Suatu proses seleksi dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di organisasi

Jawaban:Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segalasesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait. (http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan.

Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel 2 sebagai berikut:

KEGIATAN MANAJERIAL : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,DAN PENGAWASAN

Kegiatan operasional : pengadaan,pencatatan (inventarisasi),penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan

Objek :Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi.

Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:

Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.

Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.

Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh perhatian ialah:

Fungsi Perencanaan

Fungsi Kebutuhan, dan Fungsi Penganggaran

Fungsi Pengadaan,

Fungsi Penyaluran,

Fungsi Penggudangan,

Fungsi Penyaluran,

Fungsi Inventarisasi,

Fungsi Penghapusan.

1. Berikut ini yang termasuk barang tak bergerak adalah... 

a. Bangunan 

b. Mobil

c. Almari

d. Meja

e. Komputer

2. Barang bergerak dibedakan menjadi dua yaitu...

a. Barang mewah dan barang tak mewah

b. Barang habis pakai dan tak habis pakai

c. Barang bergerak dan tak bergerak

d. Barang mahal dan barang tak mahal

e. Barang yang bahan pembuatannya dari besi dan baja

3. Yang termasuk dalam barang tidak bergerak yaitu...

a. Almari

b. Mobil

c. Meja

d. Komputer

e. Gedung/bangunan

4. Ada berapa cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana kantor dengan cara membeli...

a. 2

b. 3

c. 4

d. 5

e. 6

5. Yang berhak memeriksa stok barang di gudang adalah...

a. Petugas gudang

b. Guru

c. OB

d. Murid

e. Karyawan toko

6. Kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang tersebut, yang diberikan ke pemegang satu dengan yang lainnya disebut ...

a. Pengertian pendistibusian

b. Pengertian sarana dan prasarana

c. Pengertian sarana dan prasarana kantor

d. Pegertian pemindahan kantor

e. Pengertian sistem pendistribusian

7. Sebutkan barang habis pakai...

a. alat tulis kantor,

b. komputer

c. kertas

d. alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. 

e. handphone 

8. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris adalah pengertian dari ...

a. Buku induk barang inventaris

b. Buku golongan barang inventaris

c. Buku catatan barang non inventaris

d. Buku agenda

e. Buku catatan

9. Dalam prosedur pengadaan barang berupa tanah apa yang perlu disurvey terlebih dahulu...

a. Lokasi tanah

b. Sarana jalan

c. Saluran Listrik

d. Sumber air

e. Alat angkut

10. Jika persediaan barang di gudang habis, siapakah yang melakukan pembelian ....

a. Bendahara

b. Sekretaris

c. Pimpinan

d. Bagian Logistik

e. Bagian Gudang

11. Suatu proses seleksi dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di organisasi.

Pernyataan tersebut  merupakan pengertian sarana menurut....

a. Menurut konsepsi lama

b. Menurut konsepsi modern

c. Menurut KBBI

d. Menurut George R. Terry

e. Menurut James A.F. Stoner

12. Nama lain dari pengadaan barang adalah.....

a. Receive

b. Procurement

c. Ordering

d. Rent

e. Keep in storage

13. Salah satu manfaat inventaris sarana dan prasarana ......

a. Menyediakan data dan informasi yang dijadiakan pedoman untuk pengadaan barang

b. Adanya bukti tertulis terhadap kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana

c. Agar peralatan tidak mudah hilang

d. Memudahkan dalam pengawasan

e. Memudahkan dalam pengecekan barang

14. Ada berapa tujuan inventarisasi sarana dan prasarana

a. 4

b. 5

c. 3

d. 6 

e. 7

15. Mekanisme laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris dilakukan setiap....

a. 7 hari, 14 hari , 24 hari,dan 48 hari.

b. 60 hari, 30 hari, 15 hari,dan 7 hari.

c. 60 hari, 30 hari, 14 hari,dan 7 hari.

d. 7 hari , 15 hari, 24 hari,dan 30 hari

e. 30 hari, 60 hari , 15 hari ,dan 14 hari          

1. Apa yang dimaksud dengan otomatisasi tata kelola sarana dan prasana? 

Jawab : Serangkaian kegiatan menyediakan berbagai jenis sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2. Sebutkan tujuan otomatisasi tata kelola sarana dan prasana! 

Jawab : Untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan di suatu kantor menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat

persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang

3. Sebutkan manfaat otomatisasi tata kelola sarana dan prasana!

Jawab : 1. Dapat membantu dalam menentukan tujuan

2. Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakuk

3. Menghilangkan ketidakpastian, dan

4. Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan,  pengendalian  dan  bahkan  juga  penilaian  agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.   

4. Sebutkan spesifikasi otomatisasi tata kelola sarana dan prasana! 

Jawab : a. Barang habis pakai

b. Barang tak habis pakai

c. Barang tidak bergerak

5. Sebutkan persyaratan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana! 

Jawab : 1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2.   Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3.  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

4.  Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

5.  Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

6.  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Page 2