C. Syarat-syarat arsip
Tidak semua suratwarkat dapat disebut arsip. Karso 1999:27 mengemukakan bahwa warkat atau surat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1 Merupakan kumpulan warkatnaskah yang masih berguna. Berguna atau dapat dipergunakan baik bagi pemiliknya maupun bagi orang lain. 2 Ada yang membuatmenerima. Pembuat atau penerima arsip fdapat perorangan, organisasi social, instansi pemerintah maupun swasta. 3 Disimpan secara sistematis. Arsip disimpan menurut prosedur tertentu sesuai dengan sistem penyimpanan tertentu. 4 Mudah ditemukan. Bila sewaktu-waktu siperlukan dapat ditemukan dengan mudah, sepat, dan tepat. Berdasarkan pendapat diatas maka setiap kumpulan warkatdokumen dapat dikatakan arsip apabila warkat tersebut masih berguna dan diperlukan bagi organisasi atau orang-orang yang membutuhkan dan ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat karena disusun secara sistematis.D. Jenis Arsip
Menurut Basuki 2003:12 Dalam pelaksanaan dan pengelolaannya arsip dapat diklasifikan dalam beberapa jenis. Adapun jenis-jenis arsip yaitu : 1. Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu: a Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dikelola oleh unit kerja yang melaksanakan tugas teknis operasional. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. b Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan 2. Berdasarkan subjek atau isinya. Berdasarkan subjek atau isinya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu : a Arsip Keuangan, adalah arsip yang berhubungan dengan maslah keuangan, misalnya : Laporan keuangan, Surat Permintaan Pembayaran SPP, Surat Penagihan SPn, Daftar Gaji, Surat Pertanggungjawaban b Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya : Daftar riwayat hidup pegawai, Surat Lamaran, Surat-surat pengangkatan pegawai, Absensi Pegawai, Kartu Pegawai karpeg 3. Berdasarkan wujud dan bentuknya Menurut bentuk dan wujudnya arsip ada beberapa macam, misalnya : a Surat, dalam hal ini yang dimaksud adalah setiap lembaran ketas yanng berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain : Naskah perjanjian atau kontrak, Notulen rapat, Laporan-laporan, Kuitansi, Naskah berita umum, Bon penjualan, Kartu pegawai, Tabel-tabel, gambar atau bagan, dan Grafik b Pita rekaman c Piringan hitam d Mikrofilm 4. Jenis arsip berdasarkan nilai kegunaaanya a Nilai kegunaan informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberuitahuan. b Nilai-nilai kegunaan administrasi, ialah arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi. c Nilai-nilai kegunaan hukum, yaitu arsip yang mengandung peraturan- peraturan dan ketentuan-ketentuan yangberlaku oleh dan untuk banyak orang. d Nilai-nilai kegunaan keuangan, yaitu arsip yang berhubungan atau berisikan tenteng masalah keuangan. e Nilai-nilai kegunaan untuk pendidikan, yaitu arsip yang dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan. f Nilai-nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan, yaitu arsip yang dipergunakan sebagai referensi untuk melakukan kegiatan, karena di dalamnya terkandung informasi. g Nilai-nilai kegunaan untuk penelitian, ialah arsip yang dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. h Nilai kegunaan untuk dokumnetasi, ialah arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya. 5. Berdasarkan menurut sifat kepentingannya. a Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip nonesensial ini merupakan arsip yang sudah habis kegunaanya setelah selesai dibaca atau diketahui, atau yang telah lampau peristiwanya, sebaiknya dimusnahkan untuk menghindari penyimpanan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Apabila terpaksa harus disimpan, lama penyimpanannya paling lama 1 tahun. Yang termasuk golongan arsip nonesensial atau arsip yang tidak penting, yaitu surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota yang tidak penting. b Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu asip yang diperlukan useful archives masih perlu disimpan antara 2-3 tahun. Yang termasuk arsip yang diperlukan misalnya : presensi pegawai, daftar isian pegawai, surat pemliharaan ala- alat inventaris. c Arsip Penting important archives, yaitu arsip mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangna , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Apabila hilang, arsip yang demikian sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya. Oleh karena itu arsip ini digolongkan kedalam arsip penting dan masih hrus disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai arsip tersebut. d Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Arsip yang dapat digolongkan kedalam arsip vital misalnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, daftar hail ujian jabatan pegawai. 6. Berdasarkan keseringan penggunaanya a Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. b Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi kadanng-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan. c Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya. 7. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya: a Arsip Sentral, yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip dan arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai unit organisasi. b Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian unt dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.I.5.2 Kearsipan Sebagai Sistem
You're Reading a Free Preview
Page 4 is not shown in this preview.
Admin buleleng | 16 Maret 2021 | 22593 kali
Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.
Arsip dan Kearsipan
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.
1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Sifat dan Karakter Arsip
Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :
- Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
- Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
- Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:
- penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip
- pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
- penyimpanan dan pemusnahan arsip
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen.
Pengertian Arsip dan Kearsipan - Kanal Informas