Mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan merupakan ciri surat

The preview shows page 6 - 8 out of 40 pages.

PENANGANANSURATDANKEARSIPANPENANGANAN SURAT DAN KEARSIPAN - IRA SITI SARAH

PENGERTIAN SURATS u ratadalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan dari suatu pihak (individu, instansi atau lembaga) kepada pihak lain secaratertulis. FungsiSurata.Sebagai alat komunikasib.Sebagai wakil atau duta penulisc.Sebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktud.Sebagai alat bukti tertulise.Sebagai pedoman kerja / pengambilan keputusanf.Sebagai alat pengingatg.Sebagai bukti sejarah dan kegiatanPENANGANAN SURAT DAN KEARSIPAN - IRA SITI SARAH

BENTUK DAN JENIS SURAToJenis Surat a)Surat Pribadi. Surat pribadi adalah surat yang digunakan untukkepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antaraindividu. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:1. Tidak menggunakan kop surat2. Tidak ada nomor surat3. Salam pembuka dan penutup bervariasi4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis5. Format surat bebasPENANGANAN SURAT DAN KEARSIPAN - IRA SITI SARAH

BENTUK DAN JENIS SURAToJenis Surat a)Surat Dinas/ Resmi. Surat resmi adalah surat yang digunakanuntuk kepentingan kedinasan, baik perseorangan maupun organisasi. Ciri-ciri surat resmi:1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim4.Penggunaan ragam bahasa resmi5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi6.Ada aturan format bakuPENANGANAN SURAT DAN KEARSIPAN - IRA SITI SARAH

BENTUK DAN JENIS SURAToKlasifikasia)Kilat. Surat yang perlu disampaikan maksimal 1x24 jam setelahsurat diterima.b)Segera. Surat yang perlu disampaikan maksimal 2x24 jam setelahsurat diterima.c)Biasa. Surat yang perlu disampaikan maksimal 5x24 jam setelahsurat diterima.PENANGANAN SURAT DAN KEARSIPAN - IRA SITI SARAH

BENTUK DAN JENIS SURAToKualifikasia)SangatRahasia. Menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.1. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.2. Pada sampul surat terdapat kode SRHS (atau RHS untuk rahasia).a)Rahasia. Berhubungan dengan salah satu permasalahan yang memiliki pengaruh besar pada organisasi.b)Terbatas. Berisi informasi yang hanya dapat diterima oleh beberapapihak / jabatan.c)Biasa. PENANGANAN SURAT DAN KEARSIPAN - IRA SITI SARAH

BENTUK DAN JENIS SURAToUrgensia)Surat Penting. Surat penting harus segera ditindaklanjuti. Ciri-cirisurat penting adalah sebagai berikut1. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkankesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat digantidengan surat tembusannya atau surat lainnya.2. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harusdilaksanakan.3. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapatdalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui olehpimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 40 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Untuk mengetahui suatu surat disebut sebagai surat penting, ada beberapa ciri-ciri yang dapat dilihat pada surat tersebut.

1. Memerlukan penanganan segera.

Surat yang penting memerlukan penanganan sesegera mungkin, orang yang membuka surat harus cepat tanggap apabila surat tersebut berisi informasi penting. Penangan sesegara mungkin bisa jadi pembalasan surat, pengaduan barang dan lain sebagainya, hal ini butuh penangan secepat mungkin.

2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.

ciri berikutnya jika surat tersebut terlambat diproses, maka dapat merugikan perusahaan. Misalkan surat pesanan barang, jika surat tersebut terlambat diproses, atau pegawai penerima surat lalai untuk menyampaikan pada bagian penjualan, maka perusahaan akan kehilangan pelanggan, tentu saja ini merugikan perusahaan.

3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.

Surat penting juga memiliki ciri jika hilang akan sulit mencari penggantinya, atau jika dapat diganti akan memakan waktu lama dan terkesan perusahaan tidak profesional dalam penangan surat.

sumber gambar: http://www.zipmailservices.com/

4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.

Surat dikatakan penting salah satunya juga karena informasi didalamnya merupakan informasi penting, surat semacam ini contohnya adalah surat tagihan, pembelia, pemesanan, dan lain sebagainya.

Hal lain yang menjadi ciri surat penting adalah jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. 

Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.