Sebutkan teknik-teknik yang dapat meningkatkan kualitas produk dan mengefisienkan biaya!

Agar segala kegiatan usaha bisa lancar, banyak hal penting yang harus diperhatikan dalam hal kinerja keuangan perusahaan Anda. Misalnya budget manajemen yang baik, financial leverage, pengontrolan arus kas, hingga berbagai cara mengurangi biaya operasional.

Bagi beberapa perusahaan, cara mengurangi biaya operasional bisa berbeda satu sama lain, tentunya disesuaikan dengan bidang bisnis yang dijalankan. Namun, jika cara mengurangi biaya operasional benar, maka arus kas dan kondisi keuangan akan semakin efektif dan kegiatan membangun usaha bisa berjalan dengan efisien.

Kurangi biaya operasional agar lebih efisien, banyak cara untuk berhemat, lihat kembali apa saja kegiatan di perusahaan Anda.

Tujuan Anda menjalankan bisnis adalah untuk memperoleh keuntungan yang maksimal dengan memanfaatkan segala sumber daya yang ada, namun jika bisa harus menghemat penggunaan sumber daya tersebut. Supaya dapat terwujud, maka salah satu keputusan yang bisa Anda ambil adalah menentukan cara mengurangi biaya operasional.

Meskipun cara ini bukan pilihan yang terbaik, karena cara yang ideal adalah mengimbangi setiap pengeluaran dengan pemasukan yang besar. Namun, kemungkinan terjadi ketidakseimbangan sangat tinggi, sehingga akan berdampak pada kerugian usaha Anda. Maka itu, Anda harus memilih alternatif untuk mempertahankan keuntungan dengan cara mengurangi biaya operasional usaha.

Banyak cara atau kumpulan program efisiensi perusahaan dengan penghematan operasional kantor. Namun, ada beberapa cara mengurangi biaya operasional perusahaan yang dinilai lebih efisien. Berikut ini, 5 cara mengurangi biaya operasional kantor atau perusahaan agar lebih efisien.

Memaksimalkan Kantor untuk Rapat

Saat ini, trend mengadakan rapat bagi perusahaan untuk membahas sebuah permasalahan cenderung menggunakan tempat-tempat yang menyita anggaran tinggi. Misalnya dengan menyewa hotel, co-work space, villa, dan lain sebagainya. Kegiatan rapat memang membutuhkan kesungguhan karena setiap bahasannya sangat penting untuk kemajuan bisnis. Tapi, Anda harus mempertimbangkan biaya operasional perusahaan Anda. Daripada harus mengeluarkan biaya untuk menyewa tempat, Anda bisa menyimpan biaya operasional kantor dengan mengadakan rapat di kantor sendiri. Anda cukup mendesain dan mendekorasikan salah satu ruang di kantor agar memberikan kenyamanan saat proses rapat sedang berlangsung.

Baca Juga : 10 Ilmu Ekonomi Yang Wajib Dikuasai oleh Calon Pengusaha

Melakukan Pelatihan Secara Internal

Setiap perusahaan memang harus mengadakan pelatihan untuk karyawannya supaya  setiap karyawan bisa meningkatkan profesionalisme dan kinerjanya. Namun, tanpa disadari pelatihan karyawan akan membuat biaya pengeluaran perusahaan membengkak. Maka dari itu, Anda harus segera mengambil kebijakan agar perusahaan tidak mengalami kerugian nantinya. Anda bisa mencari cara pelatihan untuk meningkatkan kinerja karyawan, salah satunya dengan melakukan pelatihan secara internal yang berkualitas.

Tidak jarang perusahaan melakukan pelatihan dengan mengundang pakar ternama. Namun, pelatihan tersebut tidak bisa menjamin seratus persen karyawan Anda akan memiliki kinerja yang baik. Sebaiknya, Anda memberikan kesempatan kepada karyawan yang dinilai berkompeten untuk memberi pelatihan. Selain dapat memangkas biaya operasional, karyawan yang terpilih bisa selalu mendampingi karyawan-karyawan yang membutuhkan pelatihan agar bisa meningkatkan motivasi dan kinerja masing-masing.

