1. LONCENG Show Dahulu lonceng digunakan untuk mengabarkan suatu berita kepada masyrakat dan sebagai penanda waktu. Lonceng juga digunakan oleh umat Kristiani untuk memberi tanda waktu beribadah, biasanya dibunyikan tiga kali, pada pukul 06.00. 12.00, dan 18.00. Lonceng digunakan pertama kali dalam gereja Katolik sekitar tahun 400 masehi, dan dianggap diperkenalkan oleh Paulinus, Uskup Nola, sebuah kota di Campania, Italia. Penggunaannya menyebar luas dengan cepat dan tidak hanya digunakan untuk mengumpulkan umat dalam acara keagamaan, tetapi juga sebagai peringatan ketika ada bahaya. 2. BEDUG Di Indonesia, sebuah bedug biasa dibunyikan untuk pemberitahuan mengenai waktu salat atau sembahyang. Bedug terbuat dari sepotong batang kayu besar atau pohon enau sepanjang kira-kira satu meter atau lebih. Bagian tengah batang dilubangi sehingga berbentuk tabung besar. Ujung batang yang berukuran lebih besar ditutup dengan kulit binatang yang berfungsi sebagai membran atau selaput gendang. Bila ditabuh, bedug menimbulkan suara berat, bernada khas, rendah, tetapi dapat terdengar sampai jarak yang cukup jauh. 3. API Api adalah zat panas yang ditimbulkan dari benda yang terbakar, berasal dari proses oksidasi sehingga berupa energi berintensitas yang bervariasi dan memiliki bentuk cahaya (dengan panjang gelombang juga di luar spektrum visual sehingga dapat tidak terlihat oleh mata manusia) dan panas yang juga dapat menimbulkan asap. Api juga digunakan dalam komunikasi tradisional 4. ASAP Media komunikasi ini tergolong unik dan sangat populer digunakan oleh bangsa Indian di Amerika. Asap dapat digunakan untuk mengirimkan informasi rahasia kepada teman maupun lawan. Dalam berkomunikasi menggunakan asap, tidak ada kode-kode yang baku sehingga tidak semua orang dapat membaca maksud dari kepulan asap yang dikirim. Namun yang umum dan sering kita lihat di beberapa film, asap dapat digunakan untuk meminta bantuan ketika seseorang sedang tersesat di hutan dengan cara menunjukan keberadaannya menggunakan asap. Atau mungkin kamu pernah ikut dalam kegiatan Pramuka dimana mereka menggunakan asap dalam suatu permainan pesan berantai. 5. KENTONGAN Pada masa kerajaan, kentongan digunakan untuk menyampaikan pesan dan perintah dari sang raja kepada rakyatnya. Petugas kerajaan cukup memukul kentongan dan dalam beberapa saat kemudian rakyat bergegas kumpul di tempat yang sudah biasa digunakan untuk pertemuan antara raja dengan rakyatnya untuk menyampaikan informasi. Awalnya, kentongan digunakan sebagai alat pendamping ronda untuk memberitahukan adanya pencuri atau bencana alam. Dalam masyarakat pedalaman, kentongan seringkali digunakan ketika suro-suro kecil atau sebagai pemanggil masyarakat untuk ke masjid bila jam salat telah tiba. Dalam penggunaannya, kentongan dipukul dengan irama yang berbeda beda sesuai kejadian yang akan dan sedang terjadi. Misalnya, tanda kentongan yang menandakan adanya kebakaran rumah, adanya bencana banjir, adanya pencurian, atau akan adanya gerombolan pasukan lawan yang datang menyerang dimasa peperangan kerajaan zaman dahulu. 6. PRASASTI
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, prasasti merupakan piagam yang tertulis pada batu, tembaga, dan sebagainya. Prasasti merupakan sumber sejarah penting untuk mengungkap peristiwa masa lalu. Prasasti merupakan sumber dokumen tertulis yang orisinil dan pasti terjamin keasliannya sebagai peninggalan masa lalu. 7. DAUN LONTAR Selain prasasti, daun lontar juga digunakan sebagai alat komunikasi masa lalu. Daun lontar adalah daun dari pohon siwalan yang dikeringkan. Daun lontar dikenal juga sebagai daun pohon Nira. Daun lontar di pakai untuk menulis naskah dan kerajinan. Naskah dari lontar banyak ditemukan di Sunda, Jawa, Bali, Madura, Lombok, dan Sulawesi Selatan. Sedangkan kerajinan dari lontar digunakan untuk bahan baku atap rumah dan produk utama anyaman serta kipas. 8. TEROMPET Fungsi terompet pada masa lalu, yakni sebagai tanda dimulai dan diakhirinya sebuah peperangan, maka hal itupun sama namun dengan kondisi yang berbeda. Kalau dulu perang dalam arti yang sebenarnya namun sekarang bisa diartikan sebagai perang untuk melawan kemiskinan, kebodohan dan sebagainya. Ketika terompet dibunyikan ramai-ramai dipenghujung tahun, itu bertanda bahwa peperangan telah usai, saatnya kita untuk interopeksi diri. Kita berada di pihak yang menang atau sebaliknya pihak yang kalah atau malah menjadi seorang pecundang yang lari dalam medan laga (baca: lari dari kenyataan hidup). 9. TIFA Alat telekomunikasi bunyi-bunyian pukul dari Indonesia Bagian Timur (Maluku) biasanya digunakan untuk upacara adat, ritual dan kebutuhan lainnya. 10. LONCENG Alat telekomunikasi ini digunakan untuk mengirimkan informasi tertentu dalam kurun waktu tertentu, khususnya oleh masyarakat beragama Kristen.
