Sistem informasi atau information system berkembang karena kemampuannya dalam membantu kondisi bisnis dan organisasi, seperti: Show
Karena beberapa hal tersebutlah information system sangat penting bagi sebuah organisasi atau bisnis. Nah, dalam artikel kali ini akan dibahas secara lengkap tentang sistem informasi. Berikut merupakan penjelasan lengkapnya. Pengertian SistemSistem adalah suatu susunan atau berbagai objek yang teratur dari berbagai macam kegiatan atau aktivitas dan prosedur yang saling berhubungan untuk mempermudah kegiatan organisasi. Fitz Gerald (1997:14)
Azhar (2000:3)
Sudirejo (2006:21)
Karakteristik / Sifat SistemBerikut ini merupakan karakteristik atau sifat dari suatu sistem menurut Jogiyanto (2005:12). 1. Komponen (Components)Masing – masing dari sistem baik itu sistem dalam skala besar atau pun dalam skala kecil tentunya mempunyai berbagai komponen atau elemen. Komponen tersebut saling berhubungan dan bekerja sama sehingga akan menciptakan satu kesatuan fungsi dari suatu sistem. Oleh karena itu suatu sistem bisa mencapai tujuannya. 2. Penghubung Sistem (System Interface)Penghubung sistem disini maksudnya adalah suatu media perantara antara sub-sistem yang satu dengan sub-sistem yang lainnya. Dengan melalui system interface ini, maka setiap sub-sistem bisa saling memberi dan menerima sumber daya. Oleh karena itu akan terjalin kerja sama dan bisa membentuk satu kesatuan fungsi dari sistem. 3. Lingkungan Luar (Environment)Lingkungan luar dari sistem adalah semua hal yang berada di luar batas sistem. Lingkungan luar tersebut dapat juga berupa ekosistem yang dimana suatu sistem berada. Meskipun keberadaannya di luar sistem, namun lingkungan luar bisa mempengaruhi suatu sistem. Apabila terdapat ketidakserasian antara lingkungan luar dengan sistem, maka akan berakibat terganggu-nya fungsi dari sistem. Sehingga harus senantiasa tercipta keharmonisan antara sistem dengan lingkungan luarnya. 4. Batasan Sistem (Boundary)Batasan sistem merupakan suatu pembatas atau daerah pemisah antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem tersebut akan memberikan ruang lingkup yang jelas dari suatu sistem. Dengan terdapatnya ruang lingkup yang jelas dari sistem, maka akan bisa dengan mudah memisahkan dan juga membedakan suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau pun dengan lingkungan luar. 5. Masukan Sistem (System Input)Masukan sistem adalah bahan atau energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Bahan atau energi tersebut dimasukkan ke dalam sistem untuk bisa diproses oleh sistem sesuai dengan fungsinya supaya bisa menghasilkan keluaran. 6. Keluaran Sistem (System Output)Keluaran sistem adalah hasil dari pemrosesan atau pengolahan dari suatu sistem. Keluaran tersebut diharapkan bisa bermanfaat sesuai dengan tujuan atau fungsi sistem. Selain sebagai hasil akhir dari suatu sistem, keluaran tersebut juga bisa dijadikan sebagai masukan untuk sistem yang lainnya. 7. Pengolah SistemPengolah sistem adalah suatu mekanisme yang dipakai untuk dapat mengubah masukan menjadi keluaran. Pengolah ini mempunyai peranan yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan pada pengolah sistem inilah proses perubahan dan pendayagunaan masukan terjadi sehingga menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan dari sistem. 8. Sasaran dan Tujuan (goal objective)Suatu sistem tentunya memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objective). Tujuan adalah hal terakhir yang ingin diraih oleh suatu sistem. Sedangkan sasaran adalah berbagai hal yang menjadi objek dan titik fokus untuk dapat meraih tujuan. Suatu sistem dapat dikatakan sukses dalam menjalankan fungsinya jika berhasil mencapai sasaran dan tujuan dari sistem tersebut. Pengertian InformasiInformasi adalah data yang sudah diolah sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat bagai para penerimanya dan nyata, berupa nilai yang bisa dipahami dalam keputusan saat ini atau masa yang akan datang. Azhar (2000:3)
Sudirjo (2006:21)
Suatu informasi supaya bisa bermanfaat, maka harus mempunyai kualitas sebagai berikut.
