Sebutkan dua fungsi pokok perencanaan administrasi sarana dan prasarana

Yakni segala sesuatu yang berwujud benda mati yang mempunyai peran untukmemudahkan dan melancarkan suatu usaha, seperti kendaraan, computer, mesintulis, dansebagainya.Fasilitas non fisik, segala sesuatu yang bersifat mempermudah suatu kegiatan, seperti manusia, jasa, uang.

c.  Ditinjau dari sifat barangnyaa. 

Barang tak bergerak dikelompokkan menjadi barang habis pakaiseperti kapur tulis, tinta, kertas, penghapus dan sebagainya. Barang tak habis pakai, seperti computer, mesin tulis, kendaraan dan sebagainya. 

Barang tidak bergerak yaitu barang yang tidak berpindah pindah letaknya atau tidak bisa dipindahkan, seperti gedung, sumur dan sebagainya. Selanjutnya dilihat dari komponennya, media terdiri dari dua bagian pokok yaitu hardware dan software.

  • Hardware atau perangkat keras adalah penampil software. 

Misalnya: pesawat radio, taperecorder, proyektor slide, proyektor film, dan sebagainya.

  • Software atau perangkat lunak adalah bahan atau program yang ditampilkan dengan hardware, misalnya: kaset, piringan hitam, slide, film, skrip rekaman, dan sebagainya.

A.  Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

1.      Perencanaan Administrasi Sarana dan Prasarana

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai berikut:

a)  Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

b)  Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.

c)  Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya.

d)         Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan 

Sebutkan dua fungsi pokok perencanaan administrasi sarana dan prasarana

Sebutkan dua fungsi pokok perencanaan administrasi sarana dan prasarana
Lihat Foto

KOMPAS.com/Gischa Prameswari

Ilustrasi pengertian sarana dan prasarana

KOMPAS.com - Sarana dan prasarana dibutuhkan dalam kehidupan manusia. Sarana dan prasarana menjadi faktor penunjang dalam menjalankan berbagai aktivitas. Walau kedua hal ini terdengar mirip, sebenarnya sarana dan prasarana merupakan dua hal yang berbeda.

Definisi sarana dan prasarana

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.

Mengutip dari buku Manajemen Pendidikan (2020) karya Suhelayanti dan kawan-kawan, secara etimologis, sarana diartikan sebagai alat langsung yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan prasarana berarti alat tidak langsung yang dimanfaatkan untuk meraih tujuan.

Bisa disimpulkan jika sarana dan prasarana merupakan seluruh benda, baik yang bergerak ataupun tidak, digunakan untuk meraih tujuan bersama. Pembuatan sarana dan prasarana disesuaikan dengan yang dibutuhkan organisasi atau lembaga atau perusahaan.

Menurut H.M. Joharis Lubis dan Haidir dalam buku Administrasi dan Perencanaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Optimalisasi Bagi Personel Sekolah dan Korporasi) (2019), sarana dan prasarana membantu proses kegiatan berjalan lancar, teratur, efektif, serta efisien.

Baca juga: Fasilitas Publik Bagi Disabilitas, Jawaban Belajar dari TVRI 6 Juni SMP

Fungsi sarana dan prasarana

Dalam menjalankan aktivitas atau kegiatan, adanya sarana dan prasarana tentunya sangat membantu kelancaran serta efisiensi prosesnya. Pada dasarnya, fungsi dari sarana dan prasarana bergantung pada penggunaan dan bidangnya.

Artinya antara bidang yang satu dengan lainnya, akan membutuhkan sarana dan prasarana yang berbeda. Contoh kebutuhan sarana dan prasarana di bidang pendidikan, tentunya berbeda dengan transportasi dan kesehatan.

Secara umum, sarana dan prasarana mempunyai empat fungsi utama, yakni:

  1. Mempermudah proses kerja
    Sarana dan prasarana berfungsi untuk mempermudah proses kegiatan, supaya tujuan bersama dapat tercapai.
  2. Mempercepat proses kerja
    Selain mempermudah, adanya sarana dan prasarana juga mempercepat proses kerja suatu organisasi atau lembaga.
  3. Meningkatkan produktivitas
    Produktivitas kegiatan dapat meningkat karena terbantu oleh adanya sarana dan prasarana.
  4. Hasilnya lebih berkualitas
    Oleh karena produktivitas meningkat, hasil kerja juga lebih berkualitas. Karena adanya sarana dan prasarana dapat mempermudah serta mempercepat proses kerja.

