6. Prosedur PengurusanPengelolaan Surat a.Prosesur Pengelolaan Surat Masuk Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang melalui beberapa proses lebih lanjut hingga pengiriman surat keluar. Pengelolaan surat masuk menurut Wursanto, 2006:232 “pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengolaan surat masuk yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah dan unit penata arsip ”. 1 Prosedur pengurusan surat masuk dengan buku agenda Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan buku agenda menurut Sedianingsih 2010:86 meliputi beberapa langkahyaitu : a Menyortir atau memisahkan Surat yang diterima diperiksa kebenaran alamatnya dan dikelompokkan sesuai dengan jenis surat. b Membuka surat Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanyalah surat dinas kecuali surat pribadi atas seizin atasan. c Mengeluaran dan memeriksa isi surat, Surat setelah dibuka diperiksa alamat, nama pengirim tanggal dan lampiran jika nama pengirim tidak ada dicari pada sampulnya. d Pencatatan Setelah surat dicap dan diberi tanggal di catat di dalam buku agenda. Langkah selanjutnya membaca dan menyampaikan surat kepada pimpinan. e Distribusi ke departemen lain dan menjawab surat pada saat pimpinan tidak di tempat. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam organisasi pada saat mengelola surat masuk melalui beberapa tahap mulai dari surat diterima masuk ke unit penerimaan selanjutnya di sortir sesuai dengan jenis surat dilanjutkan dengan mbembuka surat selanjutnya surat diproses sesuai dengan departemen yang dituju dan yang terakhir yaitu pengarsipan surat. Sedangkan pengurusan surat masuk menurut Moekijat 1976:112 bahwa semua surat harus dicatat dalam buku dan hanya boleh dibuka oleh pegawai yang dibebani tanggung jawab itu. Selanjutnya melakukan penyortiran, selanjutnya surat dan dokumen dibubuhi cap dengan tanggal penerimaan. Semua lampiran diperiksa dan di jadikan satu.Surat yang sudah dibuka harus disortir sesuai dengan refrensi yang terkandung didalamnya.Semua amplop harus di periksa untuk memastikan tidak ada yang tertinggal. Surat-surat tersebut harus segera dibagikan tetapi surat yang datang pada sore hari biasanya disimpan dahulu sampai keesokan harinnya. Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat-surat hanya boleh dibuka oleh seseorang yang dibebani tanggungjawab penanganan surat lebih cepat dan surat yang datang sore hari akan diproses keesokan harinya. 2 Penanganan surat masuk dengan kartu kendali Durotul Yatimah 2008: 173-176menyatakan bahwa Penanganan surat masuk dengan menggunakan kartu kendali terdirin dari : a Penerimaan Semua surat yang diterima oleh petugas penerimaan diperiksa kebenaran alamatnya, apabila alamatnya salah dikembalikan pada pengirim. Petugas penerimaan memisahkan surat berdasarkan surat yang dituju, membuka surat kecuali surat rahasia dan memeriksa kelengkapannya. b Pencatatan Petugas pencatat mencatat surat sesuai dengan jenis surat. Surat yang penting dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga, untuk memudahkan pengendalian kolom pada kartu kendali diisi kecuali pada kode selanjutnya surat beserta kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua dan diserahkan pada unit pengolah, untuk surat rahasia, surat dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan kepada alamat dalam keadaan tertutup. c Pengarahan Petugas pengarah surat harus mengetahui seluk beluk kegiatan dalam organisasi dan mengenal staf pimpinan. Pengarah surat menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan. Pengarah surat menerima surat dengan tiga lembar kartu kendali, surat diperiksa kebenaran pengisian kartu kendali dan mengisi kode setelah itu kartu kendali dengan warna kuning dan merah di serahkan ke unit pengolah dan kartu kendali warna putih di simpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat. Kartu kendali putih ini setelah satu tahun dapat di kumpulkan lalu dijilid sebagai buku agenda dalam sistem lama. d Pengelolaan Pada unit ini terdapat tiga unit yaitu pimpinan unit pengolah, tata usaha unit pengolah dan pengolah surat atau pelaksana disposisi dari pimpinan. Tata usaha menerima kartu kendali kuning dan merah, kartu tersebut diparaf kartu kendali kuning dikembalikan ke unit pengolah dan kartu kendali merah disimpan. Kemudian surat yang telah dilengkapi lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan setelah diterima dan diisi lembar disposisi selanjutnya di kembalikan kepada tata usaha unit pengolah. Tata usaha menerima dan diserahkan kepada unit pengola untuk diproses sesuai instruksi pimpinan. Tata usah kemudian menyampaikan kepada unit penata arsip dan menukarkan kartu kendali kuning dengan kartu kendali merah sebagai bukti surat telah selesai diproses. e Penataan Penata surat menerima kartu kendali kuning yang telah diparaf oleh petugas tata usaha dan menyimpan pada kotak kartu kendali sebagai bukti surat masih diproses selain itu menerima surat yang telah selesai diproses dari tata usaha menukar kartu kendali kuning dengan kartu kendali merah kemudian menyimpan dan menata arsip sesuai dengan kode penyimpanan pada kartu kendali. Berdasarkan pengurusan surat dengan kartu kendali tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat dengan kartu kendali memang lebih sulit karena harus merangkap tiga dan menyerahkan ke bagian satu dan satunya. Pengelolaan dengan kartu kendali dapat digunakan untuk mengontrol surat telah diproses atau surat masih dalam proses. 