Tahapan awal ketika akan merancang atau merencanakan kegiatan pameran, yaitu …

Tahapan pelaksanaan pameran merupakan tahap puncak dalam sebuah acara pameran, sehingga perlu dirancang secara sistematis dan logis. Hal ini bertujuan agar saat pelaksanaan pameran berjalan lancar. Pasalnya, tanpa adanya perencanaan yang sistematis, maka sebuah pameran tidak dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan.

Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa sebuah pameran dapat berjalan dengan sangat lancar dan sukses, maka terdapat beberapa kegiatan atau tahapan pameran yang harus dilakukan oleh penyelenggara. Dimana pelaksanaan pameran dapat dibagi menjadi 2 tahapan yaitu sebelum pelaksanaan dan saat pelaksanaan.

Sebelum Pelaksanaan

Sebelum merealisasikan pelaksanaan pameran maka hal pertama yang harus dilakukan adalah pembentukan panitia. Dimana, kepanitian ini dibagi menjadi dua bagian yaitu panitia pengarah dan panitia pelaksanaan.

• Panitia Pengarah/ Steering Committee, merupakan panitia yang bertugas memberikan arahan dan masukan kepada panitia pelaksana dalam menjalankan tugasnya. Panitia pengarah terdiri atas penanggung jawab kegiatan dan Pembina.
• Panitia Pelaksana, merupakan panitia yang bertanggung jawab atas berlangsungnya kegiatan pameran pada hari H. panitia pelaksana akan melaksanakan segala sesuatu yang berkaitan dengan teknis pelaksanaan kegiatan pameran.

Panitia yang telah dibentuk pada saat merencanakan pameran akan mulai melakukan tugasnya dalam tahap persiapan atau sebelum pelaksanaan pameran. Ada dua garis besar yang akan dipersiapkan yaitu persiapan kelengkapan dan penataan ruang.

Persiapan Penyelenggaraan Pameran

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam tahap persiapan penyelenggaraan pameran adalah sebagai berikut :

• Publikasi kegiatan pameran menggunakan media poster, spanduk, siaran radio, selebaran, undangan, dan lain-lain.
• Menyeleksi setiap karya yang dikumpulkan oleh peserta pameran.
• Menyediakan perlengkapan pameran yang terdiri atas papan panel, buku tamu, hiasan ruangan, sound system, meja, dan lain-lain.
• Menyiapkan ruang yang akan digunakan sebagai tempat kegiatan pameran.
• Mempersiapkan susunan acara pembukaan dan penutupan.

(Baca juga: Apa Saja Jenis-Jenis Pameran?)

Tahap Penataan Ruangan

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam tahap penataan ruangan pameran adalah sebagai berikut :

• Menata dan menghias ruang pameran.
• Memajang karya seni yang akan dipamerkan pada posisi yang sesuai.
• Memberikan label karya pada setiap karya seni dengan data komplit yang terdiri atas nama seniman, asal seniman, judul karya seni, jenis karya seni, bahan pembuatan, dan teknik pembuatan karya seni.
• Mengatur alur pergerakan pengunjung dalam ruang pameran.
• Menata meja dan kursi yang digunakan sebagai tempat penerimaan tamu serta sumber informasi.
• Memasang lampu sorot di tempat-tempat yang strategis.

Saat Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan merupakan tahap puncak dari seluruh rencana kegiatan pameran, tahapan ini meliputi susunan acara pembukaan, pembawa dan pengarah acara, buku tamu dan buku kesan pesan, dokumentasi, serta susunan acara penutupan. Adapun untuk tahapan pelaksanaan pameran antara lain :

• Pelaksanaan pameran dimulai dengan acara pembukaan.
• Bersamaan dengan acara pembukaan pameran, seksi operasional akan melakukan tugasnya yaitu menerima dan menyambut tamu.
• Kemudian seksi operasional juga akan memandu pengunjung untuk menikmati pameran.
• Selama berlangsungnya kegiatan, seksi akomodasi, seksi keamanan dan seksi PPPK bekerjasama untuk mengamati segala kegiatan yang terjadi.
• Untuk keperluan laporan, ketia juga meminta seksi dokumentasi untuk memotret atau video segala aktifitas yang terjadi selama pameran berlangsung.
• Menyusun laporan kegiatan termasuk dokumentasi dan surat menyurat dapat mulai dilakukan pada tahap ini.

