Hal hal penting apa saja yang harus diperhatikan dalam proses penerimaan barang?

Hal utama yang harus diperhatikan dalam perencanaan ruang penyimpanan dalam suatu gudang adalah area penerimaan dan tempat penyimpanan barang. Berikut adalah beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan tersebut, yaitu:

1. Area Penerimaan Barang

Tidak ada ukuran area yang spesifik untuk area ini. Banyak factor yang perlu dipertimbangkan dalam penentuan area ini, meliputi : Jenis dan ukuran kendaraan dalam proses bongkar muat, area untuk penyortiran & kontrol kualitas barang/ produk serta jika diperlukan area khusus untuk karantina. Manfaat dari penataan area penerimaan adalah fleksibilitas dalam penggunaan SDM dan peralatan. Namun ada juga kelemahannya yaitu meningkatnya resiko kemacetan jika kegiatan bongkar muat harus mengambil tempat pada saat yang sama.

2. Tempat Penyimpanan Barang

Pastikan luas ruang yang akan dipakai sesuai dengan karakteristik barang, sesuaikan dengan suhu, kelembaban. Cara penyimpanan barang harus memiliki jarak antar barang yang pas dan berikan ruang untuk akses langsung ke barang agar lebih mudah dalam mengambil barang apalagi jika ketika mengambil barang membutuhkan peralatan khusus seperti forklift, tangga, dsb.

3. Area Pengiriman Barang

Hampir sama dengan area penerimaan barang, jenis dan ukuran kendaraan yang akan mengangkut barang akan menentukan apakah diperlukan tempat khusus yang memungkinkan kendaraan tersebut dapat masuk ke dalam gudang untuk melakukan proses pemuatan barang atau diperlukan tempat khusus untuk pemuatan barang di luar gudang. Selain itu peralatan yang dibutuhkan untuk penanganan barang ditentukan oleh karakteristik produk. Jika barang yang akan dikirim dapat langsung dimuat ke dalam kendaraan maka area yang diperlukan tidak terlalu besar atau lebih kecil daripada jika barang tersebut harus disimpan terlebih dahulu di daerah pengiriman sebelum diangkut ke kendaraan.

4. Aliran Barang dan Tata Letak Gudang

Tujuan mendefinisikan alur dan tata letak dalam gudang adalah untuk efisiensi arus barang. Hal-hal yang harus dipertimbangkan adalah:

• Tata letak ruang untuk kegiatan di gudang • Lokasi penyimpanan fisik barang.

Sebisa mungkin pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Maksimalkan fungsi Software ERP Retail untuk membantu dalam mengatur tata letak dan alur kerja bagian Gudang.

www.turboly.com

Sistem penerimaan barang atau yang sering disebut dengan goods receipt merupakan suatu hal yang paling sering dilakukan khususnya di suatu perusahaan. Kita ambil contoh saja seperti penerimaan barang di gudang. Penerimaan barang dapat dikatakan sebagai hal yang perlu menjadi perhatian dalam kegiatan operasional gudang sehari hari.

Secara umum, perlu diketahui fungsi dari penerimaan barang yaitu untuk bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas serta kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah layak untuk diterima atau tidaknya suatu barang yang datang.

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan tanpa masalah

Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan dalam proses penerimaan barang antara lain :

Penerimaan dan Pengecekan Surat Jalan

Ketika pemasok mengirimkan barang sudah pasti menyertakan surat jalannya. Pada surat jalan tersebut biasanya berisikan data seperti tanggal surat jalan, nama barang, jumlah barang dan nomer PO Purchase Order barang yang akan dikirim.

Mengecek Jumlah Barang

Setelah Anda menerima surat jalan tersebut segeralah lakukan pengecekan secara teliti apakah sesuai dengan barang yang di datang atau tidak. Cek jenis barang apakah benar barang yang dikirim adalah barang yang di pesan. Setelah itu cocokkan dan hitung jumlah barang yang datang apakah sama dengan surat jalannya atau tidak.

Pengecekan Fisik Barang

Setelah menghitung jumlah barang yang datang, maka kegiatan  selanjutnya adalah mengecek fisik barang yang datang. Lakukanlah dengan teliti, apakah ada yang rusak atau tidak. Jika telah ditemukan terdapat barang yang secara fisik tidak sesuai standar segera pisahkan, lalu lakukan pencatatan untuk barang tersebut yang nantinya akan dikembalikan kepada pemasok untuk dilakukan penggantian.

Membuat Bukti Barang Masuk

Hal terakhir yang dilakukan adalah membuat dan mencetak form bukti barang masuk yang artinya bahwa barang yang dikirim oleh pemasok telah diterima, di cek dan sudah sesuai. Salinan Bukti barang masuk biasanya dibuat tiga rangkap, di mana satu lembar sebagai arsip gudang, satu lembar untuk suplier sebagai lampiran ketika melakukan penagihan pembayaran dan satu lembar untuk accounting.

Dalam proses penerimaan barang atau good receive, diperlukan standar SOP dalam suatu perusahaan. Berikut ini adalah contoh SOP penerimaan barang:

1. Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan kecocokan data dengan surat jalan yang diterima
2. Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan segel box truk untuk pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses ini berlangsung.
3. Namun jika terjadi ketidaksesuaian jumlah koli barang dengan data surat jalan maka langsung diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang dan pemasok
4. Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming
5. Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari pemasok
6. Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang dalam kondisi baik dilaporkan kepada staff gudang untuk dilakukan proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada lokasi yang telah disiapkan
7. Dilakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima barang
8. Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat jalannya.