3. Internet alat komunikasi masa kini Di jaman sekarang teknologi yang semakin berkembang internet menjadi suatu kebutuhan pokok, dimana pesan bisa secara langsung diterima, apalagi sekarang berkembangnnya jejaring social, sehingga memudahkan orang berinteraksi satu dengan yang lainnya gambar alat komunikasi modern
4. Pos surat alat komunikasi jaman sekarang dulu orang mengirimkan surat melalui merpati pos, nmun sekarang sesuai dengan perkembangan jaman akhirnya posisi tersebut menjadi berubah dengan adanya layanan kantor pos, dan kantor pos indonesiapun berlambang merpati, pos adalah cara mengirimkan surat terhadap rekan atau sahabat maupun dipakai untu keperluan lainnya
5. Televisi media paling populer yang menampilkan berbagai informasi secara massal
Lonceng Dahulu lonceng digunakan untuk mengabarkan suatu berita kepada masyrakat dan sebagai penanda waktu. Lonceng juga digunakan oleh umat Kristiani untuk memberi tanda waktu beribadah, biasanya dibunyikan tiga kali, pada pukul 06.00. 12.00, dan 18.00. Lonceng digunakan pertama kali dalam gereja Katolik sekitar tahun 400 masehi, dan dianggap diperkenalkan oleh Paulinus, Uskup Nola, sebuah kota di Campania, Italia. Penggunaannya menyebar luas dengan cepat dan tidak hanya digunakan untuk mengumpulkan umat dalam acara keagamaan, tetapi juga sebagai peringatan ketika ada bahaya.
Suku bangsa Indian Amerika menggunakan asap sebagai alat untuk Berkomunikasi dengan sukunya ataupun kepada suku lainnya. Biasanya, asap digunakan untuk mengirimkan pesan rahasia. Kepulan asap mengandung makna-makna tertentu yang hanya dapat dibaca oleh suku-suku di Indian, seperti kepulan satu kali yang berarti peringatan. Ketika mereka berperang juga menggunakan asap untuk berkomunikasi dengan lawan.
Merpati pos Mungkin merpati pos, kita semua sudah tahu kegunaannya pada masa lalu. Bukan hanya pada masa perang tapi sejak jaman dulu Merpati digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan jarak jauh. Pada masa perang kegunaannya lebih lagi, apalagi ketika alat komunikasi tidak berfungsi. Maka merpatilah salah satunya yang digunakan untuk menyampaikan pesan pesan militer rahasia. Sementara burung kenari dimanfaatkan untuk mendeteksi serangan gas beracun pada Perang Dunia I.
Kentongan Kentongan merupakan media komunikasi di masyarakat Indonesia sejak dahulu kala. Biasanya, kentongan digunakan untuk memberitahu warga sebagai suatu peringatan telah terjadi sesuatu, misalnya kebakaran, kemalingan, dan bencana alam. Pada zaman kerajaan di nusantara, kentongan dan alat sejenisnya, seperti gong digunakan untuk mengumpulkan rakyat. Biasanya pukulan kentongan ini untuk memberikan suatu pengumuman kepada rakyat. Orang-orang yang mendengar suara kentongan dengan bergegas berkumpul untuk mendengarkan informasi, berita atau pengumuman. Dalam penggunaannya, untuk setiap daerah bunyi kentongan tidak memiliki standar yang baku. Setiap daerah memiliki kode atau arti tertentu terhadap suara kentongan, misalnya suara kentongan yang dipukul beberapa kali dengan cepat menandakan adanya bahaya kebanjiran atau kemalingan. Ditempat-tempat ibadah masih pula menggunakan peralatan tradisional sejenis kentongan seperti beduk dan lonceng.
