Mengapa dalam penyampaian pesan-pesan bad news kepada pelanggan harus dihindari pernyataan maaf

Disusun oleh:Aldo Justin (115140255)Kevin(115140301)BAB 91.) Apa yang dimaksud dengan routine request?Routine request adalah pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatuperusahaan yang perlu dilakukan. Seperti pemesanan produk ke pada suatuperusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuankebijakan intensif bagi semua karyawan2.) Jelaskan secara singkat bagaimana strategi penulisan routine request?Untuk menulis pesan - pesan rutin mulailah dengan pernyataan ide pokokdengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Selanjutnya,ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaanpesan- pesan rutin yang dikehendaki. Pada bagian pertengahan Dari pesanrutin, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatianpembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalampenulisan pesan rutin. Pada bagian akhir Dari permintaan pesan-pesanrutin kemukakan pernyataan keramahan, spresiasi/penghargaan, Dantidakan khusus yang diinginkan.3. ) Bagaimana anda dapat merencanakan pesan-pesan positif?Untuk merencanakan pesan-pesan positif seseorang dapat menggunakanpendelan langsung. Hal ini dikarenakan karena pembaca pada umumnyatertarik atas apa yang ingin disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai adalahmengkomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan,menyiapkan secara rinci apa yang diminta dan memberikan suatu bentukpenghargaan yang baik terhadap pihak lain.Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:A.Ide-ide pokok yang jelaspenulisan pesan-pesan positif yang menggunakanpendekatan langsung, pada umumnya diawali denganpernyataan ide pokok yang jelas yang berkaitan dengan apapesan-pesan positif yang akan disampaikan kepadapembaca.

B.Penjelasan rinciDisamping memberikan penjelasan rinci pada bagianpertengahan, Anda juga harus dapat menjaga pokokbahasan yang telah ditetapkan pada bagian-bagian awal.C.Penutup suratPesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akanberhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yangmenyenangkan.4. ) Sebutkan apa kebaikan Dan kelemahan pendekatan langsung Dan pendekatantidak langsung?Kebaikan:Meningkatkan pemahaman secara komprehensif(menyeluruh) ketikapetama kali membaca suatu pesanMenekankan pada hasil suatu analaisis yang telah Anda lakukanMenghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahuiapa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagianmana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatianseksama.

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 7 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Salah satu manfaat gas alam bagi kehidupan manusia adalah..

......................​

Indonesia merdeka pada tahun note : hmm​

Dalam pemisahan campuran metode yang digunakan untuk memisahkan zat padat yang terlarur dari larutanya dengan cara pemanasan dinamakan

Manusia menghirup oksigen dan mengeluarkan karbon dioksida,haltersebut berupakan wujud benda

Penulisan judul yang sesuai PedomanUmum Ejaan Bahasa Indonesia adalah... * a. Uji Kompetensi Guru di Daerah Binaan b. Uji Kompetensi Guru Di Daerah Bi … naan c. Uji Kompetensi Guru diDaerah Binaan d. Uji Kompetensi Guru didaerah Binaan e. uji kompetensi guru di daerah binaan

Sebutkan hal hal yang harus di lakukan meganalisis isi debat

Tuliskan contoh bahan alam pembuatan karya seni rupa 2dimensi!

Sikapa apa yg dilakukan sd nusantara yg menunjukkqn persatuan

jelasksn manfaat dari sikap jujur dalam kehidupan bersama 1 mendapat sosialitas 2 menjaga kehidupan 3 membeli kecukupan sehari hari maaf kalo salah

