Bagaimana penanganan surat keluar rahasia jelaskan?

Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan itu sendiri.

Adapun tugas penataan arsip adalah.

Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata usaha/pengarah surat.
Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata usaha/pengarah surat.

2. Prosedur penanganan surat keluar biasa sistem kartu kendali

Penanganan surat biasa (rutin) menggunakan lembar pengantar surat biasa rangkap 2. Dengan langkah-langkah pengurusan surat sebagai berikut.

Unit Pengolah

Konsep surat dibuat oleh unit pengolah. Surat dibuat dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat juga lengkap bagian setiap suratnya. Setelah draft surat di acc kemudian diketik lalu ditandatangani oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada pencatat surat.

Unit Kearsipan

Pencatat surat di unit ini menerima surat beserta lampiran. Surat keluar biasa kemudian diberi nomor dan diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop surat kemudian dicatat dalam lembar pengantar 1 dan 2. Kemudian lembar pengantar 2 diserahkan kepada unit pengolah, dan lembar pengantar 1 beserta surat dan lampirannya diteruskan ke pengarah surat.

Unit Tata Usaha

Pengarah surat menerima surat beserta lampirannya, dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1). Kemudian surat beserta lampirannya diperiksa kelengkapannya, dan dikopi untuk diarsip. Tembusan atau kopi surat dan lampiran diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya, surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop kemudian dicatat dalam buku ekspedisi dan dikirim ke alamat tujuan. Setelah surat dikirim, salinan surat dan lembar pengantar 1 disimpan pengarah surat/tata usaha.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Penanganan surat keluar rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Langkah-langkah penanganan surat rahasia adalah sebagai berikut.

Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian dimasukkan dalam amplop tertutup, lalu diteruskan oleh staff kantor ke pencatat surat.
Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap 2. Lembar pengantar surat rahasia 1 diserahkan pada pengarah surat, dan lembar pengantar surat rahasia 2 diserahkan pada unit pengolah.
Surat dan lembar pengatar 1 diterima oleh pengarah surat, kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi ekstern untuk dikirim. Setelah surat dikirim, lembar pengantar 1 disimpan oleh pengarah surat (TU).

Demikianlah alur pengurusan surat keluar surat penting menggunakan sistem kartu kedali.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia

Pada dasarnya, ada beberapa prosedur yang perlu anda perhatikan dalam mengurus surat yang masuk, di antaranya adalah :

Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Sementara prosedur pengurusan surat masuk rahasia adalah :

Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.
Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.

Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

Sebutkan jenis populasi dan faktornya!TOLONG JAWAB DONG BSK SUDAH HARUS DIKUMPUL:)

Berikut ini adalah dampak pemanasan global di bidang kesehatan yaitu...A. Meningkatnya suhu bumi diatas rata-rataB. Curah hujan meningkatC. Meningkatn … ya penyakit menularD. Meluasnya penyebaran berbagai penyakit

Quiz, berapa bujur dan lintang kota bandung

Nomor 1 dan 7 menunjukan..... a. Lakolith dan batholit d. Batholit dan sill b. Diatrema dan gang e. Diatrema dan sill Lakolith dan gang C.

Peristiwa terlepasnya bayi dari rahim yang ditandai dengan adanya tanda-tanda kehidupan disebut

Gas yang terkandung dalam udara terdiri atas beberapa unsur

Berdasarkan sabuk asteroid sebagai pembatas, maka planet dibedakan menjadi planet dalam dan planet luar. apa yang merupakan planet luar adalah ….

Tindakan tanggap darurat tsunami saat berada di dalam kapal yang sedang berlayar adalah.

Apa saja yang merupakan fungsi dari lapisan ozon di atmosfer adalah

Pola aliran sungai pada daerah yang memiliki struktur patahan berbentuk …. a.rectangular b.radial sentrifugal c.radial sentripetal d.annular e.dendrit … ik

kunci jawaban sosiologi penilaian akhir semester 2 SMA essay

a. Apa yang dimaksud dengan posmodernisme berkaitan dengan teori social? b. Apa pandangan Bell mengenai masyarakat Post Industri? Coba Anda jelaskan m … engenai hal ini. C. Berkaitan dengan pertanyaan kedua di atas, aspek-aspek apa saja yang dianggap mengalami perubahan social berkaitan dengan masyarakat post industry. Beri contoh sederhana berkaitan dengan kebijakan intelektual dalam konteks perkembangan teori informasi [dalam arti luas].

Apa yang menyebabkan kemunduran Sosiologi Marxian Amerika? Apa pula dampaknyta [sedikitnya ada tiga dampak mengenai kemunduran sosiologi Maxi Amerika] …

Apa keterkaitan antara pancadaya dengan masidu?

gejala sosial berupa kenakalan remaja yang mengarah pada tindakan kriminal ditunjukkan oleh pernyataan?

. a. Apa yang Anda ketahui mengenai karakteristik dari kepemimpinan strategis? b. Berikan analisa Anda mengenai syarat kepemimpinan menurut Stanley.

Pers merupakan subjek hukum yang dapat dikenai penegakan hukum jika melakukan pelanggaran dan perbuatan melawan hukum. Meskipun demikan, dalam kehidu … pan berdemokrasi, pemidanaan terhadap pers sebisa mungkin dihindari karena dapat mengancam kemerdekaan pers. Sehingga, ada alternatif penyelesaian sengketa pers yang dapat ditempuh dengan hasil keputusan yang mengarah pada win-win solution. Berdasarkan hal tersebut, a. Uraikan model penyelesaian sengketa yang dimaksud! b. Sebutkan dan jelaskan peran salah satu lembaga otoritas media massa dalam model penyelesaian sengketa tersebut!

Jelaskan perbedaan konflik vertikal dan horizontal beserta contohnya

setelah melihat pengertian,Dampak, ciri²pergaulan bebas. sihlakan kamu deskripsikan dan buat kesimpulannya.

demi memperoleh keuntungan yang besar oknum produsen makanan menambahkan bahan kimia berbahaya agar makanan menjadi menarik tekstur lebih kenyal dan a … wet upaya aparat melarang penggunaan bahan berbahaya tidak sepenuhnya berhasil karena sulitnya kontrol di lapangan dampak gejala sosial tersebut bagi derajat kesehatan masyarakat adalaha. masyarakat bahwa tetap membeli makanan meskipun terbuat dari bahan sintetis B. BPOM hanya memberikan sanksi ringan bagi pembuat makanan bermasalah C. kesehatan masyarakat makin buruk akibat makanan yang tidak sehat D. apotek dan toko kimia secara tersembunyi melayani pemberian zat berbahaya e. makanan mengandung zat berbahaya dikonsumsi masyarakat miskin