Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam penyusunan pesan yang memakai teknik persuasi kecuali

MODEL PENYUSUNAN PESAN

Teori tentang penyusunan pesan menggambarkan sebuah skenario yang lebih kompleks, dimana pelaku komunikasi benar-benar menyusun pesan yang sesuai dengan maksud-maksud mereka dalam situasi yang mereka hadapi (Littelejohn,2014:184). Menurut Cassandra, seperti yang dikutip oleh Hafied Cangara dalam bukunya Pengantar Ilmu Komunikasi, ada dua model dalam penyusunan pesan yaitu; “penyusunan pesan yang bersifat informatif” dan “penyusunan pesan yang bersifat persuasif”. (Cangara, 2004 : 121-125)

Model penyusunan pesan yang bersifat informatif lebih banyak ditujukan pada perluasan wawasan atau pengetahuan dan kesadaran khalayak. Prosesnya lebih banyak bersifat difusi (penyebaran), sederhana, jelas dan tidak banyak menggunakan jargon yang kurang populer di kalangan masyarakat. Ada 4 macam penyusunan pesan bersifat informatif:

1. Space Order (penyusunan pesan berdasarkan kondisi tempat atau ruang)
2. Time Order (penyusunan pesan berdasarkan waktu)
3. Deductive Order (penyusunan pesan dari umum ke khusus.
4. Inductive Order (penyususunan pesan dari yang khusus ke umum

Model pengelolaan pesan yang bersifat persuasif memiliki tujuan untuk mengubah persepsi, sikap dan pendapat khalayak. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam penyusunan pesan yang memakai teknik persuasi, antara lain:

1. Fear Appeal (metode penyusunan atau penyampaian pesan dengan menimbulkan rasa ketakutan pada khalayak).
2. Emotional Appeal (cara penyusunan atau penyampaian pesan dengan berusaha menggugah emosional khalayak).
3. Reward Appeal (cara penyusunan atau penyampaian pesan dengan menawarkan janji-janji pada khalayak).
4. Motivational Appeal (penyusunan atau penyampaian pesan yang dibuat bukan karena janji-janji, tetapi disusun untuk menumbuhkan internal psikologis khalayak).
5. Humorious Appeal ( penyusunan atau penyampaian pesan yang disertai dengan gaya humor).

Model penyusunan pesan ini termasuk kedalam tradisi Sosiopsikologis (komunikasi sebagai pengaruh antar pribadi). Teori-teori dari tradisi sosiopsikologi berfokus pada bagaimana pelaku komunikasi mengatur pesan. Tradisi ini juga memandang pilihan individu dan strategi untuk meraih tujuan dari sebuah pesan. Sosiopsikologi memandang individu sebagai makhluk sosial. Tradisi Sosiopsikologi memberikan perhatiannya antara lain pada perilaku individu, pengaruh, kepribadian dan sifat individu atau bagaimana individu melakukan persepsi.

Tradisi ini mewakili perspektif objektif atau scientific. Penganut tradisi ini percaya bahwa kebenaran komunikasi bisa ditemukan melalui pengamatan yang teliti dan sistematis. Tradisi ini mencari hubungan sebab-akibat yang dapat memprediksi kapan sebuah perilaku komunikasi akan berhasil dan kapan akan gagal. Adapun indikator keberhasilan dan kegagalan komunikasi terletak pada ada tidaknya perubahan yang terjadi pada pelaku komunikasi. Semua itu dapat diketahui melalui serangkaian eksperimen.

Efek utama yang diukur adalah perubahan pemikiran yang dinyatakan dalam bentuk skala sikap baik sebelum maupun sesudah menerima pesan.

Teori-teori yang berhubungan dengan model penyusunan pesan ini adalah teori perencanaan dan teori logika penyusunan pesan.

Teori perencanan dikemukakan oleh Charles Berger untuk menjelaskan proses yang dilalui dalam merencanakan perilaku komunikasi guna untuk mecapai tujuan. Berger menulis bahwa rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah “representasi kognitif hierarki dari rangkaian tindakan mencapai tujuan”. Rencana-rencana tersebut merupaka gambaran dari langkah-langkah yang akan diambil seseorang untuk memenuhi sebuah tujuan. Dan disebut hierarki karena tindakan-tindakan tertentu diperlukan untuk menyusun segala sesuatunya, sehingga tindakan-tindakan lain akan dapat diambil. Oleh karena itu, perencanaan adalah proses rencana-rencana tindakan. Perencanaan pesan merupakan perhatian utama karena komunikasi sangat penting dalam meraih tujuan.

