Penggunaan email yang meluas sejak awal tahun 90-an, merubah pola komunikasi sebagian besar orang di dunia. Menurut sebuah studi oleh McKinsey Global Institute dan International Data Corporation (IDC), para karyawan menghabiskan 28 persen dari waktu kerjanya untuk membaca dan menjawab email mereka. Ironisnya, meskipun menghabiskan cukup banyak waktu, masih banyak yang tidak mengetahui etika dalam menggunakan email. Meskipun kita berusaha untuk bekerja lebih cepat dan efisien, kita tidak boleh melupakan aturan sosial (baca: etika) yang menyertai segala bentuk komunikasi. Berikut ini adalah 10 hal penting yang ‘harus’ dan ‘jangan’ dilakukan ketika menggunakan email: Sebagian besar dari kita harus bersaing dengan ratusan email yang memenuhi inbox seseorang setiap hari. Jadi semakin jelas subjek Anda, semakin besar kemungkinan pesan Anda akan dibaca. Misalnya, jika Anda mengirimkan proposal kepada seseorang, buatlah subjek yang spesifik seperti: “Terlampir Proposal Penawaran Barang untuk Perusahaan A”. Setiap email harus menyertakan signature yang memberitahu penerima email, siapa Anda dan bagaimana cara menghubungi Anda. Lakukan setting agar signature bisa secara otomatis muncul di akhir setiap email. Sertakan semua rincian kontak Anda sehingga penerima tidak perlu mencari alamat, email atau nomor telepon Anda. Menggunakan “Hey,” “Yo,” atau “Woy” dalam email adalah tidak profesional, tidak peduli seberapa baik Anda mengenal penerimanya. Gunakanlah “Hai” atau “Halo”. Agar lebih formal, gunakan “Dear (masukkan nama).” Menggunakan nama orang tersebut dalam salam — “Halo Robert” — cukup tepat, tapi ingat untuk tidak menyingkat nama seseorang kecuali jika Anda diberi izin untuk melakukannya. Humor tidak bisa diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang Anda anggap lucu memiliki peluang besar untuk disalahartikan oleh pihak lain, atau dianggap sarkasme, apabila tanpa nada dan ekspresi wajah yang menyertainya. Bila ragu, jangan gunakan humor dalam komunikasi bisnis. Jangan heran jika Anda dinilai dari cara Anda menulis email. Misalnya, jika email Anda dikotori dengan kata-kata yang salah ketik atau dipenuhi kesalahan tata bahasa, Anda mungkin akan dianggap teledor, ceroboh, atau bahkan dianggap tidak berpendidikan. Periksa ejaan, tata bahasa dan isi pesan Anda sebelum menekan tombol “kirim”. Buatlah email Anda sebagai tulisan yang berdiri sendiri, meskipun itu merupakan balasan terhadap rangkaian email lain. Hindari email yang hanya berisi satu baris (one-liners). Sertakan subjek dan referensi ke email, penelitian atau percakapan sebelumnya. Sangat menyita waktu dan mengganggu jika penerima harus menelusuri ulang rangkaian email hanya agar bisa mengetaui konteks email Anda. Penerima email Anda mungkin memiliki ratusan email yang masuk setiap hari dan kemungkinan tidak akan mengingat rangkaian kejadian yang mengarah ke email Anda. Berikan balasan yang tepat waktu dan sopan untuk setiap email yang ditujukan kepada Anda. Jika Anda tidak memiliki jawaban saat ini, luangkan sedikit waktu untuk menulis balasan agar pengirim tahu bahwa Anda telah menerima email mereka. Bahkan, jika ada email yang ‘nyasar’ ke inbox Anda, sebaiknya balas dengan menginformasikan pengirim bahwa email mereka dikirim ke penerima yang salah. Jangan pernah mengirim email yang berisi amarah, atau memberikan respon spontan dan serampangan tanpa dipikirkan resikonya. Lakukan beberapa pertimbangan bijaksana sebelum Anda mengirim/membalas email, sekalipun Anda dalam kondisi emosional atau tersinggung. Jika