Tahapan PENGEMBANGAN sistem informasi akuntansi

You're Reading a Free Preview
Pages 6 to 9 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 13 to 21 are not shown in this preview.

Sistem akuntansi atau sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, memproses data transaksi, dan menyebarluaskan informasi keuangan kepada pihak yang berkepenfingan. Hal ini mencakup setiap langkah akuntansi dan temasuk pengumpulan bukti dokumen transaksi. Jurnal, buku besar, neraca saldo, neraca lajur, laporan keuangan dan pengumpulan bukti transaksi termasuk dalam lingkup sistem akuntansi.

Pencatatan transaksi bisnis, penginputan ke buku besar, persiapan neraca saldo dan menganalisis proses laporan keuangan, semua aktifitas tersebut biasanya tidak berbeda di semua entitas bisnis. Kecepatan dan efisiensi sistem pada praktik akuntansi didalam entitas bisnis tersebutlah yang membedakannya. Mengelola sistem akuntansi melalui perangkat lunak dapat dilakukan lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan operasi manual dalam kegiatan akuntansi. Pengolahan transaksi melalui jurnal umum dan buku besar secara manual pasti akan memakan banyak waktu jika transaksi yang terjadi sangat banyak.

Segala sistem yang ideal tidak berlaku secara otomatis. Ada proses yang harus direncanakan, dirancang, diatur, dikelola, dan dimodifikasi dengan sangat hati-hati dan selalu memerhatikan standar yang berlaku, begitupun dengan proses akuntansi.

Dalam mengembangkan proses akuntansi yang ideal, empat langkah berikut ini diperlukan untuk pertumbuhan bisnis Anda;

1. Menganalisa

Pada awalnya, harus dipastikan terlebih dahulu informasi apa yang diperlukan untuk pengguna internal dan eksternal. Seorang analis informasi bekerja untuk mengidentifikasi sumber informasi yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan menyiapkan laporan dan menyajikannya dengan benar. Kekuatan dan kelemahan dalam proses akuntansi yang terjadi harus dianalisa dan diidentifikasi dengan teliti.

2. Merumuskan

Merumusakan cara dalam proses akuntansi juga merupakan tahap yang tidak kalah penting untuk untuk membangun aktifitas akuntansi yang ideal. Kegiatan merumuskan sistem informasi akuntansi seperti; merancang formulir dan dokumen, pemilihan penggunaan metode dan proses kerja, menyiapkan rencana kerja, pengumpulan teknik pengendalian, menyiapkan laporan dan memilih peralatan yang diperlukan. Terkadang ada perubahan kecil diperlukan untuk mendesain ulang sistem informasi akuntansi yang ada.

3. Melaksanakan

Untuk mengimplementasikan sistem informasi akuntansi yang baru atau yang telah dimodifikasi, dilanjutkan dengan pengumpulan bukti dokumen informasi yang diperlukan, dan menggunakan proses metode atau pemasangan peralatan yang direncanakan, tentunya perlu dilakukan pelaksanaan untuk mengetahui bahwa semua sudah sesuai perencanaan. Karyawan yang bersangkutan harus diberikan pelatihan dan mereka harus diawasi dengan ketat.

4. Pemantauan

Setelah penerapan sistem informasi akuntansi dan semua yang direncanakan dapat diterapkan kedalam proses akuntasi, maka langkah selanjutnya adalah mencari kelemahan dan memantau bahwa tidak akan ada kerusakan. Hal ini penting karena berhubungan sangat erat dengan efektivitas dan tujuan organisasi. Terkadang memang diperlukan perubahan dalam proses implementasi desain. Langkah-langkah yang disebutkan di atas adalah  siklus utama dalam sistem informasi akuntansi. Hal-hal yang menunjukkan bahwa beberapa langkah dasar dalam proses akuntansi tidak selalu dapat diubah.

Tetapi perluasan dalam pengetahuan, pengalaman dan teknologi akan menimbulkan terjadinya perubahan sistem yang dapat menciptakan dan mengubah sistem informasi akuntansi yang ada. Seperti sekarang, sudah banyak perusahaan yang beralih dari proses pengolahan akuntansi manual ke pengolahan akuntansi komputerasi. Selain lebih mudah dan praktis, peggunaan aplikasi akuntansi pada perusahaan juga untuk meminimalisir terjadinya human error. Anda kini juga bisa melakukan hal tersebut untuk pengembangan bisnis Anda. Yang perlu diperhatikan  dalam pemilihan software akuntansi untuk bisnis Anda adalah seperti memenuhi standar akuntasi keuangan di Indonesia, bisa digunakan untuk laporan pajak dan yang paling penting adalah banyak dipakai oleh entitas bisnis.

Accurate menjawab kebutuhan Anda. Untuk sistem Akuntansi yang terencana dibutuhkan software akuntansi terbaik dan teruji. Accurate online adalah software akuntansi berbasis cloud yang bisa memudahkan proses pemantauan keuangan Anda dimanapun dan kapanpun. Kini pengembangan bisnis Andan akan lebih efisien dan juga lebih mudah. Jadi tunggu apalagi?

Anda bisa mengunduh demo Accurate online untuk mengetahui beragam fitur yang sudah disediakan secara gratis melalui link ini

Mungkin banyak dari anda para pembaca atau mahasiswa akuntansi yang masih belum memahami arti penting matakuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Pernah saya bahas dalam tulisan saya sebelumnya (tautan), mengenai bagaimana SIA harus diajarkan dalam perkuliahan. Dalam tulisan kali ini, saya akan membahas isi kuliah SIA dan apa yang seharusnya dipelajari mahasiswa akuntansi dalam matakuliah ini, sehingga pada akhir kuliah, mahasiswa dapat mencapai sebuah kompetensi tertentu (dapat anda buka SAP SIA dan capaian kompetensi di tautan ini).

