Mudah mencari surat dengan menggunakan keterangan perihal adalah salah satu KELEBIHAN dari

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Table of Contents Show

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Video yang berhubungan
Video yang berhubungan

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata [2016] menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.

Hai Jon!
Sebelum kita bahas penyimpanan arsip sistem tanggal, jangan lupa bahwa artikel yang kami sediakan ini hanya bersifat referensi. Namun jika artikel ini bermanfaat untuk kamu, jangan lupa bagikan kepada teman-teman kamu yang lain. Kemudian jangan lupa berikan kritik dan saran pada kolom komentar jika terdapat ke kurangan dalam artikel ini. Sebagai tambahan jangan lewatkan artikel lain tentang bahan ajar lainnya dari situs ini dan silahkan unduh artikel ini dalam format pdf dan ppt di halaman download.

Daftar IsiA. Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem TanggalB. Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem TanggalC. Kekurangan Penyimpanan Arsip Sistem TanggalD. Peralatan dan PerlengkapanE. Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip Sistem TanggalF. Prosedur Penemuan Kembali Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

G. Prosedur Mencari Arsip Menggunakan Kartu Indeks

Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Umumnya penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini sering kali menggunakan alat bantu lain [kartu indeks] untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Bahkan jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana karena hanya terdiri atas tiga bagian saja, yaitu tahun, bulan, dan tanggal. Selain itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun Masehi, [dimulai dari Januari, Februari, sampai dengan Desember], dan jumlah tanggal pada setiap bulannya [terdiri 28 – 31 hari].

Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

Kekurangan Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan permasalahannya belum begitu rumit.
Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.
Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan masalah/perihal arsip tersebut.
Orang sering lupa dengan tanggal surat, terutama tanggal penyimpanan.
Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

Peralatan dan Perlengkapan

Filing Cabinet

Dalam hal ini filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Akan tetapi, bisa saja satu laci untuk menyimpan arsip 2 – 3 bulan jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

Guide

Umumnya jika satu laci memuat arsip satu tahun, satu laci memerlukan guide sebanyak 12 [dalam satu tahun ada 12 bulan]. Akan tetapi jika satu laci memuat 2 – 3 bulan, diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

Hanging Folder

Umumnya jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Akan tetapi jika laci hanya untuk 2 – 3 bulan, diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2 – 3 bulan tersebut.

Kartu Indeks

Umumnya kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan.

Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Memeriksa Surat/Berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal I Maret 2019. Artinya, identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2019.

Mengindeks

Umumnya membagi tanggal menjadi tanggal utama, subtanggal, dan sub. subtanggal. Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2019 terdiri atas tanggal utama [2019], subtanggal [Maret], sub-subtanggal [1].

Mengode

Umumnya memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Kemudian pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah dalam menemukan arsip pada saat pencarian kembali.

Menyortir

Umumnya kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi. Menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan arsip adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: Arsip tertanggal 1 Maret 2019 disimpan pada laci berkode 2019, di belakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya. Jadi, kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2019 harus dibuat juga.

Prosedur Penemuan Kembali Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Tentukan identitas surat berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh: Arif ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2019. Artinya, identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2019.
Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2019, di belakang guide Februari, di dalam hangingfolder 5 [lima].
Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip [lembar 1].
Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip [lembar 2].
Simpan lembar pinjam arsip [lembar 3] ke dalam tickler file.

Prosedur Mencari Arsip Menggunakan Kartu Indeks

Tentukan identitas arsip berupa nama orang/badan/perusahaan. Contoh: Arif akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Artinya, identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Retno.
Tentukan kodenya menjadi Is.
Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, di belakang guide berkode I dan hanging folder Is.
Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. Contoh untuk kasus tersebut setelah dilihat dan ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2019.
Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2019, di belakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip [lembar 1].
Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip [lembar 2].
Simpan lembar pinjaman arsip tersebut [lembar 3] pada ticker file.