Daun Lontar Kegiatan komunikasi pada masa lalu sudah menggunakan bahasa tulis pada media seperti, tulang hewan, prasasti dan daun lontar. Di Indonesia kegiatan surat menyurat telah ada sejak jaman kerajaan-kerajaan Hindu seperti, Pajajaran, Mataram, Majapahit, Kutai, Mataram dan Sriwijaya. Biasanya, untuk berkirim surat kepada negeri tetangganya, pihak kerajaan menggunakan media daun lontar, kulit kayu dan kulit hewan, tulang hewan, dan lempengan batu. Umumnya media komunikasi yang digunakan adalah dengan daun lontar, dengan alasan daun lontar sangat mudah didapatkan.
PERAN PENTING KEARSIPAN DALAM ORGANISASI Oleh : Papang Yudi Prasetyo, S.Sos A. KONDISI KEARSIPAN Tidak dapat kita sangkal lagi, bahwa kalau orang awam mendengar kata “Arsip“, maka timbul imajinasi yang maksud dan tujuannya banyak merugikan kedudukan petugas kearsipan atau bidang kearsipan. Pengalaman membuktikan bahwa orang awam atau pegawai yang belum mengerti masalah arsip, kalau mendengar kata “ arsip”, maka terbayanglah pada mereka dengan tumpukan bundel-bundel kertas atau surat-surat yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang semerawut ( baca : kacau ) dan petugas-petugasnya biasanya sudah tua-tua, serta kurang terdidik. Pandangan semacam inilah kadang-kadang dapat menghambat perkembangan kearsipan di setiap instansi. Merombak “ image “ yang selama ini sudah bertahun-tahun lamanya dengan cepat, memang tidaklah mudah sebagai mana kita bayangkan semula. Apalagi petugas kearsipan tidak diberikan kesempatan untuk memperbaiki nasibnya sendiri ditambah lagi tidak ada perhatian sama sekali dari pembuat kebijakan dimasing-masing instansi di bidang kearsipan, dan lebih menyedihkan pula, kalau petugas kearsipan menyerah pada keadaan puas pada keadaanya sekarang, maka mereka tetap terbenam dalam tumpukan-tumpukan arsip dan tidak diketahui atau tidak diperhatikan kegiatan-kegiatannya sehari-hari dalam membantu kelancaran tugas bidang-bidang lainnya. Unit kearsipan merupakan unit yang serba kekurangan, yaitu kurang fasilitas, kurang pegawai yang terampil, dan tanggap, kurang di perhatikan, kurang menarik, kurang terdidik, kurang ruangan dan sebagainya. Memang dalam keadaan demikian siapapun tidak akan tertarik terhadap bidang kearsipan. Apalagi kalau terdapat kebijaksanaan yang salah terhadap masalah kearsipan, yaitu kalau ada pegawai yang membuat kesalahan atau kurang disenangi, maka pegawai tersebut “ dibuang” ke unit kearsipan. Dan setiap ada pegawai yang membuat kesalahan atau tidak disiplin selalu di mutasikan ke unit kearsipan. Bayangkan lama-kelamaan seluruh pegawai unit kearsipan akan penuh “ pegawai buangan” semua ini mengakibatkan pula frustasi bagi pegawai yang bersangkutan, serta akibat yang lebih membahayakan lagi banyak arsip-arsip yang berserakan dimanan-mana, sulit ditemukan kembali, kemudian akibat yang fatal lagi, yaitu arsip-arsip dijual-belikan di pasar-pasar menjadi pembungkus kacang goreng, sayuran, tahu goreng dan sebagainya. Kejadian semacam ini merusak pula citra unit kearsipan di instansi tersebut, yang aripnya dijual-belikan. Untuk mencegah kejadian semacam ini pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkan dan pengertian terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus di sebarluaskan, sehingga petugas kearsipan dan petugas di bidang lain mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di seluruh instansi di mana mereka bertugas. B. PENGERTIAN ARSIP DAN TUJUAN KEARSIPAN Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia adalah warkat , pada dasarnya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenaini suatu persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula ( dalam Basir Barthos : 1990 ). Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip adalah : surat-surat, kwitansi, faktur pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu tanda penduduk, foto-foto, pita suara, disket, hard disc, mikro film dan sebagainya. Berdasarkan Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat di pertanggungjawabkan. Sedangkan tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaandan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. C. PERAN PENTING KEARSIPAN Kearsipan mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaiandan pengendalian suatu kegiatan. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengka, cepat dan benar huruslah ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali. Dari penjabaran diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan bahan kearsipan terkumpul, tersimpan, terawat dan teratur dengan baik.
