Catatan yang digunakan sebagai pengganti jurnal pengeluaran uang adalah

Ketika Anda memutuskan berbisnis dan memiliki karyawan, salah satu jurnal yang harus dirancang adalah jurnal reimbursement. Tanpa jurnal tersebut, Anda akan kesulitan melacak sudah seberapa banyak biaya keluar untuk mengganti uang yang dikeluarkan karyawan untuk kebutuhan perusahaan. 

Pengertian Jurnal dan Reimbursement

Kardinal dalam buku Pengantar Akuntansi (2016) menjelaskan jurnal adalah catatan kronologis dari transaksi suatu entitas atau kesatuan berdasarkan urutan terjadinya dengan menunjukkan rekening yang harus didebet dan dikredit. Sebuah jurnal mencantumkan tanggal transaksi, akun mana yang terpengaruh, dan jumlah uang terkait. 

Jurnal terdiri dari dua jenis, umum dan khusus. Jurnal khusus dibagi beberapa jenis lagi sesuai jenis transaksi spesifik yang dicatat, misalnya jurnal penjualan dan jurnal pembelian. Jurnal reimbursement dapat dimasukkan ke dalam jurnal umum. 

Dalam siklus akuntansi, jurnal adalah tempat pencatatan pertama untuk tiap-tiap transaksi yang ujungnya adalah laporan keuangan. Ia dapat berupa catatan fisik atau dokumen digital seperti spreadsheet dan data dalam software akuntansi.

Dari pengertian jurnal di atas, maka dapat disimpulkan bahwa jurnal reimbursement itu adalah catatan pertama terhadap transaksi reimbursement.  

Sementara reimbursement itu sendiri, menurut Investopedia, selalu terkait dengan pengeluaran yang diberikan kepada karyawan setelah mereka memakai uang sendiri untuk keperluan perusahaan. 

Satu contoh misalnya seorang karyawan bernama Hadi ditugaskan berdinas ke luar kota. Di kota tersebut dia menghabiskan uang untuk biaya transportasi dan makan bersama kolega bisnis. Hadi, tentu saja, akan meminta uang pengganti. Pada saat inilah jurnal reimbursement dibuat. 

Contoh lain. Seorang staf IT bernama Heru butuh kacamata baru karena yang lama sudah jelek dan minus matanya pun telah bertambah. Ia lantas membeli kacamata baru dan biaya pembelian ditanggung sendiri. Kemudian bukti pembelian diserahkan ke perusahaan. Perusahaan lagi-lagi membuat jurnal reimbursement untuk transaksi tersebut. 

Dalam kasus Heru, mungkin saja uang ganti yang ia terima tidak sama dengan total biaya pembelian. Perusahaan berhak menentukan berapa maksimal biaya yang dikeluarkan untuk reimbursement semacam itu. Setiap perusahaan memang memiliki aturan tersendiri mengingat kemampuan finansialnya pun berbeda-beda. Namun umumnya anggarannya dibedakan berdasarkan posisi atau jabatan seseorang dalam perusahaan.

Selain ke karyawan, reimbursement juga bisa muncul dari hubungan dengan pihak lain. Jurnal reimbursement pun harus tetap dibuat. 

Contoh kasusnya begini. Perusahaan A menjual barang kepada perusahaan B. Perusahaan A mengirim barang tersebut lewat jasa perusahaan C. Biaya pengiriman ditanggung terlebih dulu oleh perusahaan A tapi kemudian akan dilunasi oleh perusahaan B bersama dengan biaya pembelian barang itu sendiri. Dalam hal ini berarti perusahaan A mengajukan reimbursement biaya pengiriman barang kepada perusahaan B. 

(Baca: Panduan Mengelola Jurnal Pembelian dengan Kartu Kredit)

Manfaat Menjurnal

Tentu bukan tanpa alasan membuat jurnal reimbursement dan jurnal-jurnal lain. Manfaat yang paling nyata tentu saja ia dapat memberikan gambaran menyeluruh tentang transaksi perusahaan. Tentu sebagai pemilik bisnis Anda tak ingin mengeluarkan uang tapi tak tahu untuk apa itu semua karena tidak ada catatannya, bukan? 

Selain itu, jurnal juga penting sebab jika tidak ada maka akan sulit menemukan data pembanding seandainya di buku besar terjadi kekeliruan. Ingat bahwa jurnal adalah referensi ketika membuat buku besar. 

Cara membuat jurnal reimbursement

Saat ini sudah banyak perangkat lunak akuntansi sehingga seluruh pencatatan dapat dilakukan dengan jauh lebih mudah, termasuk jurnal reimbursement. Namun tentu saja sebagai pebisnis atau staf keuangan kita harus tahu dasar-dasarnya terlebih dulu, bukan? 

