Sistem pergudangan modern bisa dikatakan sebagai cara mengelola aktivitas yang saling berkaitan antara satu dan lainnya dalam hal penyimpanan sementara. Dengan adanya manajemen pergudangan yang baik, proses distribusi logistik bisa tetap terjaga dengan baik. Tak heran kalau sekarang banyak pengusaha retail, wholesale, hingga manufaktur yang menjalankan usahanya dengan menerapkan manajemen pergudangan. Untuk lebih memahami tentang sistem pergudangan ini, Anda perlu mengetahui tahapan dan sasaran pengelolaan dalam sistem ini. Show Tahapan dalam Sistem Pergudangan ModernDi dalam manajemen pergudangan terdapat kegiatan administrasi yang bertujuan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran dana yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Segala hal yang terkait dengan pemasukan maupun pengeluaran dana perusahaan harus dicatat dengan tertib agar seluruh kegiatan produksi dan juga pergudangan bisa berjalan dengan lancar. Sistem pergudangan modern mengatur secara penuh penerimaan barang. Tujuan dari kegitan barang ini adalah agar perusahaan lebih mudah dalam melakukan pemetaan jumlah dana ataupun biaya produk yang akan didapatkan oleh perusahaan tersebut. Tahap selanjutnya yang berlangsung dalam manajemen pergudangan adalah penyimpanan barang di gudang milik perusahaan. Dalam menjalankan tahapan ini, perusahan harus benar-benar memperhatikan keamanan gudang. Untuk menjaga gudang dan segala hal yang terdapat di dalamnya, kini banyak perusahaan yang menggunakan sistem keamanan yang canggih. Para karyawan yang bertugas di dalam gudang dan bertanggung jawab sepenuhnya pada pengelolaan pergudangan harus mencari stok barang yang sedang diperlukan. Dalam menjalankan tugasnya, para karyawan tidak boleh membuang banyak waktu dalam memilih stok barang yang diinginkan. Tahapan berikutnya adalah melakukan proses packaging atau pengepakan. Proses ini untuk memastikan apakah barang atau produk tersebut dalam keadaan siap edar ataupun untuk mengetahui apakah produk tersebut sudah dalam kondisi yang layak untuk dipasarkan. Pengeluaran barang juga menjadi salah satu bagian penting dalam manajemen pergudangan. Dalam proses ini, Anda harus mencatat biaya yang dikeluarkan. Hal ini bertujuan untuk menciptakan proses distribusi yang lebih efisien. Tahap selanjutnya adalah pengiriman barang. Proses ini harus dilakukan dengan cara dan waktu yang tepat sehingga dapat meminimalisir terjadinya ketidakpuasan dari para konsumen. Untuk itu, perusahaan dituntut untuk membuat manifest pengiriman yang benar-benar tepat. Baca Juga: Proses-Proses Standar dalam Warehouse Management System Sasaran Pengelolaan Sistem Pergudangan ModernDi dalam manajemen pergudangan ini terdapat beberapa sasaran pengelolaan yang harus Anda perhatikan, di antaranya: Manajemen pergudangan ini memperhatikan faktor kecepatan dalam penyampaian barang ke pasar dan memenuhi perubahan permintaan. Hal ini dijalankan agar perusahaan tetap bisa bersaing. Tim continuous improvement dari berbagai unit akan berusaha untuk membuat rantai pasokan menjadi lebih efisien. Manajemen pergudangan memiliki efektivitas yang memungkinkan pelanggan untuk memperoleh produk yang dihasilkan oleh perusahaan dengan mudah. Reliability menjadi salah satu sasaran pengelolaan dalam sistem pergudangan. Dengan reliability, informasi, komunikasi, eksekusi, dan semua fungsi akan berjalan dengan baik. Demikianlah ulasan mengenai sistem pergudangan yang kini banyak diterapkan oleh perusahaan. Dengan adanya sistem ini, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola stok barang di dalam gudang penyimpanan. Untuk informasi lebih detail mengenai sistem pergudangan modern, Anda bisa berkonsultasi dengan Soltius Indonesia. Baca Juga: 6 Manfaat yang Bisa Didapatkan dari Penerapan Sistem Pergudangan Modern
12.18