A. PENGERTIAN ARSIP Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli : 1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. 2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu : a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip. b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian. c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya. Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu: 1. Penciptaan arsip/warkat 2. Pemiliha arsip/warkat 3. Pengendalian arsip/warkat 4. Penyimpanan arsip/warkat 5. Perawatan arsip/warkat 6. Pemusnahan arsip/warkatB. JENIS ARSIP DAN RECORD Macam-macam Arsip adalah: 1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat. b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah. 2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya. 3. Arsip Sentral dan Arsip Unit Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi. 4. Makro dan mikro arsip Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat. Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit. 5. Arsip statis dan arsip dinamis 6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi. Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu. Macam-macam record 1. Menurut subjek atau isi
C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi : 1. Fungsi dinamis 2. Fungsi statis Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu : 1. Sebagai alat penyimpanan warkat 2. Sebagai alat bantuan perpustakaan 3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil. 4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi: 1. Arsip aktif 2. Arsip semi aktif 3. Arsip in aktif Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja. Kegunaan Arsip a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu : 1. Values for administrative use 2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum) 3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan) 4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan) 5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah) 6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian) b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu 1. Guna informatoris 2. Guna yuridis 3. Guna historis 4. Guna ilmiah c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi: 1. Nilai guna primer meliputi :
D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu : 1. Lemari arsip
E. SISTEM KEARSIPAN Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu : 1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System) 2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system ) 3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system) 4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system) 5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system) Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb. Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26 Mengingat peran kearsipan sangat penting dalam organisasi maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan sistem kearsipan serta perhatian secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan berhasil guna. Ketika Anda akan membeli Meja Meeting untuk Kantor ada beberapa point yang harus di cermati : - Ruangan Meeting seperti apa anda punya - Apa yang anda rencanakan untuk ruang pertemuan, - Seberapa sering itu di gunakan Tips ini mungkin akan membantu anda membuat keputusan untuk memilih meja meeting yang cocok untuk kepentingan bisnis anda Jika dasarnya ruangan meeting tersebut besar dan digunakan untuk pertemuan yang penting maka anda perlu mencari model meja meeting yang besar namun pastikan ruangan cukup untuk kursi dan furniture kantor lainnya. Meja untuk rapat staf in-house Apakah ruang rapat digunakan untuk rapat staf dan rapat tertutup yang melibatkan jumlah orang yang terbatas ?
Pilihan jenis meja Anda harus memutuskan jenis meja meeting yang Anda inginkan. Pemilihan berdasarkan bentuk dan skala ruangan disesuaikan dengan model, besar, kecilnya ukuran dan desain meja meeting. Kemudian pemilihan ditentukan kekuatan bahan meja tersebut menyangkut tahan lama atau tidaknya meja, bahan melamin memberikan daya tahan lebih dari meja kayu veneer dan biasanya harga jauh lebih murah.Jika anda membutuhkan meja kerja kantor, furniture, partisi dan kitchen set, silahkan klik di sini Tips Memilih Furniture Meja Kantor dan Meja Kerja Kantor yang Tepat Untuk Interior Kantor AndaMembeli furniture dan meja kerja kantor memang terkesan mudah asal tersedia dana yang cukup, tetapi untuk memilih furniture meja kantor yang sesuai dengan ruangan dan interior kantor sehingga nyaman untuk dilihat dan dinikmati tidaklah gampang. Berikut ...3 Tips Dalam Desain Furniture & Interior KantorBeberapa tips dalam desain furniture dan interior kantor agar fungsional dan sekaligus memiliki citra estetik yang baik, terkait dengan keterbatasan luasan sebuah apartemen: 1. Inventarisasi Kebutuhan. Inventarisasilah kebutuhan ruang apa ...Tips Dalam Mensiasati Ruangan Dapur yang KecilSaat ini kita semakin sulit menemukan dan membuat rumah-rumah yang besar karena adanya keterbatasan lahan dan biaya. Untuk itu, perlu disiasati bagaimana memanfaatkan dan mempertahankan rumah atau ruangan yang sudah ... Mengadopsi gaya orang Jepang atau Korea yang banyak menerapkan gaya lesehan pada penataan interiornya, menghadirkan desain meja rendah minimalis ini juga dapat menjadi solusi mengatasi sempitnya ruang. gambar meja rendah minimalis ...Pengertian tata ruang kantor Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958 “office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak). Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang kantor. Tujuan tata ruang kantor
Azas tata ruang kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah: Asas jarak terpendek. Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.Asas perubahan susunan tempat kerja Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.Jenis-jenis tata ruang kantor Ada 4 macam tata ruang kantor yang sering digunakan di kantor yaitu: Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)
1. Pesawat Telepon Local Batere (LB)
2. Pesawat Telepon Sentral Batere (CB)
Adalah pesawat telepon yang sistem catuan listriknya arus DC yang terdapat di Sentral Telepon. Batere yang digunakan bisa batere basah (lead acid) yang setiap saat dapat dilakukan sistem Charge dan Discharger (proses pengisian dan pengosongan batere). Misalnya Pesawat telepon type DLG – 12515 buatan Ericson
Untuk mengadakan panggilan ke operator, dilakukan hanya dengan mengangkat handset sehingga sinyal panggil yang berupa lampu sentral menyala.