Teori Berger memperkirakan bahwa semakin banyak yang Anda tahu (khusus dan umum), akan semakin kompleks rencana Anda. Atau dapat dikatakan juga apabila Anda memiliki banyak motivasi dan pengetahuan ,maka Anda akan menciptakan rencana lebih kompleks serta jika motivasi dan penegtahuan Anda rendah, maka rencana Anda mungkin tidak akan berkembang.

Perencanaan dan pencapian tujuan sangat berhubungan dengan emosi kita. Jika tujuan kita terhalangi, maka kita cendeung bereaksi negatif. Dan sebaliknya jika rencana kita berhasil, maka kita sering kali merasa terangkat. Perasaan-perasaan negatif yang kita alami ketika gagal mencapai tujuan, bergantung pada seberapa pentingnya tujuan tersebut serta seberapa keras kita berusaha untuk mencapainya dan seberapa dekat kita pada tujuan yang sebenarnya kita dapatkan. (Littelejohn,2014:184-188)

Yang selanjutnya yaitu “ Teori Logika Penyusunan Pesan”, di kemukakan oleh Barbara O’Keefe dalam tesisnya yang menyatakan bahwa manusia berpikir dengan cara yang berbeda tentangkomunikasi dan pesan serta mereka menggunakan logika yang berbeda dalam memutuskan apa yang akan dikatakan kepada orang lain dalam sebuah situasi. Ia menggunakan istilah logika penyusunan pesan (message design logic) untuk menjelaskan pemikiran di balik pesan yang kita ciptakan. O’keefe menggaris bawahi tiga logika penyusunan pesan yang mungkin mencakup dari orang yang kurang memusatkan diri hingga orang yang paling memusatkan diri, diantaranya yaitu:

1. Logika ekspresif, adalah komunikasi untuk pengungkapan perasaan dan pemikiran sendiri. Pesan-pesan dalam cara ini bersifat terbuka dan reaktif, dengan adanya sedikit perhatian pada kebutuhan atau keinginan orang lain.
2. Logika konvensional, memandang komunikasi sebagai sebuah permainaan yang dimainkan dengan peraturan. Logika ini bertujuan untuk menyusun pesan-pesan yang sopan, tepat, dan didasarkan pada aturan-aturan yang diketahui setiap orang.
3. Logika retoris, memandang komunikasi sebagai sebuah cara perubahan aturan melalui negosiasi. Pesan-pesan yang disusun dengan logika ini cenderung luwes, berwawasan, dan terpusat pada seseorang. Mereka cenderung mengerangkakan kembali situasi, sehingga tujuan yang beragam tersebut termasuk persuasi dan kesopanan tergabung dalam sebuah kesatuan yang kuat. (Littelejohn,2014:188-189)

Presentasi yang buruk, tidak peduli betapa baiknya slide presentasi yang ditampilkan atau bahkan penyampaian yang menarik, adalah hasil dari perencanaan presentasi yang buruk dan tidak fokus pada pesan utama yang ingin audiens Anda ingat dan lakukan.

Itulah mengapa menulis pesan utama presentasi pada tahap awal perencanaan presentasi sangat vital untuk membuat presentasi yang berdampak.

Jika Anda telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang audiens Anda dan Anda tahu apa masalah yang dihadapi oleh audiens Anda serta apa yang mereka harapkan dari presentasi Anda, maka dengan informasi itu Anda dapat melakukan identifikasi dan kristalisasi pesan utama dari presentasi Anda.

Anda perlu mengetahui : apa tujuan presentasi Anda ? Apa yang diperlukan untuk memastikan tercapainya persetujuan dari suatu tindakan atau usulan produk, layanan atau ide baru dalam presentasi Anda ?

Jika ada satu hal yang Anda ingin audiens Anda ingat beberapa minggu setelah presentasi Anda, maka apakah itu ?

Jawabannya adalah sesuatu hal yang dikenal dengan sebutan pesan utama. Pesan utama adalah sebuah kalimat yang mengandung sesuatu hal yang harus dilakukan oleh audiens Anda. Ada 3 kriteria pesan utama yang baik, yaitu :

1. Harus preskriptif yaitu memberi jawaban pertanyaan Anda dari tantangan yang dihadapi.
2. Harus spesifik dan hindari generalisasi yaitu cukup bagi audiens untuk memahami apa yang perlu dilakukan.
3. Harus bersifat aksi, yaitu memberi tahu audiens Anda untuk suatu tindakan yang perlu dilakukan.

Berikut ini beberapa contoh pesan utama yang baik, yaitu :

1. PT ABC harus mengurangi biaya operasional $ 10 juta sampai tahun 2020.
2. PT ABC perlu masuk ke pasar Asia dengan layanan cloud dengan target 100.000 perusahaan kecil dan menengah.
3. Solusi teknologi informasi kami dapat mengurangi biaya operasional sampai $ 10 juta dalam 2 tahun.