Mengatur Ulang Anggaran

Mengatur ulang anggaran menjadi sangat penting karena kita tidak tahu situasi dan kondisi kedepan akan seperti apa. Misalnya dengan kasus covid-19, ketika perusahaan Anda sudah mempunyai rencana anggaran di awal tahun 2020, namun di bulan Maret wabah pandemi mulai menyerang dan merubah sistem kerja perusahaan termasuk dengan rencana anggaran dan biaya operasional yang sudah dibuat.

Maka dari itu, Anda harus selalu mengantisipasi kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti ini. Segera atur kembali anggaran dan juga biaya operasional Anda. Mana yang harus di prioritaskan sesuai dengan kondisi sekarang dan kedepannya.

Mengevaluasi Penggunaan Sarana Perusahaan

Biasanya, setiap perusahaan yang produksi barang memiliki kendaraan untuk menunjang distribusi produk atau kegiatan operasional lainnya. Anda harus mengevaluasi penggunaan kendaraan tersebut. Cara mengevaluasinya bisa Anda lakukan dengan meminta karyawan mencatat dan melaporkan penggunaan kendaraan tersebut secara rinci misalnya data pengguna, keperluan penggunaan, waktu digunakan, biaya service, penggantian sparepart,dan penggunaan bahan bakar.

Untuk meminimalkan biaya operasional terkait kendaraan, maka Anda perlu mengevaluasi catatan penggunaan kendaraan tersebut. Sebisa mungkin seluruh sarana dan fasilitas selain kendaraan dievaluasi secara rinci, misalnya mesin produksi, furniture, listrik, dan lain sebagainya.

Mengatur Waktu Cuti Karyawan

Anda bisa membuat kebijakan baru yang mengharuskan karyawan untuk izin minimal satu bulan sebelumnya kalau ingin mengambil cuti. Dengan demikian, Anda bisa menyesuaikan jadwal dengan deadline yang ada sehingga tidak terjadi pekerjaan yang terbengkalai karena karyawan yang cuti mendadak.

Jika sampai ada pekerjaan yang terbengkalai, maka dipastikan Anda harus mengeluarkan biaya tambahan untuk lembur. Maka dari itu, Anda harus memastikan aturan cuti karyawan, berkenaan dengan permohonan cuti, batas waktu, dan tindakan yang harus dilakukan karyawan tersebut sebelum cuti.

Mengotomatiskan Pekerjaan Manual

Pekerjaan di kantor biasanya selalu terlibat dengan kertas yang cenderung memenuhi ruang kerja. Apalagi untuk perusahaan yang masih menggunakan teknik pekerjaan secara manual. Adanya penggunaan kertas justru akan membuat biaya operasional kantor membengkak, karena sifatnya hanya sekali pakai. Apalagi untuk perusahaan yang cukup besar, sudah pasti kebutuhan kertas semakin besar juga. Dampaknya banyak biaya yang dikeluarkan untuk ketersediaan kertas.

Untuk menyikapi hal tersebut, cara menghemat biaya operasional untuk kertas bisa Anda lakukan dengan mengotomatiskan pekerjaan yang manual. Misalnya untuk membuat laporan keuangan atau jurnal. Pekerjaan mencatat dan membuat laporan keuangan sudah pasti melibatkan perhitungan yang rumit, sehingga komposisi penggunaan kertas akan sangat banyak jika dilakukan secara manual.

Namun, jika Anda menggunakan software akuntansi untuk catatan dan laporan keuangan, maka Anda tidak akan membuat banyak kertas terbuang sia-sia. Selain itu, dengan software akuntansi, laporan keuangan menjadi mudah dan cepat dibuat.

Dari kelima cara mengurangi biaya operasional perusahaan, poin kelima perlu Anda perhatikan untuk penghematan operasional kantor yang lebih efisien. Anda bisa menggunakan software akuntansi Harmony yang sangat direkomendasikan karena mudah digunakan. Dengan software ini, maka Anda akan sangat menghemat penggunaan kertas dibandingkan membuat laporan keuangan secara manual. Cara menggunakan software akuntansi Harmony sangat mudah, Anda hanya perlu registrasi disini dan selanjutnya bisa menggunakan secara free trial selama 30 hari.

Untuk Anda yang tidak ingin repot mengurus pembukuan sendiri Anda dapat menggunakan layanan jasa akuntansi dari Harmony Accounting Service. Jangan lupa untuk kunjungi sosial media Harmony supaya tidak ketinggalan berita terbaru seputar keuangan, bisnis dan lainnya? sukai dan ikuti updatenya melalui Facebook, Instagram, dan LinkedIn Harmony.

