Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan

Rencana kerja adalah pendekatan inovatif untuk menyelesaikan pekerjaan dalam suatu organisasi, dan untuk mengelola staf yang melakukan pekerjaan itu. Artinya, ketika Anda membuat rencana kerja, Anda perlu menentukan skala prioritas kerja. 

Di sini penting Anda perlu mengetahui cara menyusun skala prioritas dan cara mengatur waktu dengan baik. Selain itu, prinsip membuat rencana kerja atau planning adalah kemampuan Anda menyusun langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang dapat dibuktikan dan hasil yang dapat diukur sehingga menjadi tindakan yang nyata. 

Ada 3 hal yang perlu diperhatikan saat menyusun skala prioritas dan membuat rencana kerja. Apa saja hal yang perlu diperhatikan tersebut? Simak selengkapnya di microlearning ini!

Pelajari juga video microlearning lainnya dengan tema Karir Melejit Dengan Time Management hanya di aplikasi belajar online terbaik QuBisa:

Pernahkah Anda berada dalam posisi memperoleh banyak pekerjaan dan semuanya harus selesai dalam waktu satu minggu? Kalau ini yang terjadi, wajar jika Anda mengalami kebingungan. Mana pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dulu, mana yang bisa ditunda, sampai mana yang dapat didelegasikan ke orang lain.

Di sinilah pentingnya Anda membuat rencana kerja dan menentukan skala prioritas. Menurut Nurul Oktima dalam buku Kamus Ekonomi yang dia tulis, skala prioritas adalah penentuan urutan kebutuhan dari yang terpenting sampai yang kurang penting. 

Hampir dalam setiap sendi kehidupan, Anda tentu memiliki banyak sekali kebutuhan. Namun dari semua kebutuhan itu, ada yang mendesak untuk dimiliki, tapi ada juga yang bisa ditunda.

Dalam lingkup pekerjaan, penetapan prioritas ini tentu saja sangat diperlukan terutama jika Anda hendak membuat rencana kerja. Anda tentu tak mungkin bisa menyelesaikan banyak tugas kerja dalam satu waktu yang sama bukan? 

Sudah pasti bikin pikiran dan tubuh lelah yang ujung-ujungnya menjadi stres. Supaya kondisi itu tak terjadi, Anda harus bisa memilah dan memilih pekerjaan, mengingat kualitas tindakan Anda berpengaruh pada pencapaian hasil yang optimal.

Hal-Hal yang Wajib Diperhatikan Saat Membuat Rencana Kerja

Ketika Anda sudah berhasil membuat skala prioritas, Anda akan tahu pekerjaan mana yang punya nilai dan dampak besar bagi perusahaan, sehingga harus dikerjakan tepat waktu secara maksimal. Untuk bisa bekerja produktif, coba terapkan rencana kerja efektif berikut ini:

Pilah Pekerjaan, Jangan Serabutan

Tak hanya memilah pekerjaan yang harus diutamakan, Anda juga perlu belajar memprioritaskan waktu kerja terbaik. Seperti yang Anda tahu, manusia memiliki 24 jam dalam satu hari. 

Jika waktu 24 jam tersebut dibagi menjadi tiga sesuai matrix time balance, maka setiap aktivitas utama punya durasi delapan jam. Nah, dalam delapan jam waktu bekerja itu, jangan sampai Anda melakukan tugas secara serabutan.

Lakukan pekerjaan secara efektif dengan mengetahui tugas-tugas mana saja yang penting dan tidak penting sesuai perhitungan prioritas sebelumnya. Pekerjaan yang dikerjakan efektif tentu tak akan membuat hidup makin berantakan.

Optimalkan Waktu

Agar rencana kerja bisa tersusun secara sistematis, Anda perlu memaksimalkan waktu delapan jam kerja yang dimiliki. Supaya optimal, Anda bisa memilih sekitar 20% dari pekerjaan harian yang wajib diselesaikan terlebih dulu. Ketika 20% ini sudah selesai sesuai waktu, baru Anda bisa melakukan 80% pekerjaan lainnya secara lebih produktif.

