICROSOFT EXCELMicrosoft Excel bekerja dengan menggunakan menu. Sama seperti Microsoft Word, Menu pada program Microsoft Excel dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu menu Pull-down dan menu Toolbar (Gambar 54). Menu Toolbar berisi sekelompok ikon yang merupakan tombol jalan pintas pengganti perintah yang terdapat di dalam menu Pull-down. Baberapa perintah di menu bar ada kesamaan nama dan fungsi seperti di program Word, terutama pada menu File dan Edit. Perintah-perintah yang sering digunakan dan ada kesamaan nama dan fungsi dengan program Word antara lain : Menu File : - Open : untuk membuka file Save : untuk menyimpan file - Save As : untuk menyimpan file dengan nama baru - Print Preview : untuk melihat tampilan dokumen sebelum di print - Print : untuk mencetak dokumen melalui printer - : untuk keluar dari program Excel - Exit Menu Edit : - Copy : untuk merekam data sebelum proses penggandaan Paste - : untuk proses penggandaan data Beberapa ikon di toolbar standard dan formatting juga mempunyai kesamaan nama dan fungsi seperti di program Word (baca halaman 15-16). Sedangkan ikon- ikon lainnya yang tidak terdapat di Word merupakan menu khusus untuk pengaturan dokumen Excel sebagai program pengolahan angka. Ikon-ikon yang tidak terdapat di Word antara lain : Fungsi Autosum dan memilih Fungsi yang lain Sort Ascending mengurutkan teks dari kecil ke besar Sort Descending mengurutkan teks dari besar ke kecil Chart Wizard membuat grafik Merge and Center menggabungkan beberapa sel menjadi 1 sel Percent Style merubah angka menjadi bentuk persen Comma Style merubah angka dengan pemisah ribuan Increase Decimal menambah jumlah angka di belakang desimal Decrease Decimal mengurangi jumlah angka di belakang desimal 2. LEMBAR KERJA MICROSOFT EXCELA. Simbol Penunjuk Mouse (Pointer)Pada saat bekerja menggunakan program Excel, perhatikan beberapa perubahan bentuk penunjuk mouse ketika mouse diarahkan pada bagian- bagian tertentu di lembar kerja. Untuk menghindari kesalahan dalam memberikan perintah tertentu, arti dari penunjuk mouse yang tampil sebaiknya perlu diketahui terlebih dahulu, seperti terlihat pada Gambar 55. Sel yang Aktif Gambar 55. Simbol Penunjuk Mouse pada Lembar Kerja Excel Arti dari penunjuk mouse di lembar kerja Excel yaitu : mengaktifkan sel atau range memindahkan isi data sel atau range ke alamat sel yang lain perintah mengopi isi data sel yang aktif secara vertikal maupun horisontal mengecilkan dan melebarkan kolom mengecilkan dan melebarkan baris mengeblok kolom mengeblok baris B. WorksheetFile dokumen hasil dari penyimpanan data di program Excel disebut Workbook atau buku kerja. Pada setiap kali membuka program Excel, maka secara otomatis akan terbuka suatu workbook baru dengan nama Book 1 yang dapat dilihat pada bagian Tittlebar. Setiap workbook terdiri dari beberapa Worksheet (lembar kerja). Biasanya pada workbook atau dokumen yang baru dibuka terdiri dari 3 sheet, yaitu Sheet1, Sheet2 dan Sheet3 (Gambar 54). Kegunaan sheet-sheet tersebut adalah untuk mempermudah pekerjaan terutama penempatan data-data pada lembar yang terpisah. Contohnya : data laporan mingguan dapat dipisahkan per hari yaitu data hari senin di sheet1, data selasa di sheet2, dan seterusnya. Untuk mengaktifkan suatu sheet, caranya adalah dengan meng-klik pada sheet tersebut. Worksheet dapat ditambah, dihapus, dan diganti nama sheet-nya. Menambah Worksheet v Misalnya pada pembuatan laporan harian dalam 1 minggu, maka diperlukan 6 sheet untuk masing-masing laporan per hari. Penambahan sheet dilakukan melalui menu : Insert – Worksheet Mengganti Nama Sheet v Penggantian nama sheet dapat digunakan untuk memudahkan ingatan terhadap pekerjaan yang beraneka ragam dan mempercepat pencarian data yang tersimpan di sheet tertentu. Penggantian nama sheet dapat dilakukan melalui : a. melalui menu :