Mengingat usaha Anda yang termasuk dalam golongan kecil dan menengah, penghematan biaya harus terus dilakukan demi menjaga kondisi finansial. Terlebih jika Anda mengelola bisnis UKM dengan produk berupa barang, tentu dibutuhkan langkah tertentu untuk menghemat biaya produksinya. Dengan begitu, harga jual produk UKM Anda bisa terjaga agar tidak mengalami kenaikan sehingga pelanggan tidak kabur ke kompetitor. Efisiensi pun menjadi faktor penting untuk mendukung penghematan biaya produksi.

1. Faktor produksi sangat ditentukan oleh bahan baku, yang untungnya, cukup mudah diatur jika Anda ingin menghemat biaya produksi bisnis UKM. Lakukan perencanaan terhadap kebutuhan bahan baku. Buka kembali buku catatan penjualan Anda. Berdasarkan data di dalamnya, buatlah grafik tentang rata-rata penjualan per hari. Jumlah rata-rata tersebut yang akan menjadi patokan penjualan Anda selanjutnya. Dengan begitu, Anda akan mampu merencanakan kebutuhan bahan baku yang akan dibeli secara pas. Biaya produksi yang dikeluarkan pun akan efisien.

2. Meskipun memiliki stok bahan baku melimpah, jangan pernah sekali pun menggunakannya secara boros. Sebaliknya, Anda wajib menggunakan bahan baku secara tepat dan tidak berlebihan. Apabila ada bahan baku yang mungkin sudah lama tersimpan di gudang, namun tidak expired dan kondisinya masih bagus serta layak pakai, jangan segan untuk menggunakannya. Hal ini akan memberi dampak positif terhadap pos pengeluaran Anda untuk membeli bahan baku daripada Anda membeli bahan baku baru namun berkualitas tidak seberapa.

3. Ketika memulai usaha, pastikan bahwa setiap alat yang Anda hendak Anda gunakan memiliki kualitas baik. Jaga terus kualitas tersebut dengan melakukan perawatan peralatan produksi secara rutin. Dengan begitu, peralatan produksi Anda akan mampu bekerja dalam waktu yang lebih lama tanpa Anda harus mengalami kerusakan yang berarti. Peralatan produksi berusia panjang tentu akan sangat membantu Anda dalam menghemat biaya produksi. Bayangkan apabila Anda tidak pernah merawat peralatan produksi. Kemungkinan kerusakan lebih besar untuk terjadi sehingga Anda harus berulang kali mengeluarkan biaya untuk memperbaikinya.

4. Biaya overhead production mengacu pada seluruh biaya yang Anda keluarkan untuk proses produksi. Umumnya, biaya ini muncul karena adanya pemakaian peralatan dan keperluan produksi yang terlalu berlebihan, seperti listrik, telepon, uang lembur, dan lain sebagainya. Parahnya, biaya overhead production ini terkadang tidak terdeteksi oleh para pengusaha. Anda bisa kembali mengamati catatan keuangan Anda untuk mendeteksi hal ini. Biaya overhead production bisa dikurangi dengan menghemat pemakaian listrik atau mengurangi kerja lembur.

5. Cara lain yang bisa Anda terapkan untuk menghemat biaya produksi adalah dengan menyesuaikan upah tenaga kerja. Meski begitu, Anda harus berhati-hati melakukannya karena tenaga kerja merupakan aspek produksi yang cukup sensitif. Penentuan upah menyangkut kepentingan hidup orang banyak. Ajak para karyawan atau tenaga kerja Anda untuk melakukan diskusi. Sampaikan dengan jujur tentang hal-hal yang membuat Anda harus menyesuaikan upah mereka. Jadikan penyesuaian upah tenaga kerja sebagai opsi terakhir dalam usaha untuk menghemat biaya produksi.

Memaksimalkan pemasukan bisnis UKM dapat dilakukan dengan menghemat biaya produksi. Dengan begitu, harga produk bisa ditekan sehingga pelanggan pun tidak akan berpaling ke produk kompetitor. Keuntungan yang masuk pun akan semakin bertambah banyak. Anda dapat memantau pergerakan keuangan dengan menggunakan software akuntansi cloud seperti Sleekr Accounting. Sleekr menawarkan trial gratis bagi perusahaan Anda. Daftar sekarang!