Pembuatan surat merupakan hal pokok yang harus dikuasai sebelum masuk dunia kerja. Bahkan pelajaran mengenai penulisan alamat surat ini telah diajarkan di sekolah menengah pertama. Namun, banyak dari kita yang masih sering alpa dalam menuli alamat surat dengan benar sesuai kaidah-kaidah kebahasaan Indonesia. Show
Baca juga: 10 Contoh kalimat pembuka surat lamaran pekerjaan Pentingnya menulis alamat surat dengan benarPenulisan alamat surat yang benar menjadi penting karena bersinggungan dengan relasi (Sumber: Pexels) Penulisan alamat surat menjadi perihal penting karena berhubungan dengan relasi. Hubungan surat-menyurat merupakan salah satu cara untuk mempererat relasi antar perusahaan, maupun antara perusahaan dengan klien. Tak hanya itu, hubungan surat-menyurat resmi dapat menggambarkan kualitas suatu perusahaan terhadap perusahaan lainnya. Melihat hal itu, maka penulisan alamat surat resmi amat penting untuk diperhatikan. Selain karena hal-hal yang sudah disebut di atas, alamat surat adalah hal pertama yang akan dibaca oleh penerima surat. Oleh sebab itu akan lebih baik jika penulisan alamat surat mendapat impresi yang bagus dari penerima surat. Baca juga: 7 Contoh surat lamaran kerja yang profesional untuk berbagai posisi pekerjaan Penulisan alamat surat sesuai kaidah Bahasa IndonesiaPenulisan alamat surat dapat menentukan kecakapan suatu instansi dalam membangun relasi (Sumber: Pexels) Seiring berkembangnya teknologi, pengetahuan soal penulisan surat ini semakin mudah didapat. Beberapa akun yang sering menyoroti penulisan surat ini salah satunya adalah pemerhati bahasa Indonesia, Ivan Lanin melalui akun Twitter miliknya. Melalui platform Twitter itu, warganet dapat berkonsultasi dan menanyakan banyak hal terkait kebahasaan hingga penulisan surat. Meski begitu, tak banyak yang tahu keberadaan Ivan Lanin di Twitter. Untuk itu perlu disimak beberapa hal yang akan dibahas di bawah ini. 1. Penggunaan “kepada” dan “yang terhormat”Salah satu hal yang acapkali keliru ditulis dalam penulisan alamat surat adalah penempatan “kepada” dan “yang terhormat”. Dilansir dari Edutorial.id penulisan “yang terhormat” atau disingkat “Yth.” tidak perlu diikuti oleh “kepada”. Hal ini dikarenakan “kepada” merupakan kata yang berfungsi sebagai penghubung. Secara umum, penulisan “Yth.” sudah cukup untuk merujuk pada penerima surat.
Contoh Penulisan Alamat Surat Yth. Kepala Bagian Operasional PT. HMR Jalan K.H. Mas Mansyur 45 Kota Bandung 2. Penggunaan huruf kapitalSelanjutnya adalah penggunaan huruf kapital dalam alamat surat. Dalam hal penulisan alamat surat, penggunaan huruf kapital hanya diperbolehkan untuk penulisan singkatan seperti “RT” untuk rukun tetangga, “RW” untuk rukun warga, dan penulisan gelar pendidikan.
Contoh Penggunaan Huruf Kapital Yth. Radjiman Bakti Utama, Ph.D. Universitas Panca Satya Jalan Raya Danau Maninjau Nomor 15 RT 01 RW 05, Kelurahan Gedangan, Kecamatan Magersari Kota Mojokerto Baca juga: 10 Contoh kalimat penutup surat lamaran pekerjaan yang profesional 3. Penulisan alamatDalam penulisannya, alamat tujuan surat dapat ditulis lengkap secara rinci dan disertai kode pos. Namun, dalam beberapa kasus alamat tujuan tidak diketahui secara lengkap maka pastikan ada nama jalan, nomor rumah dan nama kota. Untuk tujuan kabupaten, penulisan alamat diharuskan lebih rinci beserta nama dusun, desa, hingga kecamatan. Hal ini dikarenakan nama jalan di kabupaten yang jauh dari pusat kabupaten acapkali tidak tertera jelas. Penulisan alamat surat juga akan lebih tepat jika ditambahkan kode pos, dikarenakan kode pos tiap kelurahan/desa bisa berbeda dan kode pos juga menuntun pada alamat yang dituju. Pengirim surat bisa melihat kode pos ini lewat mesin peramban daring atau menanyakan langsung pada orang yang dituju.
