Surat yang digunakan untuk mengirimkan pesan kepada pihak-pihak intern dalam satu organisasi disebut

Surat memorandum atau sering disebut memo biasanya ditulis pada ruang lingkup yang kecil yang ada pada lingkungan internal perusahaan. Memo juga menjadi bagian surat resmi yang ada pada suatu perusahaan. Lingkungan internal perusahaan dapat berupa lingkungan perusahaan pusat atau lingkungan perusahaan cabang.

Pembuatan surat memo tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima surat. Surat memorandum menjadi bagian dari memo formal yang ada pada suatu perusahaan yang memungkinkan pengiriman pesan yang dikirim oleh sesama pegawai atau pimpinan ke pegawai yang dilakukan secara formalitas.

Pengertian Memorandum

Memorandum merupakan bagian dari persuratan yang memiliki beberapa pengertian dan penjelasan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Memorandum adalah nota atau surat peringatan tidak resmi; surat pernyataan dalam hubungan diplomasi.

Sedangkan menurut pengertian yang lain artinya adalah sebuah bentuk komunikasi yang berbentuk pesan singkat yang berisi saran, arahan, atau penjelasan yang dibuat oleh pihak yang memiliki kedudukan tinggi dan diberikan kepada pihak yang berwenang dalam menjalankan perintah dari surat tersebut.

Surat memo sendiri menurut jenisnya dibedakan menjadi dua jenis yaitu surat memorandum resmi dan  tidak resmi. Dimana surat memorandum resmi dilakukan di sebuah perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi yang dibuat oleh pimpinan dan diberikan kepada bawahan atau pegawai untuk melakukan suatu tugas tertentu yang ada pada isi dari surat tersebut.

Sedangkan surat memorandum tidak resmi adalah surat yang dibuat oleh perseorangan atau pribadi dan ditujukan oleh orang yang sudah dekat yang memiliki hubungan pribadi.

Struktur pembuatan memorandum

Surat memo dibuat dengan penulisan yang lebih singkat, padat, dan jelas tetapi isi dari surat tersebut dapat tersampaikan dengan baik serta dapat dimengerti oleh pihak yang menerima surat. Penulisan surat memo tidak menggunakan kop surat dan setiap perusahaan memiliki formatan surat yang berbeda-beda sesuai dengan ketentuan format surat yang ada  dan telah ditentukan oleh perusahaan tersebut.

Dalam melakukan pembuatan surat tetap harus memperhatikan mengenai struktur dan tata cara pembuatan memorandum. Meskipun pendistribusian surat hanya mencakup pihak internal perusahaan tetapi dalam melakukan penulisannya haruslah memperhatikan tata cara penulisan dengan baik.

    1. Membuat kop surat memo

Dalam penulisan serta pembuatan kop surat pada surat memo tergantung dengan kebijakan atau formatan dari perusahaan tersebut. Tujuan pembuatan kop surat ini sama pada surat biasanya untuk memudahkan dalam mengetahui instansi atau organisasi apa yang mengirimkan surat tersebut. Dibawah kop surat terdapat tulisan “MEMORANDUM” untuk mengetahui jenis surat yang dikirimkan.

    2. Tambahkan pengirim dan penerima

Pengirim dan penerima penting disertakan dalam penulisan surat untuk memudahkan dalam mengetahui dari siapa dan untuk siapa surat tersebut dibuat.

   3. Menulis tujuan dan isi surat

Tujuan dan isi surat tentunya wajib ditulis dalam mengetahui apa isi dari surat yang telah dikirim, tentunya dengan tujuan seperti perintah, saran, dan pendapat yang dijelaskan menggunakan bahasa sopan,formal, padat, singkat, dan jelas.

   4. Tanda Tangan

Pada surat ini  harus diberi tanda tangan untuk menentukan keresmian dari surat yang diberikan atau dikirimkan tersebut.