1. Menentukan tujuan Pameran,

2. Menentukan tema Pameran,

3. Susunan kepanitiaan Pameran, 

4. Waktu dan Tempat diselenggarakannya Pameran,

5. Susunan agenda kegiatan Pameran, dan 

6. Pembuatan proposal kegiatan Pameran.

Salam sobat pendidikan sekalian dimanapun berada, berikut ini kita akan coba untuk mengurai penjelasan tentang beberapa poin diatas satu - persatu yang membahas tentang proses perencanaan pameran seni rupa dengan harapan agar uraian tersebut dapat menambah ilmu dan menjadi rujukan bagi teman sekalian. Untuk singkatnya mari kita simak uraian berikut ini. 

Perencanaan suatu pameran seni rupa tentunya harus dirancang secara sistematis dan terintegrasi serta logis agar pada saat pelaksanaanya pameran tersebut bisa berjalan dengan lancar. Tentunya tanpa perencanaan yang matang maka sebuah pameran tidak akan dapat berjalan lancar sesuai dengan di harapkan. Lalu bagaimana cara merencanakan pameran? untuk menjawabnya silahkan simak penjelasannya berikut ini.

1. Menentukan Tujuan Pameran.

Langkah awal perencanaan pameran seni rupa yaitu tujuan diandakannya pameran tersebut. Tujuan penyelenggaraan pameran bisa saja bertujuan untuk melakukan penggalangan dana yang bersifat komersial, sosial, bisnis, dan lainnya seperti tujuan kemanusiaan. 

Setelah kita mengetahui tujuan utama dari program kegiatan pameran seni rupa yang kita hendak lakukan atua laksanakan maka barulah kita bisa melangkah ke tahapan berikutnya yaitu menentukan Tema dari Pameran Seni Rupa yang hendak kita lakukan.

2. Menetukan Tema Pameran.

Tema dari pameran seni rupa ditentukan setelah tujuan dari pameran seni rupa tersebut dirumuskan. Penentuan tema dari pameran bertujuan untuk memperjelas tujuan yang hendak atau yang ingin dicapai sebab dengan adanya tema, maka dapat memperjelas misi dari penyelenggaraan pameran yang akan dilaksanakan. Setelah penyusunan tema tercapai selanjudnya mari kita melakukan penyusunan kepanitiaan pameran.

3. Menyusun Panitian Pameran.

Untuk mendukung kelancaran proses penyelenggaraan suatu pameran agar berjalan dengan lancar maka perlu dibuat kepanitiaan dalam bentuk organisasi kepanitiaan pameran. Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi, dan kondisi tempat diadakannya pameran. Pada umumnya, struktur dari kepanitiaan pameran terdiri dari panitia inti dan dibantu dengan beberapa seksi kegiatan lengkap dengan tugasnya masing. Untuk jelasnya simak uraian berikut.

Struktur Organisasi dan Tugas Panitia Penyelenggaraan Pameran

a. Ketua Panitia Pameran dan Tugasnya.

Ketua adalah panitia yang memimpin penyelenggaraan pameran sekaligus sebagai penanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan pameran yang dilaksanakan. Ketua panitia diharapkan dapat mencari jalan keluar untuk menyelesaikan berbagai masalah yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran serta melakukan Evaluasi penyelenggaraan pameran.

Seorang ketua panitia sebaiknya memiliki sikap dan jiwa kepemimpinan yang tegas dan jujur dan disertai dengan sifat yang sabar dan bijaksana penuh dalam mengambil keputusan. Selain itu ketua panitia juga harus mampu mempertanggung jawabkan setiap tugasnya , mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak, yang mendukung kegiatan pameran tersebut.

b. Wakil Ketua Pameran dan Tugasnya.

Tugas wakil ketua panitia penyelenggaraan pameran adalah mendampingi ketua, bertanggung jawab atas kepengurusan berbagia hal dan memperlancar kegiatan seksi - seksi, juga mengganti ketua dalam melaksanakan tugas apabila ketua panitia berhalangan hadir dan lainnya. Wakil ketua panitia penyelenggaraan pameran juga wajib memiliki sikap kepemimpinan yan gbaik, tegas, jujur, sabat dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugas yang emban.

c. Sekretaris Panitia Pameran dan Tugasnya.