Contoh Penulisan Alamat Yth. Panji Sukma Jalan Krajan Nomor 25 Dusun Krajan, Desa Kalitengah, Kecamatan Purwonegoro Kabupaten Banjarnegara, Jawa Tengah 53472 4. Penulisan gelar dan sapaanPenulisan gelar dan sapaan dalam alamat surat secara umum tidak boleh digabung. Jika pengirim surat menuliskan gelar, maka tidak disertai dengan sapaan. Sebaliknya, jika pengirim menuliskan sapaan, maka tidak perlu disertai gelar. Hal ini dikarenakan untuk menghormati penerima surat sudah cukup salah satu dari gelar atau sapaan. Penulisan yang berlebihan justru mengurangi esensi penghargaan tersebut. Gelar yang umum ditulis adalah gelar pendidikan. Sedangkan sapaan yang umum dipakai adalah Bapak atau Ibu. Sehingga, jika penulisan nama penerima sudah disertai gelar pendidikan maka tidak perlu disertai sapaan Bapak/Ibu di depan nama penerima.
Contoh Penulisan Gelar atau Sapaan
Penulisan tanda baca dalam alamat surat umumnya adalah koma dan titik. Tanda titik dipakai untuk mengakhiri singkatan seperti “Yth.” atau “No.” untuk nomor. Begitu pula tanda titik dipakai untuk penulisan singkatan gelar seperti “H.” untuk Haji atau “S.T.” untuk Sarjana Teknik. Sedangkan tanda koma dipakai untuk memisahkan dua singkatan gelar pendidikan berbeda seperti “S.H., M.Kn.” atau “S.S., M.Pd.”. Tanda koma juga dipakai untuk memisahkan nama dengan gelar pendidikan.5. Penulisan tanda baca
Contoh Penulisan Tanda Baca Yth. Gangsar Putra Perkasa, M.Sc., Ph.D. Jalan Perum Cempaka Putih V/56 Kelurahan Balerejosari, Kecamatan Sukun Kota Malang Baca juga: 6 Cara membalas email panggilan interview dan contohnya Penulisan alamat surat sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI)Penulisan alamat surat sesuai kaidah PUEBI menunjukkan kecakapan seseorang atau instansi dalam korespondensi (Sumber: Pexels) Di bawah ini adalah beberapa contoh penulisan alamat surat sesuai PUEBI yang dapat menjadi acuan dalam penulisan alamat surat-menyurat. Contoh-contoh ini dapat digunakan untuk tujuan resmi antar instansi atau dengan tujuan individu. 1. Penulisan alamat surat dengan gelar di depan nama
Yth. Drs. Andang Jati Prawiro Jalan Kerinci Nomor 13 RT 03 RW 07, Kelurahan Selong, Kecamatan Kebayoran Baru Kota Jakarta Selatan 12110 2. Penulisan alamat surat dengan gelar di belakang nama
Yth. Ronald Abimana Nugraha, M.Sc. Jalan Danau Limboto Blok A-5 Nomor 34 Kelurahan Sawojajar, Kecamatan Kedungkandang Kota Malang 65123 3. Penulisan alamat surat dengan sapaan
Yth. Ibu Cokorda Ayu Larasati Jalan Kapten I Wayan Dipta Nomor 176 Kelurahan Samplangan, Kecamatan Gianyar Kabupaten Gianyar 80512 Baca juga: 10 Contoh deskripsi diri yang profesional dan menarik HRD Berdasarkan beberapa contoh penulisan surat di atas dapat dilihat bahwa penulisan alamat surat yang baik dan benar sesuai kaidah PUEBI tidaklah sulit. Jika kamu bingung menggunakan “Yth” atau “Kepada” maka pilihlah salah satu secara konsisten dan jangan pernah memakai keduanya. Begitu pula jika kamu hendak menuliskan sapaan atau gelar maka pilihlah salah satu secara konsisten. Selain diperlukan secara akademis, penulisan alamat surat juga amat diperlukan saat kamu melamar pekerjaan dan sedang bekerja. Sebab, penulisan alamat surat merupakan hal mendasar dalam korespondensi antar relasi.
