Tahapan awal dalam kegiatan proyek adalah a perencanaan b. perancangan c. pelaksanaan d evaluasi

Seringkali sebagai pelaku Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, apalagi yang tidak memiliki pengetahuan mengenai keteknikan, tiba-tiba diminta menangani atau merencanakan suatu pengadaan pekerjaan Konstruksi, walaupun pekerjaan konstruksi tersebut berupa bangunan sederhana 3 lantai misalnya. tentunya hal ini membuat kita menjadi bingung,

untuk itu tulisan berikut ini, saya ingin memberikan gambaran umum mengenai apa yang harus diketahui tentang proyek.

Secara garis besar tahapan proyek konstruksi dapat dibagi menjadi :

1. Tahap perencanaan (planning)
2. Tahap perancangan (design)
3. Tahap pengadaan/pelelangan
4. Tahap pelaksanaan (construction)

1. Tahap Perencanaan (Planning)

Merupakan penetapan garis-garis besar rencana proyek,  meliputi

• Rekruitment konsultan (MK, perencana) untuk menterjemahkan kebutuhan pemilik, membuat TOR, survey, feasibility study kelayakan proyek, pemilihan desain, schematic design, program dan budget, financing. Disini merupakan tahap pengelolaan (briefing), studi, evaluasi dan program yang mencakup hal-hal teknis ekonomis, lingkungan, dll

Hasil dari tahap ini adalah

• Laporan survey
• Studi kelayakan
• Program dan bugdet
• TOR (Term Of Reference)
• Master plan

Study Kelayakan (Feasibility Study)

Tujuan dari tahap ini untuk meyakinkan Pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lingkungannya.

Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah :

• Menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
• Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi sosial)
• Menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun finansial.
• Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan.

Tahap Penjelasan (Briefing)

Tujuan dari tahap penjelasan adalah untuk memungkinkan pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan, sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :

• Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli
• Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, dan persyaratan mutu.
• Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan
• Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu yang menggambarkan denah dan batas-batas proyek.

2. Tahap Desain /Perancangan (Design)

Tahap perancangan meliputi dua sub tahap yaitu :

• tahap Pra-Desain (Preliminary Design) dan
• tahap pengembangan Desain (Development Design) / Detail Desain (Detail Design).

Yang mencakup kriteria desain, skematik desain, proses diagram blok plan, rencana tapak, potongan, denah, gambar situasi/site plan tata ruang, estimasi cost.

Merupakan tahap pengembangan dari pra rancangan yang sudah dibuat dan perhitungan-perhitungan yang lebih detail, mencakup :

• Perhitungan-perhitungan detail (struktural maupun non struktural) secara terperinci
• Gambar-gambar detail (gambar arsitektur, elektrikal, struktur, mekanal, dsb)
• Outline specification (garis besar)
• Estimasi cost untuk konstruksi secara terperinci

Merupakan tahap akhir dari perencanaan dan persiapan untuk tahap pelelangan, mencakup :

• Gambar-gambar detail, untuk seluruh bagian pekerjaan
• Detail spesifikasi
• Bill of quantity (daftar volume)
• Estimasi biaya konstruksi (secara terperinci)
• Syarat-syarat umum administrasi dan peraturan umum (dokumen lelang)

Tujuan dari tahap ini adalah :

• Untuk melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak, rancangan, metoda konstruksi dan taksiran biaya agar mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat.
• Untuk mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan, termasuk gambar rencana dan spesifikasi serta untuk melengkapi semua dokumen tender.

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pada tahap perancangan (design) ini adalah :

• Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penjelasan akhir.
• Memeriksa masalah teknis
• Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari Pemilik proyek
• Mempersiapkan rancangan skema (pra-desain) termasuk taksiran biayanya, rancangan terinci (detail desain), gambar kerja, spesifikasi, jadwal, daftar volume, taksiran baiaya akhir, dan program pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal waktu.

3. Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk Kontraktor sebagai pelaksanan atau sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang melaksanakan konstruksi di lapangan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah :

Seringkali dalam tahap pelelangan diadakan beberapa prosedur agar kontraktor yang berpengalaman dan berkompeten saja yang diperbolehkan ikut serta dalam pelelangan. Prosedur ini dikenal sebagai babak prakualifikasi yang meliputi pemeriksaan sumber daya keuangan, manajerial dan fisik kontraktor yang potensial, dan pengalamannya pada proyek serupa, serta integritras perusahaan. Untuk proyek-proyek milik emerintah, Kontraktor yang memenuhi persyaratan biasanya dimasukkan ke dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM)

Dokumen kontrak sendiri didefinisikan sebagai dokumen legal yang menguraikan tugas dan tangjung jawab pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Dokumen kontrak akan ada setelah terjadi ikatan kerjasama antara dua pihak atau lebih. Sebelum hal itu terjadi terdapat proses pengadaan atau proses pelelangan dimana diperlukan Dokumen lelang atau dokumen tender.

4. Tahap Pelaksanaan (Construction)

Tujuan dari tahap pelaksanaan adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh Konsuktan Perencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah disepakati, serta dengan kualitas yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan semua operasional di lapangan.

Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi :

• Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan
• Perencanaan dan pengendalian organisasai lapangan
• Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja
• Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material

Sedangkan koordinasi seluruh operasi di lapangan meliputi :

• Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasanag.
• Mengkoordinasikan para Sub-Kontraktor
• Penyeliaan umum.

Pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk gedung berbeda dengan pekerjaan konstruksi jalan atau konstruksi bendungan, pelabuhan dsb. Pada pekerjaan konstruksi, 4 target yang harus dicapai kontraktor :

• Selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang ditentukan dalam spec/perencanaan
• Selesai dengan waktu lebih kecil atau sama dengan waktu perencanaan
• Selesai dengan biaya paling tidak sama dengan biaya yang direncanakan
• Selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik, dan administratif)
• Pemeriksaan lab/testing
• Penyerahan pertama
• Masa pemeliharaan
• Penyerahan kedua.