3. Pesawat Telepon Otomat dengan Roda Pilih (Rotary Dial)
Adalah pesawat telepon yang digunakan pada sentral telepon otomat dimana sistem catuan listriknya diberIkan dari sentral. Untuk mengadakan panggilan digunakan roda pilih (rotary dial) yang dapat menghasilkan pulsa-pulsa sesuai dengan digit atau angka yang diputar.
Sistem kerja dari roda pilih adalah untuk memutuskan dan menyambungkan arus listrik, sehingga arus listrik tersebut dapat berbentuk pulsa-pulsa sesuai kode digit yang dikehendaki. Karena untuk membentuk digit (nomer telepon) dengan cara memutus dan menyambung arus listrik.
Pesawat telepon jenis ini punya kelemahan, yaitu walaupun pesawat telepon tersebut dikunci dengan maksud agar tidak digunakan hubungan, namun hanya dengan meng on-off kan kontak kait maka pengiriman digit-digit tetap dapat dilaksanakan sehingga kunci telepon tidak menjamin pesawat telepon tersebut tidak dapat digunakan hubungan. Contohnya pesaw`t telepon tipe H-63 dan Tipe H-70 buatan Siemens Jerman dan buatan PT. INTI.
4. Pesawat Telepon Tombol Tekan (Push Button)
Adalah pesawat telepon yang digunakan pada sentral telepon otomat dimana sistem catuan listriknya diberikan dari sentral.
Untuk mengadakan panggilan digunakan tombol tekan yang dapat menghasilkan frekuensi sesuai dengan angka/digit yang ditekan. Mengingat didalam mengadakan panggilan digunakan tombol tekan untuk membentuk digit-digit (nomor telepon) dengan menggunakan multi frekuensi yang dikirimkannya ke Sentral Telepon untuk selanjutnya digit-digit tersebut akan diproses oleh Sentral yang bersangkutan.
Pesawat telepon ini mempunyai kelemahan yaitu walaupun pesawat telepon tersebut dikunci, maka dengan alat Quick Dialing yang banyak dijual dipasaran, maka pesawat telepon tersebut masih tetap dapat digunakan untuk menjalin hubungan. Contoh : Pesawat telepon Tipe SSB2912 AFAT Buatan BTM atau Co Belgia, Pesawat telepon buatan Siemen Jerman dan Buatan PT. INTI.
5. Pesawat Telepon Wireless
Adalah sejenis pesawat telepon tipe push button, dimana antara Handset-nya dengan tombol Push Button-nya tidak dihubungkan dengan kabel, melainkan dengan menggunakan udara sebagai media untuk menghantarkan frekuensi pembicaraannya.
Jarak udara antara Handset dengan peralatan push button-nya sangat terbatas maksimal 250 meter, hal ini dikarenakan frekuensi yang digunakan adalah frekuensi yang lemah.
Pesawat jenis ini biasanya dilengkapi dengan memori sebagai proses redial (pengulangan panggilan/pengiriman digit-digit pulsa) untuk memudahkan si pemakai dalam mengadakan hubungan ke sentral telepon. Selain itu memori juga dapat digunakan untuk menyimpan nomer-nomer telepon tertentu dengan maksud untuk mempermudah sistem operasionalnya.
Memori juga dapat difungsikan untuk menyimpan pesan yang diterima dari lawan bicaranya, jika yang bersangkutan sedang tidak berada di tempat.
6. Pesawat Telepon Genggam (Hand Phone)
Adalah sejenis perangkat terminal telepon yang kompak dan komplit, artinya antara perangkat Ear Phone, Microphone dan Remote kontrol unitnya serta sistem catudayanya sudah menjadi satu. Selain itu sudah dilengkapi memori yang berisi fasilitas fitur untuk mendukung operasionalnya. Sistem penyambungan ke sentralnya sudah tidak menggunakan kabel, tetapi menggunakan media udara untuk menyalurkan frekuensi pembicaraannya Bentuk dari pesawat ini sangat kecil dan portable, sehingga mudah dibawa kemana-mana.
Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)
Peraturan Mengindeks Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:
Berikut ini adalah beberapa fasilitas yang disediakan melalui internet:
Dampak positif dari internet.
