Apa tujuan dan manfaat perencanaan SDM bagi organisasi?

Berdasarkan hasil penelitian(Janes O., 2018), literature review, menunjukkan pentingnya perencanaan sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi. Selain itu, perencanaan sumber daya manusia mempunyai hubungan yang signifikan dengan kebutuhan organisasi untuk meningkatkan kinerja organisasi. Hal itu juga dibuktikan dengan hasil penelitian (Karia et al., 2016).

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia ( SDM )

Tujuan perencanaan SDM, sebagaimana dikemukakan oleh Michael Harris         ( 2000), adalah sebagai berikut :

The basic goal of human resource planning is not just make predictions about the future. The more general purpose is to anticipate and overcome human resource obstacles that will prevent the organizations from fulfill its state mission and vision. In other words, human resource planning is the process of determining future human resource needs (for instance, what type of competencies will employees need), assessing the organization’s human resource capabilities (for instance, the types of skills employees will actually have), and developing human resource processes to address the gap between human resource need and human resource capabilities (for example, implementing training programs to avoid competency problems)

Menurut Hadari Nawawi (2008), perencanaan SDM sebagai kegiatan prediksi bermaksud untuk meperkirakan kebutuhan SDM yang diperlukan agar dapat mewujudkan kegiatan usahanya sesuai dengan Rencana Strategis, Rencana Operasional dan program tahunan dilingkungan sebuah organisasi / perusahaan. Tujuannya secara umum adalah menetapkan keputusan mengenai jumlah dan kualifikasi SDM yang memiliki kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan SDM harus terarah pada pengadaan dan mempertahankan SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan tugas-tugas / pekerjaan yang diberikan kepadanya secara efektif dan efisien. Adapun tujuan khusus dari perencanaan SDM terdiri dari tujuan jangka pendek  ( satu tahun ) dan tujuan jangka sedang  / panjang    (2-3 tahun atau lebih, maksimal 5 tahun). Tujuan jangka pendek adalah menetapkan prediksi posisi / jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi. Adapun tujuan jangka panjang adalah untuk mempertahankan dan mengembangkan eksistensi kompetitifnya.

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ( SDM )

Perencanaan sumberdaya manusia banyak sekali manfaatnya, diantaranya adalah :

1. Mengintegrasikan tuntutan strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak dengan pengadaan tenaga kerja.
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka.
3. Menyelaraskan secara efektif kegiatan manajemen sumber daya manusia dengan berbagai sasaran organisasi di masa depan.
4. Sangat bermanfaat bukan hanya untuk satuan kerja pengelola sumber daya manusia saja, tetapi juga bagi satuan-satuan kerja lainnya dalam organisasi.
5. Memanfaatkan semaksimal mungkin situasi di pasaran kerja.
6. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.
7. Mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat dan siap pakai untuk berbagai kegiatan manajemen SDM lainnya.
8. Dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja / departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan manajemen SDM, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan usaha yang memerlukan kerjasama (Sondang P. Siagian, 2009, Hadari Nawawi , 2008).

Perencanaan SDM disusun oleh para manajer lintas fungsional yang diberi wewenang dan tanggung jawab dalam bidang SDM di unit fungsional masing-masing dipimpin oleh Unit Fungsional SDM ( bagian personalia atau bagian kepegawaian ). Kapasitas dan kualitas dari orang-orang tersebut sangat menentukan perencanaan SDM yang mereka buat.

Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

Definisi sistem mempunyai arti yang sangat luas dan dapat diterapkan untuk apapun yang akan kita namakan sistem.  Hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Jeffrey L. Whitten dalam Placidus Sudibyo (1994:1.3 ), bahwa : “ Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang berkaitan satu sama lain sehingga membentuk satu kesatuan”. Menurut Sandra E. O’ Connell dalam William P. Anthony, et.al. (1999 : 122) : “ a system is a set of activities that takes inputs, transform them into useful items ( output ). Most a system also have some form of control mechanism, that enables supervisors to manage the operation of the system “.  Sebuah system mungkin merupakan sub system atau bagian dari system yang lebih besar.

Model sistem perencanaan SDM sebagaimana dikemukakan oleh Andrew E.Sikula dalam A.A. Anwar Prabu Mangkunegara  ( 2001 : 9 ) terdiri dari lima komponen, yaitu tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pengauditan sumber daya manusia, peramalan sumber daya manusia dan pelaksanaan program sumber daya manusia.

Di dalam sistem perencanaan SDM terjadi proses perencanaan SDM yang mengubah atau menstransformasikan input menjadi output.

Input dalam sistem perencanaan SDM diantaranya adalah :

1. Tujuan pengembangan, rencana strategis dan rencana operasional
2. Informasi yang dihasilkan dari analisis pekerjaan / jabatan, yaitu diskripsi pekerjaan / jabatan dan spesifikasi pekerjaan / jabatan.
3. Dokumen yang berisi data/informasi kepegawaian dari semua pejabat, staf dan karyawan bekerja pada unit organisasi
4. Dokumen hasil-hasil penelitian tentang manajemen internal khususnya yang terkait dengan manajemen SDM dari organisasi terkait.
5. Teknik analisis yang dapat dipakai untuk meramalkan demand dan suplly
6. Perubahan lingkungan terutama teknologi, aspirasi dan ketrampilan tenaga kerja di pasar tenaga kerja.
7. Seperangkat komputer, dan alat-alat lain yang diperlukan untuk mendapatkan data dan mengolah data.
8. Orang-orang sebagai sumber data / informasi.
9. Penyusun perencanaan SDM.