Anda merasa marah, letakkan pesan Anda ke dalam folder “draft”, dan tinjau kembali nanti saat Anda lebih tenang dan punya waktu untuk merumuskan respon yang tepat. Saat ini sangat mudah untuk membagikan (share) email, bahkan secara tidak sengaja. Maka berhati-hatilah, terutama jika email tersebut menyangkut hal-hal yang rahasia. Jika Anda harus berbagi informasi pribadi atau rahasia, lakukan secara langsung atau melalui telepon. Mintalah izin sebelum memasang materi sensitif, baik dalam isi email maupun dalam lampiran. Tanda seru dan indikasi emosional lainnya seperti emoticon, singkatan seperti LOL, dan semua huruf KAPITAL tidak dapat diaplikasikan dalam komunikasi bisnis. Hindari hal-hal tersebut, kecuali jika Anda mengenal penerima dengan sangat baik. Penggunaan serangkaian tanda seru “!!!!!” adalah tindakan yang tidak profesional. Mungkin memang butuh waktu dan latihan yang berkala untuk selalu menjaga agar email Anda tetap profesional, tapi Anda akan merasakan manfaatnya dalam jangka panjang. Seiring dengan semakin baik dan terorganisirnya email Anda, semakin baik pula kualitas komunikasi Anda dengan berbagai pihak. Hal ini akan bermuara pada semakin baiknya karir dan peluang bisnis yang bisa Anda raih. Selamat mencoba. Disarikan dari berbagai sumber: www.businessemailetiquette.com www.writingwithclarity.com
Teman-teman pasti tau dong apa itu email? Email adalah surat elektronik yang dikirim melalui sambungan internet. Kamu tentu sudah sering berkirim pesan melalui email, tapi apakah penulisan email yang kamu kirimkan itu sudah benar? Bagaimana sih cara menuliskan email yang benar? Kali ini saya akan sedikit membantu teman-teman mengenai tata cara penulisan email. Mengapa tata cara penulisan email itu penting? Tata cara penulisan email sangat menentukan tanggapan orang lain mengenai kualitas diri kita. Seperti aplikasi mengobrol lainnya, email juga memiliki tata cara dalam pengirimannya. Jangan sampai kita dianggap tidak sopan atau tidak tau tata krama oleh penerima email. Yang pertama harus diperhatikan adalah subjek/judul email yang kita kirimkan. Seringkali email dikirimkan dengan subjek/judul yang dikosongkan. Hal itu akan membuat penerima email menganggap email tersebut tidak penting dan pengirim pun akan dianggap tidak sopan, terburu-buru, abai dan tidak profesional. Judul/subjek email dapat menjadi panduan sederhana penerima untuk memahami inti dari email yang kita kirimkan. Perlu diingat juga, jangan menuliskan judul/subjek email dengan huruf kapital semua karena akan terkesan marah atau membentak. Buatlah judul/subjek email yang sederhana namun mudah dimengerti dan tentunya berhubungan dengan isi email yang kita kirimkan. Kedua, selalu memulai email dengan perkenalan diri dan maksud kamu mengirimkan email tersebut. Jangan lupa juga untuk menulikan terimakasi dan salam dibagian penutup email. Hal ini sangat penting terutama bila kamu mengirimkan email ke orang asing. Ketiga, perhatikan tata bahasa dalam menuliskan email. Jangan menggunakan bahasa-bahasa gaul atau singkatan yang sulit dimengerti, terutama bila email tersebut mengenai pekerjaan. Tentu kamu tidak mau kan pekerjaan kamu terhambat karena penerima tidak mengerti bahasa di email yang kamu kirimkan? Keempat, jangan berlebihan menggunakan carbon copy atau fasilitas cc pada email kamu, apalagi bila kamu belum memiliki izin akan hal tersebut karena akan ada orang yang merasa terganggu dengan email kamu. Selain itu, untuk email pekerjaan, akan ada beberapa pekerjaan yang mungkin tidak perlu atau tidak