1. Pengertian intercom/aiphone Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. 2. Fungsi intercom Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai: — Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya — Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor — Menghindari mondar-mandirnya para pegawai — Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai: — Sebagai media informasi — Sebagai media pengetahuan — Sebagai media hiburan 3. Cara mengoperasikannya Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: Intercom yang digunakan di kantor-kantor — Angkat gagang telepon — Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud — Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut — Lakukan pembicaraan Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas) — Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat — Pilih atau cari saluran yang kita tuju — Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju Penggunaan Telepon 1. Pengertian telepon Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. 2. Macam-macam pesawat telepon — Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah — PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator — \PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator 3. Cara penggunaan telepon — Penggunaan telepon untuk percakapan local — Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international PENGGUNAAN HANDPHONE 1. Pengertian handphone Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan. 2. Macam-macam merk handphone — Sony ericsson — Nokia — Motorola — Samsung — LG 3. Cara menggunakan handphone Cara mengirim berita — Tekan tombol yang dituju — Mulailah pembicaraan — Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No Cara menerima berita — Tekan tombol yes — Dengarkan pembicaraan — Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai 4. Cara pengisian pulsa — Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan: — Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar — Dengan electronic PENGGUNAAN SWITCHBOARD 1. Pengertian switchboard Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain. 2. Macam-macam switchboard — Switchboard dengan system telepon kunci — Switchboard dengan system perburuan 3. Keuntungan dan kelemahan switchboard Keuntungannya — Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri — Menghemat waktu, tenaga dan biaya — Dapat berhubungan dengan pihak luar Kelemahannya — Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator — Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON 1. Pengertian penjawab telepon Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien 2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon Keuntungannya — Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar — Dapat merekam dari dua arah — Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan — Dapat memanggil di mana saja kita berada Kelemahannya — Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali. PENGGUNAAN TELEX 1. Pengertian telex Adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri. 2. Bagian-bagian dan fungsi telex — Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim. — Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun. — Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan 3. Cara menggunakan telex Kegiatan merekam — Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan — Ketik naskah yang akan dikirim — Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara: — Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang. — Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek Kegiatan mengirim — Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim — dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0” — Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim — Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali — Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai 1. Pengertian facsimile Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh. 2. Fungsi facsimile — Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan — Untuk menerima informasi dari berbagai tempat — Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk: — Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar — Mencetak sampai beberapa lembar kopi — Menyimpan berbagai alamat 3. Keuntungan facsimile — Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas — Waktu yang lebih cepat — Data yang akurat — Hemat tenaga dan biaya — Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya 4. Cara pengoperasian facsimile — Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah — Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju — Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan — Tekan tombol YES — Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board — Lalukan pengkopian PENGGUNAAN MESIN DIKTE 1. Pengertian mesin dikte Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai. 2. Fungsi mesin dikte — Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan — Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai 3. Cara menggunakannya Untuk printer — Tekan tombol power — Tekan tombol printer Untuk facsimile — Tekan tombol power — Tekan nomor facsimile yang dituju — Tunggu jawaban Untuk scanner — Tekan tombol power — Tekan perintah scanner PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM 1. Pengertian mesin microfilm Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah. 2. Bentuk-bentuk microfilm Microfilm roll — Roll film ukuran 16 mm x 100 feet — Roll film ukuran 35 mm x 100 feet Microfilm jaket — Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip. Microfiche — Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor — Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator Microfilm aparatur card — Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm. — Microfilm cartridge — Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet. 3. Macam-macam peralatan microfilm — Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film — Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera — Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film — Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise — Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER Transparancy ada dua jenis yaitu: — Intra red dengan ciri-ciri: — Salah satu sudutnya terpotong — Warna transparansi tidak bening (agak buram) — Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus — Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar Write on dengan ciri-ciri: — Transparansi warnanya bersih atau bening — Lembar transparansi bisa langsung ditulisi — Dapat dihapus Cara menggunakan transparency