b. menggunakan mouse :
Menghapus Sheet v a. melalui menu :
b. menggunakan mouse :
3. PENGOPERASIAN LEMBAR KERJALembar kerja (Worksheet) di Excel mirip dengan tabel pada Word yaitu terdiri atas sejumlah Kolom (Columns) dan Baris (Rows). Pada 1 sheet terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diberi notasi huruf A, B, C … Z, AA, AB, …. HZ, IA, IB sampai IV. Sedangkan baris diberi notasi angka 1, 2, 3 … 65536. Sel v Sel merupakan perpotongan antara kolom dan baris . Tempat pertemuan kolom dan baris tersebut dinamakan Alamat Sel, misalnya : sel B2, E5, G7, H16 (pada Gambar 54). Alamat-alamat sel inilah yang nantinya akan digunakan sebagai variabel dalam operasi perhitungan. Artinya : dalam penulisan rumus tertentu untuk mengolah data yang jumlahnya banyak, mengetik rumusnya berdasarkan alamat sel dan bukan data yang ada di sel. Misalnya formula A5 = A3 + A4. Range Sel v Range Sel didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa sel yang dibatasi oleh alamat sel tertentu. Range di Excel fungsinya hampir sama dengan blok di Word, yaitu memilih sel-sel tertentu yang diinginkan dengan cara diblok. Fungsi range sel antara lain :
A. Memasukkan, Memperbaiki dan Menghapus DataHal penting yang perlu diperhatikan dalam pengetikan data di Excel adalah data yang dimasukkan di sel harus benar. Jika data yang diketik salah dari awal, akibatnya data tersebut tidak akan bisa dilakukan proses pengolahan / perhitungan. 1) Memasukkan DataCara memasukkan data di Excel adalah dengan mengetik data di sel yang aktif. Sel yang aktif adalah sel yang dipilih atau di-klik sehingga tampilan garis di sekeliling sel berubah menjadi tebal (Gambar 56). Langkah untuk memasukkan data adalah :
Formula Bar Sel yang Aktif Gambar 56. Tampilan Sel Aktif dan Formula Bar Untuk pindah antar sel dilakukan menggunakan tombol panah di keyboard atau menggunakan mouse. Ada beberapa jenis data yang dapat dibaca oleh Excel, diantaranya adalah data berupa Huruf dan Angka . Pada saat pertama kali data dimasukkan, data berupa huruf akan rata kiri sedangkan data angka akan rata kanan pada sel (Gambar 56). Untuk mengecek isi data sebenarnya pada suatu sel dilakukan melalui pengecekan pada Formula Bar . Pada lembar kerja tertentu, tampilan data sel di layar monitor dengan isi sel yang sebenarnya bisa berbeda. Contoh pada Gambar 56, sel C6 tampilan datanya adalah 2500. Setelah dicek pada Formula bar, ternyata isi sel sebenarnya merupakan data formula yaitu =500+2000. 2) Membuat Data Series Data Series merupakan data sejenis yang berurutan . Contoh pembuatan data series antara lain membuat nomor urut, tanggal dan lainnya, sehingga data tidak perlu diketik berulangkali. Sebagai contoh adalah Gambar 57 yang berisi nomor urut 1 hingga 10. Untuk membuatnya, 2 angka harus dibuat dahulu di sel pertama dan sel kedua. Selisih dari kedua angka tersebut merupakan acuan untuk membuat series berikutnya. Langkah pembuatannya adalah :
Contoh Data Series Angka 3) Memperbaiki Data Isi data yang dimasukkan pada sel mungkin tidak selamanya benar dan harus diperbaiki agar nantinya dapat diolah. Untuk memperbaiki isi sel adalah melalui Formula bar dengan cara :
4) Menghapus Data Data di sel ataupun range sel yang sudah tidak digunakan lagi dapat dihapus melalui cara :
