Sebutkan peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam sistem abjad

1.Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad!2.Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks filingsistem abjad!3.Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam filingsistem abjad!4.Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem abjad!5.Sebutkan kerugianmenggunakan filing sistem abjad!6Susunlah Indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasiabjad di bawah ini!NAMAUNIT1UNIT2UNIT3KODEJend. Wijaya KusumaIr. Sinom RobyongKH. SemponoR.A. TilamsariNy. Sombro7.Uraikan singkat pengertian filing sistem tanggal!8.Uraikan singkat jenis-jenis perlengkapan yang diperlukan dalam filing sistemtanggal!9.Uraikan secara singkat langkah-langkah peminjaman arsip per lembar!10.Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per lembar!11.Uraikan singkat langkah-langkah peminjaman arsip per berkas!12.Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per berkas!13.Bagaimanakah jika ada perpanjangan peminjaman arsip?14.Bagaimanakah bila bon peminjaman lembar III hilang?C.SOAL PRAKTIK1.Tuliskan kode penyimpanan arsip pada surat berikut sesuai denganklasifikasi masalah2.Buatlah kartu indeks surat tersebut.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad

Assalammualaikum Wr.wb kali ini saya akan membahasa mengenai "Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad" oke langsung aja tidak usah basa-basi lagi.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad

A. Filing Cabinet adalah lemari arsip untuk menepatkan folder dan guide. Filing cabinet berguna untuk menyimpan dokumen dan surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

B. Folder adalah tempat untuk menyimpan dokumen dan menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

C. Guide (petunjuk) merupakan petunjuk dan pemisa antara folder-folder.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena hal-hal berikut.

Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
Dokumen yang sering dicari dan diminta melalui nama
Jumblah langganan yang berkomunikasi banyak

Kelebihan sistem abjad, sebagai berikut:

Sangat mudah digolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/perusahaan.
Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya.
Perlengkapannya dapat berguna dapat dipergunakan untuk macam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen.

Kelemahan sistem abjad, sebagai berikut:

Dalam sistem-sistem yang sangat luas dalam memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan.
Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang.
Sulit memperkiraan persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan.

itulah perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad semoga bermanfaat,

Peralatan yang digunakan pada sistem abjad ini merupakan peralatan yang sering dijumpai di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Peralatan itu antara lain: a) Filling Cabinet Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci. b) Guide Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya. c) Hanging Folder Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide. d) Alat Sortir Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.

Download video Sistem Penyimpanan Arsip Sistem Abjad Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut: a) memeriksa berkas Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda "simpan" "file" "dep" (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan. b) mengindeks surat/berkas Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan. c) mengode surat/berkas Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy. d) menyortir surat Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar-mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak. e) menempatkan surat Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Prosedur penemuan kembali arsip Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat.

Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut. a) Menentukan Judul Surat Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar). Contoh: Agus ingin meminjam surat dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang. b) Menetukan Indeks Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi. Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT. c) Menentukan Kode/surat Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip. Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca d) Mencari arsip ditempat penyimpanan Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat. Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca. e) Mengambil Arsip Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip. f) Memberikan arsip kepada peminjam Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan. g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam. Sumber :

https://www.youtube.com/watch?v=1Sh_vKNxdok