Pengertian Sistem InformasiBerikut merupakan beberapa pengertian tentang sistem informasi menurut para ahli: O’Brien
Barry E.Cushing
Frederick H.Wu
George M.Scott Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi. Henry Lucas
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan. Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi dan mendukung operasi untuk organisasi atau manajemen dalam mengambil keputusan. Dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi, dan prosedur-prosedur yang terorganisir. Jenis – Jenis Sistem InformasiSetiap organisasi perusahaan mempunyai sejumlah information system yang berbeda satu sama lain di mana sistem tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pemakai pada semua tingkatan. Selain itu, sistem informasi yang dikembangkan pun tujuannya berbeda, tergantung pada kebutuhan. Berikut merupakan contohnya:
Berikut merupakan beberapa jenis sistem informasi yang biasa dipakai oleh sebuah perusahaan: 1. Transaction Processing System (TPS)TPS adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau mengumpulkan dan mengolah data transaksi suatu proses bisnis. Salah satu dimensi TPS adalah data maintenance yang dapat terus berkembang, karena perkembangan dunia bisnis yang terus mengalami perkembangan. Contoh dari TPS ini seperti, Airline Reservation, Bank Deposit, Customer Returns, Inventory Procurement, Order Processing dan Payroll. 2. Management Information System (MIS)MIS adalah suatu aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari banyak sumber, termasuk di dalamnya transaction processing system. Contoh dari MIS ini seperti, management reporting, material requirement planning dan salary analysis. 3. Decision Support System (DSS)DSS adalah salah satu aplikasi sistem informasi yang menyediakan informasi-informasi pendukung pengambilan keputusan bagi penggunanya. DSS focus pada penyediaan informasi atau data yang bermanfaat untuk mendukung suatu pengambilan keputusan. Beberapa pertimbangan yang diberikan oleh DSS yaitu:
4. Expert SystemExpert system adalah perluasan dari decision support system. Yaitu suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang bertujuan untuk menduplikasi atau meniru logika seorang problem solver, manajer, professional, dan para teknisi yang menguasai pengetahuan dan keahlian di bidangnya. Contohnya seperti, industry makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli yang sudah mendekati masa pensiun. 5. Office Automation and Work Group SystemOffice automation (OA) system mendukung semua pekerjaan yang ada pada suatu perusahaan secara luas. Biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja. OA system disebut juga dengan enterprise collaboration system. OA system ini digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya. OA system berfungsi dalam word processing, electronic message, work group computing, work group scheduling, facsimile processing, imagind and electronic documents, dan work flow management. Sistem ini dirancang baik untuk individu atau kelompok. Personal information system ini dirancang untuk kebutuhan dan meningkatkan produktivitas individu, contohnya Microsoft’s Office. Work group information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktivitas dari sebuah kelompok kerja. Contohnya Microsoft’s Exchange and Outlook. 6. Executive Information System (EIS)EIS adalah tipe sistem informasi yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen tingkat atas. Tujuan EIS berbasis computer adalah menyediakan akses mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan strategi perusahaan bagi manajemen atas. Tujuan Sistem InformasiMenurut O’Brien dan Marakas, tujuan dari sistem informasi ini adalah:
Nah ke-3 tujuan tersebut dapat menunjukan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu mempunyai akses ke informasi yang ada dan mengetahui cara menggunakannya.
Manfaat Sistem InformasiBerikut ini adalah beberapa manfaat dari information system. 1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Information system memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. 2. Memperkenalkan Inovasi dalam Bisnis Penggunaan ATM (Automated Teller Machine) dalam dunia perbankan adalah contoh baik dari inovasi teknologi information system. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. 3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis Banyak kegiatan usaha yang sudah menggunakan informasi berbasis komputer terhadap para konsumen-nya. Dengan membuat sebuah situs web (website) dan mendaftarkan ke jaringan internet, sebuah perusahaan dapat mempromosikan usahanya, memberi informasi, dan sarana komunikasi. Sehingga dapat berinteraksi dengan konsumen tanpa harus bertatap muka. 4. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial Information system mempermudah manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan. Karena sistem informasi manajemen menyediakan berbagai macam informasi untuk manajemen perusahaan dimana sistem informasi tersebut dilakukan. Unsur Sistem InformasiInformation system memiliki 3 unsur atau kegiatan utama, yaitu:
Jika dirinci, information system adalah gabungan dari komponen-komponen berikut: 1. Blok masukan (input) Blok tersebut mewakili data atau informasi yang masuk ke dalam information system. Input adalah metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan juga model matematika yang akan memanipulasi data input dan juga data yang tersimpan di dalam basis data dengan cara tertentu untuk dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran (output) Adalah informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi Adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). 5. Blok basis data Adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer, basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut database management system (DBMS). 6. Blok kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan juga diterapkan untuk dapat meyakinkan bahwa beberapa hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah. Atau apabila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. Komponen Pembentuk Sistem Informasi ManajemenKomponen-komponen pembentuk sistem informasi manajemen dapat dikelompokkan berdasarkan fungsi dan fisiknya. 1. Secara fungsional Adalah komponen yang berkaitan dengan teknik pengolahan, pengiriman, penyimpanan, pengumpulan data, dan juga penyajian informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, yang meliputi:
2. Secara fisik Adalah keseluruhan perangkat dan juga peralatan fisik yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu management information system, yang meliputi:
Pengendalian InformasiTindakan pengendalian pada dasarnya merupakan sekumpulan peraturan dan kebijakan yang sudah ditetapkan untuk keberhasilan pengendalian sistem informasi. Pendekatan yang digunakan berupa:
Tujuan Pengendalian Informasi
Tindakan Pengendalian InformasiSecara umum, pengendalian sistem informasi dapat dilakukan dengan 3 tahap, yaitu: 1. Pengendalian preventif Didesain pada awal kegiatan organisasi baik pada sub-sub sistem atau keseluruhan sistem. Pengendalian preventif harus mampu menjaga kerahasiaan dokumen sumber beserta format – format nya. 2. Pengendalian deteksi Jika kesalahan terjadi pada awal sistem, maka tidak terdeteksi akan dikendalikan pada tahapan ini. Dimana akan dilakukan identifikasi kembali teknik dan prosedur yang dilakukan. 3. Pengendalian koreksi Adalah proses memperbaiki kesalahan-kesalahan akibat kegagalan di awal sistem atau ketika sistem berjalan. Untuk memperbaikinya harus berhati-hati supaya sistem lain yang sedang berjalan tidak terganggu. Akhir Kata Demikianlah sedikit pembahasan mengenai sistem informasi. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silakan sampaikan di kolom komentar. Terima kasih. |