Ketahui Waktu Kerja Terbaik

Setiap manusia punya waktu-waktu terbaik dalam bekerja, di mana Anda bisa berpikir fokus dan menggunakan energi secara maksimal. Biasanya waktu terbaik terjadi pada pukul 10.00 - 11.00 setiap harinya. Contoh rencana kerja yang bisa dilakukan, seperti mulai menyelesaikan tugas yang tersulit lalu menuntaskan tugas-tugas yang sempat tertunda.

Beberapa tips bekerja produktif demi peningkatan kinerja dan pengembangan karir juga sudah tersedia di platform belajar online QuBisa, platform e-learning untuk mahasiswa, fresh graduate, karyawan, pekerja, dan para profesional, termasuk pebisnis. Tips tersebut antara lain:

Dengan menerapkan hal-hal di atas, tentu saja rencana kerja yang sudah ditetapkan dalam sebuah skala prioritas bisa diselesaikan secara tepat waktu. Bekerja sesuai deadline dan target sudah pasti dapat Anda lakukan sehingga kualitas diri jadi makin baik di perusahaan.

Planning (perencanaan) merupakan fungsi dasar manajemen karena fungsi-fungsi manajemen yang lain harus direncanakan.

Prencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada untuk mencapai apa yang digunakan pada masa yang akan datang

Planning adalah suatu proses untuk menentukan plan.

Rencana (plan) adalah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yaitu tujuan dan pedoman.

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN PERENCANAAN (Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan)

1.      What (apa).

2.      Why (mengapa)

3.      Where (dimana)

4.      When (kapan)

5.      Who (siapa)

6.      How (bagaimana)

Jawaban dari pertanyaan tersebut di atas yang disebut perencanaan

1.      Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dalam segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

2.      Principle of efficiency of plans

Suatu perencanaan adalah efisien jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya.

3.      Principle of primacy of planning (pengutamaan perencanaan)

4.      Pemerataan perencanaan --à pada setiap tingkat manajer.

5.      Patokan perencanaan

6.      Kebijaksanaan pola kerja

7.      Azas waktu -à waktu yang relatif singkat dan tepat.

8.      Tata hubungan perencanaan

9.      Azas alternatif

10.  Azas pembatasan faktor -à harus memiliki faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah.

11.  Keterikatan

12.  Azas fleksibilitas

13.  Ketetapan arah -à tujuan

14.  Azas perencanaan strategis.

JENIS-JENIS RENCANA ( Menurut Harod Koontz)

1.      Objective (sasaran)

2.      Policy (Kebijaksanaan)

3.      Procedure (petunjuk-petunjuk untuk bertindak)

4.      Rules (peraturan-peraturan yang harus ditaati).

5.      Program (Rencana yang kongkret)

6.      Budget (anggaran)

7.      Strategi (Siasat)

Penentuan cara yang harus ditempuh

Ad.1. Objective (sasaran) Goal (tujuan) setiap rencana harus jelas tujuannya. Tujuan dapat bersifat materil dan non materil.

Ad.2. Policy (kebijaksanaan) adalah suatu pedoman-pedoman yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan yang digariskan bagi tindakan organisasi untuk mencapai tujuan dengan baik.

Ad.3. Procedure urutan-urutan pelaksanaan yang harus diikuti oleh seseorang dalam melakukan sesuatu tindakan (memuat urutan tindakan dan waktu).

Ad.4. Rules ---à peraturan-peraturan yang ditetapkan dan harus ditaati.

Ad.5. Program --à suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang kongkrit, yaitu telah tercantum sasaran, kebijaksanaan, proses maupun anggaran-anggaran.

Ad.6. Budget -à suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang.

Ad.7. Strategi --à penentuan cara yang harus ditempuh agar memungkinkan memperoleh hasil yang maksimal, efektif.

MENGAPA PERENCANAAN DIPERLUKAN ?

1.      Untuk menjadi dasar bertindak, atau pedoman bagi setiap anggota organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.

