TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS Oleh: Sri Rahayu Yustina, SIP, MM A. PENDAHULUAN Untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara perlu dilakukan penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan melalui kegiatan akuisisi arsip statis. Tanpa arsip statis kita akan melupakan sejarah, bahkan tidak tahu sama sekali segala sesuatu yang pernah terjadi, bagi orang yang tidak mengalami. Apalagi bila sudah melewati beberapa generasi. Informasi dan sejarah akan hilang begitu saja. Sejarah keberadaan sesuatu itu penting. Di mana kita hidup tidak serta merta ada. Namun ada sejarahnya. Ada awal dan perjalanan yang terjadi dan dilewati. Demikian halnya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Akuisisi tidak berhenti di pengakuisisian, namun selanjutnya dilakukan pengelolaan. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Karena akuisisi arsip statis merupakan tindak lanjut dari kegiatan monitoring keberadaan arsip yang memiliki potensi arsip statis di lingkungannya. Monitoring dilakukan dengan cara penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip dengan tujuan untuk memudahkan pelaksanaan akuisisi arsip oleh lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan harus melaksanakan akuisisi arsip statis sesuai amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip statis sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara perlu dijamin keselamatannya secara fisik dan informasinya hingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Penyelamatan arsip tersebut di atas dilakukan melalui penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip dan akuisisi oleh lembaga kearsipan (di kabupaten Kulon Progo: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan). Lembaga kearsipan memiliki kewajiban melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan termasuk lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Maksud dari penulisan tentang akuisisi adalah untuk memberikan gambaran dan pemahaman seputar akuisisi arsip statis dan pelaksanaannya. Adapun tujuan dari penulisan tata cara ini adalah agar dalam melakukan akuisisi arsip statis sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengertian dalam tata cara akuisisi arsip statis: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 3. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 4. Akuisisi Arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis oleh lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip melalui kegiatan monitoring hingga penyerahannya. B. BAHASAN Dalam rangka menjamin khazanah arsip statis di lembaga kearsipan lebih berdaya guna informasinya maka pelaksanaan akuisisi arsip statis perlu memperhatikan hal-hal yang mendasar terkait dengan prinsip dan strategi akuisisi arsip statis. Pelaksanaan akuisisi arsip statis merupakan rangkaian program kegiatan yang dimulai dari tahap monitoring, penilaian dan verifikasi, dan serah terima arsip statis. Monitoring tersebut merupakan kegiatan akuisisi dengan cara penelusuran arsip yang memiliki potensi arsip statis di lingkungan pencipta arsip (creating agency) dan pemilik arsip (owner). 1. Prinsip Mengakuisisi Arsip Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip, maupun serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder, dan telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli. Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat arsip, dan arsipnya. Akuisisi arsip statis tersebut oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya. 2. Strategi Akuisisi Setiap arsip statis yang akan diakuisisi merupakan tanggung jawab bersama antara lembaga kearsipan dan pencipta arsip. Informasi tentang arsip statis yang diakuisisi tersebut merupakan hasil tahapan kegiatan akuisisi arsip statis mulai dari sejak pendataan, penataan, penilaian, dan penyerahan arsip statis. Sebagai tahap awalnya maka kegiatan akuisisi arsip statis dilakukan dengan strategi akuisisi. Tujuan dari strategi akuisisi arsip statis: 1) Agar keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis; 2) Ada batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis; 3) Agar arsip yang diperoleh benar-benar layak disimpan secara permanen; 4) Ada pengaturan proses serah terima arsip antara pihak lembaga kearsipan dengan pencipta arsip; 5) Adanya kontrol secara menyeluruh penyelenggaraan kegiatan akuisisi. Strategi akuisisi arsip statis merupakan koordinasi aktivitas berbagai tahapan dalam pelaksanaan akuisisi arsip dengan tujuan untuk memperoleh arsip statis dari pencipta arsip guna menambah khazanah arsip statis di lembaga kearsipan. 1. Persiapan Akuisisi arsip a. Membentuk tim (merupakan kesatuan dari Tim Penyusutan Arsip); b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/folder, dan label; c. Menyusun Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan (DAS); d. Mencocokkan antara DAS yang akan diserahkan dengan arsipnya; 2. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks; 3. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip; 4. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks: 3. Teknis akuisisi Teknis Pelaksanaan Akuisisi Arsip a. Monitoring b. Penilaian arsip statis merupakan proses penentuan status arsip yang layak untuk diakuisisi. Verifikasi dilakukan terhadap arsip statis yang tercantum di di dalam JRA yang berketerangan dipermanenkan serta terhadap arsip yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Serah terima arsip statis merupakan proses akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis terkait dengan peralihan tanggung jawab pengelolaan arsip dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA/JRD apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah telah lengkap. c. Melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip d. Memilah dan menetapkan arsip yang dinyatakan permanen dalam JRA/JRD untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan; e. Membuat daftar arsip statis f. Melakukan verifikasi Verifikasi secara langsung dilakukan apabila pencipta arsip telah mempunyai Jadwal Resensi Arsip/Jadwal Resensi Dokumen (JRA/JRD). Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Proses verifikasi secara langsung Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi, dan struktur, dengan ketentuan: 1) Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak lengkap maka kepala lembaga kearsipan meminta pencipta arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis; 2) Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka pimpinan pencipta arsip harus melakukan autentikasi ke lembaga kearsipan; 3) Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh lembaga kearsipan. 2. Verifikasi Secara Tidak Langsung Dilakukan apabila pencipta arsip berbentuk lembaga/organisasi belum mempunyai JRA atau JRD. Langkah-langkahnya sebagai berikut: a) Verifikasi secara tidak langsung untuk lembaga/organisasi 1) Memeriksa arsip sesuai daftar arsip; 2) Menilai arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder; 3) Menetapkan status arsip menjadi: musnah, simpan sebagai arsip inaktif, simpan permanen untuk diserahkan ke lembaga kearsipan; 4) Membuat daftar arsip usul musnah, dan daftar arsip inaktif; 5) Menyampaikan daftar usul musnah ke lembaga kearsipan; 6) Menyusun daftar arsip statis; 7) Melakukan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang diserahkan b) Verifikasi secara tidak langsung untuk perseorangan 2) Memeriksa arsip sesuai daftar arsip; 3) Menilai arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder ; 4) Menetapkan status arsip menjadi: simpan sebagai arsip perseorangan, simpan permanen untuk diserahkan ke lembaga kearsipan; 5) Menyusun daftar arsip statis 6) Melakukan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang diserahkan. g. Serah terima arsip statis Proses serah terima arsip statis merupakan sasaran akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis yang melibatkan pencipta arsip selaku pihak yang menyerahkan dan lembaga kearsipan selaku pihak yang menerima arsip statis. Adanya proses serah terima arsip statis berarti ada pelimpahan tanggung jawab/wewenang untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Dalam proses serah terima arsip statis terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu: persiapan, pihak yang terlibat, dan hal yang diserahkan sehingga pelaksanaan akuisisi mampu menjamin arsip statis terselamatkan dan terlestarikan di lembaga kearsipan. Persiapan tersebut adalah koordinasi antara lembaga kearsipan dengan pencipta arsip selaku pihak yang akan menyerahkan arsip statisnya, dan materinya. Yang harus dipersiapkan waktu penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis. Pihak terkait yang diundang dalam penandatanganan naskah, pejabat yang akan menandatangani naskah berita acara serah terima arsip statis, penyiapan naskah berita acara serah terima arsip statis, tempat melakukan penandatanganan naskah berita berita acara serah terima arsip statis dan proses pengiriman/pengangkutan arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan. Pembuatan berita acara serah terima arsip harus memperhaikan ketentuan: a) Penggunaan kertas b) Pengetikan c) Penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas yang dipersiapkan disusun sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Logo lembaga kearsipan, cap dinas lembaga negara, digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku dibubuhkan pada ruang tanda tangan apabila pelaksanaan proses serah terima arsip statis ditandatangani antara pimpinan ANRI dengan pimpinan Lembaga Tinggi Negara, Menteri dan Jabatan Setingkat Menteri. Untuk tingkat lembaga kearsipan daerah menyesuaikan; Dalam pelaksanaan akuisisi arsip LKD wajib membuat Daftar Pencarian Arsip (DPA) diumumkan kepada publik melalui media cetak atau elekronik sesuai kewenangannya. h. PENUTUP Dalam rangka penambahan khasanah arsip Lembaga Kearsipan Daerah perlu adanya sosialisasi tentang akuisisi arsip statis. Akuisisi Arsip Statis harus sesuai tujuannya. Tidak berhenti sampai penyerahan dan penerimaan arsip statisnya saja. Namun persiapan yang matang untuk pengelolaan selanjutnya agar fisik arsip maupun informasi yang terkandung di dalamnya benar-benar terselamatkan dan berguna. Jangan sampai pemahaman tentang akuisisi hanya sebatas menerima penyerahan arsip saja. *** Sumber rujukan: Undang Undang 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Perka Anri No 31 Tahun 2011 tentang tata Cara Akuisisi Arsip Satis. Perka Anri No. 17 AHUN 2012 tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis Bagi Organisasi Politik, organisasi Kemasyarakatan dan perorangan |