maker adalah: — Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri — Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya — Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas — Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan — Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR) Keunggulan OHP antara lain: — Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya — Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan — Refleksi lensa dapat diatur — Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu: — Mudah penggunaannya — Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta — Menghemat waktu — Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserta mudah melakukan pencatatan PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN PENGGUNAAN MESIN STENSIL 1. Mesin stensil manual Memiliki ciri-ciri yaitu: — Digerakkan dengan tenaga manusia — Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis — Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna — Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master A — Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci) 2. Mesin stensil listrik Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah: — Hasil penggandaan tampak lebih bagus — Pengoperasian mesin lebih mudah — Tinta yang diperlukan lebih irit — Tenaga yang diperlukan lebih ringan PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER 1. Bagian-bagian mesin scanner Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455 — Rol pemasang sheet — Rol pemasang warkat yang akan disalin — Jarum scanner atau jarum percikan api — Tempat memasang jarum — Tombol untuk menghidupkan mesin (ON) — Tombol untuk mematikan mesin (OFF) — Tombol pengatur panasnya sinar — Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5. — Tombol pengatur pemutar warkat 2. Cara kerja mesin scanner Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya. PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan. Langkah-langkah operasional: — Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik (negative) berada di luar — Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya — Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya — Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang — Buatlah kopi sebagai percobaan — Atur letak kertas dengan tepat — Putarlah sekian kali menurut kebutuhan — Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya — Tutuplah mesin dengan rapi PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder — System zoom Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya — System reduction Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya — System fullsize Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya — System document feeder Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman FRIPORT ATAU RISOGRAPH Keunggulannya yaitu: — Berkemampuan sampai 120 lembar per menit — Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram) hingga kertas tebal (210 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik — Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera — Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt TERMOCOPIER Juga disebut thermoflax. Berguna untuk: — Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit — Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film — Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film OFFSET Macam-macam mesin offset: — Offset kecil — Offset sedang — Offset besar . PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM 1. Pengertian mesin microfilm Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah. 2. Bentuk-bentuk microfilm Microfilm roll — Roll film ukuran 16 mm x 100 feet — Roll film ukuran 35 mm x 100 feet Microfilm jaket — Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip. Microfiche — Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor — Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator Microfilm aparatur card — Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm. — Microfilm cartridge — Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet. 3. Macam-macam peralatan microfilm — Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film — Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera — Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film — Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise — Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER Transparancy ada dua jenis yaitu: — Intra red dengan ciri-ciri: — Salah satu sudutnya terpotong — Warna transparansi tidak bening (agak buram) — Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus — Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar Write on dengan ciri-ciri: — Transparansi warnanya bersih atau bening — Lembar transparansi bisa langsung ditulisi — Dapat dihapus Cara menggunakan transparency maker adalah: — Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri — Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya — Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas — Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan — Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR) Keunggulan OHP antara lain: — Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya — Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan — Refleksi lensa dapat diatur — Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu: — Mudah penggunaannya — Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta — Menghemat waktu — Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserta mudah melakukan pencatatan.SEKRETARIS PROFESIONAL PENGERTIAN SEKRETARISSekretaris adalah seseorang yang pekerjaannya bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kecil-kecil pimpinan. Seperti menerima surat masuk, menangani janji, menangani telepon, dll. Cara Menjadi Sekretaris Profesional : Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos. Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Mempelajari Karakter Bos Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting Tugas dan Peranan Sekretaris “A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise). Secara general peranan sekretaris menyangkut : 1. Terhadap atasan : · Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab. · Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations. · Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. · Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide. · Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan. · Mediator pimpinan dengan bawahan. 2. Terhadap bawahan/karyawan : · Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. · Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan. · Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. · Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka. TUGAS SEKRETARIS Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya : 1. Menurut wewenangnya. · Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. · Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule. · Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan. 2. Menurut jenis tugasnya. · Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling. · Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. · Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor. · Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