Perusahaan dengan tingkat produksi yang tinggi sudah barang tentu harus memiliki area gudang dengan ukuran yang besar, hal ini berbanding lurus dengan volume persediaan barang yang sangat banyak. Barang yang telah dihasilkan tentunya untuk sementara waktu disimpan di gudang sebelum barang tersebut didistribusikan kepada setiap pelanggan selaku pihak pemesan. Agar fisik barang yang telah dihasilkan tetap memiliki kualitas baik sesuai dengan karakteristik dan jenisnya, maka harus diperhatikan pola penyimpanan barang di gudang dengan memperhatikan standar manajemen mutu sehingga nilai kepercayaan atas produk yang dihasilkan dari kolega dan pelanggan senantiasa tetap terjaga dengan baik. Secara kuantitas terdapat begitu banyak barang yang disimpan di area gudang perusahaan. Untuk itu diperlukan metode penyimpanan secara tepat dengan tujuan setiap personil mampu dengan cepat mencari dan mengeluarkan barang yang dibutuhkan. kondisi tersebut adalah bagian dari sistem tata kelola sistem penyimpanan barang di gudang. Kegiatan penyimpanan barang-barang gudang/logistik yang secara administrasi memenuhi persyaratan untuk diterima kemudian dikelompokan sesuai jenis barangnya sebagai jaminan bahwa setiap produk/barang selalu terjaga secara aman dengan kondisi secara kualitas dan kuantitas selalu terkendali ketika produk/ barang akan dikirimkan atau didistribusikan. Berikut merupakan beberapa definisi tentang penyimpanan barang dari pendapat dan literatur terkait penyimpanan barang antara lain:
Diperlukan penanganan proses penyimpanan barang mengingat begitu kompleks dan dinamisnya kegiatan pergudangan, sehingga perusahaan dapat mengatasi permasalahan yang muncul terutama pada fase penyimpanan barang seperti:
A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di GudangPengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur (SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan sebagai dasar panduan bagi setiap pengelola gudang untuk menjalankan aktivitasnya. Pentingnya manajemen gudang mengeluarkan kebjakan seperti petunjuk teknis pelaksanaan secara tertulis yang biasanya tertuang di SOP agar tujuan gudang akhirnya mampu menopang keberhasilan perusahaan. Tujuan dari SOP penyimpanan di gudang adalah sebagai berikut :
Telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi dari adanya gudang bagi perusahaan sebagai penyangga kebutuhan yaitu area dengan segala fasilitasnya untuk menyimpan berbagai jenis barang dengan segala karakteristiknya serta memudahkan setiap mitra atau konsumen gudang dalam mendapatkan berbagai akses kemudahan. Sistem pergudangan secara manual maupun modern yang menerapkan terknologi informasi harus dilengkapi dengan alat perlengkapan yang mampu memudahkan setiap personil gudang melakukan pekerjaannya. Misalnya pemanfaatan label barcode diperlukan untuk dapat mengidentifikasi/melacak barang yang dicari bahkan dari sisi kuantitas barang yang tersimpan di gudang sehingga dapat terus dikendalikan. Agar tempat penyimpanan berbagai produk/barang di gudang tetap tertata dengan kondisi aman dan dapat dipertanggungjawabkan, maka sangat diperlukan cara, metode, serta prosedur penanganan untuk mengatasinya. Sebagaimana telah sedikit dibahas pada bab sebelumnya mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam penyimpanan barang setidaknya terdapat beberapa metode diantaranya sistem LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), dan sistem Average. LIFO merupakan metode penyimpanan barang dengan ciri atau tata cara yang menerapkan pola yaitu untuk barang datang atau masuk paling akhir, maka harus terlebih dahulu dikeluarkan. Metode ini diterapkan bertujuan untuk tetap mempertahankan mutu setiap barang yang disimpannya artinya kondisi barang semakin baik, misalnya komoditi kopi. Selanjutnya metode penyimpanan barang FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus terlebih dahulu yang dikeluarkan berdasarkan urutan yang telah diatur sedemikian rupa. Berbeda dengan metode LIFO, penerapan metode ini lebih tepat untuk kategori subjek barang rentan dan tidak dapat bertahan lama, seperti komoditi beras, gula. Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan barang dengan ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa pendek terlebih dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan barang/produk itu masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga perusahaan dalam hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja masuk. Contohnya barang obat-obatan dengan masa expired. Sistem ini jika dilihat secara lebih rinci mirip dengan sistem FIFO. Terakhir adalah metode rata-rata (Average) yang biasanya digunakan untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara teknis metode ini dilakukan dengan mengurai keseluruhan produk di gudang berdasarkan jenis dan volume yang akan dikeluarkan. Penerapan sistem average berbeda dibandingkan dengan sistem lainnya karena tingkat kerumitannya yang cukup tinggi. Dalam menentukan metode yang akan digunakan pada proses pengelolaan penyimpanan barang apakah metode LIFO, FIFO, ataupun Average, akan ditentukan berdasarkan karakteristik dan sifat barang artinya strategi gudang ketika menangani barang yang mampu bertahan lama maka akan lebih tepat menerapkan metode LIFO. Begitu sebaliknya untuk barang yang tidak dapat bertahan lama serta mengatasi kondisi barang dengan penyimpanan terlalu dalam jangka waktu tertentu dapat menurunkan kualitas barang tersebut. Apabila dianalisis dengan melihat gambaran ciri dari metode yang telah diuraikan, kegiatan pengelolaan terutama dalam penyimpanan barangnya maka strategi LIFO cenderung lebih tepat serta akurat dimana barang yang lebih dahulu masuk dapat langsung dikeluarkan dari gudang. Dalam bahasan ini diuraikan mengenai kelebihan penyimpanan barang dengan metode FIFO, diantaranya:
Selain itu pihak pengguna barang terkesan tidak mendapatkan kepuasan layanan yang disebabkan barang bersifat kadaluwarsa karena telah lama disimpan dan dianggap mengalami penurunan kualitas barang. Tetapi semua kerugian akibat hal di atas dapat diminimalisir oleh setiap personil gudang diantaranya dalam mengatur sirkulasi barang berdasarkan metode yang digunakan. Secara ideal penataan barang jika dengan metode FIFO tidak dilakukan dengan cara menumpuk, tetapi ditempatkan secara sejajar menurut urutan waktu barang yang diterima. Pada gudang yang memanfaatkan metode ini harus memiliki dua pintu, dengan fungsi pintu pertama sebagai pintu masuknya barang sedangkan pintu kedua sebagai pintu yang khusus membawa barang keluar. Untuk barang yang masuk biasanya diletakan tidak jauh dari area barang keluar. Barang diletakan pada area dekat pintu keluar, hal ini bertujuan supaya barang yang masuk terlebih dahulu dapat mudah dikeluarkan, begitu juga dengan barang yang baru masuk gudang akan dengan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh barang-barang yang masuk terlebih dahulu. Penyimpanan barang adalah bagaimana gudang yang ada di perusahaan berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang yang bersifat sementara artinya barang tersebut berada dalam kondisi tunggu yaitu kondisi barang berada di gudang sampai terjadi “order” yang mengharuskan berang tersebut keluar gudang untuk didistribusikan. Untuk barang-barang yang disimpan dengan mempergunakan fasilitas gudang berupa rak tinggi maka harus dilakukan proses put away dan let down. Put away merupakan kegiatan menempatkan barang yang telah selesai dilakukan pengecekan dokumennya serta sudah dicatat pada sistem yang selanjutnya barang tersebut disimpan sesuai prosedur untuk menjaga kondisi tetap baik dan aman. Sedngkan let down merupakan kegiatan mengambil barang dari lokasi barang disimpan menuju area picking face (penyimpanan barang) menurut asalnya menuju area yang telah ditentukan secara tepat jumlah. Adapun kegiatan dari Put away dilaksanakan melalui dua langkah yaitu secara langsung (direct put away) dan tidak langsung (indirect put away). Pada beberapa gudang perusahaan yang sudah dilengkapi dengan penerapan Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System), proses put away/letdown langkah penanganannya dapat dilakukan secara manual, seperti berikut urutan berikut ini:
