Uraikan yang anda ketahui mengenai arsip statis

TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS

Oleh: Sri Rahayu Yustina, SIP, MM

A.      PENDAHULUAN

Untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara perlu dilakukan penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan melalui kegiatan akuisisi arsip statis. Tanpa arsip statis kita akan melupakan sejarah, bahkan tidak tahu sama sekali segala sesuatu yang pernah terjadi, bagi orang  yang tidak mengalami. Apalagi bila sudah melewati beberapa generasi. Informasi dan  sejarah akan hilang begitu saja. Sejarah keberadaan sesuatu itu penting. Di mana kita hidup tidak serta merta ada. Namun ada sejarahnya. Ada awal dan perjalanan yang terjadi dan dilewati. Demikian halnya dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.

Akuisisi tidak berhenti di pengakuisisian, namun selanjutnya dilakukan pengelolaan. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Karena akuisisi arsip statis merupakan tindak lanjut dari kegiatan monitoring keberadaan arsip yang memiliki potensi arsip statis di lingkungannya. Monitoring dilakukan dengan cara penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip dengan tujuan untuk memudahkan pelaksanaan akuisisi arsip oleh lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan harus melaksanakan akuisisi arsip statis sesuai amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,  bahwa arsip statis sebagai bukti pertanggungjawaban  nasional  bagi  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa dan bernegara perlu dijamin keselamatannya secara  fisik  dan informasinya hingga tidak mengalami kerusakan atau hilang.

Penyelamatan arsip tersebut di atas dilakukan melalui penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip dan akuisisi oleh lembaga kearsipan (di kabupaten Kulon Progo: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan). Lembaga kearsipan memiliki kewajiban  melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan termasuk lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.

Maksud dari penulisan tentang akuisisi adalah untuk memberikan gambaran dan pemahaman seputar akuisisi arsip statis dan pelaksanaannya. Adapun tujuan dari penulisan  tata cara ini adalah agar dalam melakukan akuisisi arsip statis sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengertian dalam tata cara akuisisi arsip statis:

1.        Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan   dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2.        Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

3.        Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

4.        Akuisisi Arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis oleh lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip melalui kegiatan monitoring hingga penyerahannya.

B.       BAHASAN

Dalam rangka menjamin khazanah arsip statis di lembaga kearsipan lebih berdaya guna informasinya maka pelaksanaan akuisisi arsip statis perlu memperhatikan hal-hal yang mendasar terkait dengan prinsip dan strategi akuisisi arsip statis. Pelaksanaan akuisisi arsip statis merupakan rangkaian program kegiatan  yang dimulai dari tahap monitoring, penilaian dan verifikasi, dan serah terima arsip statis. Monitoring tersebut merupakan kegiatan akuisisi dengan cara penelusuran  arsip  yang  memiliki  potensi  arsip  statis  di  lingkungan pencipta arsip (creating agency) dan pemilik arsip (owner).

1.        Prinsip Mengakuisisi Arsip

Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip, maupun serah terima arsip statis dari  pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Arsip  statis  yang  akan  diakuisisi  ke  lembaga  kearsipan  telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder, dan telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya.

 Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli. Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat arsip, dan arsipnya. Akuisisi arsip statis tersebut oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

2.        Strategi Akuisisi

Setiap arsip statis yang akan diakuisisi merupakan tanggung jawab bersama antara lembaga kearsipan dan pencipta arsip. Informasi tentang arsip statis yang diakuisisi tersebut merupakan hasil tahapan kegiatan akuisisi arsip statis mulai dari sejak pendataan, penataan, penilaian, dan penyerahan arsip statis. Sebagai tahap awalnya maka kegiatan akuisisi arsip statis dilakukan dengan strategi  akuisisi.

Tujuan  dari strategi akuisisi arsip statis:

1)   Agar   keseluruhan    kegiatan    sesuai  dengan    sasaran akuisisi  arsip statis;

2)   Ada  batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis;

3)   Agar  arsip yang diperoleh  benar-benar  layak disimpan secara permanen;

4)   Ada pengaturan proses serah terima arsip antara pihak lembaga kearsipan dengan pencipta arsip;

5)   Adanya kontrol secara menyeluruh penyelenggaraan kegiatan akuisisi.

Strategi akuisisi arsip statis merupakan koordinasi aktivitas berbagai tahapan dalam pelaksanaan akuisisi arsip dengan tujuan untuk memperoleh arsip statis dari pencipta arsip guna menambah khazanah arsip statis di lembaga kearsipan.

1.              Persiapan Akuisisi arsip

a.    Membentuk tim (merupakan kesatuan dari Tim Penyusutan Arsip);

b.    Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk

proses serah terima arsip/dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/folder, dan label;

c.  Menyusun Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan (DAS);

d. Mencocokkan antara DAS yang akan diserahkan dengan arsipnya;

2.      Memilah  dan  membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode  seperti  nama  pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks;

3.      Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip;

4.      Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip,  nomor arsip, dan nomor  boks:

3.        Teknis akuisisi

       Teknis Pelaksanaan Akuisisi Arsip

a.     Monitoring

b.     Penilaian arsip statis merupakan proses penentuan status arsip yang layak untuk diakuisisi. Verifikasi dilakukan terhadap arsip statis yang tercantum di di dalam JRA yang berketerangan dipermanenkan serta terhadap arsip yang belum tercantum  dalam  JRA  tetapi  memiliki  nilai  guna  kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Serah terima arsip statis merupakan proses akhir dari  kegiatan akuisisi arsip statis terkait dengan peralihan tanggung jawab pengelolaan arsip dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Melakukan penilaian  arsip  sesuai  dengan  JRA/JRD  apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah telah lengkap.

c.     Melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip

d.    Memilah dan menetapkan arsip yang dinyatakan permanen dalam   JRA/JRD untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan;

e.    Membuat daftar arsip statis

f.       Melakukan verifikasi

Verifikasi secara langsung dilakukan apabila pencipta arsip telah mempunyai Jadwal Resensi Arsip/Jadwal Resensi Dokumen (JRA/JRD). Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1.      Proses verifikasi secara langsung

Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi, dan struktur, dengan ketentuan:

1)   Apabila  hasil  verifikasi  menunjukkan  arsip  statis  tidak lengkap maka kepala lembaga kearsipan meminta pencipta arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis;

2)   Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka pimpinan pencipta arsip harus melakukan autentikasi ke lembaga kearsipan;

3)   Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh lembaga kearsipan.

2.      Verifikasi Secara Tidak Langsung

Dilakukan apabila pencipta arsip berbentuk lembaga/organisasi belum mempunyai JRA atau JRD. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a) Verifikasi  secara  tidak  langsung  untuk  lembaga/organisasi

1)      Memeriksa arsip sesuai daftar arsip;

2)      Menilai arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder;

3)      Menetapkan status arsip menjadi: musnah, simpan sebagai arsip inaktif, simpan permanen untuk diserahkan ke lembaga kearsipan;

4)      Membuat  daftar  arsip  usul  musnah, dan daftar arsip inaktif;

5)      Menyampaikan daftar usul musnah ke lembaga kearsipan;

6)      Menyusun daftar arsip statis;

7)      Melakukan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang diserahkan

b)      Verifikasi secara tidak langsung untuk perseorangan

2)      Memeriksa arsip sesuai daftar arsip;

3)      Menilai arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder ;

4)      Menetapkan  status  arsip  menjadi:  simpan  sebagai  arsip       perseorangan,    simpan  permanen  untuk  diserahkan  ke lembaga kearsipan;

5)      Menyusun daftar arsip statis

6)      Melakukan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang diserahkan.

g.        Serah terima arsip statis

Proses serah terima arsip statis merupakan sasaran akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis yang melibatkan pencipta arsip selaku pihak yang menyerahkan dan lembaga kearsipan selaku pihak yang menerima arsip statis. Adanya proses serah terima arsip statis berarti ada pelimpahan tanggung jawab/wewenang untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Dalam proses serah terima arsip statis terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu: persiapan, pihak yang terlibat, dan hal yang diserahkan sehingga pelaksanaan akuisisi mampu menjamin arsip statis terselamatkan dan terlestarikan di lembaga kearsipan.

Persiapan tersebut adalah koordinasi antara lembaga kearsipan dengan pencipta arsip selaku pihak yang akan menyerahkan  arsip statisnya, dan  materinya. Yang harus dipersiapkan waktu penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis. Pihak terkait yang diundang dalam penandatanganan naskah, pejabat yang akan menandatangani naskah berita acara serah terima arsip statis, penyiapan naskah berita acara serah terima arsip statis, tempat  melakukan  penandatanganan  naskah  berita  berita acara serah terima arsip statis dan proses  pengiriman/pengangkutan  arsip  statis  dari  pencipta arsip ke lembaga kearsipan.

                    Pembuatan berita acara serah terima arsip harus memperhaikan ketentuan:

a)  Penggunaan kertas

       b)    Pengetikan

      c)   Penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas

 yang dipersiapkan disusun sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

                 Logo lembaga kearsipan, cap dinas lembaga negara, digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku dibubuhkan pada ruang tanda  tangan apabila pelaksanaan proses serah terima arsip statis ditandatangani antara pimpinan ANRI dengan pimpinan Lembaga Tinggi Negara, Menteri dan Jabatan Setingkat Menteri. Untuk tingkat lembaga kearsipan daerah menyesuaikan;

                        Dalam pelaksanaan akuisisi arsip LKD wajib membuat Daftar Pencarian Arsip (DPA) diumumkan kepada publik  melalui media cetak atau elekronik sesuai kewenangannya.

h.        PENUTUP

                   Dalam rangka penambahan khasanah arsip Lembaga Kearsipan Daerah perlu adanya sosialisasi tentang akuisisi arsip statis. Akuisisi Arsip Statis harus sesuai tujuannya. Tidak berhenti sampai penyerahan dan penerimaan arsip statisnya saja. Namun persiapan yang matang untuk pengelolaan selanjutnya agar fisik arsip maupun informasi yang terkandung di dalamnya benar-benar terselamatkan dan berguna. Jangan sampai pemahaman tentang akuisisi hanya sebatas menerima penyerahan arsip saja. ***

Sumber rujukan:

Undang Undang 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Perka Anri No 31 Tahun 2011 tentang tata Cara Akuisisi Arsip Satis.

Perka Anri No. 17 AHUN 2012 tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis Bagi Organisasi Politik, organisasi Kemasyarakatan dan perorangan