B. Format Tampilan Lembar Kerja 1) Tampilan Data AngkaPada saat pertama kali data dimasukkan, data angka akan selalu rata kanan pada sel. Pada pengetikan angka tertentu, bisa jadi angka yang diketik rata kiri (contoh pada Gambar 58). Ini artinya data yang diketik salah , karena fungsi angka berubah menjadi huruf sehingga nantinya data tersebut tidak dapat diolah. Penulisan awal data angka harus dilakukan dengan hati-hati. Desimal Untuk menghindari kesalahan data desimal, penulisan tanda desimal sebaiknya meng- gunakan tombol titik ( . ) pada bagian numeric key ( keyboard sebelah kanan ). Tanda desimal akan ditampil- kan secara otomatis di sel, bisa berupa titik ( . ) atau koma ( , ) tergantung regional setting di komputer. Gambar 58. Contoh Penulisan Data Angka Ribuan Penulisan angka ribuan jutaan , , atau yang lebih besar, sebaiknya angka diketik langsung tanpa pemisah titik atau koma . Sedangkan untuk menampilkan pemisah ribuan pada angka, dilakukan pengaturan tersendiri melalui menu. Sebagai contoh : lima puluh ribu ditulis 5000 tiga juta ditulis 3000000 Format Angka Untuk menampilkan data angka di sel dalam bentuk tertentu agar lebih menarik, maka data perlu diformat terlebih dahulu. Cara untuk merubah tampilan bentuk angka dilakukan melalui menu : Format – Cells – pilih Number Sebagai contoh : tampilan angka 97500 dirubah menjadi Rp 97,500. Langkah merubah tampilan angka menjadi bentuk Rp adalah :
Beberapa jenis format angka yang sering digunakan antara lain : a. General , untuk format standard merupakan bentuk angka semula ketika diketik sebelum diformat. b. Number , untuk format angka ~ untuk merubah bentuk angka dengan pembatas ribuan contoh : 5000 menjadi 5,000 atau 334455 menjadi 334,455 ~ untuk mengatur jumlah angka desimal contoh : 2.5 menjadi 2.50 atau 1234.56 menjadi 1234.6 / 1,234.6 c. Accounting , untuk format angka dalam akuntansi merubah bentuk angka dengan tambahan huruf dan jumlah desimal. contoh : 22500 menjadi Rp. 22,500 atau 99.5 menjadi $99.50 d. Date , untuk format data tanggal penulisan tanggal format standar adalah bulan/tanggal/tahun contoh : tanggal 17 Agustus 1945 ditulis 08/17/1945 dan tampilan di sel dirubah menjadi 17-Aug-1945 e. Percentage , untuk format persen untuk merubah desimal ke bentuk persen (%) dan jumlah desimalnya contoh : 0.07 menjadi 7% atau 0.33333 menjadi 33% / 33.3% 2) Tampilan Bentuk Sel Menggabungkan Sel (Merge Cells)v Fasilitas untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel yaitu Merge Cells . Cara menggabungkan 2 sel atau lebih dapat dilakukan melalui dua cara yaitu melalui menu dan melalui ikon. Contoh penggunaan perintah Merge cells dapat dilihat pada Gambar 60. Tampilan sel semula ditunjukkan pada gambar kiri, sedangkan gambar kanan merupakan tampilan setelah dilakukan merge cells. Gambar 60. Contoh Tampilan Bentuk Sel Sebelum dan Sesudah Merge Cells Langkah penggabungan sel lebih cepat melalui ikon, yaitu :
Perataan terbagi menjadi 2 tipe yaitu dan . Untuk mengatur perataan data secara horisontal pada sel (Gambar 61), caranya adalah pilih sel-sel yang akan diberi perataan horisontal, kemudian klik ikon : Align Left : membuat data rata kiri Center : menengahkan data Align Right : membuat data rata kanan Gambar 61. Contoh Perataan Horisontal dan Perataan Vertikal Perataan vertikal biasanya digunakan pada sel hasil dari proses merge cells. di program Excel adalah . Untuk memberikan perataan vertikal sesuai yang diinginkan (Gambar 61), langkah yang dilakukan adalah : Perataan Data a. Perataan Horizontal b. Perataan Vertikal Perataan vertikal standard rata bawah pengaturan posisi data pada sel horisontal vertikal ( rata tengah ) ( rata tengah ) Perataan Vertikal Perataan Horisontal
