Cara menulis email yang benar dalam Bahasa Inggris

Table of Contents Show

1. Pahami struktur umum email
2. Awali dan akhiri dengan menarik tapi tetap relevan
3. Gunakan bahasa yang resmi dan mudah dipahami
4. Jangan bertele-tele dalam menyampaikan gagasan
5. Berikan sedikit sentuhan pribadi
6. Tinjau ulang sebelum mengirim
Video yang berhubungan

Seringkali perusahaan melalui HRD menemukan banyak kesalahan pada penulisan email profesional, apalagi dengan bahasa Inggris. Maka dari itu, lewat artikel ini kita akan belajar cara membuat email profesional dalam bahasa Inggris.

Dalam dunia kerja, penggunaan surat elektronik atau email tentu merupakan hal yang tak lepas dari pekerjaan wajib sehari-hari. Bahkan dengan maraknya media sosial dan aplikasi chatting, banyak jenis komunikasi, baik dengan atasan, rekan kerja, maupun klien masih dilakukan melalui email. Umumnya, hal ini disebabkan jenis komunikasi bisnis yang berbeda dari kehidupan sehari-hari.

Lantas, sudah menjadi barang tentu bagi kita untuk dapat membuat email secara profesional. Pada kenyataannya, masih banyak orang yang tidak begitu paham dengan kaidah dalam menulis suatu email, terlebih jika harus dibuat dalam bahasa asing seperti bahasa inggris. Jika kalian memiliki masalah yang sama, artikel ini akan membantu kalian dengan menunjukkan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis email, khususnya dalam bahasa inggris.

Nah, berikut ini informasi cara membuat email profesional dalam Bahasa Inggris yang bisa kamu coba.

1. Pahami struktur umum email

Dalam menulis dokumen atau surat resmi apapun, tentu saja ada struktur umum yang harus diikuti. Struktur tersebut berfungsi untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi. Ini sama halnya dengan email yang juga memiliki bagian-bagian di dalamnya. Email tidak dapat dibuat secara kasual dan tanpa alur.

Berikut merupakan beberapa bagian email secara berurutan beserta penjelasannya:

Subject. Merupakan bagian yang paling pertama dilihat ketika email masuk. Bagian ini sering juga disebut sebagai judul.
Sapaan. Email pada umumnya dimulai dengan pernyataan “Dear” yang berarti kepada. Ini berfungsi untuk memberikan kejelasan siapa yang dituju.
Pembukaan. Memberikan penjelasan terhadap maksud dan tujuan penulisan email.
Detail (bagian utama). Rincian dari maksud email secara lengkap.
Permintaan, pertanyaan, atau aksi. Jika ada, aksi lanjutan yang diharapkan, maka dapat dicantumkan.
Penutup. Ucapan terima kasih dan antisipasi balasan.

2. Awali dan akhiri dengan menarik tapi tetap relevan

Tulisan apapun, jika tidak memiliki daya tarik di awal untuk membuat seseorang ingin membuka dan membaca isinya, tidak akan pernah memenuhi tujuannya. Inilah mengapa penting dalam menulis email untuk membuat subject atau judul yang menarik. Menarik di sini dapat dicapai dengan menekankan poin penting dalam tulisan atau sesuatu yang akan menjadi pemikat berupa keuntungan bagi penerima email.

Yang perlu diingat adalah judul yang menarik tidak boleh dibuat sembarangan, apalagi hingga tidak relevan dengan isi yang disampaikan. Perlu diperhatikan bagaimana inti yang disampaikan dari awal hingga akhir email memiliki kohesi. Sebagai contoh, kalian bisa membuat judul “Lucrative Partnership Opportunity with…” pada email penawaran kerjasama. Tentunya, isi yang disampaikan juga harus memenuhi “janji” yang diberikan pada judul tersebut.

