Bagaimana cara mengupdate data pada Word yang terintegrasi dengan excel

Apabila mendengar kata spreadsheet, aplikasi apa yang pasti langsung muncul di benakmu? Ya benar, Microsoft Excel. Tak mengherankan, secara de facto, Microsoft Excel merupakan aplikasi perkantoran yang paling banyak digunakan saat ini, di samping Microsoft Word.

Table of Contents Show

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel
Step 1: Buat file sumber datanya (source data)
Tambahan Penting:
Video yang berhubungan

Hanya saja, perlu dipertimbangkan, bahwa harga aplikasi Microsoft Office ini relatif cukup mahal. Harga Microsoft Office 2016 Home & Student adalah Rp1.799.999 berlaku untuk 1 PC saja, meskipun sudah mendapatkan Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote. Sedangkan jika mengambil opsi berlangganan, harga Microsoft Office 365 personal adalah Rp879.999 per tahun atau Rp87.999 per bulan.

Nah, sebenarnya ada opsi yang jauh lebih menarik lagi daripada berlangganan Excel, yaitu penggunaan gratis.

Gratis? Ya benar. Ternyata, kamu bisa membuka dan mengedit file Microsoft Excel secara gratis. Bagaimana caranya? Simak di bawah ini!

Microsoft Excel (Foto: The Next Web)

Microsoft menyediakan promosi mencoba gratis Office 365 selama satu bulan. Silakan buka halaman ini dan klik tombol “Coba Gratis 1 Bulan”.

Kamu akan diminta login dengan akun Microsoft yang kamu miliki atau membuat baru jika belum punya. Setelah login atau pendaftaran akun baru berhasil, kamu akan diminta memasukkan nomor kartu kredit atau akun PayPal sebagai syarat untuk bisa memulai masa coba gratis 1 bulan.

Jika kamu tidak menghentikan program coba gratis ini setelah 1 bulan, maka Microsoft secara otomatis akan membebankan biaya berlangganan pada kartu kredit atau akun PayPal untuk memulai berlangganan Office 365 bulan kedua.

Opsi ini barangkali menyulitkan orang yang tidak memiliki kartu kredit atau akun PayPal, juga tidak disarankan bagi mereka yang pelupa karena berpotensi lupa menghentikan program coba gratis setelah 1 bulan.

Jika kamu tergolong orang-orang seperti ini, kamu bisa mencoba opsi-opsi lain yang tersedia.

Microsoft Excel (Foto: Wikimedia)

Microsoft Excel ternyata tersedia dalam versi online. Excel Online ini bisa digunakan dengan gratis.

Merupakan aplikasi online, Excel Online ini harus dibuka menggunakan peramban. Arahkan peramban favoritmu ke URL berikut dan Excel Online akan terbuka.

Peramban yang digunakan juga tidak wajib Microsoft Edge atau Internet Explorer karena Google Chrome, Mozilla Firefox, dan Opera juga bisa membuka Excel Online dengan baik.

Hanya saja memang Excel Online memiliki beberapa keterbatasan, tidak semua fitur Microsoft Excel tersedia di Excel Online. Namun untuk pengolahan spreadsheet dasar, Excel Online sudah jauh lebih daripada cukup.

Excel Online bisa diintegrasikan dengan akun OneDrive sehingga mempermudah penyimpanan file yang diolah.

Microsoft Excel (Foto: thoughtco.com)

Alternatif berikutnya adalah menggunakan aplikasi Excel yang tersedia untuk smartphone, baik untuk platform Android maupun iOS. Excel App ini bisa diunduh gratis melalui Google Play Store atau AppStore.

Jika dibandingkan dengan Excel Online, fitur yang tersedia pada Excel App lebih terbatas tapi tetap mencukupi untuk kebutuhan pengolahan spreadsheet dasar.

Aplikasi Excel untuk smartphone ini juga terintegrasi dengan akun OneDrive sehingga pengelolaan file spreadsheet yang diolah menjadi lebih mudah.

WPS Office merupakan salah satu pesaing dari Microsoft Office. Salah satu dari aplikasinya, WPS Office Spreadsheets, dapat digunakan untuk membuka file Excel. Menariknya lagi, aplikasi tersebut dapat digunakan secara gratis, meski tidak semua fitur bisa digunakan.

WPS Office Spreadsheets sendiri dinilai punya UI yang cantik dan mudah untuk digunakan. Selain itu, ia juga dibekali dengan banyak fitur.

WPS Office Spreadsheets sendiri dapat digunakan untuk membuka nyaris semua ekstensi Microsoft Excel, termasuk XLSX, XLS, dan CSV.

Selain itu, WPS Office Spreadsheets mendukung ratusan formula untuk mengolah data.

Untuk menggunakan layanan Google Sheets, kamu membutuhkan internet. Pasalnya, semua file bakal disimpan di layanan cloud milik Google, Drive. Selain itu, kamu juga harus login ke Google terlebih dahulu untuk memakainya.

Tentu saja, Google Sheets dapat digunakan untuk membuka file Excel. Kamu juga bisa mengedit file tersebut secara gratis. Caranya dengan meng-upload terlebih dahulu file yang ingin kamu edit.

Kamu juga bisa membuka dan mengedit file Excel secara gratis di Mac OS X. Salah satunya adalah menggunakan aplikasi Numbers. Pengguna Mac OS X memang bisa mendapatkan aplikasi tersebut secara gratis. Jika belum ada, silahkan kunjungi App Store untuk mendapatkannya.

Sayangnya, tidak semua fitur Excel bakal bekerja di Apple Numbers. Jadi, mungkin saja ada data yang tidak benar-benar terolah dengan baik di aplikasi Apple tersebut.

Kamu sudah mencoba menggunakan cara yang mana untuk mengedit file Excel secara gratis?

Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari Excel – Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut):

Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013

Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.

Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:

Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel

Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.

Step 1: Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.

Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.