Mengapa pesan-pesan bisnis perlu direncanakan dengan baik?

(1)

Modul ke:

Fakultas

Program Studi

KOMUNIKASI BISNIS

Perencanaan, Pengorganisasian dan

Perevisian pesan-pesan bisnis

Catur Widayati, SE.,MM

Ekonomi

Manajemen

Bahan Kajian:

1. Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

2. Pentingnya pengorganisasian yang baik

3. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik 4. Revisi pesan-pesan bisnis

5 . Mengevaluasi isi dan organisasi

Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

•

Pemahaman Proses Komposisi meliputi 3 tahapan, yaitu :

1. Perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan

bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara

umum maupun khusus.

2. Pengorganisasian, yaitu dengan mengorganisasikan

ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf

3. Revisi yaitu dilakukan pengecekan sekaligus

perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah

direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif

mungkin

Penentuan Tujuan yaitu memikirkan maksud atau

tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu,

pertama yaitu harus menentukan tujuan yang jelas

dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

Analisis Audiens, merupakan informasi yang sangat

berharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi

yang diberikan pada audiens dan cara mengatasi

audiens.

Analisis Audiens mencakup :

1. Pengembangan profil audiens

2. Pemenuhan kebutuhan informasi audiens

Penentuan Ide Pokok merupakan rangkuman dari

pesan-pesan yang disampaikan.

Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik

yang dapat digunaka, diantaranya :

1.

Story teller’s tour,

2.

Rendom list,

3.

CFR worksheet,

4.

Jounalistic approach,

5.

Question and answer chain

Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga

dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan

digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi

tertulis.

Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak

bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan

kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis

bagi para audiens. Untuk mengorganisasi pesan dengan

baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek

dan

tujuan

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara

yang logis

Apa manfaat pengorganisasian yang baik?

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan

A1. 2 Membantu audiens menerima suatu pesan

Pengorganisasian pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

A1. 3 Menghemat waktu

Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.

A1. 4 Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian pesan yang baik dapat membantu

pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Faktor ini merupakan yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efesien.

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan Tidak Terorganisasi dengan Baik

1. Bertele-tele. Pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga

mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam, pesan yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan ide secara tidak logis. Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. 4. Informasi penting tidak tercakup. Pesan yang tidak relevan, pesan yang

B1.1 Mendefinisikan & mengelompokkan

ide-ide

–

Mulai dengan ide pokok

–

Nyatakan poin pendukung yang penting

–

Ilustrasi dengan bukti-bukti

B1.2 Menentukan Urutan dengan Rencana

Organisasional

–

Pendekatan langsung

–

Pendekatan tidak langsung

Pilihan rencana organisasional:

Penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. • Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap anda, audiens kemungkinan akan menjadi netral.

• Pesan-pesan bad news

Mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, merampingkan karyawan, atau menurunkan pangkat, audiens

anda umumnya akan kecewa. • Pesan-pesan persuasif

Audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan yang anda sampaikan, pesan persuatif dapat digunakan dan

Revisi pesan-pesan bisnis

C1 Keterampilan Merevisi

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian, dan

pembuatan (penulisan) pesan bisnis selanjutnya

melakukan koreksi, penyempurnaan (revisi) terhadap

pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis

yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat

ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari

kemungkinan terjadinya kesalahan ketik sehingga

sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.

C1.1 Pesan-pesan bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (sytle) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya. a. Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasikan efektivitas suatu pesan bisnis

secara menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu

terlebih dahulu dibaca dengan cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain :Substansi suatu

b. Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik penulisan suatu pesan bisnis yang mencakup antara lain :

– Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan

kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

– Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang

harus ditulis dengan hutuf kapital)

– Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda

baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda tanda seru)

– Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu

c. Mengedit Format dan Layout

Langkah terkahir dalam mengedit suatu pesan bisnis

adalah

mengedit

format

dan

layout

secara

keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan

terhadapa tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan

tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak

boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya

menarik, ditata rapih, bersih, tidak penuh coretan, dan

kertas yang digunakan berkualitas baikm audiens anda

akan senang membacanya.

C1.2 Pesan-pesan Bisnis Lisan

Penyampaian pesan bisnis dapat dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain substansi pesan yang ingin disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.

a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan

(editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan

yang akan disampaikan pada audiens.

– Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah

tercantum didalamnya?

– Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio,

b. Pengorganisasian pesan

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan

disampaikan secara lisan mencakup tiga poin

penting, yaitu :

• Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

• Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan

dilanjutkan dengan substansi pesan)

• Penutup (misalnya : kesimpulan, saran, rekomendasi,

implikasi) c. Gaya bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan

bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang

berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang

C2. Pemilihan kata yang tepat

• Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk

mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal 2. Pilihlah kata-kata yang singkat

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

C3 Membuat kalimat yang efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dn sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal,

Daftar Pustaka

1. Purwanto, Djoko, 2011. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Salemba Empat. bab 5, 6 & 7