Baca juga: 4 tips payment collections untuk penagihan tepat waktu

Contoh SOP diatas merupakan beberapa hal yang umumnya dilakukan dalam prosedur penerimaan barang yang hendak masuk ke dalam gudang. Dapat dipastikan, setiap gudang menerapkan kebijakan atau memiliki prosedur masing – masing dalam penanganan setiap barang masuk.

(Visited 4.319 times, 2 visits today)

Prosedur SOP penerimaan barang di gudang (warehouse)

Sebelum barang disimpan di sebuah gudang penyimpanan, terdapat beberapa tahapan atau prosedur yang harus dilalui. Pemeriksaan surat jalan hingga kondisi barang yang tiba harus melalui pengecekan yang seksama. Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap kondisi barang yang akan disimpan pada gudang yang telah disediakan diterima oleh pihak gudang dalam kondisi yang baik. Jika terdapat kerusakan pada barang yang baru saja datang, maka harus segera dilaporkan kepada pihak-pihak terkait untuk tindakan lebih lanjut.

Proses pengecekan barang atau prosedur SOP saat penerimaan barang di gudang ini hampir berlaku dimana saja. Artinya, di setiap gudang akan selalu dilakukan pengecekan barang inbound ketika barang baru datang. Beberapa aspek yang harus diperiksa diantaranya adalah kesesuaian antara surat jalan yang diterima di lapangan dengan informasi data yang diperoleh oleh pihak gudang melalui email atau telepon, jumlah koli dan kondisi barang yang diterima.

Mengapa setiap barang datang perlu diperiksa dengan seksama? Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa pemeriksaan barang dilakukan untuk memastikan setiap barang yang datang diterima dengan baik dengan jumlah koli yang tepat. Pada kasus tertentu, jumlah koli yang tertulis pada surat jalan tidak sesuai dengan jumlah aktual atau jumlah riil barang. Hal ini bisa jadi disebabkan adanya kesalahan hitung saat proses muat barang ke dalam truk. Faktor lainnya adalah kerusakan barang yang diakibatkan saat proses muat atau pengiriman barang.

Prosedur SOP Penerimaan Barang

Berikut ini adalah beberapa tahapan atau prosedur yang dijalankan pada saat ada barang inbound atau barang baru yang akan masuk ke area gudang penyimpanan atau warehouse.

• Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan kecocokan data dengan surat jalan yang diterima
• Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan segel box truk untuk pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses ini berlangsung.
• Namun jika terjadi ketidaksesuaian jumlah koli barang dengan data surat jalan maka langsung diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang dan pemasok
• Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming
• Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari pemasok
• Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang dalam kondisi baik dilaporkan kepada staff gudang untuk dilakukan proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada lokasi yang telah disiapkan
• Dilakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima barang
• Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat jalannya

Itulah beberapa poin yang pada umumnya berlaku pada prosedur penerimaan bagi barang-barang yang masuk dalam gudang. Setiap gudang menerapkan kebijakan atau memiliki prosedur tersendiri terkait dengan penanganan setiap barang masuk. Bisa jadi urutan langkah-langkahnya berbeda. Namun secara garis besar, pada tahapan ini selalu dilakukan pengecekan barang baik jumlah koli dan juga kondisi barang serta kesesuaian surat jalan dengan informasi yang diterima.

Warehouse / Gudang Penyimpanan Barang

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, setiap barang incoming yang datang selalu kami lakukan pengecekan secara menyeluruh. Kami selalu memastikan kondisi barang diterima dengan baik sebelum dilakukan proses penyimpanan barang. Penanganan setiap barang dilakukan dengan sangat baik dan hati-hati sesuai dengan prosedur yang berlaku. Stock opname dilakukan secara rutin dan laporannya selalu kami kirimkan secara berkala. Setiap barang yang ada di area pergudangan kami selalu ditangani dan terjaga dengan sangat baik.

Saat ini banyak tersedia gudang atau warehouse yang dapat disewa untuk penyimpanan barang sementara. Di Tiga Permata Logistik juga tersedia space gudang yang dapat disewa untuk penyimpanan barang-barang yang pada umumnya adalah general cargo. Terdapat empat pergudangan yang dikelola oleh Tiga Permata Logistik yang mana dua pergudangan berada di Surabaya dan dua lagi sisanya berada di Jakarta.

Tidak hanya menyediakan space area penyimpanan saja, kebutuhan handling dan manajemen pergudangan dapat dilayani juga. Handling dan manajemen pergudangan ditangani langsung oleh tim ahli Tiga Permata Logistik yang profesional dan berpengalaman. Alat-alat pendukung aktivitas handling yang diperlukan di area pergudangan tersedia dengan sangat baik seperti handpallet, forklift dan juga loading ramp.

Itulah penjelasan singkat mengenai prosedur yang dilakukan pada saat penerimaan barang di sebuah gudang atau warehouse. Jika membutuhkan support baik kebutuhan sewa gudang penyimpanan barang atau jasa manajemen pergudangan, silakan hubungi Tiga Permata Logistik melalui kontak yang ada di bawah ini. Kami selalu siap kapanpun untuk membantu berbagai kebutuhan Anda. Kepuasan pelanggan merupakan prioritas utama kami.

PT. Tiga Permata Logistik
Surabaya (Head Office) : Jalan Raya Waru KM 15, Aloha, Gedangan – Sidoarjo Telp. 031 – 8533130 Whatsapp : 0811-347-8181

Email : [email protected]

Jakarta : Pergudangan Zoodia Business Park Unit No.19. Jl. Husein Sastranegara No.1 Rawa Bokor, Cengkareng, Tangerang, Banten Telp. / Whatsapp : 0811-3131-300

Email : [email protected]

Semarang : Ruko B Ngaliyan Baru, Jl. Prof. Hamka 110 Semarang Telp. 024 – 7617353 / 082 336 568 510

Email : [email protected]