3) Bingkai Tabel (Border) Data-data yang dibuat di Excel biasanya berupa tabel-tabel sehingga perlu ditambahkan bingkai atau garis batas sel (border) pada lembar kerja. Cara memberikan border pada range sel tertentu dapat dilakukan melalui : Format – Cells – pilih Border Langkah untuk membuat border yaitu :
Format – Cells – Border tampil kotak dialog Format Cells untuk Border (Gambar 63)
~ Style untuk memilih jenis garis ~ Color untuk memilih warna garis
~ kilk Inside untuk memberi garis batas bagian dalam tabel Gambar 63. Tampilan Kotak Dialog untuk Border 4. OPERASI PERHITUNGANSesuai dengan fungsinya sebagai pengolah angka, maka pengoperasian program Microsoft Excel banyak melibatkan rumus-rumus operasi perhitungan. Rumus perhitungan di Excel disebut juga dengan istilah Formula . Sedangkan data yang dihasilkan dari formula tertentu disebut dengan Data Formula . Misalnya : untuk mencari hasil 9 x 8, maka di suatu sel dimasukkan formula =9*8 lalu Enter sehingga menghasilkan angka 72. Angka 72 ini merupakan data formula . Data formula bila dilihat pada lembar kerja akan tampil sebagai angka, tetapi apabila dilihat di formula bar yang terlihat adalah rumusnya. Secara umum, operasi perhitungan di Excel dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu operasi hitung manual dan operasi hitung otomatis (Fungsi) . A. Operasi Perhitungan ManualOperasi hitung manual dilakukan dengan menggunakan simbol-simbol operasi hitung (operator) matematika yang ditulis secara manual. Yang termasuk operator matematika yang sering dipakai untuk perhitungan manual antara lain :
Contoh penulisan rumus atau formula dapat dilihat pada Gambar 64. Gambar 64. Contoh Penulisan Operasi Perhitungan secara Manual Langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut :
B. Alamat SelPada perhitungan yang melibatkan banyak data dengan variabel yang sama, maka pencarian hasil hitungan cukup dilakukan dengan meng-copy rumus atau formula yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan demikian, rumus atau formula yang sama tidak perlu diketik berulang kali. Sebagai contoh adalah operasi perhitungan pada Gambar 65 yang dibuat untuk menghitung keliling dari beberapa bentuk persegipanjang [ rumus keliling = 2 x ( panjang + lebar ) ]. =2*(B4+C4) =2*(B5+C5) =2*(B6+C6) =2*(B7+C7) =2*(B8+C8) Gambar 65. Contoh Formula Keliling Persegipanjang Formula yang dituliskan pada Gambar 65 terdapat keteraturan selisih alamat sel, sehingga pengetikan formula cukup di sel D4. Sedangkan formula pada sel D5 sampai D8 (bagian yang dilingkari) didapatkan dari hasil meng-copy sel D4. Cara menggandakan rumus atau formula di sel dapat dilakukan melalui cara : menggunakan menu atau ikon Copy dan Paste v langkahnya : - aktifkan sel yang akan di-copy formulanya
menggunakan mouse (sama dengan cara membuat data series) v langkahnya : - aktifkan sel yang akan di-copy formulanya
1) Alamat Sel Relatif Alamat sel relatif mempunyai sifat bahwa alamat sel selalu berubah jika dilakukan penggandaan (di-copy ke sel lain). Alamat sel hasil copy-an akan menyesuaikan diri pada sel yang baru. Contoh penulisan alamat sel relatif adalah seperti pada Gambar 65, yaitu : Sel D4 berisi formula =2*(B4+C4). Jika sel D4 di copy ke D5, maka di sel D5 akan berisi formula =2*(B5+C5). Dicopy lagi ke D8 akan menjadi =2*(B8+C8). Jadi yang merupakan alamat sel relatif adalah B4 dan C4 . 2) Alamat Sel Absolut Alamat sel absolut mempunyai sifat bahwa alamat sel akan tetap (tidak akan berubah) jika dilakukan penggandaan (di-copy ke sel lain). Untuk menyatakan simbol absolut digunakan tanda $ , misalnya sel $B$1. Cara yang paling cepat untuk merubah alamat sel relatif menjadi absolut adalah :