Coba anda bayangkan sebuah perusahaan dagang (retail) seperti Carrefour. Perusahaan ini melakukan transaksi penjualan yang jumlahnya ribuan per hari dalam satu cabang, belum lagi transaksi-transaksi lain seperti penggajian. Sekarang, bayangkan bagaimana anda dapat membuat laporan keuangan untuk perusahaan ini, satu bulan saja, cukup rugi-laba, neraca, dan perubahan ekuitas, menggunakan kemampuan akuntansi keuangan yang anda pelajari di perkuliahan. Berapa bulan anda rencanakan untuk menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di sebuah Carefour, berapa tahun untuk Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang harus anda habiskan?

Kemudian, bayangkan ketika anda harus mengelola data penjualan susu Indomilk misalnya. Bagaimana anda berencana untuk menyimpan dan mengelola data-data tersebut?

Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi. Apa itu Sistem Informasi Akuntansi, dapat anda baca di tautan ini. Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah dengan menggunakan pendekatan siklus. Siklus yang pertama adalah siklus pengembangan sistem yaitu SDLC (System Development Life Cycle), siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku besar-neraca saldo-laporan keuangan), dan siklus ketiga adalah siklus transaksi (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, siklus sumber daya manusia, dan siklus buku besar).

Pembahasan akan kita mulai dari siklus pengembangan sistem.

1. Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah Planning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design (Perancangan), Implementation (Implementasi), dan Post Implementation (Pascaimplementasi).

1.1 Perencanaan (Planning)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek (dapat anda buka di tautan ini).

1.2 Analysis (Analsis)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini). Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control). Pembahasan mengenai kaitan SPI dan SIA dapat anda baca di tautan ini dan ini).

1.3 Perancangan (Design)

Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi).

1.4 Implementasi (Implementation)

Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan lain sebagainya.

1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation)

Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.

2. Siklus Akuntansi

Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang kemudian dijurnal, jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo, hasil dari neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi keuangan (neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses ini di computer? Anda dapat membacanya di tautan ini. Mungkin pengembang sistem akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan transaksi-transaksi ke laporan keuangan. Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency, Calendar).

3. Siklus Transaksi

Akuntansi memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi ini adalah pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan keterjadiannya banyak. Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam siklus adalah memudahkan kegiatan operasi dan pembuatan laporan keuangan berbasis sistem. Contoh siklus transaksi adalah siklus pendapatan. Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus pendapatan. Untuk perusahaan dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan pelanggan, penjualan, pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang. Jika ada pelanggan yang mau beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan transaksi pembayaran, dan pengiriman dilakukan.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data menjadi informasi, siklus-siklus transaksi dapat dipisah per bagian (misalnya bagian penjualan), kemudian siklus-siklus tadi diintegrasikan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Berikut ini saya unggah contoh aplikasi SIA menggunakan DBMS Microsoft Access. File dapat diunduh disini. File yang lebih mutakhir (aksesibilitas tombol lebih banyak, daftar sediaan lebih informatif) dapat diunduh disini. Karena WordPress tidak mendukung untuk mengunggah (upload) file berekstensi .mdb, maka saya ubah ekstensi ke .doc. Untuk menggunakannya, ubah ekstensi kembali ke mdb. Caranya, bila tersedia langsung di windows explorer, langsung rename (tombol F2) Aplikasi_SIA.doc jadi Aplikasi_SIA.mdb. Bila tidak tersedia di windows explorer, copy file ke direktori C:. Kemudian, pilih run di start menu, ketik cmd, kemudian enter. Setelah prompt Ms.Dos muncul, masuk ke direktori C: (bila masih masuk ke subdirektori, ketik cd.. hingga keluar dari sub direktori). Setelah itu ketik rename Aplikasi_SIA.doc Aplikasi_SIA.mdb tekan enter.

Jika anda menggunakan Microsoft Access 2007, ketika pertama kali program ini dijalankan, akan muncul security warning, pilih options, pilih enable this content. Menu yang tersedia dalam aplikasi ini belum semuanya dapat diakses karena saya masih belum memiliki waktu untuk melanjutkan pengembangan aplikasi (versi terbaru dengan aksesibilitas tombol lebih banyak akan saya unggah secepatnya). Namun, aplikasi ini sudah cukup untuk menunjukkan automatisasi pencatatan transaksi, bagaimana transaksi diproses berbasis siklus, pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam SIA, integrasi antar siklus sehingga menghasilkan laporan keuangan. Dalam siklus penjualan, tombol yang dapat diakses hanya penjualan. Dalam siklus pembelian hanya tombol pembelian. Adapun tombol-tombol yang ditampilkan bertujuan untuk menunjukkan urutan siklus transaksi dalam perusahaan. Dalam siklus pengeluaran, tombol yang dapat diakses adalah pengeluaran. Dalam card, semua tombol dapat diakses, fungsi tab ini adalah tempat pengelolaan data master. Report dapat diakses semuanya.

Selamat mencoba!

Jika anda ingin mengetahui pengembangan SIA lebih lanjut, anda dapat membaca materi kuliah SIA saya di laman Kuliah SIA. Bila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan tinggalkan pesan di chatroll, komentar, atau hubungi melalui Whatsapp.