engertian USB adalah standart bus serial (standar bus berseri) yang mempunyai fungsi menghubungkan suatu perangkat atau periperal komputer seperti keyboard, mouse, joystick, kamera digital, webcam printer scanner, ke komputer induk. USB kini telah di jadikkan sebagai metoda koneksi standart. sistem koneksi USB ini mampu meningkatkan kemampuan hot swapping yaitu kemampuan pasang dan mainkan (plug and play) suatu perangkat atau priperal komputer, dalam arti , perangkat tersebut dpat di pasang di tambahkan atau di lepaskan dari port USB yang ada di komputer ketika komputer sedang ‘on’ (aktif/hidup/nyala) tanpa harus mematikan komputer. Perangkat atau periperal yang di koneksikan ke port USB bisa langsung di kenali oleh sistem komputer yang selanjutnya segera memproses drive perangkat yang bersangkutan agar perangkat tersebut dapat segera di fungsikan. Contoh bentuk USB Setiap unit komputer yang di pasaran saat ini, selalu di lengkapi port USB dengan jumlah yang berfareasi , satu, dua, tiga, empat atau bahkan lebih. Port USB tersebut berada di panel belakang komputer atau di panel depan, bahkan ada yang di letakkan di sisi samping Case komputet, Konektor USB yang terdapat pada perangkat (device) komputer dapat dengan cepat dan mudah di tancapkan pada port yang tersedia pada komputer induk (host). Bila di bandingkan dengan port-port yang lain yang terdapat pada komputer, pemasangan atau penancapan konektor USB ini jauh lebih muda, memang sala satu visi pembuatannya untuk memudahkan pengguna komputer dalam menyambungkan perangkat dengan komputer, sistem koneksi USB ini memiliki kecepatan lebih tinggi di bandingkan port panel atau port serial yang lain. Sebelum port USB di ciptakan, apabila pengguna komputer (user) ingin memasangkan suatu perangkat yang memerlukan sistem koneksi yang lebih cepat, harus memasang kard sendiri yang di tancapkan pada slot ISA atau PCI yang masih kosong yang ada pada matherboard. Apa bila jumlah slot-slot tadi terbatas dan sudah terisi semua itulah yang jadi masalah, salah satu tujuan port USB di ciptakan adalah untuk mengatasi masalah ini. Semula, USB di desain untuk PC (personal computer), di tujukan untuk menghindari perlunya penambahan expansion card ke bus ISA atau PCI namun, sekarang telah berkembang luas dan banyak di gunakan pada perangkat elektronika lainnya, seperti PDA dan konsol permainan (vidio games). VERSI USB 1.0 dan USB 2.0 USB1.0 Keberadaan USB 1.0 secara berangsur-angsur di maksudkan untuk menggeser fungsi berbagai konektor (yang biasanya berada pada panel belakang sebuah PC), dan menggantinya dengan sistem USB. Sebenarnya terdapat dua macam USB 1.0, yang masing-masing memiliki berbedaan dalam hal kecepatan, kedua macam USB 1.0 tersebut adalah USB 1.0 Low-speed dengan kecepatan tranfer data 1,5 Mbit/s (1,5 Mega bit perdetik = 0,1875 Mega byte per detik) dan USB 1.0 Full-speed dengan kecepatan tranfer data 12 Mbit/s (1,5 Mbyte per detik) Kabel perpanjangan Usb tidak bisa di gunakan pada USB 1.0 dan memang tidak boleh di pasangkan , karena USB 1.0 tidak di desain bisa menggunakan kabel perpanjangan. Hanya sedikit jumlah USB 1.0 yang sengaja di lempar ke pasar bebas, jumlahnya terbatas. USB 2.0 April 2000 dirilislah USB dengan vesi lain pada saat itu beberapa perusahaan bekerja sama mengembangkan USB yang memiliki kecepatan tranfer data lebih tinggi. Kecepatan tranfer data USB 2.0 mampu mencapai 480 Mbit/s (60 Mbyte/s), jauh lebih tinggi di banding USB 1.0 jika di hitung kecepatan tranfer data empat puluh kali jauh lebih cepat di banding USB sebelumnya. Kecepatan tranfer data sebesar 480 Mbit/s di sebut Hi-speed. USB 2.0 mampu di manfaatkan untuk menjalankan berbagai perangkat USB secara simultan dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami gangguan. Logo USB Hi-Speed Seluruh perangkat USB Hi-Speed tetap konpatibel dan mampuh beroprasi pada modus USB Full-speed itilah sebabnya USB 2.0 mampu mendukung 3 (tiga) macam mode speed, yaitu 1,5 Mbit/s (low-speed), 12 Mbit/s (full-speed) dan 480 Mbit/s (Hi-speed). Kesimpulan: Dari penjelasan USB dengan Versi 1.0 dan 2.0 secara detail maka kita ketahui perbedaannya yaitu USB dengan Versi 1.0 memiliki dua macam USB yaitu USB 1.0 Low-speed dan USB 1.0 Full-speed. Sedangkan USB 2.0 hanya memiliki satu versi namun USB 2.0 mampu memumpuni tiga macam mode speed. Selain perbedaan yang terdapat pada kecepatan kedua USB ini memiliki perbedaan dalam perpanjangan kabel. Fire Wire Konsep kerja dari fire Wire tidaklah jauh berbeda dengan USB namun perbedaan yang sangat mendasar dari keduanya adalah bentuk fisik dan kecepatannya dalam tranfer data, Fire Wire mempunyai kemampuan kecepatan tranfer data hingga 800 Mbit/s sehingga cocok di gunakan untuk tranfer data jenis streaming atau isochronous. Koneksi Fire Wire saat ini banyak di gunakan untuk tranmisi perangkat multimedia. Di samping kecepatan transfer data yang lebih baik, peralatan yang dihubungkan FireWire dapat berkomunikasi langsung tanpa melalui komputer. misalnya, scanner bisa langsung berkomunikasi dengan printer sehingga Anda bisa punya mesin fotokopi tanpa harus menghidupkan komputer Anda. Saat ini beberapa peralatan eksternal khususnya perangkat storage menggunakan interface fireware yang bandwidth ratenya lebih tinggi dari USB 2.0. Kelebihannya terletak pada multimedia, dimana transfer data antara device camcode dengan pc akan semakin lancar dan menyenangkan, hasil yang didapatkan juga sangat optimal dibandingkan dengan menggunakan USB versi 2.0 sekalipun. Dengan harga yang sudah ‘turun’ drastis menurut penulis ada baiknya kita sudah harus melirik ke teknologi interface ini. Seperti juga USB yang sudah total kompatibel dengan Windows, Firewire juga demikian dapat berjalan mulus tanpa instalasi driver diatas system operasi Windows 9x apalagi windows XP. Perbedaan Fire Wire dan USB
Fire Wire USB Page 2 |
Alat yang digunakan untuk dapat menggandakan data adalah
Pos Terkait
Copyright © 2024 berikutyang Inc.