Contoh penulisan formula menggunakan alamat sel absolut dapat dilihat pada Gambar 66 di bawah ini. =A4*$B$1 =A5*$B$1 =A6*$B$1 =A7*$B$1 Gambar 66. Contoh Penulisan Formula menggunakan Alamat Sel Absolut Dari Gambar 66, formula di sel B4 yaitu =A4*$B$1. Sedangkan Formula di sel B5 sampai B7 merupakan hasil copy-an dari sel B4. Maka formula hasil copy-an di sel B5 akan menghasilkan =A5*$B$1. Dari formula tersebut, yang merupakan alamat sel absolut adalah $B$1, sedangkan A4 merupakan alamat sel relatif. C. FungsiFungsi adalah rumus yang sudah tersedia di program Excel dan didefinisikan untuk suatu perhitungan secara otomatis . Fungsi biasanya terdiri dari tanda = diikuti dengan nama Fungsi dan Argumennya. Argumen dapat berupa angka, teks, alamat sel atau range dan rumus Fungsi lainnya. Penulisan formula Fungsi secara umum adalah : = Fungsi (argumen) Fungsi yang tersedia di program Excel jumlahnya ada banyak dan penggunaannya disesuaikan dengan bidang-bidang tertentu yang membutuhkan. Penulisan formula Fungsi dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu : Diketik melalui kotak dialog Function Arguments v
Diketik langsung secara manual v
Dasar penulisan Fungsi secara manual sebenarnya didapatkan dari formula yang dihasilkan oleh kotak dialog Function Arguments. Untuk memudahkan dalam menulis rumus Fungsi dengan benar dan menghindari kesalahan menulis Formula yang panjang, sebaiknya pengetikan Formula dilakukan melalui kotak dialog. Contoh beberapa nama Fungsi dan kegunaannya adalah :
1) Fungsi COUNT, COUNTA, SUM, AVERAGE, MAX, dan MINPenggunaan Fungsi di atas hanya dapat digunakan jika data range berupa angka, kecuali Counta. Count dan Counta fungsinya sama yaitu mencari banyaknya data suatu range sel . Perbedaannya adalah :
: menghitung banyaknya data bukan angka (huruf atau campuran - Counta huruf dan angka) Penulisan secara umum Fungsi Count, Counta, Sum, Average, Max, dan Min adalah : = Fungsi (range sel) Penggunaan Fungsi tersebut di lembar kerja Excel dapat dilihat pada contoh tabel data Gambar 67 di bawah ini. =AVERAGE(C5:E5) =SUM(C5:E5) =COUNT(A5:A10) atau COUNTA(B5:B10) =MAX(F5:F10) =MIN(G5:G10) Gambar 67. Tabel Data yang dikerjakan dengan Fungsi Count, Counta, Sum, Average, Max, dan Min Langkah penyelesaian tabel data tersebut adalah sebagai berikut :
range sel tempat data yang dievaluasi Gambar 69. Kotak Dialog Function Arguments untuk SUM
2) Fungsi RANKData pada suatu range tertentu dapat diurutkan dari yang terkecil sampai terbesar atau sebaliknya dengan menggunakan fasilitas Fungsi Rank, seperti contoh tabel data pada Gambar 70. =RANK(C3,$C$3:$C$8) Hasil copy-an dari sel D3 Gambar 70. Tabel Data yang dikerjakan dengan Fungsi Rank Setelah tabel data dibuat, langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut :
Alamat sel tempat data yang dicari rangkingnya range sel seluruh data yang dievaluasi Gambar 71. Kotak Dialog Function Arguments untuk Rank
= RANK ( Alamat sel salah satu data , Range sel absolut seluruh data) Penulisan Fungsi Rank di sel D3 pada Gambar 70 jika dilakukan secara manual tanpa melalui kotak dialog adalah =RANK(B3,$B$3:$B$8). 3) Fungsi IFFungsi ini digunakan untuk mencari hasil dengan cara membandingkan data dengan syarat tertentu . Bentuk umum fungsi IF adalah : = IF ( Ekspresi logika , Pilihan1 , Pilihan2 ) Ekspresi logika adalah suatu formula pengujian melalui cara membandingkan sel dengan syarat tertentu . Data di sel dan syarat yang diberikan dapat berupa angka maupun teks . Cara menuliskan ekspresi logika menggunakan operator relational sebagai berikut : > lebih dari >= lebih dari atau sama dengan < kurang dari <= kurang dari atau sama dengan = sama dengan <> tidak sama dengan Cara penulisan syarat di bagian Ekspresi Logika yaitu :