Sementara itu, beberapa contoh pesan utama yang tidak baik adalah sebagai berikut :

1. PT ABC mempunyai banyak masalah yang perlu diselesaikan.
2. PT ABC mempunyai potensi untuk mengembangkan pasarnya di Eropa.
3. Solusi teknologi informasi kami dapat membantu memperbaiki efisiensi operasi perusahaan Anda.

Kadang-kadang Anda akan menemukan kesulitan untuk menyusun pesan utama Anda.

Untungnya, ada sebuah kerangka kerja untuk memandu pemikiran Anda dalam menyusun pesan utama.

Kerangka kerja tersebut tersusun dalam empat langkah, yaitu Situasi-Tantangan-Pertanyaan-Pesan Utama.

Mari kita bahas satu per satu.

Langkah # 1 : Tentukan situasi yang terjadi. Bawa audiens Anda kepada suatu cerita untuk melukiskan situasinya. Semua yang diungkapkan dalam situasi haruslah bersifat faktual. Dalam menggambarkan situasi tersebut, pikirkan tentang pengenalan atau latar belakang masalah yang dihadapi untuk diselesaikan.

Contoh: Turis yang datang ke Indonesia turun sebanyak 20 % dalam 1 tahun terakhir.

Langkah # 2 : Jelaskan tantangan yang dihadapi. Sesuatu yang terjadi yang akan membuat hidup audiens Anda menjadi sulit. Bisa jadi komplikasi, kompleksitas, atau tantangan dari situasi yang terjadi.

Contoh : Karena penurunan jumlah wisatawan yang datang ke Indonesia, pendapatan hotel Anda turun 15 % selama 1 tahun terakhir.

Langkah # 3: Identifikasi pertanyaan yang dapat muncul. Dengan situasi dan tantangan yang dihadapi, pertanyaan apa yang diajukan oleh audiens Anda ?

Contoh : Bagaimana cara meningkatkan pendapatan hotel kami ? Ketika Anda mempresentasikannya kepada audiens Anda, maka pertanyaannya dapat Anda ubah menjadi  “Bagaimana cara meningkatkan pendapatan hotel Anda ?”

Langkah # 4 : Tentukan pesan utama. Pesan utama adalah jawaban dari pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda terhadap tantangan yang dihadapi.

Contoh : Kami mengusulkan 3 cara untuk meningkatkan keuntungan perusahaan Anda sebesar 10% tahun depan dengan memperbaiki layanan, menjadi tuan rumah untuk acara-acara penting, dan menjadi mitra dengan pihak lain (seperti restaurant).

Dengan pesan utama tersebut, maka audiens Anda apakah pihak manajemen atau pengambil keputusan di perusahaan Anda atau klien Anda akan memahami dan mengikuti pesan utama Anda dengan mudah. Mereka tahu apa yang Anda usulkan, seberapa banyak dan kapan. Dan, Anda akan menjelaskannya melalui 3 cara tersebut dalam presentasi Anda.

Saat memilih konten untuk dimasukan dalam presentasi Anda, penting untuk diingat sebuah prinsip, yaitu : lebih sedikit lebih baik. Saat merencanakan presentasi, hindari untuk menyertakan semua hal yang Anda ketahui.

Untuk presentasi yang efektif, fokuskan hanya pada satu pesan utama. Hal penting yang Anda ingin audiens Anda ingat dan lakukan. Kemudian, kelilingi pesan utama itu dengan informasi dan materi lain yang mendukungnya.

Informasi apapun yang Anda masukan dalam presentasi Anda haruslah mendukung pesan utama yang telah Anda susun tersebut.

Demikianlah, 4 langkah menyusun pesan utama yang mudah diingat oleh audiens Anda. Kerangka kerja dalam menyusun pesan utama yang berisi Situasi-Tantangan-Pertanyaan-Pesan Utama dapat Anda gunakan dalam menyusun presentasi Anda pada masa mendatang.

Apabila Anda menilai tulisan ini bermanfaat dan Anda ingin mendapatkan tulisan atau konten lainnya tentang presentasi/komunikasi secara rutin dan gratis, makaAnda dapat mengirimkan nama Anda dan pesan “ingin mendapatkan konten presentasi/komunikasi secara rutin” ke Erry Ricardo Nurzal dengan no WA : 0813-1836-1753.

Selain itu, mohon kiranya tulisan ini dapat disebarkan ke kontak WhatsApp (WA) Anda atau Grup WA yang Anda ikuti, agar semakin banyak orang yang mendapatkan manfaatnya.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.