Bentuk jurnal biasanya seperti ini: 

Perlu diingat bahwa maksud “nama rekening” dan “nomor rekening” bukan dalam pengertian sehari-hari, yaitu terkait dengan saldo di bank. Rekening atau juga kerap disebut akun di sini mengacu pada aset, kewajiban, pendapatan, pengeluaran, dan ekuitas perusahaan. Nomor rekening atau nomor akun adalah kode yang mewakili rekening atau akun itu sendiri. 

Katakanlah Ani dan PT A mengajukan reimburse kepada kantornya sebesar Rp2 juta untuk biaya perjalanan dinas. Dalam hal ini jurnal reimbursement dapat dibagi menjadi dua tahap, pertama ketika klaim belum dibayar, kedua ketika klaim dilunasi. 

Mengikuti format di atas, bentuknya jadi sebagai berikut: 

Saat klaim belum dibayar

Ingat bahwa biaya termasuk beban, dan dalam rumus debet dan kredit setiap penambahan beban harus dicatat di debet. Sementara utang adalah kewajiban yang jika bertambah harus dicatat di kredit. 

Dari jurnal reimbursement di atas kita juga mengetahui beberapa hal. Misalnya, karena PT A memberikan rekening “biaya reimbursement” dengan kode “601” sementara “utang reimbursement” dengan kode “205”, maka semua jenis beban perusahaan tersebut akan selalu dimulai dengan angka “6”, sementara yang terkait utang dimulai dengan “2”. 

Saat klaim sudah dibayar

“Utang reimbursement” pada jurnal reimbursement di atas dicatat di debit karena ia termasuk kewajiban. Dalam penjurnalan, setiap kewajiban yang berkurang memang dicatat di debit. Sementara “kas” yang termasuk ke dalam aktiva dicatat di kredit sebab berkurang setelah dibayarkan kepada karyawan. 

Buat Sistem yang Jelas

Perlu diingat bahwa membuat jurnal reimbursement adalah bagian akhir atau hilir dari proses reimbursement. Maksudnya, itu adalah proses yang terjadi setelah karyawan mengajukan klaim. Sangat dianjurkan sebuah perusahaan melengkapinya dengan membuat kebijakan di hulu. 

Misalnya, tentukan apa-apa saja pengeluaran yang bisa diminta ganti. Lalu, apa saja berkas yang dibutuhkan saat mengajukan reimbursement, misalnya struk pembayaran atau bukti-bukti terkait. Atur pula batas waktu pengajuan reimbursement. Sebaiknya juga tentukan kapan batas waktu uang penggantian cair setelah seorang karyawan mengajukan klaim. 

Jangan lupa pula membuat formulir pengajuan reimbursement. Formulir yang seragam, tentu saja, pada akhirnya akan memudahkan tim keuangan dalam melakukan pencatatan. 

(Baca: 3 Cara Menerapkan Sistem Reimburse Ideal untuk Bisnis UKM)

Penutup

Setelah mengetahui semua soal penjurnalan, termasuk jurnal reimbursement, apakah menurut Anda pekerjaan ini mudah? Sekilas semua memang tampak sederhana, tapi lama-kelamaan akan menyita waktu juga karena bisnis yang berkembang dan transaksi yang semakin sering terjadi. 

Beruntung sekarang sudah banyak aplikasi yang mampu mengotomatiskan proses ini. Dengan menggunakan perangkat pembantu, kesalahan-kesalahan elementer seperti keliru memasukkan data bisa diminimalkan. Salah satu contohnya adalah Spenmo.

Sebagai software manajemen pengeluaran, Spenmo menyediakan sistem klaim karyawan otomatis. Dengan fitur ini, maka proses reimbursement, mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pembayaran dan pencatatan dapat dilakukan secara otomatis. Tim HR pun tak perlu lagi menyisihkan waktu dan energi untuk mengurus prosedur klaim yang berulang-ulang. 

Karena Spenmo juga merupakan aplikasi pembayaran, proses pembayaran reimburse pun dapat langsung dilakukan di platform ini. Cukup sekali klik, Anda bisa memproses pembayaran klaim secara massal di waktu yang sama. Proses pencatatan pun juga makin mudah, karena Spenmo dapat diintegrasikan langsung dengan software akuntansi yang Anda gunakan. Jadi proses rekonsiliasi di akhir bulan tak lagi merepotkan.

Membuat jurnal reimbursement tak perlu ribet. Dengan bantuan software seperti Spenmo, proses ini bisa jadi lebih sederhana dan efisien.