Penyimpanan barang-barang di gudang juga harus disimpan sesuai kelompok berdasarkan jenis dan golongannya. Adapun prosedur penyimpanan barang melalui pengelompokan berdasarkan: 1
1. Sistem Racking Gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja. Gudang yang baik adalah gudang yang bisa memanfaatkan space atau ruang yang terbatas dan mengakalinya dengan metode dan ide kreatif dalam melakukan sistem penyimpanan. Terdapat jenis rak pendek sebagai solusi untuk mengatasi kelemahan pada penyimpanan yang menggunakan rak berukuran tinggi, terutama barang yang disimpan bentuk serta kemasannya kecil. Selain itu, terdapat juga cara penyimpanan yang menggunakan rak sample manual template yang banyak dimanfaatkan oleh industri rumahan dengan kategori perusahaan skala kecil, dimana cara penyimpanannya disebut juga pigeon hole (sarang burung), yang memiliki kelebihan antara lain:
Satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah, dengan sistem penyimpanan barang secara vertikal ke atas, maka diperlukan investasi alat untuk melakukan penempatan dan pengambilan material dari atas rack tersebut yaitu Lift reach truck. Selain itu diperlukan juga labelling yang dilakukan secara konsisten agar memudahkan dalam melakukan kontrol material. Pola labelling tersebut harus selalu di-update mengikuti adanya perubahan data material barang (diambil atau ditambah). Pemilihan Sistem Penyimpanan Terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan terutama dalam melakukan pemilihan sistem penyimpanan diantaranya:
Terdapat sistem penyimpanan dengan mekanisme pemilihan yang menggunakan beberapa kriteria, seperti metode first cut yang didasarkan pada frekuensi pemilihan serta identitas pemilihan:
Berikut ini dikemukakan beberapa konfigurasi yang meliputi:
Pada dasarnya kelompok material bisa dikelompokan menjadi tiga macam yakni kelompok barang-barang besar (bulky parts), kelompok barangbarang kecil (Small parts) dan kelompok barang-barang kimia (Chemical parts). Selain mengelompokan tempat penyimpanan dalam kelompok bulky parts dan small parts maka susunan barang akan terlihat lebih rapih. Kemudian untuk chemical parts karena mempunyai sifat yang mudah terbakar pada umumnya, maka metode penyimpanannya mengikuti cara-cara khusus sesuai petunjuk penyimpanan dari suplier dan gudang penyimpanannya juga harus terpisah dari gudang material yang lain. Berikut beberapa metode untuk melakukan penyimpanan terutama dalam penanganan barang-barang sebagaimana yang telah digolongkan di atas, yaitu:
Metode khusus Metode khusus dijalankan dalam kegiatan gudang untuk menyimpan material/barang yang sensitif seperti:
Sifat khusus/karakteristik dari suatu produk/barang terutama untuk jenis tertentu pada saat disimpan maka harus diperhatikan caranya. Misalnya, untuk barang yang mudah busuk (cepat mengalami perubahan bentuk, rasa dan warna) seperti buah dan sayuran maka diperlukan ruang pendingin, berbeda dengan barang pangan kemasan yang dapat disimpan pada area gudang dengan tingkat suhu yang normal (ambient). Dalam beberapa kondisi terutama sifat dan jenis produk/barang yang disimpan di gudang harus memenuhi standar dan tata cara menangani produk/ barang dalam menyimpannya. Seperti untuk menyimpan sayuran atau buahbuahan maka harus tersedia ruangan pendingin, adapun produk/barang makanan yang telah dikemas dapat disimpan pada tempat/ruangan dengan suhu yang normal. Terdapat 10 (sepuluh) tipe gudang menurut karakteristik penyimpanannya, antara lain:
sumberADMINISTRASI PERGUDANGANSyafiani Desiana GartiniWanan sunarya Arif Susanto |