Tugas dari sekretaris pameran adalah menulis seluruh agenda kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran berlangsung mulai dari persuratan, permohonan izin keramaian dan lainnya yang berhubungan dengan pemberkasan dari suatu kegiatan.

Selain itu, juga terdapat tugas lain yang tidak kalah penting, yaitu mengarsipkan surat - surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal, waktu pengeluaran surat, membuat laporan kegiatan bersama ketua, baik sebelum, sedang, dan setelah penyelenggaraan pameran selesai dilaksanakan.

d. Bendahara Panita Pameran dan Tugasnya.

Seorang bendahara pameran bertanggungjawab penuh terhadap penggunaan, penyimpanan, dan penerimaan dana yang masuk dan dan keluar penyelenggaraan pameran. Bendahara harus dapat menyusun laporan pertanggungjawaban atas penggunaan dan pengelolahan keuangan selama pameran berlangsung. Maka dari itu, seorang bendahara haruslah benar - benar memiliki sifat yang jujur, cermat, sabar, tidak boros, dan tidak lepas dari rasa tanggungjawab terhadap seluruh tugas yang dilaksanakannya. 

e. Seksi - Seksi Kegiatan Pameran.

Selain dari panitia inti kegiatan pameran tersebut diatas, juga terdapat seksi kegiatan yang dibentuk sebagai penunjang pelaksanaan pameran yang diantaranya adalah:

• Seksi Kesekretariatan dan Tugasnya,

Seksi pameran pada bagian ini memiliki tugas untuk membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti surat - menyurat, penyusunan proposal kegiatan, serta mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga kegaitan penyelenggaraan pameran selesai.

• Seksi Usaha dan Tugasnya.

Seksi usaha bertugas untuk membantu ketua dalam pencarian dana atau sumbangsi pihak, untuk menutupi biaya pameran. Beberapa usaha yang memperoleh dana, misalnya iuran peserta pameran, sumbangan dari pihak lain seperti donatur atau para simpatisan kegiatan pameran, baik berupa uang tunai atau barang yang sangat dibutuhkan dalam proses penyelenggaraan pameran tersebut.

• Seksi Publikasi dan Dokumentasi dan Tugasnya.

Tuas seksi publikasi bertugas sebagai juru penerang kepada umum melalui berbagia media, seperti surat pemberitahuan, spanduk kegiatan, pembuatan poster pameran, katalog, undangan dan lainnya. Apa bila terdapat masalah pada pemberitahuan tersebut yang ternyata memerlukan surat izin maka dapat berhubungan dengan sekretaris penyelenggara pameran.

Selain dari tugas diatas, seksi publikasi juga betugas untuk membuat laporan dokumentasi pameran, dengan jalan mengumpulkan hasil pemotretan seputar aktifitas kegiatna pameran mulai dari awal hingga akhir kegiatan, dokumentasi parmeran ini sangat penting sebagia tolak ukur dan wawasan di masa mendatang.

• Seksi Dekorasi dan Tata Ruang dan Tugasnya.

Seksi ini bertugas untuk mengatur atau mendesain tata ruang penyelenggaraan pameran. Seksi ini selain untuk menghias ruang pemeran juga bertugas mengatur denah dan penempatan karya yang akan dipamerakan. Dalam penataan ruang pameran, seksi dekorasi dan penata ruang pameran perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini;

1. Pengaturan benda - benda yang dipajang tergantung di dinding ruang berupa lukisan, jangan sampai tercampur dengan jenis kerajinan lainnya yang dipasang di atas meja pameran, sebisa mungkin di berikan ruang yang terpisah. 
2. Penataan benda - benda untuk mengarahkan  pengunjung agar dapat berkonsentrasi pada saat melihat atau menonton berbagia karya kerajinan yang dipamerakan.
3. Pemberian hiasan dekorasi ruangan diharapkan tidak terlalu berlebihan sehingga mengganggu konsentrasi penikmat karya yang dipamerkan.
4. Pengaturan jalan masuk dan ruang dalam pemeran sesuai dengan keinginan karya mana yang diharapkan untuk dilihat pertama kali dan karya mana yang diharapakan untuk dilihat terkahir kali.
5. Penyertaan musik dan lagu sebagai pengantar dan pengisi suasana pameran bertujuan untuk membantu pengunjung menikmati karya yang dipamerkan. Penyertaan musik pengiring yang berlebihan dapat mengganggu pengunjung pameran sehingga tujuan dan apreiasi karya dapat tidak tercapai.

