Perabot yang paling pokok untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor, yaitu

Perabot kantor (office furniture) adalah sarana prasarana yang dapat menunjang kegiatan administrasi dalam sebuah kantor seperti misalnya meja, kursi, lemari dan lain sebagainya. Perabot kantor adalah merupakan sarana kantor yang tidak habis sekali pakai dan bisa digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu yang panjang, serta pada umumnya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.

Furniture dengan ukuran dan dengan bahan yang tepat akan meningkatkan produktivitas kerja dari para pekerja kantor. Di dalam desain hal tersebut disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman misalnya, akan membuat pemakainya betah di dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu juga furniture yang ergonomis akan mencegah terjadinya cedera pada bagian tubuh akibat pekerjaan yang dilakukan berulang (repetitive stress injuries).

Dalam kita akan membahas beberapa perabotan kantor yang secara umum digunakan di perusahaan/organisasi di Indonesia. Diantaranya ialah : meja, kursi, lemari kabinet, laci-laci kartu, rak filing dan sebagainya.

Meja tulis atau meja kerja yang digunakan sebaiknya memenuhi kriteria berikut ini:

a)      Ukuran Luas Permukaan Mejanya

Luas atau sempitnya permukaan meja harus disesuaikan dengan kedudukan serta jabatan orang yang mengunakannya. Akan tapi dalam hal ini yang penting harus diperhatikan adalah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya bisa dijangkau dengan tangan oleh orang yang mengunakannya.

b)      Tingginya

Untuk golongan meja yang ada di Indonesia lazim menggunakan meja yang memiliki ukuran tinggi kurang lebih 0,75 m, yaitu yang bisa membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan meja kira-kira sejauh 32 cm.

Berikut beberapa contoh jenis meja:

1)      Meja Staf

Yaitu meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama pada bagian administrasi atau tata usaha.

2)      Meja Resepsionis (Penerima Tamu)

Yaitu meja yang digunakan untuk menerima tamu atau untuk dijadikan tempat memberi serta mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan.

3)      Meja Direksi

Yaitu meja yang digunakan oleh pimpinan perusahaan dengan bentuk serta desain yang bisa mewakili gambaran seseorang yang memiliki jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

4)      Meja Rapat

Meja rapat biasa digunakan pada saat pertemuan rapat

5)      Meja Samping

Yaitu meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut sebagai meja return.

Untuk kursi kerja atau kursi ketik ukuran besar dan juga tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang akan mengunakan kursi tersebut. Di Indonesia sendiri tinggi kursi rata-rata berukuran 0,46 m. Contoh beberapa jenis kursi:

a.       Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besar (volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ ialah termasuk kedalam lemari golongan B. lebih besar dari itu termasuk golongan A. Sementara yang lebih kecil dari golongan B termasuk ke dalam golongan C. Lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file.

b.      Lemari rak, yaitu lemari untuk menyimpan map dan bundel laporan atau dokumen lainnya yang telah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran serta golongannya sama dengan lemari warkat.

c.       Lemari Brandkas (cash-box), yaitu lemari untuk menyimpan uang, check dan surat berharga lainnya.

Filing Cabinet pada umumnya memiliki 4 kotak kecil dari bawah keatas, kegunannya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.

Bentuknya seperti lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil dibandingkan dengan laci-laci filing cabinet.

Selain perabot, ada juga yang sebut peralatan (facilities) kantor seperti misalnya telpon, pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), radio, TV, perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan lain sebagainya. Dalam hal ini perlu adanya pedoman tertentu mengenai penempatan fasilitas tersebut dan penggunanya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi.

Contoh lainnya dari perabot kantor, antara lain yaitu:

1)      Lemari Laci Arsip Beroda

Yaitu bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku atau meja.

2)      Kabinet Alat Tulis

Yaitu kabinet besar dua pintu dengan rak, fungsinya untuk menyimpan peralatan kantor dan berbagai keperluan sehari-hari.

3)      Kabinet Peraga

Kabinet peraga biasanya dengan lipatan, ada raknya, untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan brosur.

4)      Panel yang Dapat Dipindah

Yaitu pembatas yang biasanya ada kakinya dan dipakai untuk menyekat berbagai ruang kerja.

5)      Lemari pendek

Yaitu perabot kantor panjang pendek dengan laci atau kompartemen untuk menyimpang berbagai barang.

6)      Loker

Yaitu kabinet besar dua pintu dengan daun untuk menggantung pakaian dan menaruh berbagai barang.

Kualitas perabotan kantor yang bagaimana yang akan digunakan oleh sesuatu instansi tergantung kepada kemampuan keuangan, sifat bidang kegiatan, daya muat ruangan, dan beban kerja instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu maka pemikiran dan perencanaan yang tepat dalam menentukan kualitas perabotan mana yang akan digunakan perlu dilakukan jauh sebelum pembelian perabotan tersebut dilakukan.

Penggolongan ukuran ataupun kualitas perabotan yang dimaksud dapat digunakan sebagai pedoman, baik dalam rangka perencanaan pembelian ataupun dalam rangka melaksanakan penelitian bidang perabot kantor. Dalam hal ini perlu juga diterapkan ilmu ergonomi, yakni ilmu yang mempelajari keserasian perbandingan antara manusia (pegawai) dengan alat-alat atau perabotan kerja sehingga ikut menjamin adanya suasana kerja yang menggairahkan.

Meja kerja seorang pegawai perlu dilengkapi dengan berbagai macam perlengkapan dan alat-alat penting guna pelaksanaan serta penyelesaian tugas dengan baik.

Perlengkapan mencakup barang yang awet pakai dan barang yang habis pakai. Pengertian awet pakai disini ialah barang-barang yang tahan lama dalam hal pemakaiannya, misalnya: alat pelubang kertas yang lama kelamaan bisa rusak. Sementara barang yang habis pakai, tak selalu berarti barang tersebut menjadi musnah atau habis tanpa bekas, misalnya seperti: karet penghapus yang dapat dipakai berulang kali. Umumnya untuk benda-benda keperluan yang habis dalam pemakaian disebut sebagai: Office Supplies (bekal tata usaha).