Apa pentingnya setiap organisasi memiliki sistem kearsipan yang baik?

I. PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat buktibila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertamnggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsipyang tidak ada gunanyaserta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkanruangan terasa sempit dan tidak nyamansehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsisuatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemrintahmaupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwaarsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.

Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspekyang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksanaapabila didukung oleh unsur-unsur SDMyang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.

Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana karenaitulah diperlukanvisi dan misi yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis.

Mengingat kompleksitas yang muncul dalam hal penggunaan arsip ini pemerintah mengeluarkan beberapa peraturan husus yang mengatur tentang penggunaandan penyimpanan arsipyaitu :

1.UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

2.Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.

3.peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dookumen perusahaan

4.Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaankedalam microfilm atau media lain.

5.Keputusan Kepala Arsip Nasional No. 3 tahun 2001 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, organisasi dan tata kerja arsip Nasional.

6.Surat Edaran Kepala Arsip nasional No. 1 tahun 1981 tentang penanganan arsip in aktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintanh tentang penyusutan.

7.Surat Edaran Kepala Arsip nasional No2 tahun 1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.

Penggunaan pertama muncul tahun 1971dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan, dalamUU ini ditetapkan bahwaarsip merupakan salah satu sumber informasi bagi kalangan masyarakat luas. Begitu juga UU ini mengatur tentang penyimpanan dan perawatan arsip, lembaga mana yang diberi wewenang dan sangsi apa yang dijatuhkan bagi penyalahgunaan arsip diluar lingkungan pemerintah, arti penting arsip mulai diperhatikan oleh kalangan swastaterutama institusi usaha. Bagi kalangan usahawaninformasiyang dimuat dalam arsip sebagai laporan kegiatan masa lalu merupakan sumber keterangan penting untuk menyusun strategi bisnis di masa mendatang, maka dengan dikeluarkannya UU No. 8 tahun 1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan.

II. POKOK MASALAH

Dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan arsip adalah merupakan rekaman informasi seluruhkegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh para penyelenggara dalam menjalankan tugas dan fungsinyayang telah dipercayakan oleh masyarakat. Hal ini berarti bahwamelaui arsiplah masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan ataupun penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Kondisi arsip saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen pemerintahan dan pembangunan, hal ini disebabkan oleh beberapa permasalahan diantaranya :

a.Kesadaran dan kepedulian aparat pemerintah pusat maupun daerah masih sangat rendah dan masih sangat dipinggirkan atau diabaikan bahkan ditelantarkan maka menyebabkan arsip tidak dapat dikelola dengan baik.

b.Kualitasdan kuatitas SDM penyelenggara kearsipan masih sangat jauh dari standard dan jumlah arsiparispun hanya bisa dihitung dengan jari

c.Kurangnyadalam memberikan penghargaankepada arsiparis. Hal ini menyebabkan kurang berminatnyapegawai untuk menekuni profesi bidang kearsipan.

d.Masih terbatasnya alokasi dana yang diberikan untuk menunjang pengadaan sarana dan prasaranakearsipan.

e.Pembinaan SDM kearsipan melalui Diklat belum berkesinambunganyaitu pegawai yang telah dididik tidak dimanfaatkan atau ditugaskan dibidang kearsipan.

Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka semakin meningkat proses manajemenyang terjadi dalam organisasi tersebut. Peningkatan proses manajemen tersebut akan diikuti pula oleh peningkatan volume dan kompleksitas aktivitas administrasi, sesuai dengan tujuanyang ingin dicapai oleh suatu organisasi.

Seiring dengan terjadinya peningkatan aktivitas administrasi tersebut, maka akan meningkat pula produk organisasi yang berupa arsip. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan administrasi mengandung salah satu endapan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang telah dilaksanakan oleh organisasi pada masa lampau dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Informasi yang terdapat dalam arsip merupakan salah satu unsur sarana manajemen yang sangat penting bagi organisasi disamping sarana manajemen yang lain.

Kearsipan merupakan suatu sistem yang mencakup berbagai sub sistem yang satu sama lainnya saling berkaitan, bergantung dan terorganisasi dalam satu kesatuanuntuk mencapai tujuan-tujuan. Untuk mewujudkan suatu kearsipan diperlukan adanya manajemen sebagai suatu sistem, sumber daya manajemen itu sendiri terdiri dari beberapa komponen yaitu :

1.Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM ini sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan suatu proses manajemen dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan kearsipan pada suatu organisasi, karena tanpa adanya SDM yang professional dibidang kearsipanmaka sebaik apapun sistem kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efesien.

2.Sarana & Prasarana

Selain SDM dan system kearsipan pengelolaan arsip pada suatu organisasi akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila didukungoleh tersedianya sarana dan prasaranakearsipan yang memadai, hal ini adalah merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan bahkan hampir dapat dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas pendukung yang sesuai dengan aktifitas yang akan dilakukan, sedangkanuntuk menentukan sarana dan prasaranakearsipan yang lebih baik/ terperinciharus memperhatikan media, jenis dan bentuk produk arsip masing-masing organisasi misalnya suatu organisasi yang pengelolaarsipnya berbasis komputer akan berbedamedia penyimpanan dan pemeliharannyadengan organisasi yang pengelolaan arsipnya tradisional (kertas).

3.Pendanaan

Semua aktifitas manusia (SDM) memerlukan modal karena tanpa modal manusia tidak akan dapat berbuat banyak bagitu juga dalam program kearsipan.

4.Sistem

Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/sistemyang tepat dalam pengelolaan arsip. Ilmu pengetahuan dan teknologi membuat adanya suatu pengembangan sistem pengelolaan arsip sehingga mampu mengimbangi dan mengantisipasi perkembangan jaman. Dalam hal ini perlu dilakukan mengingat arsip yang tercipta tidak hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga menggunakan media baru. Pengembangan metode pengelolaan arsip adalah merupakan bagian dari penyelenggara kearsipan meuju kearah kesempurnaan.

Melalui berbagai upaya pembinaan kearsipan sebagaimana telah diuraikan di atas diharapkan setiap organisasi / unit kerja dapat mengelola kearsipannya dengan cara yang baik dan benar. Disamping itu pada masa yang akan datang diharapkan akan muncul tenaga-tenaga professional dibidang kearsipan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Selanjutnya keasadaran masyarakat sebagai organisasi perseorangan terhadap pentingnya arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara dapat terwujud secara nyata dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga generasi yang akan datang dapat menemukan jawaban dari apa yang dilihat, didengar dan dibaca.

III. Penutup.

Dengan beberapa uraian di atas dalam hal ini arsip merupakan suatu sumber kekayaan yang sangat berharga dalam komunikasi masyarakat moderen dan arsip tidak lagi bisa dipandang sebagai benda mati yang ditimbun dengan nilai yang tidak jelas melainkan sebagai warisan masa lalu yang layakdan perlu dilestarikan.

Sudah selayaknya bahwa arsip bukan lagi bersifat tertutup tetapi menjadi sumber informasi yang terbuka bagi semua orang yang membutuhkannya sesuai dengan aturan yang berlaku. Lembaga kearsipan di daerah mempunyai peranan penting tidak saja dalam pelayananinterendilingkungan instansi pemerintah daerah tetapi juga dituntut peran aktif dalam layanan public dalam upaya pelestarian memori kolektif dan jati diri daerah.

Pengembangan kualitas dan kuantitas SDM dalam suatu organisasi dalam mengelola kearsipan atau arsiparis diharapkan mempu merubah citra profesi kearsipan.