2.      Untuk menghindarkan tindakan-tindakan yang keliru yang dapat mengakibatkan tujuan organisasi tidak dapat tercapai.

3.      Untuk dapat memilih salah satu atau beberapa alternatif yang paling baik dalam arti yang paling ekonomis.

4.      Untuk dapat melakukan pengawasan dengan baik.

5.      Biaya-biaya dapat ditekan.

Tahap-tahap (proses) perencanaan         (alex Hal. 5).

1.      Penetapan tujuan dan tugas.

2.      Pengumpulan-pengumpulan data-data serta informasi yang dibutuhkan dan menganalisanya.

3.      Menetapkan dugaan/ramalan dan hambatan-hambatan dengan pas menetapkan alternatif cara bertindak.

4.      Mengadakan penilaian alternatif

5.      Memilih alternatif -à menyusun rencana.

SYARAT-SYARAT PERENCANAAN YANG BAIK

1.      Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan.

2.      Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.

3.      Menetapkan beberapa alternatif dan “Premisenya”

4.      Putuskan suatu keputusan yang menjadi rencana mengambil keputusan untuk menjadi rencana.

SYARAT-SYARAT RENCANA YANG BAIK

1.      Tujuan harus jelas, rasional, obyektif dan cukup menantang untuk diperjuangkan.

2.      Rencana harus mudah dipahami

3.      Rencana harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis.

4.      Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendali.

5.      Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang.

6.      Rencana harus   menunjukkan urutan-urutan pekerja dan waktu pekerjaan.

7.      Rencana harus fleksibel

8.      Rencana harus berkesinambungan

9.      Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.

10.  Rencana harus berimbang (pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas).

11.  Rencana tidak boleh terjadi pertentangan antar Departemen.

12.  Rencana harus sensitif terhadap situasi.

PREMIS adalah anggapan-anggapan atas asumsi yang akan digunakan dalam membuat ramalan dan didasarkan pada analisa data/fakta.

MANFAAT KEUNTUNGAN ADANYA PERENCANAAN (ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN)

1.      Dengan perencanaan tujuan akan jelas, obyektif dan rasional

2.      Dengan perencanaan semua aktivitas dapat dilakukan secara teratur dan ekonomis.

3.      Perencanaan meningkatkan pendayagunaan semua fasilitas.

4.      Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

5.      Perencanaan dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

6.      Perencanaan dapat memberikan landasan untuk pengendalian.

7.      Perencanaan dapat merangsang prestasi kerja.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMBATASI PERENCANAAN/KESULITAN DALAM MEMBUAT RENCANA

1.      Perencanaan akan membatasi tindakan, inisiatif para karyawan karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Kesulitan meramalkan kejadian yang akan datang.

3.      Kesulitan mendapatkan data yang diperlukan.

4.      Kesulitan tentang besarnya biaya.

5.      Kesulitan/penghalang psikologis karena orang lebih memperhatikan masa sekarang dengan masa yang akan datang.

KATEGORI PERENCANAAN

1.      Physical planning -à perencanaan mengenai tata susunan perusahaan, gedung-gedung, tempat kerja dan lain-lain.

2.      Functional planning -à mengenai sifat, bagian-bagian yang berhubungan dengan fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan.

3.      Comprehensive planning ---à perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluruhan dan faktor-faktor yang mempengaruhi usahanya.

4.      General combination planning ---à perencanaan gabungan.

JANGKA WAKTU RENCANA

1.      Rencana jangka panjang (long Term planning)         =  5 tahun ke atas.

2.      Rencana jangka menengah (Middle term planning)  =  2 – 5 tahun

3.      Rencana jangka pendek (short term planning)          =   1 – 2 tahun   

Penentuan jangka waktu rencana kita kaitkan dengan kondisi suatu perusahaan

ANCANGAN DALAM PERENCANAAN

Top Down Planning -à rencana yang disusun pada tingkat atas kemudian diserahkan kepada bawahan.

Bottom up planning --à rencana terlebih dahulu pada tingkat bawah, kemudian baru disusun rencana pada tingkat atas.

Page 2