Setelah semua struktur pembuatan surat tersebut sudah tepat dan sesuai, maka memo surat dapat dilakukan pendistribusian kepada penerima dari surat tersebut.

Bagian surat memorandum

Bagian atau struktur surat tersebut antara lain

Pada bagian header mencakup kop surat, lambang atau logo lembaga atau instansi, penerima, nama tujuan pengirim, tanggal pengiriman, dan perihal. Tanpa perlu menambahkan salam pembukaan.

Pada bagian isi memo tentunya berisi dari tujuan pembuatan surat tersebut dibuat.

Bagian footer surat tidak membutuhkan kalimat penutup.

Tanda tangan diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi serta pada tanda tangan diberi nama jelas untuk mengetahui pengirim.

Ciri-ciri memorandum:

Surat memo memiliki beberapa ciri-ciri diantaranya adalah:

1. Surat khusus yang dibuat dalam urusan perkantoran, organisasi, maupun instansi
2. Menurut pendistribusiannya memiliki dua jenis, yaitu surat vertikal dan horizontal
3. Memorandum vertikal menunjukan pembuatan surat yang ditujukan kepada jabatan yang lebih tinggi atau yang lebih rendah
4. Memorandum horizontal menunjukan pembuatan surat ditujukan kepada jabatan yang setara dengan pengirim
5. Bahasa yang digunakan dalam surat lebih singkat, padat, dan lebih sederhana

Pentingnya memorandum surat untuk perusahaan

Surat memo sebagai sarana penyampaian pesan yang dilakukan oleh pegawai, penyampaian dalam bentuk perintah atau saran. Oleh sebab itu keberadaanya akan memudahkan pegawai atau  pimpinan dalam penyampaian pesan secara formal. Dengan manfaat yang didapat dari adanya surat memorandum, akan menjadi surat ini penting untuk dilakukan pada setiap perusahaan

Kesimpulan

• Memorandum adalah bagian surat resmi yang ada pada perusahaan yang berisi perintah, saran atau penjelasan mengenai sesuatu hal dari perusahaan tersebut
• Surat ditulis lebih sederhana, dengan menggunakan bahasa yang lebih singkat, jelas, dan padat
• Formatan surat memo tidak membutuhkan kop surat
• Struktur surat lebih sederhana karena pendistribusian dilakukan di ruang lingkup internal perusahaan
• Surat ini penting dilakukan dalam perusahaan karena membantu pegawai dalam menyampaikan pesan kepada pegawai lain

JENIS JENIS SURAT – Secara umum surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan. Biasanya sistem komunikasi dengan menggunakan surat ini diterapkan pada perusahaan atau instansi. Penggunaan surat sebagai alat komunikasi lebih dominan diterapkan oleh organisasi atau pun perusahaan.

Dalam organisasi atau perusahaan, surat menyurat menjadi kegiatan pokok guna mempererat ikatan relasi dengan pihak lain. Karena setiap perusahaan pasti memiliki kegiatan operasional, seperti transaksi jual, beli, dan menjalin kerja sama. Dalam kegiatan operasional seperti itu lah yang menjadikan surat menyurat sebagai kegiatan pokok.

Dengan banyaknya proses transaksi dalam operasional perusahaan, tentunya tidak menggunakan satu jenis surat. Dalam setiap kegiatan memiliki klasifikasi masing-masing surat yang digunakan.

Berikut ini kami akan mengulas pengertian surat, jenis jenis surat secara lengkap beserta fungsi surat yang biasa digunakan dalam proses operasional organisasi atau perusahaan, maupun masyarakat umum.

Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja dan Cara Membuatnya

Pendapat dari seorang ahli, yaitu Sedarmayanti dalam bukunya yang bertajuk “Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa; Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak yang dibuat dan ditujukan kepada pihak lain guna menyampaikan informasi.

O. Setiawan Djuharie dan Teddy Sutandi

Dua pakar ini mengemukakan dalam bukunya yang berjudul “Surat Menyurat Serba Guna” menjelaskan bahwa surat merupakan sarana komunikasi tertulis guna menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang memiliki keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu.