S1 Pararel 2017 13 September 2019 BAB IX, X -PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF -PENULISAN BAD-NEWS KELOMPOK 6 NAMA NPM Surya Bagus Martabuana 1741011023 Anisa Nur Rachman 1741011042 Nabila Rahmanissa 1741011052 Ameria Angelica 1741011053 Meriana Herinda 1741011017 JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS LAMPUNG 2019 KATA PENGANTAR Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat rahmat-Nya Kami bisa menyelesaikan tugas Makalah mata kuliah Komunikasi Bisinis yang berjudul Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif serta Penulisan Bad-News. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini memberikan informasi bagi pembaca, mahasiswa dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua. Bandar Lampung, 13 September 2019 Penyusun ii DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................ii DAFTAR ISI ..............................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 1 1.3 Tujuan Penulisan .................................................................................... 2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Strategi Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan Positif ......................... 3 2.2 Pesan-pesan Good News dan Goodwill ................................................. 4 2.3 Menulis Jawaban Positif ........................................................................ 4 2.4 Menangani Permintaan Kredit Rutin ..................................................... 5 2.5 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan ................................................. 6 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ............................................................................................ 7 3.2 Saran ....................................................................................................... 7 SOAL ESAI ............................................................................................... 8 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 12 iii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas organisasi yang utama. Kamunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota organisasi. Pesan-pesan rutin tersebut meliputi : pesan rutin, permintaan rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar buruk,dan pesan-pesan pendek lainnya. Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok kita supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesanpesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra organisasi. Disamping itu kita harus melakukan pesanpesan pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim dari pelanggan. Semua itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan-pesan pendek yang bersifat harian. Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan rutin, pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin harus dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga efektifitas organisasi. Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak pesanpesan rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya. Sebenarnya komunikasi karyawan yang paling umum adalah mengenai masalah rutin: pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi dan seterusnya. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa : 1. Bagaimana Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif? 2. Apa itu Pesan-pesan Good News dan Goodwill? 3. Bagaimana Menulis Jawaban Positif? 1 4. Bagaimana Cara Menangani Permintaan Kredit Rutin? 5. Apa itu Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan? 1.3 Tujuan Penulisan Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah : 1. Untuk mengetahui strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif. 2. Untuk mengetahui pesan-pesan good news dan goodwill. 3. Untuk mengetahui bagaimana cara menulis jawaban positif. 4. Untuk mengetahui cara menangani permintaan kredit rutin. 5. Untuk mengetahui surat rekomendasi dan pemberitahuan. 2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-Pesan Dan Pesan-Pesan Positif Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatankegiatan rutin dalam dunia bisnis. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.  Ide-ide pokok yang jelas  Penjelasan rinci  Penutup surat 3 2.2 Pesan-Pesan Good News Dan Goodwil Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Good Will tentang Pekerjaan Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betulbetul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki. Good News tentang Produk Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula. Pesan-pesan Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis. 2.3 Menulis Jawaban Positif Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain. 4 Surat Konfirmasi Pesan Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Menjawab Permintaan Informasi Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.  menjawab permintaan dengan penjualan potensial  menjawab permintaan tanpa penjualan 2.4 Menangani Permintaan Kredit Rutin Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Persetujuan Kredit Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. Memberikan Referensi Kredit Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki. 5 2.5 Surat Rekomendasi Dan Pemberitahuan Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:  Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)  Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon  Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri  Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon  Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari. Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. 6 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat. Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun, cermat, taat, dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis. 3.2 Saran Sebaiknya dalam menulis permintaan pesan-pesan rutin dan positif harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika menyampaikannya dapat mudah dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat atau yang berkepentingan. 7 SOAL ESAI 1. Apa yang dimaksud dengan routine request ? routine request adalah pesan – pesan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan yang perlu dilakukan / dijadwalkan secepatnya. 2. Jelaskan secara singkat bagaimana strategi penulisan routine request? Strategi yang dilakukan yaitu :  Mulailah dengan ide pokok, dgn mengemukakan secara tegas dan jelas, jangangan bertele-tele.  Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan yang dikehendaki. Dapat juga pada bagian ini dilakukan Tanya jawab.  Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan. Agar mudah dihubungi cantumkan no telp yang dapat dihubungi. 3. Bagaiamana anda dapat merencanakan pesan – pesan positif ? Dalam menyampaikan pesan – pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun tertulis, bentuk pesan – pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana yaitu mulai dengan ide – ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal penulisan pesan – pesan ositif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu manrik perhatian pembaca. Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci Bagian akhir pesan – pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca. 8 4. Sebutkan apa kebaikan dan kelemahan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung ? Kebaikan :  Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.  Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan  Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama. Kelemahan :  Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.  Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung “to the point” hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya. 5. Apa pendekatan yang dapat digunakan untuk membalas atau menjawab surat – surat/ pesan – pesan yang bersifat positif ? Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.  Surat konfirmasi pesan Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.  Menjawab permintaan informasi 9 Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah. a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial b. menjawab permintaan tanpa penjualan 6. Apabila potensial penjualan tercakup dalam menjawab permintaan informasi, maka apa yang perlu Anda perhatikan ? Ketika menjawab permintaan yang mencakup penjualan potensial, kita mempunyai tiga tujuan utama, yaitu : 1. memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan. 2. Mendorong penjualan yang akan datang, dan 3. berikan kesan yang baik terhadap pembaca. 7. Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit ? Berikan contohnya ? Biasanya ketika mengajukan kredit, pihak bank selalu meminta referensi portfolio keuangan calon debitur, terutama dalam hal besaran pendapatan dan pengeluaran, juga mutasi dalam laporan keuangan untuk menilai pola konsumsi.\ 10 Contoh surat permohonan referensi nasabah bank 8. Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya ? Manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya adalah sebagai salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan karir. 11 DAFTAR PUSTAKA Purwanto, Djoko. (2010). Komunikasi Bisnis. Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga Zuhdi, Umar Farouk. 2010. Komunikasi Bisnis, Pemahaman Secara Mudah. Yogyakarta: Wahana Totalita Publisher. Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi Keenam, Indeks, Jakarta Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi Kedelapan, Jilid 1, Indeks, Jakarta Purwanto, Djoko, (2003), Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta. 12 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................ii DAFTAR ISI ..............................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 14 1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 14 1.3 Tujuan Penulisan .................................................................................. 15 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News .............................. 16 2.2 Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif .......................... 17 2.3 Penyampaian Bad News ke Pelanggan ................................................ 17 2.4 Bad News Tentang Orang .................................................................... 18 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan .......................................................................................... 19 3.2 Saran ..................................................................................................... 19 SOAL ESAI ............................................................................................. 20 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 23 13 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Sama halnya dengan kondisi manusia sebagai lakon utama dalam kehidupan ini. Manusia sebagai pelaku komunikasi terbesar di dunia ini.Berbicara manusia dan kehidupan sosial yang di dalamnya terjadi proses komunikasi, maka seiring perubahan alam, komunikasi pun akan berubah. Berubah sesuai perkembangan zaman atau lebih populer dengan istilah kekontemporeran. Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai fenomena yang terjadi pada proses perubahan komunikasi dari dulu hingga saat ini. Tujuannya adalah agar terwujudnya komunikasi efektif. Maka dari itu penulisan bad news sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud. Salah satu fungsi dari komunikasi adalah untuk menyampaikan pesan/informasi.Pesan yang disampaikan tentu tidak selalu berbentuk pesan yang positif atau pesan yang menyenangkan. Bentuk pesan yang juga sering disampaikan adalahpesan yang bersifat negatif atau yang biasa disebut bad news. penyampaian pesan bad news harus memperhatikan banyak hal serta harusmenggunakan cara yang tepat agar penyampaian pesan dapat dilakukan secaraefektif namun tetap memperhatikan perasaan penerima pesan bad news. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa : 1. Apa Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News ? 2. Bagaimana Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif ? 3. Bagaimana Penyampaian Bad News ke Pelanggan ? 4. Apa itu Bad News Tentang Orang ? 14 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News 2. Untuk mengetahui Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif 3. Untuk mengetahui Penyampaian Bad News ke Pelanggan 4. Untuk mengetahui Bad News Tentang Orang 15 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu : Penyampaian bad-news, Penerimaan pesan tersebut, dan Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens. Menciptakan Audience-Centered Tone Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik :  Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil  Membantu audiens anda mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas  Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan Memilih Pendekatan Organisasional Sebagaimana telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Pendekatan Tak Langsung (Inderect Approach) dan Pendekatan Langsung (Direct Approach).  