3. Gunakan bahasa yang resmi dan mudah dipahami

Perbedaan paling mendasar dari cara membuat email profesional untuk urusan pekerjaan dengan jenis interaksi umumnya terletak pada jenis bahasanya. Dalam menulis email, penggunaan Business English adalah hal yang integral. Oleh karena itu, kita harus berhati-hati dalam menggunakan kosakata tertentu. Seperti dalam bahasa kita sendiri, ada kata-kata yang tidak cocok digunakan dalam konteks pembicaraan formal. Dalam bahasa inggris, kata-kata ini mencakup utamanya slang words atau kata tidak formal yang populer.

Selain pada segi formalitas, pemilihan kata dalam kalimat juga sangat dapat berpengaruh pada pemahaman pembaca. Tidak semua kata dalam bahasa inggris yang terdengar “pintar” atau “keren” dapat digunakan dalam semua konteks. Bahkan, kata yang sama dapat sangat berbeda tafsiran tergantung kata-kata lain dalam suatu kalimat.

Baca juga: 7 Langkah Jitu Membuat Email Berbahasa Inggris

Beberapa penggunaan bahasa yang tidak efisien serta alternatif mudahnya:

Subsequent to menjadi after (setelah)
Along the lines of menjadi like (seperti)
Predicated menjadi based on (berdasarkan)

4. Jangan bertele-tele dalam menyampaikan gagasan

Rasanya sudah bukan rahasia lagi bahwa dalam komunikasi bisnis, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang lugas dan efektif. Hal ini dikarenakan sifat dunia profesional yang cenderung dinamis. Dalam menyusun email, alangkah baiknya untuk menggunakan cara penyampaian yang to the point dan tidak bertele-tele.

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam membuat suatu email atau pesan apapun dalam komunikasi bisnis adalah menentukan inti pesan sebelum memulai proses penulisan, lalu buat poin-poin bahasan untuk memudahkan penulisan nantinya. Saat menulis, fokus utama kalian harus ada pada menyampaikan pesan atau intensi di awal secara efektif, bukan pada panjang email. Dengan begitu, kalian akan tersadarkan ketika ada poin yang hanya mengulangi apa yang disebutkan sebelumnya.

Contoh awalan email yang tidak straight to the point:

“I’m reaching out to you to follow up on…”
“There are several things I want to let you know through this email. Firstly…”

5. Berikan sedikit sentuhan pribadi

Kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan sering diidentikkan dengan keseriusan, baik dalam substansi serta cara berkomunikasi. Inilah yang menyebabkan pentingnya ada sedikit sentuhan personal dalam penulisan email. Terlepas dari keseriusan suatu permasalahan yang dibahas, tidak ada salahnya untuk memberikan kesan baik dan bahkan mungkin fun agar tidak terkesan bahwa pembaca berinteraksi dengan “robot”.

Akan baik jika kita menyesuaikan sentuhan pribadi ini dengan konteks pembicaraan. Sebagai contoh, kita bisa mengawali suatu email dengan “I saw your activities the other day and it seems that you’re having a packed week. Hope you’re doing fine!” Saat kita telat membalas email karena alasan kesibukan, kita bisa menulis “My apologies for the late reply, there were so many things on my plate.” Dengan begini, email kita tidak akan dibuat seakan dipaksakan untuk terlalu profesional sehingga tidak mengalir.

6. Tinjau ulang sebelum mengirim

Mungkin terdengar sangat standar dan memang seharusnya dilakukan, namun ternyata masih sering dilalaikan. Melihat kembali hasil tulisan kita merupakan cara yang sangat baik untuk dapat meyakinkan diri kita dan pembaca nantinya. Ini dikarenakan beberapa hal yang di awal kita anggap sudah benar mungkin saja ingin kita ubah nantinya.

Sangat sulit bagi siapapun untuk menyadari kekurangan pada saat yang sama dengan menulis di awal. Meninjau kembali hasil tulisan kita dapat menunjukkan kesalahan-kesalahan tertentu seperti pada ejaan dan alur. Kegiatan yang hanya akan memakan waktu tidak lebih dari 5 menit ini tentu akan sangat berguna agar dapat membangun image yang lebih baik dengan penerima email.