Contoh : syaratnya lebih dari 1, maka penulisannya B3>1
Syarat berupa teks : syarat ditulis menggunakan tanda kutip (“teks”) di Contoh : syaratnya kelas privat, maka penulisannya C3=”privat” Cara penulisan hasil perhitungan (Pilihan1 dan Pilihan2) yaitu : Hasil perhitungan berupa - angka : hasil langsung ditulis
a. Pengisian kolom Kelas dengan kriteria :
b. Pengisian kolom Biaya/orang dengan kriteria :
c. Pendapatan dihasilkan dari Jumah Perserta x Biaya/orang =(B3*D3) =IF(C3=”Privat”,250000,150000) =IF(B3>1,”Reguler” ,”Privat”) Gambar 72. Tabel Data yang dikerjakan dengan Fungsi IF Dari tabel data pada Gambar 72, cara pengerjaan sel C3 dan D3 adalah dengan menggunakan Fungsi IF , sedangkan sel E3 menggunakan formula perkalian biasa . Untuk penggunaan Fungsi IF, setelah Fungsi ini dipilih maka akan tampil kotak dialog Function Arguments untuk IF (Gambar 73). Kotak dialog ini terdiri dari 3 variabel yang harus diisi semuanya untuk mendapatkan hasil perhitungan akhir di sel C3 dan D3. Ekspresi Logika Pilihan1 Pilihan2 Gambar 73. Kotak Dialog Function Arguments untuk IF Pada kotak dialog di atas, pengisian data berupa teks harus menggunakan tanda kutip ( ” ). Langkah pengisiannya yaitu : Sel C3 (Kelas) Penulisan Fungsi IF berdasarkan ketentuan yang telah dibuat yaitu :
Sel D3 (Biaya/orang) Penulisan Fungsi IF berdasarkan ketentuan yang telah dibuat yaitu :
Sel E3 (Pendapatan) Formula di sel E3 merupakan rumus perkalian biasa yang ditulis secara manual, yaitu =B3*D3 dan data yang dihasilkan adalah 300000. 4) Fungsi Vlookup dan HlookupKedua Fungsi ini digunakan untuk mencari hasil perhitungan dengan cara membandingkan data sel dengan tabel data acuan . Sel yang dibandingkan biasanya merupakan data kode . Perbedaan kedua Fungsi terletak pada penyusunan variabel dan data acuan di suatu tabel. Jika variabel pada data acuan disusun secara tegak (pada satu kolom), maka digunakan Fungsi Vlookup . Sedangkan jika disusun secara mendatar (pada satu baris), maka digunakan Fungsi Hlookup . Variabel dan cara menulis formulanya melalui kotak dialog Function Argument terdapat kesamaan, hanya berbeda saat memilih Fungsi yang digunakan. Penggunaan Fungsi Vlookup dan Hlookup dapat dilihat pada Gambar 74. tabel acuan pada Fungsi Vlookup tabel acuan pada Fungsi Hlookup Gambar 74. Tabel Data yang dikerjakan dengan Fungsi Vlookup dan Lookup a. VlookupPada Gambar 74, cara menuliskan formula untuk mencari data Merk (C3) dan Produksi (D3) adalah dengan membandingkan data kode (B3) dengan tabel acuan. Karena variabel dan data acuan disusun secara tegak, maka Fungsi yang digunakan adalah Vlookup. Sel C3 (Merk) Cara penulisan formulanya sama dengan Fungsi yang lain yaitu melalui kotak dialog Function Arguments. Setelah Fungsi Vlookup dipilih, maka akan tampil kotak dialog Function Arguments untuk Vlookup (Gambar 75). Gambar 75. Kotak Dialog Function Arguments untuk Vlookup Pada kotak dialog Vlookup terdapat 4 variabel yang harus diisi semuanya. Cara pengisian variabel-variabel tersebut adalah sebagai berikut :