• Seksi Stand Pameran dan Tugasnya.

Seksi stand atau petugas stand bertugas untuk menjaga pameran agar pameran dapat berjalan dengan lancar, mengatur dan mengarahkan pengunjung mulai dari masuk hingga keluar dari ruang pemeran. Petugas penjaga stand diharapakan melayani para pengunjung dengan ramah dan sopan mambantu memberikan informasi tentang karya - karya yang terdapat di lokasi pameran.

• Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya Pameran dan Tugasnya.

Karya seni yang akan dipamerkan baik itu karya seni 2 dimensi, karya seni 3 dimensi , aliran dan gaya seni rupa atau seni rupa murni dari para perupa yang ada kemudian dikumpulkan dan diseleksi, dikategorikan sesuai dengan tema pameran yang telah ditentukan. Seksi pengumpulan dan seleksi karya ini betugas untuk melakukan pencatatan dan pendataan karya seniman mulai dari nama karyanya, judul, tahun pembuatan, harga dan lainnya, serta melakukan pemilihan karya yang dipamerkan.

• Seksi Perlengkapan Pameran dan Tugasnya.

Seksi ini bertugas untuk mengatur berbagai perlengkapan pameran seperti alat dan fasilitas lainnya yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran. Seksi ini bekerjasama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang dalam mempersiapkan tempat penyelenggaraan pameran serta berkordinasi secara khusus dengan seksi pengumpulan dan seleksi karya dalam pengumpulan dan pemilihan karya seni yang dipamerkan.

• Seksi Keamanan Pameran dan Tugasnya.

Seksi keamanan pameran bertugas untuk mengamankan dan menjaga ketertiban lokasi penyelenggaraan pameran khususnya menjaga karya - karya yang dipameran.

• Seksi Konsumsi dan Tugasnya.

Saat pembukaan pameran umumnya disediakan hidangan bagi tamu undangan. Seksi konsumsi bertugas menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran tersebut. Seksi konsumsi juga bertanggungjawab menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitiaan pameran, seperti menyediakan konsumsi panitia dari awal terbentuknya panitia hingga kegiatan pameran berakhir.

4. Menentukan Waktu dan Tempat Penyelengaraan Pameran.

Penentuan waktu pameran haruslah mengambil waktu yang tepat misalnya pada saat waktu libur panjang atau memanfaatkan moment - moment nasional tertentu dengan tujuan agar penyeleenggaraan pameran tersebut tidak berbenturan atau mengganggu aktifitas belajar atau bekerja.

Penentuan tempat pameran disesuaikan dengan kondisi tempat dan ukuran, jumlah peserta dan karakteristik karya yang hendak dipamerkan, apakah akan dilakukan di aula, di gedung serba guna atau tempat lainnya.

5. Menyusun Agenda Kegiatan Pameran.

Penyusunan agenada kegiatan dimaksudkan agar dapat memberikan kejelasan waktu pelaksanaan kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyelenggaraan pameran. Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu (biasanya dalam bulan, minggu dan tanggal). 

6. Penyusunan Proposal Kegiatan Pameran.

Penyusunan proposal kegiatan sangat bermanfaat dalam mempersiapkan penyelenggaraan pameran. Proposal dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pameran dan juga sebagai fasilitas untuk mencari atau menggalang dana kegiatan dari berbagai pihak (sponsor kegiatan) untuk membantu kelancaran penyelenggaraan pameran.

Secara umum sistematika isi dari prposal kegiatan tersebut mencakup tentang, tema pameran, nama kegiatan, landasan atau dasar penyelenggaraan, tujuan kegiatan, susunan panitia, anggaran biaya pameran, jadwal kegaitan, ketentuan sponsorship dan lainnya.

Nah... sampai disini kami harap semoga uraian tersebut dapat bermanfaat bagi kita semua dan dapat pula menjadi referansi terbaik untuk anda yang hendak melakukan kegaitan penyelenggaraan pameran. Sekian dari kami dan terimakasih.