Bagaimana? Setelah melihat berbagai cara membuat email profesional dalam bahasa Inggris yang lebih baik, semoga teman-teman bisa lebih baik lagi ke depannya. Jika kamu masih merasa kurang percaya diri dalam menulis atau berbicara dengan bahasa Inggris, kamu bisa belajar dengan mudah dan cepat hanya di English Academy. Bersama tutor-tutor yang profesional, kamu bisa mengasah kemampuan berbahasa Inggris lebih baik lagi.

Ditulis Keenza Abriella 2016/10/31

Cara Menulis Email dalam Bahasa Inggris Bentuk Formal / Informal Beserta Contohnya – Membuat email dalam bahasa Inggris memang bukanlah hal yang mudah, meski juga bukan hal yang sangat sulit. Meski kita tidak menguasai bahasa Inggris dengan baik, bukan tidak mungkin kita tetap membutuhkan email bahasa Inggris di berbagai bidang kehidupan kita. Oleh karenanya, pada kesempatan ini englishiana.com ingin berbagi contoh email bahasa Inggris dan tata cara menulis email dalam bahasa Inggris baik dalam bentuk formal / resmi ataupun informal / tidak resmi.

Ketika Anda menulis email untuk teman-teman, kolega, atau mitra bisnis potensial Anda, tujuan utama Anda menulis email adalah sama yaitu agar mereka mengerti maksud pesan Anda, dengan kata lain, untuk memastikan penerima, siapapun itu, mengerti maksud dari email Anda.

Jika Anda menggunakan bahasa yang tidak benar atau terus menerus membuat kesalahan dalam e-mail Anda, mungkin tidak hanya Anda yang gagal untuk membuat diri Anda mengerti, namun Anda mungkin juga gagal untuk membuat kesan yang baik pada pembaca.

Untuk menghindari hal ini, Anda bisa saja menggunakan fasilitas grammar and spell checker pada email Anda, akan tetapi, ini dengan sendirinya tidak akan dapat menjamin apakah Anda menggunakan kata-kata dan ekspresi yang tepat dalam email Anda.

Pada artikel ini, Anda akan menemukan contoh bahasa yang umum digunakan dalam berbagai jenis email, dan mudah-mudahan, Anda akan menemukan satu jenis bahasa email yang paling sesuai untuk pesan Anda.

Contoh bahasa email di bawah diberi label 'formal' dan 'informal'- harap dicatat bahwa ekspresi yang paling informal sangat cocok untuk digunakan dalam situasi 'semi-formal', seperti antara rekan bisnis yang telah bekerja sama selama beberapa waktu dan telah menjalin hubungan yang baik.

Dear Sir or Madam, Salam Hormat untuk Bapak atau Ibu

To whom it may concern: (especially AmE) Ditujukan Untuk yang Bersangkutan

Dear Mr. or Mrs. Jones, Salam Hormat untuk Tuan atau Nyonya Jones

Dear Dr. Smith, Salam Hormat untuk Dr. Smith

(Catatan: Nama awal tidak digunakan. Menggunakan Miss or Mrs. untuk seorang wanita adalah tidak tepat, karena Anda tidak tahu apakah dia telah menikah atau belum.)

Hello Claire, Hello Claire

Dear Mum, Salam Hormat Untuk Ibu

(Catatan: salam pembuka diikuti oleh (,) koma, kecuali: ’To whom it may concern:’)

I am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my booking/ to ask for further information about … Saya menulis untuk membuat reservasi / untuk melamar posisi ... / untuk mengkonfirmasi pemesanan saya / meminta informasi lebih lanjut tentang ...

I am writing with regard to the sale of …/ to the complaint you made on 29th February Saya menulis sehubungan dengan penjualan ... / untuk keluhan Anda dibuat tanggal 29 Februari

Thank you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the conference in Brussels. Terima kasih untuk e-mail Anda dari 29 Februari tentang penjualan ... / tentang konferensi di Brussels.

