Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan yaitu

Berbagiruang.com – Berikut adalah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Sistem Kearsipan yang terdiri dari 30 soal pilihan ganda. Dengan adanya soal latihan ini semoga bisa sebagai bahan pembelajaran dan latihan sebelum menghadapi ujian.

1. Kata arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ….
A. Archium * B. Archief C. Filling D. File

E. Archives

2. Berikut ini bukan merupakan syarat sistem kearsipan yang baik adalah …. A. Fleksibel B. Sederhana C. Praktis D. Aman

E. Konsumtif *

3. Surat – surat atau warkat disimpan di dalam …, setelah itu ditempatkan dalam guide pada laci/filling cabinet.
A. Folder * B. Guide C. Tab D. Indeks

E. File

4. Suatu alat bantu untuk mempermudah penemuan arsip adalah …. A. Kartu pinjam

B. Kartu indeks *

E. Filling cabinet

5. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut …. A. Mengode

B. Mengindeks *

E. Daftar klasifikasi

6. Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, yaitu …. A. Folder

B. Guide *

E. Laci

7. Manfaat adanya sistem penyimpanan arsip adalah …. A. Melatih petugas kearsipan B. Menambah tugas sekretaris C. Mengurangi kebutuhan akan arsip

D. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan *

8. Di bawah ini yang paling coock untuk menggunakan penyimpanan surat sistem abjad adalah …. A. Kantor penerbit B. Perpustakaan C. Sekolah D. Perusahaan ekspor – impor

E. Kantor pos *

9. Peraturan mengindeks nama orang asing yang benar adalah …. A. Nama orang Barat diindeks berdasarkan nama depannya B. Nama orang Eropa diindeks berdasarkan nama keluarga C. Nama orang Indonesia diindeks berdasarkan nama tengahnya

D. Nama orang Korea diindeks tetap nama keluarga *

10. Penyimpanan surat menurut abjad memerlukan hanging folder paling sedikit sebanyak …. A. 12 buah

B. 26 buah *

E. 31 buah

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen

11. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci membuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah … guide.
A. 12 * B. 26 C. 30 D. 31

E. 356

12. Tahap pertama, prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal adalah …. A. Menyiapkan filling cabinet B. Memberi kode dari tahun, bulan, dan tanggal C. Mengisi kartu indeks

D. Melihat daftar klasifikasi *

13. Satu laci filling cabinet berkode 00-09 merupakan ciri …. A. Nomor dewey B. Nomor seri

C. Nomor urut *

E. Middle digit

14. Salah satu laci filling cabinet berkode 000 merupakan ciri kode …. A. Nomor dewey

B. Nomor seri *

E. Middle digit

15. Ketika mengindeks dalam sistem nomor terminal digit, unit 1 adalah …. A. Dua angka dari urutan paling awal sebagai kode laci

B. Dua angka dari urutan paling akhir sebagai kode laci dan guide *

E. Satu angka dari urutan paling awal sebagai kode laci dan guide

16. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan pada daerah asal surat disebut …. A. Abjad B. Tanggal C. Pokok masalah D. Nomor

E. Wilayah *

17. Jika wilayah utama adalah nama provinsi, subwilayah berdasarkan pembagian menurut wilayah administrasi negara adalah nama ….
A. Kota/kabupaten * B. Kecamatan C. Kelurahan D. RW

E. negara

18. pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan daftar …. A. Indeks B. Nama C. Folder D. Guide

E. Klasifikasi *

19. Untuk membantu menemukan kembali arsip sistem subjek sebelumnya harus mencari ….
A. Kartu indeks * B. Filling cabinet C. Lembar disposisi D. Daftar nama pengirim

E. Alamat surat

20. Sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang membuat kode pada tab-nya disebut …. A. Filling cabinet

B. Guide *

E. Kartu indeks

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Manajemen

21. Kata tangkapam uamh menekankan pada nama masalah/perihal/isi surat disebut …. A. Abjad B. Tanggal

C. Subjek *

E. Nomor

22. Tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari indeks adalah ….
A. Kode * B. Klasifikasi C. Indeks D. Guide

E. Caption

23. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentidikasi dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan disebut …. A. Kode B. Klasifikasi C. Indeks D. Filling abjad

E. Caption *

24. Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat menggunakan abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad adalah …. A. Kode B. Klasifikasi C. Indeks

D. Filling abjad *

25. Berfungsi untuk memeriksa penyimpanan surat dengan melihat adanya tanda merupakan bagian …. A. Peraturan mengindeks B. Menyusun daftar klasifikasi C. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan

D. Prosedur penyimpanan arsip *

26. Yang dijadikan subjek pada penyimpanan arsip sistem tanggal adalah …. A. Tanggal B. Hari

C. Tahun *

E. Bulan

27. Siapa yang menciptakan filling sistem nomor dewey …. A. The Liag Gie B. Alvin Dewey

C. Melvil Dewey *

E. Engelbertus Martono

28. Daftar klasifikasi memuat berapa jalur …. A. 1

B. 2 *

E. 5

29. Di bawah ini yang bukan kelebihan penggunaan sistem nomor adalah …. A. Dapat digunakan dalam segala bentuk dokumen atau surat B. Penyimpanan dapat lebih teratur dan teliti C. Nomor dokumen dapat diperluas

D. Banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks *

30. Dapat mencari dan menyimpan arsip dengan mudah apabila sudah diketahui letak wilayahnya merupakan … A. Kelemahan

B. Kelebihan *

E. Klasifikasi

Itu lah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Sistem Kearsipan semoga bermanfaat dan bisa menjadi bahan latihan untuk mengasah materi lebih dalam. Semoga bermanfaat.

Banyak kantor mempunyai tempat penyimpanan arsip dengan empatatau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Oleh karena itu, arsipaktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan padalaci bagian tengah, sedangkan arsip inaktif dan arsip yang jarangdipakai ditempatkan pada laci teratas dan paling bawah.Petugas Penyimpan ArsipPetugas penyimpan arsip adalah orang yang:1.Mengetahui pentingnya pembuatan kode tanda pengenal pada arsipsecara sistem penataan numerik;2.Memahami dan bisa menerapkan aturan pemberian kode secara numerikdengan baik;3.Membuat kode arsip secara teliti;4.Mahir menyiapkan/membuat tunjuk silang;5.Selalu menyortir arsip sebelum disimpan;6.Mengetahui dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan bakuuntuk penyimpanan secara baik; sistem penyimpanan numerik dapatmembantu dalam mencapai keberhasilan secara efisien.2)Penemuan Kembali Arsipa.Cari kode arsip yang diminta (ingin ditemukan);b.Lihat dan cocokkan kode arsip dengan kartu indeks;c.Cari arsip ke dalam lacifiling cabinet.Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpanPenemuan kembali arsip yang disimpan dengan sistem nomor terminal digitdapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannyakembali sebagai berikut.a.Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya.b.Isi bon peminjamanc.Cari dan cocokkan dengan kartu indeksd.Bergeraklah menuju tempat penyimpanane.Cari arsip ke lacifiling cabinetsesuai kode arsipLihat kode laciLihat kode guideCari berkas sesuai dengan yang diinginkanf.Ambil arsip yang dimintag.TempatkanOut GuideatauOut Sheetdi tempat arsip yang diambilh.Serahkan arsip kepada yang memerlukan.

KEARSIPAN 1210Keuntungan Dan Kerugian SistemTerminal Digit1.KeuntunganPenggunaan kode warna pada folder sering dapat mengurangi kesalahanpemberkasan/filing, jika sistem kode warna digunakan dan penata arsipdapat mengetahui dari kode warna yang tercantum karena warna mewakilinomor yang diketahui. Pengelompokan sekunder disisihkan kemudiandengan hanya melihat barisan warna-warna yang ada maka dapatdiketahui nomor yang dimaksud.Terutama pada instalasi file yang besar, penata arsip diberi tugas untukmemastikanseksi/bagianperlengkapansertabertanggungjawabmenyediakan arsip agar dapat bekerja secara lebih efektif.2.KerugianKesalahan kecil sering terjadi dalam metode ini misalnya kesalahandengan urutan nomor karena nomor-nomor yang ada pada folder dibagidalam kelompok yang terdiri atas 2 atau 3 digit, sedangkan dalampenataan file dikawatirkan hanya menggunakan 2 atau 3 nomor padasuatu waktu. Perubahan dan kesalahan membaca nomor seringkaliterjadi pada kelompok-kelompok nomor yang pendek yang diikutidengan satu nomor yang panjang. Beberapa orang dapat menata berkasatau menemukannya secara berurutan sesuai dengan nomor folder padawaktu yang sama dengan memindahkan ke tempat file karena penataarsip akan bekerja pada tempat yang berbeda dengan peralatan

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document

End of preview. Want to read all 246 pages?

Upload your study docs or become a

Course Hero member to access this document