I. G. Warsanto

Dalam buku yang berjudul “Kearsipan I” karya I. G. Warsanto, beliau mengemukakan pendapat mengenai definisi surat. Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak satu dengan pihak lainnya, dengan menggunakan kertas berukuran tertentu.

S. Hidayat

Surat adalah selembar kertas atau pernyataan tertulis atau berita, atau sesuatu guna mengklaim, berkhotbah, atau meminta orang lain.

Djoko Purwanto

Surat merupakan alat komunikasi yang digunakan guna menyampaikan informasi secara tertulis oleh salah satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan bisnis maupun kegiatan non bisnis.

Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Kerja

JENIS JENIS SURAT

Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

a. Telegram

Telegram merupakan jenis surat yang berisi pesan yang cukup singkat, proses pengirimnya melalui pesawat telegram. Surat akan sampai kepada pihak yang dituju dalam waktu yang singkat.

b. Kartu Pos

Kartu pos yaitu jenis surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 sentimeter. Umumnya lembaran suratnya tebal, sehingga disebut kartu. Surat ini memiliki fungsi guna menyampaikan informasi yang singkat.

Karena sifatnya terbuka, surat ini dapat dilihat oleh pihak lain yang bukan haknya sebagai penerima. Jenis surat seperti ini umumnya dijual di kantor pos.

c. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada pihak lain dengan dilapisi menggunakan sampul surat. Surat bersampul ini memiliki kelebihan tersendiri, yaitu lebih terjaga kerahasiaan isinya, tak banyak aturan dalam penulisannya, dan lebih santun dalam proses surat menyurat.

d. Warkat Pos

Warkat pos merupakan surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Jenis surat ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini juga bisa dimanfaatkan sebagai amplop.

Fungsi dari surat ini adalah guna menyampaikan berita yang cukup panjang pada sehelai kertas. Sama halnya dengan kartu pos, jenis surat ini juga umum di jual di kantor pos.

Jenis Surat Berdasarkan Pembuatannya

a. Surat Pribadi

Surat pribadi ini ditulis dengan atas nama pribadi dan isinya pun berkaitan dengan permasalahan pribadi. Surat ini dapat tujukan kepada teman, keluarga, atau pun instansi.

b. Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang biasa digunakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan, yang mana ditujukan kepada pihak organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Jenis Surat Berdasarkan Isi Pesan Surat

a. Surat Keluarga

Surat Keluarga ialah surat yang isinya menyangkut permasalahan dalam keluarga.

b. Surat Sosial

Surat sosial merupakan surat dari pihak lembaga sosial yang ditujukan kepada perorangan, perusahaan, atau pun organisasi tertentu. Surat ini berisi tentang permasalahan sosial yang akan, sedang atau telah terjadi.

c. Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi ini ialah surat dari perorangan yang ditujukan kepada lembaga organisasi atau instansi tertentu.

d. Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang dibuat oleh sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perniagaan atau penjualan prooduk. Surat jenis ini berisi mengenai proses permintaan, tawar menawar, dan transaksi antara perusahaan dengan konsumennya atau dengan perusahaan lain.

e. Surat Pengantar

Surat Pengantar diberikan kepada perorangan atau suatu lembaga sebagai pengantar atau acuan seseorang guna menjalin relasi dengan pihak penerima surat.

f. Surat Dinas

Surat Dinas merupakan surat yang berisi mengenai permasalahan kedinasan atau pemerintahan dari suatu organisasi atau instansi pemerintah. Surat ini dapat diarahkan kepada perorangan, instansi lain, dan organisasi tertentu.

Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

a. Surat Rahasia

Jenis surat rahasia adalah surat yang berisi data atau dokumen ringan. Hanyalah beberapa pihak tertentu dalam sebuah perusahaan yang dapat mengetahui isi pesan dalam surat ini. Pada proses pengirimannya, surat ini diberikan dua buah sampul yang dicantumkan kode R yang berarti “rahasia”, lalu pada satu sampul lainnya tidak diberi kode apapun.

b. Surat Sangat Rahasia

Surat sangat rahasia sifatnya lebih berat dari surat rahasia, karena dalam surat ini berisikan dokumen sangat vital yang berkaitan dengan keamanan suatu negara. Surat sangat rahasia ini juga diberikan sampul sebanyak 3 buah.

Sampul yang pertama diberikan kode SR (Sangat Rahasia), pada sampul kedua diberikan kode SRS (Sangat Rahasia Sekali) serta dibubuhi segel sebagai jaminan keutuhan surat, dan pada sampul  yang terluar dibuat sebiasa mungkin demi menjaga ancaman kejahatan.

c. Surat Konfidensial

Surat konfidensial ini hanya dapat diketahui oleh beberapa pihak pejabat yang bersangkutan saja, karena terkait isinya yang memerlukan kebijakan dari pejabat tersebut.

Jenis Surat Berdasarkan Ruang Lingkupnya

a. Nota

Nota merupakan jenis surat yang dibuat oleh atasan yang diperuntukkan ke bawahan atau sebaliknya satu ruang lingkup kantor. Fungsi dari nota sendiri sebagai sarana untuk meminta data/dokumen atau informasi.

b. Memo

Memo atau biasa juga disebut memorandum adalah jenis surat yang dibuat atasan dan diperuntukkan juga kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat. Surat memo ini berisikan catatan singkat mengenai pokok permasalahan sebagai pengingat atau pesan yang ingin dibicarakan.

c. Surat Eksternal

Surat eksternal yaitu surat yang dibuat oleh sebuah perusahaan dan ditujukan kepada perusahaan lainnya. Biasanya surat eksternal berisi tentang permintaan hubungan kerja sama atau pun transaksi lainnya antar perusahaan.

d. Internal

Surat internal yaitu surat yang dibuat oleh salah satu pihak dalam perusahaan, kemudian ditujukan kepada pihak lain yang juga bekerja dalam perusahaan tersebut. Seperti pimpinan memberikan surat mutasi kepada salah satu staf nya.

Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

a. Surat Edaran

Surat edaran ialah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, baik kepada pihak dalam maupun pihak luar perusahaan yang bersangkutan. Sifat dari surat ini berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh pejabat tertentu. Namun, ada juga surat edaran yang cakupan nya lebih luas.

b. Surat Pengumuman atau Pemberitahuan

Surat Pengumuman merupakan surat yang diperuntukkan kepada beberapa orang, perusahaan, atau pun pihak lain dalam jumlah banyak. Pengumuman dapat diterapkan dalam ruang lingkup yang kecil maupun yang lebih luas.

c. Surat Personal Target

Personal Target berarti ditujukan kepada satu orang, yang mana orang tersebut adalah nama yang tertera pada alamat suratnya dan sifatnya pun hanya dapat diketahui oleh penerima yang dituju.

Jenis Surat Proses Penyelesaian Surat

a. Surat Kilat

Surat kilat ini merupakan surat yang pesannya harus dikirimkan atau pun disampaikan kepada penerima dalam waktu secepat mungkin. Dan juga, balasan atau tanggapan dari surat tersebut harus dikirimkan kembali dengan cepat.

b. Surat Segera

Surat segera yaitu surat yang pesannya harus disampaikan sesegera mungkin kepada penerima surat. Namun tak sama dengan surat kilat, karena balasan surat segera ini tak perlu dikirimkan kembali dengan cepat.

Jenis Surat Berdasarkan Sifat Umum Surat

a. Surat Kaleng

b. Surat Terbuka

c. Surat Tertutup

Kamu bisa juga temukan berbagai contoh surat lainnya di situs kami, seperti contoh surat penawaran, contoh surat pengunduran diri, dan surat perjanjian.

Terima kasih sudah berkunjung