A.PENGERTIAN PERSONIL KANTOR Show Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.MACAM-MACAM PERSONIL KANTOR
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation) Analisis jabatan berguna untuk:
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan.
1) Sumber internal Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru Keunggulan sumber internal:
Kelemahan sumber internal:
2) Sumber eksternal Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai berikut:
Keunggulan sumber eksternal
Kelemahan sumber eksternal
1) Metode tertutup Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik 2) Metode terbuka Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji 2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat. 3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya 4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar 5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja 6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak pesaing Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:
Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan Tes terdiri dari sebagai berikut:
Tujuan wawancara:
Umumnya ada dua jenis wawancara Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif. Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut: – Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama pelamar. – Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan. – Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh – Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis. – Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya. 5) Penempatan personil kantor Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi. Untuk memperoleh karyawan yang: 1) Qualified dan profesional 2) Jujur dan disiplin 3) Inovatif dan bertanggung jawab 4) Cakap dengan penempatan yang tepat 5) Kreatif dan dinamis 6) Berdedikasi tinggi 7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan 8) Dapat bekerja sama 9) Dapat bekerja mandiri 10) Mudah berkembang 11) Mempunyai budaya dan perilaku malu 1) Nonilmiah Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi:
2) Ilmiah Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah:
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi: 1) Umur 2) Keahlian 3) Pendidikan 4) Kesehatan fisik 5) Jenis kelamin 6) Bakat 7) Tampang/wajah 8) Karakter 9) Pengalaman kerja 10) Kejujuran 11) Kerja sama 12) Kedisiplinan 13) Inisiatif dan kreatif Ada 3, yaitu: 1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima 2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun 3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap. Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor: 1) Menetapkan perencanaan kepegawaian 2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern 3) Membuat iklan lowongan kerja 4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja 5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif 6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk 7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan) 8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian 9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani. 10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus. 11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan. 12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa percobaan. 13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan 14) Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa orientasi 15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi 16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap 17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap 18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal Persyaratan ketrampilan Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bawah pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan. Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas. Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru. Manfaat pelatihan lainnya:
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya bidang kesekretariatan 2.Refreshing training Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya Tujuan pelatihan: 1) Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawan 2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif 3) Mengubah dan membentuk sikap karyawan 4) Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan 5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) Mutasi dilakukan karena:
Alasannya: 1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena hukuman 2) Perusahaan ingin meyakinkan bawah karyawan tidak diberhentikan 3) Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja Alasan mutasi: 1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan kondisi fisiknya 2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan. Manfaat rotasi/mutasi biasa: 1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar. 2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya 3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja 4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya
1) Promosi Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar. Promosi dapat juga diartikan sebagai:
Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:
Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi jabatan. Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu perusahaan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan:
– Pertentangan antarsesama karyawan – Pertentangan antara atasan dan bawahan – Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis lagi – Rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas karyawan Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara 2) Demosi Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain:
Sumber:http://alinaliana11.blogspot.co.id/ Siapa saja yang masuk dalam personil administrasi?Personil Administrasi adalah orang/karyawan maupun pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan dan swasta untuk mencapai suatu tujuan yang sudah ditetapkan dengan gaji yang sudah ditetapkan.
Siapakah yang dimaksud personil administrasi?Personil Administrasi kantor adalah karyawan atau pegawai yang bertugas sebagai pelaksana administrasi.
Apa yang menjadi tugas dari personil administrasi?Tugas Administrator. Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline ataupun online.. Memesan persediaan media tulis kantor.. Menyapa dan menanggapi klien.. Membuat agenda kantor.. Filling data entry / mengisi data entri perusahaan.. Mengelola buku harian.. Apa saja persyaratan personil administrasi?Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:. Loyalitas dan kesetiaan terhadap perusahaan sehingga tercipta rasa memiliki dan saling menjaga.. Tekun dan rajin.. Kesabaran.. Kerapian.. Dapat menyimpan rahasia.. Pengertian pelatihan dan pengembangan. (Hidayat). |