Jelaskan bagaimana cara yang bisa ditempuh suatu kantor untuk mengamankan arsip

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian tepatnya.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Pengertian arsip diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip  adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

Cara Menjaga arsip

Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip juga member informasi tentang masa lampau itu sendiri, oleh karena itu kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Maka pemeliharaan berarti memelihar, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi yang akan datang. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga. Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, dan ancaman yang lainnya.

Menjaga arsip dari kerusakan

kerusakan disebabkan dari dalam :

1. Kerusakan Kertas, dalam penggunaan kertas yang akan dipakai, hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat yang tidak menggunakan kayu dasar, atau serabut. Akan tetapi bagaimanapun kertas yang kita pergunakan, apabila perawatan dan penyimpanannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan tahan lama. Oleh sebab itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas arsip dapat tahan lama.
2. Kerusakan Tinta, meskipun cara menulis dengan mesin ketik telah dipergunakan dimana-mana, akan tetapi tidak menghilangkan cara menulis dengan tangan yang mempergunakan jenis tinta yang lain (untuk tanda tangan misalnya). Maka dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang berkualitas baik (tidak mungkin luntur).
3. Kerusakan Pasta/Lem, pasta/lem yang digunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas atau kulit. Lem biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah dibuat alat perekat sintetis terutama polyven acetate. Dalam penggunaan bahan perekat pun harus dicari yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah, hal ini akan merusak kertas.

kerusakan disebabkan dari luar :

1. Kelembaban,
2. Udara yang terlalu kering,
3. Sinar Matahari,
4. Debu
5. Kekotoran Udara,
6. Jamur dan sejenisnya
7. Rayap
8. Gegat

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip dan pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubuk kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan.

Penyebab kerusakan arsip:

Faktor biologis

Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga, yaitu:

   – Jamur

1. Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
2. Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
3. Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
4. Perekat kertas menjadi rusak
5. Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya

   – Serangga

1. Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
2. Membuat sarang pada tumpukan arsip
3. Merusak jilid dan buku
4. Merusak kertas, foto dan label
5. Jenis serangga seperti rayap, ngengat

Faktor Fisik

Faktor Kimiawi

1. Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
2. Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.

Faktor Bencana, Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

Cara pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip 

1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman.
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan,
3. Menyimpan pada ruangan khusus, Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
5. Melakuka Fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
8. Memasang detektor
9. Pengecekan arsip secara priodik dan
10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.

Pemeliharaan Arsip – Bagi sebuah perusahaan, keamanan dokumen adalah prioritas utama yang harus dijaga, karena data yang terdapat pada dokumen sangatlah krusial untuk perkembangan perusahaan. Meskipun begitu, tidak semua staf yang bekerja di biro umum perusahaan menyadari pentingnya pemeliharaan arsip. Alhasil dokumen perusahaan mudah untuk dicuri yang menyebabkan kerugian besar pada perusahaan.

Contohnya seperti yang dialami oleh perusahaan rintisan teknologi terkenal bernama Tesla. Pada tahun 2019 yang lalu, produsen mobil listrik tersebut menggugat salah satu mantan insinyurnya lantaran kedapatan mencuri dokumen rahasia yang berisi kode sumber atau source code dari program auto pilot yang dimilikinya pada manajemen arsip perusahaan. 

Oleh karena itu, alih media arsip menjadi begitu penting agar dokumen perusahaan Anda tetap terjaga dengan aman. Untuk menanggulangi kejadian yang tidak diinginkan seperti pada kasus di atas, beberapa cara berikut ini dikenal cukup baik untuk menjaga dokumen Anda. Berikut adalah beberapa di antaranya!

1. Memanfaatkan Cloud Storage

Dengan berkembangnya teknologi, kini pemeliharaan arsip perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Caranya dengan mengunggah semua dokumen penting ke sistem penyimpanan berbasis online yang dikenal dengan sebutan cloud storage. Dengan memanfaatkan metode ini,  Anda dapat menyimpan data digital pada server terpusat yang tentunya lebih aman. 

Keunggulan utama dari manajemen arsip ini adalah dapat diakses dari mana saja, sehingga Anda tidak perlu khawatir jika sewaktu-waktu membutuhkan dokumen perusahaan. Tetapi Anda perlu memastikan agar memilih perusahaan penyedia layanan yang terpercaya untuk berjaga-jaga. Investasi lebih untuk membuat sistem cloud storage sendiri juga sangat disarankan.

1. Membuat Virtual Server Lokal

Cara lain untuk manajemen arsip secara online adalah dengan memanfaatkan virtual server lokal. Dengan membangun data center di perusahaan, keamanan data perusahaan Anda juga lebih terjamin. Investasinya memang sedikit lebih mahal, tapi data digital tersebut dapat terjaga lebih baik dan hanya dapat diakses sesuai kebutuhan saja. Namun kendala dari metode ini adalah rentan terhadap virus, sehingga harus dijaga dengan baik.

1. Memasang Perangkat Hardware Firewall

Untuk mengatasi dokumen digital terserang virus, cara lain agar dokumen lebih aman adalah dengan memasang hardware firewall. Perangkat ini berisi antivirus dan spam filter yang memungkinkan pemeliharaan arsip Anda memiliki penjagaan berlapis. Tidak hanya dari serangan virus, cara ini juga dapat mencegah adanya peretas yang mengakses dokumen Anda.

1. Menyimpan Dokumen di Safe Deposit Box

Jika alih media arsip masih sulit dilakukan dan Anda masih membutuhkan dokumen fisik, maka menyimpannya di Bank bisa menjadi solusi terbaik. Saat ini banyak Bank di Indonesia yang menyediakan layanan safe deposit box untuk pemeliharaan arsip perusahaan Anda. Beberapa perusahaan lain seperti kantor pos juga menyediakan layanan ini.

Metode penyimpanan ini terbilang cukup aman, karena biasanya dokumen perusahaan akan disimpan pada kotak penyimpanan khusus yang hanya dapat diakses oleh pemilik rekening di Bank. Tentunya cara ini hanya cocok diterapkan jika dokumen yang Anda miliki tidak terlampau banyak, karena tempat manajemen arsip di safe deposit box juga terbatas.

Solusi lainnya untuk pemeliharaan arsip secara fisik adalah dengan memanfaatkan brankas di perusahaan. Dengan menyimpan dokumen di brankas, dokumen fisik dapat terjaga lebih aman dan dapat dipantau langsung dengan kamera CCTV.

Saat ini ada beberapa jenis brankas yang dapat Anda gunakan, yaitu brankas besi (steel safe) yang aman untuk menyimpan sedikit dokumen tetapi tidak tahan api, brankas anti api (fire safe) yang tahan terhadap api dan tebal, atau juga brankas api dan regular (fire and regular safe) yang tahan api dan juga dobrakan.

Jika perusahaan atau instansi Anda kesulitan menerapkan cara-cara di atas, kini telah ada PrimaDoc yang siap membantu Anda dalam mengarsip dan mengelola dokumen dengan aman, dengan penerapan pengelolaan dokumen berbasis web. Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi dari PrimaDoc untuk mengakses kembali dokumen-dokumen Anda dengan mudah. Tunggu apa lagi? Hubungi Kami. Semoga berhasil mengarsipkan dokumen bersama PrimaDoc.