With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Dengan mengacu pada percakapan telepon kita pada hari Jumat, saya ingin memberitahukan kepada Anda bahwa ...

Just a quick note to invite you to…/ to tell you that… Hanya catatan singkat untuk mengundang Anda untuk ... / untuk memberitahu Anda bahwa ...

This is to invite you to join us for... Hal ini untuk mengundang Anda untuk bergabung dengan kami untuk ...

Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Terima kasih untuk e-mail Anda, indah / bagus sekali mendengarnya dari Anda.

I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Aku ingin memberitahu anda bahwa / memberitahu Anda tentang / meminta Anda jika ...

Could you please let me know if you can attend … / if you are available for a meeting on 12th December? Bisa tolong beritahu saya jika Anda dapat menghadiri ... / jika Anda bersedia hadir untuk pertemuan tanggal 12 Desember?

I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days. Saya akan sangat menghargai jika Anda bisa kirimkan saya brosur / jika Anda bias, mohon balas dalam waktu dua hari.

Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager? Mungkin Anda bisa mengatur pertemuan dengan Manajer Logistik?

I would also like to know if there are any swimming pools in your area. Saya juga ingin tahu apakah ada kolam renang di daerah Anda.

Please let me know how much the tickets cost. Tolong beritahu saya berapa banyak biaya tiketnya.

I was wondering if you could come and see me sometime next week. Saya ingin tahu apakah Anda bisa datang dan melihat saya minggu depan.

Would you mind coming early to help me clear up the place? Maukah Anda datang lebih awal untuk membantu saya membersihkan tempat?

Do you think you could call Jerry for me? Apakah Anda bisa menelepon Jerry untuk saya?

Can you call me/ get back to me asap? (as soon as possible) Dapatkah Anda menelepon saya / kembali ke saya secepat mungkin? (secepatnya)

We are happy to let you know that your article has been selected for publication. Kami senang untuk memberitahu Anda bahwa artikel Anda telah dipilih untuk publikasi.

I am glad to inform you that we will be holding our annual meeting in Bali on 20th Desember 2016. Saya senang untuk memberitahu Anda bahwa kita akan mengadakan meeting tahunan kita di Brussels pada tanggal 20 Desember tahun 2016.

We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions. Kami menyesal untuk memberitahu Anda bahwa acara telah dibatalkan karena kondisi cuaca buruk.

We are willing to arrange another meeting with the CEO. Kami bersedia untuk mengatur pertemuan lain dengan CEO

We would be glad to send you another statement if necessary. Kami akan senang untuk mengirimkan pernyataan lain jika diperlukan.

Please do let me know if I can be of further assistance. Tolong beritahu saya jika saya dapat membantu lebih lanjut.

Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us. Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut / bantuan, jangan ragu untuk menghubungi kami.

I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.) Maaf, tapi aku tidak bisa datang besok. (= Saya tidak bisa datang besok.)

I’m happy to tell you that John and I are getting married next month. Saya senang untuk memberitahu Anda bahwa John dan saya akan menikah bulan depan.

Would you like me to come early and help you clear up the place? Apakah Anda ingin saya untuk datang lebih awal dan membantu Anda membersihkan tempat itu?

How about I come and help you out? Bagaimana kalau aku datang dan membantu Anda?

Do you need a hand with moving the furniture? Apakah Anda perlu bantuan untuk memindahkan perabotan?

I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… Saya menulis untuk mengungkapkan ketidakpuasan saya dengan ... / untuk mengeluh tentang ...

I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us. Saya menyesal untuk mengatakan bahwa saya tidak benar-benar puas dengan kamar yang Anda berikan kepada kami.

We regret to inform you that your payment is considerably overdue. Kami menyesal untuk memberitahu Anda bahwa pembayaran Anda jauh terlambat.

I would like to receive a full refund and compensation for the damages. Saya ingin menerima pengembalian dana penuh dan kompensasi untuk kerusakan.

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. Saya tertarik untuk mendengar bagaimana perusahaan Anda dapat mengkompensasi kami karena kesulitan yang kami derita.