Dalam pemakaian bahasa , bahasa lisan relatif tidak mengalami kesulitan,karena bahasa lisan terbantu dengan adanya gerak gerik , gaya , mimik dan sebagainya. Berbeda dengan bahasa tulis , dalam pemakaiannya bahasa tulis hanya terbatas dengan menggunakan kata kata yang tidak dibantu dengan gaya dan mimik seperti bahasa lisan. Maka dari itu harus berhati hati dalam memilih kata , gaya bahasa dan pemakaian ejaan yang benar. Seperti menulis surat ,dalam hal menulis surat bisa menjadi duta atau wakil dari penulis atau si pengirim surat. Karena sifatnya sebagai duta atau wakil maka penulisan isi surat harus ditulis secara teliti , praktis , obyektif , sistematik dan jelas maksud tujuan penulisan surat. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain. Berikut jenis jenis surat sebagai berikut : Dalam penulisan surat tidak boleh ditulis secara sembarangan atau asal tulis saja tetapi juga harus mengikuti format atau bentuk tertentu . Pemakaian suatu format surat memiliki bagian bagian yang mempunyai fungsi masing masing terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses suatu surat . Bentuk tubuh surat adalah pola atau tata letak susunan kalimat kalimat dengan segala materi yang terdapat pada keseluruhan bagian yang lengkap.Bentuk tubuh surat memiliki berbagai bentuk tergantung pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu . Namun pada dasarnya bentuk tubuh surat memiliki 2 macam yaitu bentuk lurus / bentuk balok dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi .Sedangkan bentuk yang lain adalah varian atau pengembangan dari kedua bentuk tersebut . Macam-macam bentuk tubuh surat : Ciri-ciri Surat yang BaikDalam menulis surat yang baik juga harus memenuhi banyak syarat dan ciri-ciri. Surat yang baik haruslah obyektif , sistematis , singkat , tidak bertele tele , jelas maksud asalnya , lengkap isinya , sopan , dan menarik wujud fisiknya. Berikut ciri – ciri surat yang baik :
Bagian Surat dan FungsinyaBagian SuratSetiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini : Bagian SuratCatatan : Nama bagian surat sama dengan bentuk lain kecuali surat dinas pemerintah. Bagian-bagian surat resmi / bisnis :
Fungsi Bagian SuratBagian-bagian surat mempunya fungsi / penggunaan yang berbeda-beda sesuai dengan namanya seperti berikut ini : Kepala SuratSetiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut. Contoh : DEPARTEMEN AGAMAJALAN MESJID AGUNG TIMUR 4 SURABAYA KODE POS 60234 Nomor SuratSetiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
Contoh : Nomor : 075/DP-APK/V/19
Tanggal suratDalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat. Contoh : 30 Desember 2019. LampiranSurat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan. Contoh : Lampiran : 2 (dua) bendel proposal Hal atau Perihal Suratsetiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat. Contoh : Hal : Permohonan Dana Alamat SuratPada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona . Ditujukan kepada perorangan Contoh : Yth. Bapak Saiful AnamJln. Bulak Setro Utara 50A Surabaya 60129 Ditujukan kepada nama jabatan Contoh : Yth. Direktur PT Mandiri LabelindoJln. Suko Asri D 38 Sidoarjo 61258 Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan Contoh : PT ALAT POS KASIRJln. Bulak Setro Utara 50C Surabaya 60129 Direktur Jenderal BinapentaDepartemen Tenaga KerjaJln. Jenderal Gatot Subroto Kav.51 Jakarta 12940 Salam PembukaDalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat. Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
Isi Surat / Tubuh SuratIsi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup. Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh :
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat. Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai . Contoh :
Salam PenutupSalam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :
Nama Organisasi atau LembagaBiasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi. Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung JawabSurat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan. TembusanTembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada. Contoh :
InisialInisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut. Contoh : VN/MA VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik)
|