Pendekatan Tak Langsung Merupakan pendekatan yang paling digunakan dalam penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. 16  Pendekatan Langsung Akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat . 2.2 Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif Bad news tentang produk Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk , kadaluwarsa produk, produk rusak atau cacat. Bagi pelanggan, bad news tentang produk tentunya memberikan dampak negatif bagi mereka. Oleh karena itu, penyampaian bad news tentang produk perlu mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkanny. Penolakan kerja sama Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaanya, anda dapat menggunkan pendekatan langsung atau tidak langsung, Penolakan undangan Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan anda dengan pihak lain. 2.3 Penyampaian Bad News ke Pelanggan Bad news tentang pesanan Bila anda hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelangga, anda dapat menggunakan pendektan tak langsung, yang isi paragraf pembukaanya adalah good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi. Apabila sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan produk pelanggan, anda masih dapat menggunakan pendekatan tak langsung. 17 Penolakan surat pengaduan dan keluhan Secara umum, untuk menjawab penolakan surat pengaduan, anda dapat menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan pendekatan tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat. Mengganti Produk Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, anda dapat mengirim produk pengganti tersebut. jika anda meras ragu-ragu dengan penggantian suatu produk baru anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung. Tidak memenuhi Pesanan Kadang kala anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun produk pengganti. Apabila hal itu terjadi tugas anda adalah menyatakan secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanannya dengan menggunakan pendekatan tak langsung. 2.4 Bad News Tentang Orang Penolakan Menulis Surat Rekomendasi Penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas dan jelas Penolakan Lamaran Pekerjaan Untuk memberikan jawaban untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tak langsung. 18 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Maksud dari pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atu memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens anda. Sebagai contoh penolakan surat lamaran kerja, penolakan surat undangan, dan kegagalan ujian. Secara umum pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-pesan bad news adalah indirect appoarch dan direct appoarch. Indirect appoarch, yang dimulai dengan suatu pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki dampak positif bagi audiens. Direct appoarch yang digunakan terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad news yang mempunyai dampak emosional yang sangat kecil terhadap audiens, yang dimulai dengan bad news, diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata penutup yang positif. 3.2 Saran Saran yang dapat diambil dari makalah yang sudah disususun yaitu apabila dalam menulis bad news harus memperhatikan tatanan bahasa yang digunakan dan kepada siapa surat tersebut dituju agar tidak menimbulakan kesalahpahaman antara kedua komunikator. 19 SOAL ESAI 1. Apa yang disebut dengan pendekatan tidak langsung dalam pendekatan organisasional? Berikan contohnya! Jawab : Pendekatan tidak langsung adalah pendekatan yang paling fanilier atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenagkan kepada audiens. Contohnya adalah penyampaian kenaikan harga produk dan penarikan produk kepada pelanggan. 2. Apa yang disebut dengan pendekatan langsung dalam pendekatan organisasional? Berikan contohnya! Jawab : Pendekatan langsung diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuiti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad news. 3. Apa yang membedakan pendekatan tidak langsung dengan pendekatan langsung ? Jawab : Pendekatan langsung adalah suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Sedangkan pendekatan tidak langsung adalah Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news). 20 4. sebutkan beberapa keuntungan penggunaan pendekatan langsung untuk penyampaian pesan – pesan bad news ? Jawab : Keuntungannya adalah audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad news. 5. apabila konsumen berkeinginan untuk mengembalikan pesanan, bagaimana pendekatan yang lebih tepat untuk hal tersebut? Jawab : Pendekatan yang lebih tepat adalah pendekatan langsung, dimana pesan langsung ke poin yang dituju bahwa pesanan yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan. 6. mengapa dalam paragraph terakhir untuk pendekatan tidak langsung dalam pendekatan organisasional perlu pernyataan yang positif dan bersahabat? Jelaskan? Jawab : Karena pernyataan yang positif dan bersahabat merupakan salah satu cara untuk menjaga keprcayaan pelanggan terhadap perusahaan kami, dan dengan pernyataan yang positif dan bersahabat para pelanggan juga akan merespon dengan baik. Misalkan kita sebagai seorang penjual kita harus bersikap ramah kepada setiap konsumen. Hal ini kita lakukan agar konsumen yang mau membeli barang dagangan kita dia jadi membeli barang dagangan kita. Kita harus memperlakukan konsumen kita seperti sahabat kita, karena secara psiokologi, jika kita telah memperlakukan konsumen kita sebagai sahabat, sudah pasti kita ingin memberikan yang terbaik kepada sahabat kita. 21 7. mengapa pendekatan tidak langsung lebih banyak digunakan dalam penyampaian pesan – pesan bad news daripada pendekatan langsung? jelaskan ? Jawab : Karena pendekatan tidak langsung bersifat menghindari kekecewaan seseorang. Pendekatan tidak langsung lebih mengusulkan suatu craa pemecahan masalah yang dihadapi dan memberikan kesan yang baik dalam menyampaikan pesan-pesan bad news. Sedangkan pendekatan langsung memberikan pesan langsung ke poin yang dituju. 8. mengapa dalam penyampaian pesan – pesan bad news pelanggan harus dihindari penyataan maaf ? jelaskan ? Jawab : Karena untuk menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan bad-news. 22 DAFTAR PUSTAKA Purwanto, Djoko. Komunika Bisnis (edisi keempat). Jakarta:Penerbit Erlangga, 2010 Zuhdi, Umar Farouk. 2010. Komunikasi Bisnis, Pemahaman Secara Mudah. Yogyakarta: Wahana Totalita Publisher. Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi Keenam, Indeks, Jakarta Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi Kedelapan, Jilid 1, Indeks, Jakarta Purwanto, Djoko, (2003), Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta.

23