boleh dilihat oleh orang lain meskipun kamu bekerja di perusahaan yang sama. Oleh karena itu, pastikan kamu telah memiliki izin dari orang yang berkepentingan sebelum kamu menggunakan fasilitas carbon copyatau cc pada email kamu. Yang terakhir adalah waktu pengiriman email. Jangan mengirimkan email pekerjaan jam tiga pagi dan berharap email itu langsung dibalas. Waktu pengiriman email juga akan menunjukkan bagaimana kita menghargai privasi dan ruang istirahat rekan kerja kita. Begitulah sedikit penjelasan mengenai tatacara mengirimkan email. Semoga tulisan ini dapat membantu kamu dalam membuat email dengan baik. (DA)  Page 2
Teman-teman pasti tau dong apa itu email? Email adalah surat elektronik yang dikirim melalui sambungan internet. Kamu tentu sudah sering berkirim pesan melalui email, tapi apakah penulisan email yang kamu kirimkan itu sudah benar? Bagaimana sih cara menuliskan email yang benar? Kali ini saya akan sedikit membantu teman-teman mengenai tata cara penulisan email. Mengapa tata cara penulisan email itu penting? Tata cara penulisan email sangat menentukan tanggapan orang lain mengenai kualitas diri kita. Seperti aplikasi mengobrol lainnya, email juga memiliki tata cara dalam pengirimannya. Jangan sampai kita dianggap tidak sopan atau tidak tau tata krama oleh penerima email. Yang pertama harus diperhatikan adalah subjek/judul email yang kita kirimkan. Seringkali email dikirimkan dengan subjek/judul yang dikosongkan. Hal itu akan membuat penerima email menganggap email tersebut tidak penting dan pengirim pun akan dianggap tidak sopan, terburu-buru, abai dan tidak profesional. Judul/subjek email dapat menjadi panduan sederhana penerima untuk memahami inti dari email yang kita kirimkan. Perlu diingat juga, jangan menuliskan judul/subjek email dengan huruf kapital semua karena akan terkesan marah atau membentak. Buatlah judul/subjek email yang sederhana namun mudah dimengerti dan tentunya berhubungan dengan isi email yang kita kirimkan. Kedua, selalu memulai email dengan perkenalan diri dan maksud kamu mengirimkan email tersebut. Jangan lupa juga untuk menulikan terimakasi dan salam dibagian penutup email. Hal ini sangat penting terutama bila kamu mengirimkan email ke orang asing. Ketiga, perhatikan tata bahasa dalam menuliskan email. Jangan menggunakan bahasa-bahasa gaul atau singkatan yang sulit dimengerti, terutama bila email tersebut mengenai pekerjaan. Tentu kamu tidak mau kan pekerjaan kamu terhambat karena penerima tidak mengerti bahasa di email yang kamu kirimkan? Keempat, jangan berlebihan menggunakan carbon copy atau fasilitas cc pada email kamu, apalagi bila kamu belum memiliki izin akan hal tersebut karena akan ada orang yang merasa terganggu dengan email kamu. Selain itu, untuk email pekerjaan, akan ada beberapa pekerjaan yang mungkin tidak perlu atau tidak boleh dilihat oleh orang lain meskipun kamu bekerja di perusahaan yang sama. Oleh karena itu, pastikan kamu telah memiliki izin dari orang yang berkepentingan sebelum kamu menggunakan fasilitas carbon copyatau cc pada email kamu. Yang terakhir adalah waktu pengiriman email. Jangan mengirimkan email pekerjaan jam tiga pagi dan berharap email itu langsung dibalas. Waktu pengiriman email juga akan menunjukkan bagaimana kita menghargai privasi dan ruang istirahat rekan kerja kita. Begitulah sedikit penjelasan mengenai tatacara mengirimkan email. Semoga tulisan ini dapat membantu kamu dalam membuat email dengan baik. (DA) |
Tata cara ber email yang baik
Pos Terkait
Copyright © 2024 berikutyang Inc.