Dari hasil pengisian kotak dialog tersebut, maka formula Fungsi jika ditulis secara manual di sel C3 adalah =VLOOKUP(B3,$A$11:$C$14,2,0) Sel D3 (Produksi) Pengerjaan dan penulisan Fungsi di sel D3 caranya sama dengan sel C3. Yang berbeda hanya pada variabel Col_index_num , dimana angka yang diketik adalah 3 (Produksi menempati urutan ketiga pada tabel acuan). Dari hasil pengisian kotak dialog, maka formula Fungsi jika ditulis secara manual di sel D3 adalah =VLOOKUP(B3,$A$11:$C$14,3,0) b. HlookupPada Gambar 74, cara menuliskan formula untuk mencari data Modal (E3) dan Harga Jual (F3) adalah dengan membandingkan data kode (B3) dengan tabel acuan. Karena variabel dan data acuan disusun secara mendatar, maka Fungsi yang digunakan adalah Hlookup. Sel E3 (Modal) Cara penulisan formulanya sama dengan Fungsi yang lain yaitu melalui kotak dialog Function Arguments. Setelah Fungsi Hlookup dipilih, maka akan tampil kotak dialog Function Arguments untuk Hlookup (Gambar 76). Gambar 76. Kotak Dialog Function Arguments untuk Hlookup Pada kotak dialog Hlookup terdapat 4 variabel yang harus diisi semuanya. Cara pengisian variabel-variabel tersebut adalah sebagai berikut : Lookup_value - diisi alamat sel data kode (klik sel B3 pada lembar kerja) Table_array adalah range tabel acuan yang dibuat menjadi absolut - blok range sel F12:H14 lalu tekan tombol F4 agar menjadi absolut (alamat range sel menjadi $F$12:$H$14) Row_index_num adalah urutan posisi variabel pada tabel acuan - nomor urut dimulai dari baris tabel acuan yang paling atas ketik angka 2 (Modal pada tabel acuan menempati urutan kedua)
Dari hasil pengisian kotak dialog tersebut, maka formula Fungsi jika ditulis secara manual di sel E3 adalah =HLOOKUP(B3,$F$12:$H$14,2,0) Sel F3 (Harga Jual) Pengerjaan dan penulisan Fungsi di sel F3 caranya sama dengan sel E3. Yang berbeda hanya pada variabel Row_index_num , dimana angka yang diketik adalah 3 (Harga Jual menempati urutan ketiga pada tabel acuan). Dari hasil pengisian kotak dialog, maka formula Fungsi jika ditulis secara manual di sel F3 adalah =HLOOKUP(B3,$F$12:$F$14,3,0) Dari penggunaan Fungsi Vlookup dan Hlookup pada Gambar 74, kode DM yang ada di sel B3 mempunyai arti :
5. PEMBUATAN GRAFIK (CHART)Grafik merupakan bentuk data berupa gambar. Pembuatan grafik ditujukan untuk memudahkan pembacaan data dari suatu tabel data tertentu yang diwujudkan dalam bentuk gambar. Tipe-tipe grafik antara lain : grafik batang, grafik garis, grafik titik, grafik lingkaran, dan lain-lain. Pembuatan grafik di program Excel berdasarkan data x (absis) dan data y (ordinat) yang diambil dari suatu tabel data tertentu. Data absis bisa berupa angka maupun teks , sedangkan data ordinat harus berupa data angka . Sebelum grafik dibuat, perlu dipersiapkan terlebih dahulu data-data dalam bentuk tabel data yang disusun rapi. Banyaknya data range sel yang dapat ditampilkan pada grafik antara lain :
Insert – Chart Cara yang lebih cepat adalah melalui klik ikon Chart Wizard Cara membuat grafik di Excel terdiri dari 4 tahap, dimana setiap tahapnya akan menampilkan kotak dialog. Sebagai contoh adalah pembuatan grafik Daftar Nilai berdasarkan tabel data yang tersedia di Gambar 77. Gambar 77. Contoh Tabel Data untuk Pembuatan Grafik Cara membuat grafik di Excel terdiri dari 4 tahap, dimana setiap tahapnya akan menampilkan kotak dialog. Sebagai contoh adalah pembuatan grafik Daftar Nilai berdasarkan tabel data yang tersedia di Gambar 77. Grafik yang akan dibuat dari tabel data antara lain : ( absis data Nama dan ordinat data Rata-rata ) ( absis data Nama dan ordinat data Ulangan I, Ulangan II, Ulangan III ) A. Grafik dengan 1 Absis dan 1 OrdinatLangkah untuk membuat grafik dengan absis data Nama dan ordinat data Rata-rata adalah sebagai berikut : Tahap 1 v pilih menu : Insert – Chart atau klik ikon Chart Wizard tampil kotak dialog Tahap 1 Pembuatan Grafik (Gambar 78) Tahap ini digunakan