I’m sorry to say that you’re late with the payments. Saya minta maaf untuk mengatakan bahwa Anda terlambat dalam pembayaran.

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected. Saya harap Anda tidak akan keberatan saya mengatakan bahwa tempat Anda telah direkomendasikan kepada kami tidak sebaik seperti yang kami harapkan.

We would like to apologize for any inconvenience caused. Kami ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan.

Please accept our apologies for the delay. Kami mohon maaf atas keterlambatan.

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. Beritahukan kami apa yang bisa kita lakukan untuk mengkompensasi Anda atas kerusakan yang kami akibatkan.

We will make sure that this will not happen again in the future. Kami akan memastikan bahwa ini tidak akan terjadi lagi di masa depan.

I am afraid I will not be able to attend the conference. Aku takut aku tidak akan dapat menghadiri konferensi.

I’m sorry for the trouble I caused. Saya minta maaf untuk masalah saya sebabkan.

I apologize for the delay. Saya minta maaf atas keterlambatan ini.

I promise it won’t happen again Aku berjanji tidak akan terjadi lagi

I’m sorry, but I can’t make it to the meeting. Maaf, tapi aku tidak bisa menghadiri pertemuan ini.

I am attaching my resume for your consideration. Saya melampirkan CV saya untuk pertimbangan Anda.

I am sending you the brochure as an attachment. Saya mengirimkan kamu brosur sebagai lampiran.

Please see the statement attached. Silakan lihat pernyataan terlampir.

Please find attached the file you requested. File yang Anda minta terlampir.

I am afraid I cannot open the file you have sent me. Aku takut aku tidak bisa membuka file yang telah mengutus Aku.

Could you send it again in … format? Bisakah Anda kirimkan lagi dalam bentuk ... Format?

I’m attaching/sending you the holiday photos. Saya melampirkan / mengirimkan foto-foto liburan.

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in … format? Maaf, tapi aku tidak bisa membukanya. Tolong kirimkan lagi dalam bentuk ... Format?

I look forward to hearing from you. Saya menantikan balasan anda.

I look forward to hearing when you are planning to visit our town. Saya menunggu ketika Anda berencana untuk mengunjungi kota kami.

Hope to hear from you soon. Berharap untuk mendengar dari Anda segera.

I’m looking forward to seeing you. Aku tak sabar untuk bertemu Anda.

Yours faithfully, (when you start with Dear Sir/ Madam,) Hormat saya, (ketika Anda mulai dengan Dear Sir / Madam,)

Yours sincerely, (when you start with the name e.g. Dear Ms Collins) Hormat saya, (ketika Anda mulai dengan nama misalnya Dear Ms Collins)

Sincerely Yours, (AmE) Hormat,

Sincerely, (AmE) Hormat kami,

Yours Truly, (AmE) Yours Truly,

Best regards, (semi-formal, also BR) Salam, (semi-formal, juga sering ditulis BR)

Satu hal lagi yang perlu diingat adalah bahwa dalam korespondensi resmi singkatan jarang digunakan, jadi ingatlah untuk menulis ’I do not’ bukan ’I don’t’, ’they cannot’ bukan ’they can’t’ dan sebagainya.

Cara Menulis Email dalam Bahasa Inggris

Lihat contoh emailnya di sini!
5 Tips menulis email dalam Bahasa Inggris dengan baik

Nah demikianlah sobat englishiana.com tahapan cara menulis email dalam bahasa inggris bentuk formal maupun informal. Ternyata setelah kita pelajari, membuat email dalam bahasa Inggris tidak lagi menjadi hal yang sangat sulit meski kita tidak mahir berbahasa Inggris sekalimpun. Semoga contoh email bahasa Inggris dan tata cara menulis email bahasa Inggris baik dalam bentuk resmi ataupun tidak resmi di atas dapat banyak membantu sobat englishiana.com dimanapun berada. Untuk melihat contoh teks functional lainnya, silahkan klik di sini.