Proses perencanaan SDM sebagaimana dikemukakan oleh  Hadari Nawawi  (2008), adalah sebagai berikut :

1. Pertama, melakukan kegiatan Analisis Volume dan Beban Kerja untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, yaitu :

• Melakukan usaha memastikan sebab-sebab kebutuhan tenaga kerja, berdasarkan volume dan beban kerja yang bersumber dari Rencana Strategis dan Rencana Operasional Organisasi.
• Memilih teknik peramalan (prediksi) yang akan dipergunakan untuk menetapkan tenaga kerja yang dibutuhkan, baik kuantitatif maupun kualitatif.
• Menetapkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek dan jangka panjang.

2. Kedua, melakukan kegiatan Analisis Kekuatan / Kemampuan Tenaga Kerja yang dimiliki organisasi, untuk memperkirakan suplly tenaga kerja, yaitu :

• Melakukan Analisis Tenaga Kerja, untuk mengetahui jumlah dan ketrampilan / keahlian tenaga kerja yang dimiliki organisasi. Disamping itu dilakukan juga analisis pasar tenaga kerja di luar organisasi, untuk mengetahui tenaga kerja yang dapat direkrut.
• Hasil analisis tersebut dipergunakan untuk merumuskan perkiraan persediaan (supply) tenaga kerja, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

Referensi

A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, Rosda.

Hadari Nawawi, 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia: Untuk Bisnis yang Kompetitif, Yogyakarta: Gadjahmada University Press

Harris, Michael, 2000, Human Resource Management: Practical Approach,  Harcourt College

Janes O., 2018. Human Resource Planning as an Important Practice to Anticipate Future Human Resource Requirements of the Organization – Literature review [WWW Document]. URL https://www.ijrbsm.org/papers/v5-i3/4.pdf (accessed 7.3.19).

Karia, A., Omari, S., Mwanaongoro, S., Ondieki, A., 2016. The Role of Human Resorce Planning on Performance of Public Water Utilities in Tanzania.pdf.

Sondang P Siagian, 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara

Diperbarui 03 Jun 2022 - Dibaca 4 mnt

Selama ini, tim HR dikenal memiliki tugas dalam proses rekrutmen perusahaan. Padahal, lebih dari sekadar melakukan wawancara kandidatm, divisi HR dalam perusahaan juga memiliki tanggung jawab yang lebih besar. Salah satu tugas divisi HR yaitu melakukan perencanaan sumber daya manusia (SDM) atau human resources planning.

Baca Juga: Serba-serbi Mengenai Manajemen Sumber Daya Manusia

Definisi, Tujuan, dan Manfaat Perencanaan SDM?

Perencanaan SDM merupakan proses perencanaan sistematis untuk memaksimalkan sumber daya manusia sebagai aset utama perusahaan. Tujuan dari perencanaan SDM ini adalah untuk memastikan kesesuaian antara tenaga kerja dan pekerjaan, baik dari segi jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan. Proses ini didasari oleh supply dan demand dalam konteks SDM perusahaan.

Perencanaan SDM bermanfaat bagi perusahaan dalam berbagai hal, yaitu:

– Membantu HR mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dengan berbagai kualifikasi di kemudian hari.

– HR bisa bekerja secara proaktif dalam menemukan kandidat yang sesuai.

– Sesuai dengan tujuan masing-masing perusahaan, perencanaan SDM memungkinkan HR untuk mengidentifikasi, memilih, dan mengembangkan kompetensi atau tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Proses Perencanaan SDM

Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah yang meliputi:

Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.

Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.

Kebutuhan SDM di Masa Mendatang

Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam pertimbangan. Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.

Perkiraan Permintaan SDM

Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan). Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Strategi dan Implementasi Pencarian SDM

Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari evaluasi supply dan demand SDM, HR bisa mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah dibuat. Strategi yang dibuat tentunya harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR bisa melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai masalah hukum dan legal.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM

sumber: pexels.com/@rawpixel

Pertumbuhan (Growth)

Beda perusahaan, beda juga tingkat pertumbuhannya. Dalam melakukan perencanaan SDM, penting juga bagi para HR untuk mempertimbangkan faktor pertumbuhan finansial dan kebutuhan perusahaan. Apakah perusahaan memiliki budget? Apakah perusahaan akan melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak SDM?

Perubahan (Change)

Perubahan bisa terjadi kapan pun. Ketika perusahaan sedang mengalami perubahan, usahakan agar HR memiliki fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan lebih baik.

Teknologi (Technology)

Di era yang didominasi oleh teknologi ini, penting bagi HR untuk memahami pentingnya fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan. Jika diperlukan, HR juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan mempelajari fitur ataupun perangkat yang digunakan dalam perusahaan.

Baca Juga: Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Startup

Perencanaan SDM yang dilakukan dengan baik akan bisa membantu HR memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan, baik itu dari aspek skill, kemampuan, kualifikasi, serta jumlah yang memadai. Dalam prosesnya, HR bisa juga memanfaatkan platform online seperti Glints untuk mencari talenta berbakat dalam proses rekrutmen. Sign up dan pasang lowongan secara gratis sekarang, atau segera temukan kandidat terbaik Anda lebih cepat lagi melalui Glints TalentHunt!