untuk memilih tipe grafik yang diinginkan Gambar 78. Tampilan Kotak Dialog Tahap 1 Pembuatan Grafik Tahap 2 v klik Next setelah salah satu tipe grafik dipilih tampil kotak dialog Tahap 2 Pembuatan Grafik (Gambar 79) Tahap ini digunakan untuk memasukkan data grafik. ~ pilih bagian Series untuk memudahkan pemasukan range data absis dan ordinat yang diinginkan (bagian yang dilingkari) ~ kosongkan semua data yang sudah ada dengan cara meng-klik tombol Remove ~ klik Add untuk memasukkan range data absis dan ordinat yang Gambar 79. Tampilan Kotak Dialog akan dibuat grafik Tahap 2 Pembuatan Grafik (bagian yang dilingkari) Nilai x Nilai y Tahap 3 Tahap 4 Pengisian data absis di variabel Category (X) axis labels ~ blok range sel di lembar kerja yang dijadikan sebagai nilai absis grafik (misalnya : blok A3:A7 yang merupakan data Nama pada Gambar 77) Pengisian data ordinat di variabel Values ~ blok range sel di lembar kerja yang dijadikan sebagai nilai ordinat grafik (misalnya : blok E3:E7 yang merupakan data Rata-rata pada Gambar 77) klik Next, maka tampil kotak dialog Tahap 3 Pembuatan Grafik (Gambar 80) Tahap ini digunakan untuk memasukkan keterangan absis dan ordinat. Keterangan absis (misalnya 'Nama Siswa') diketik langsung di variabel : Category (X) axis Keterangan ordinat (misalnya 'Nilai Rata- rata') diketik langsung di variabel : Value (Y) axis Gambar 80. Tampilan Kotak Dialog Tahap 3 Pembuatan Grafik
Tahap ini digunakan untuk menempatkan grafik pada lembar kerja tertentu. Biasanya grafik ditempatkan di lembar kerja dimana tabel data berada.
Setelah 4 tahap pembuatan grafik selesai dikerjakan, selanjutnya akan dihasilkan grafik di lembar kerja, seperti contoh grafik pada Gambar 82 di samping. Gambar 82. Tampilan Contoh Grafik dengan 1 Absis dan 1 Ordinat v v Pembuatan Grafik Gambar 81. B. Grafik dengan 1 Absis dan Ordinat lebih dari 1 menekan tombol Add
Ordinat I Ordinat II Ordinat III Cara pembuatan grafik dengan ordinat satu ataupun lebih dari satu adalah relatif sama. Perbedaannya terletak pada . Jika jumlah data ordinat lebih dari satu, maka penambahan data ordinat yang lain dilakukan dengan kembali. Pembuatan grafik dengan absis data Nama dan ordinat lebih dari 1 yaitu data Ulangan I, II, III di Gambar 77, caranya relatif sama seperti pembuatan grafik dengan absis data Nama dan ordinat data Rata-rata. Perbedaannya terletak pada saat memasukkan data grafik di kotak dialog Source Data (Tahap 2), yaitu memasukkan variabel nama dan data masing-masing ordinat (Gambar 83). Gambar 83. Tampilan Kotak Dialog Source Data dengan 1 Absis dan 3 Ordinat Langkah memasukkan datanya adalah sebagai berikut : Remove : ~ klik Add ~ masukkan (misalnya range Nama : blok A3:A7) ~ tulis keterangan di variabel Name (misalnya : Ulangan I) ~ masukkan data ordinatnya (misalnya range Ulangan I : blok B3:B7) : ~ klik Add ~ data absis sama, jadi tidak perlu dimasukkan lagi ~ tulis keterangan (misalnya : Ulangan II) ~ masukkan data ordinatnya (misalnya range Ulangan II : blok C3:C7) : ~ klik Add ~ tulis keterangan (misalnya : Ulangan III) ~ masukkan data ordinatnya (misalnya range Ulangan III : blok D3:D7) data absisnya range ordinat range ordinat range ordinat keterangan nama ordinat range data ordinat range data absis
Gambar 84. Tampilan Grafik dengan 1 Absis dan 3 Ordinat Selain dapat dimodifikasi tampilannya, grafik yang sudah dibuat dapat juga dirubah isi datanya sesuai yang diinginkan. Misalnya : mengganti tipe grafik, mengganti keterangan grafik, menambah atau mengurangi jumlah ordinat, dan lain-lain. Cara untuk merubah isi data di grafik dilakukan melalui :
|