Baca juga: Kebijakan Publik: Pengertian, Tujuan dan Ciri-ciri

Ruang lingkup sarana dan prasarana

Dalam jurnal Efektivitas Pemanfaatan Sarana dan Prasarana dalam Meningkatkan Mutu Layanan (2018) karya Tri Firmansyah, dkk, dituliskan jika ruang lingkup sarana dan prasarana dapat dibagi menjadi tiga, yakni:

  1. Habis atau tidaknya penggunaan
    Sarana dan prasarana bisa dikelompokkan berdasarkan habis atau tidaknya penggunaan. Dengan demikian organisasi dapat menentukan sarana dan prasarana apa saja yang diperlukan.
  2. Bergerak atau tidaknya
    Selain dari habis atau tidaknya, sarana dan prasarana juga dapat ditinjau dari bergerak atau tidaknya suatu alat. Contoh alat yang dapat bergerak adalah kendaraan. Sedangkan contoh alat yang tidak dapat bergerak ialah mesin dan komputer.
  3. Hubungannya dengan kegiatan
    Sarana dan prasarana juga dapat dikelompokkan berdasarkan hubungan alat dengan kegiatan. Artinya alat tersebut digunakan langsung atau tidak. Contohnya dalam sarana dan prasarana pendidikan, kendaraan tidak menjadi alat langsung yang digunakan, tetapi papan tulis dan meja bangku menjadi alat langsung yang dipakai.

Baca juga: Pelayanan Publik: Pengertian dan Asas-Asasnya

Contoh sarana dan prasarana

Berikut beberapa contoh sarana dan prasarana:

Sarana dan prasarana di sekolah, yaitu:

  1. Sarana: papan tulis, buku pelajaran, alat tulis, alat peraga, komputer, alat olahraga dan peralatan praktikum.
  2. Prasarana: ruang kelas, ruang olahraga, ruang praktikum, perpustakaan, kantin, dan lapangan.

Sarana dan prasarana di kantor, yakni: 

  1. Sarana: mesin komputer, printer, proyektor, papan tulis, speaker, meja dan bangku.
  2. Prasarana: gedung kantor, gudang, ruang rapat, dan tempat parkir.

Sarana dan prasarana di rumah sakita adalah: 

  1. Sarana: peralatan kesehatan, obat, dan ambulance.
  2. Prasarana: gedung rumah sakit, ruang perawatan, ruang UGD, dan laboratorium.

Sarana dan prasarana transportasi, yaitu

  1. Sarana: pesawat, kereta, mobil, motor, dan sepeda.
  2. Prasarana: jalan raya, jalur kereta api, dan jembatan.

Baca juga: Program Pemerintah dalam Bidang Transportasi

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan. Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan menurut Suharsimi Arikunto (1987: 7) adalah: “Perencanaan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak atau yang tidak bergerak, sebagai pendukung pelaksanaan tugas”. Langkah-langkah yang dilakukan  dalam membuat suatu rencana penga-daan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut: a)    Mengadakan analisa terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media dalam penyampainnya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk sekolah. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media. b)    Mengadakan perhitungan taksiran biaya. c)    Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan,  atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli. d)    Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya. e)    Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut. Meskipun pada umumnya perencanaan dan pendirian bangunan bagi sekolah negeri menjadi tanggung jawab pemerintah, dalam kenyataannya dewasa ini, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan dunia pendidikan dan pengajaran di negara kita, banyak sekolah yang  didirikan oleh masyarakat dan atau pemerintah setempat dengan bekerja sama dengan para guru. Untuk itu sangat diperlukan pengetahuan bagi para guru tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan dan pendirian sekolah seperti pengetahuan dan kecakapan mengenai: 1)    Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan. 2)    Mengusahakan, merencanakan, dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah. 3)    Menetukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah raga, podium, kebun sekolah, dan sebagainya. Serta komposi-sinya satu sama lain. 4)    Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan  fasilitas-fasilitas lain yang efektif dan produktif, serta pemeliharaan secara kontinyu. 5)    Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan. 6)    Apa yang tercantum pada nomor 1 s/d 5 di atas sangat erat hubungannya dengan kurikulum, kondisi-kondisi, serta kemajuan masyarakat setempat dan bertambahnya jumlah anak-anak setiap tahunnya yang memerlukan sekolah tersebut (Purwanto, 1992: 12).  Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.  Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana pendidikan perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik langsung maupun yang tidak langsung yang menunjang proses belajar  mengajar agar tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Menurut Helmut dan Scoenfeldt Eberhard (1988:181-184), dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan sekolah atau pendidikan, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu: 1)    Perencanaan lokasi. 2)    Perencanaan regional. 3)    Perencanaan ekonomi. 4)    Peserta didik. 5)    Faktor-faktor sosial dan budaya. 6)    Faktor transportasi. 7)    Suplai (Pengadaan) personal. 8)    Faktor-faktor administratif. 9)    Fasilitas-fasilitas pendidikan. 10)    Pembiayaan, dan 11)    Lokasi (lahan). Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan

sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.