3 Pengelolaan surat penting Menurut Wursanto 2004: 236-237 proses pengurusan surat penting meliputi semua surat diterima oleh unit penerima dan diteruskan ke unit penyortir. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat lampiran dan sampul surat. Unit pencatat menyiapkan dan mengisi kartu kendali rangkap tiga.Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali rangkap tiga dan lembar disposisi. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah beserta kartu kendali dengan memperhatikan lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah dan kartu dua dan tiga diteruskan pada unit pengolah. Unit pengolah menerima dan memproses surat dengan memperhatikan lembar ketiga tetap di pengolah surat dan lembar kedua kartu kendali diteruskan pada unit penata arsip. Penyelesaian surat penting memiliki batasan waktu begitu pula saat menjawab surat penting tersebut memiliki batasan waktu tertentu yang di tetapkan oleh setiap pimpinan instansi masing-masing. Berdasarkan pendapat tersebut proses pengelolaan surat penting dapat disimpulkan bahwa proses pengurusan surat penting tidak jauh berbeda dengan proses pengurusan surat biasa namun dalam pengurusan surat penting memiliki batas waktu yang di tentukan oleh pimpinan instansi. 4 Pengelolaan surat rahasia Pengurusan surat rahasia atau surat tertutup menurut Wursanto 2004:240 bahwa semua surat masuk termasuk surat rahasia diterima unit penerima yang diteruskan kepada unit penyortir dan oleh unit penyortir diteruskan pada unit pencatat. Unit pencatat meneruskan surat tersebut ke unit pengarah dengan dilengkapi lembar pengantar surat rahasia. Unit pengarah meneruskan surat rahasia ke unit pegolah dengan kondisi surat masih dalam keadaan tertutup serta lembar pengantarnya. Unit pengolah menandatangani lembar pengantar surat rahasia dengan mengembalikan kepada unit pengarah sebagai arsip. Unit pengolah membuka sampul, membaca serta memproses surat lebih lanjut hingga selesai. Berdasarkan pengurusan surat rahasia tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengurusan surat rahasia dilakukan dalam keadaan surat masih tertutup. Penulisan nomor surat, asal surat dan lain sebagainya dapat di ketahui dari sampul surat atau amplop. Proses membuka surat sampai surat tersebut selesai hanya dilakukan oleh unit pengolah.b. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar1 Pengelolaan surat keluar menggunakan buku agenda Menurut Wursanto, pengertian surat keluar 2006:248 sebagai berikut: “Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak laindi luar organisasi atau perusahaan ”. Pemrosesan surat keluar menurut Sedianingsih 2010:89 meliputi menerima pendektean atau konsep dari pimpinan, selanjutnya mencatat pada buku agenda, selanjutnya membuat konsep dan mengetik konsep, dilanjutkan meminta tanda tangan pimpinan setelah di tandatangani pimpinan surat dicek dan didistribusikan menggunakan jasa pos maupun jasa office boy. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pemrosesan surat keluar meliputi menyusun konsep sesuai dengan pendiktean dari atasan dan di catat dalam buku agenda selanjutnya mengetik surat dan meminta tanda tangan pimpinan dan diperiksa kelengkapannya setelah selesai surat dapat didistribusikan. 2 Pengelolaan surat keluar menggunakan kartu kendali Menurut Wursanto 2004: 248-250 Konsep surat dibuat oleh satuan kerja pengolah, pengolah yaitu pejabat pimpinan yang bertugas menyelesaikan surat-surat. Konsep surat diketik oleh satuan unit pengolah dan diserahkan kepada tata usaha untuk diproses lebih lanjut. Surat kemudian diperiksa dan diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan dikembalikan ke unit tata usaha, dari unit tata usaha dilampiri kartu kendali yang diisi lengkap.Surat tersebut diberi nomor dan dikirimkan ke alamat yang dituju.Kartu kendali satu disimpan oleh unit tata usaha dan kartu kendali dua dan tiga dikirim kembali pada unit satuan pengolah. Oleh satuan unit pengolah kartu kendali dua dan tiga di tandatangani sebagai bukti bahwa surat telah diproses dan ditandatangani. Kartu kendali dua dikirim kembali oleh unit pengolah penata arsip kepada tata usaha dan kartu kendali tiga disimpan di unit arsip. Penanganan surat keluar dengan kartu kendali menurut Durotul Yaitmah 2008: 179. Pengelolaan, petugas tata usaha mengisi katru kendali rangkap tiga, kartu kendali merah di simpan unit tatausahaselanjutnya kartu kendali putih dan kuning setra surat asli dan tembusan diserahkan ke unit pencatat. Surat biasa, unit pengolah mencatat surat biasa keluar dengan dua lembar pengantar lalu menyampaikan surat asli dan tembusan ke unit kearsipan. Pencatatan surat penting di catat di unit kearsipan di kartu kendali putih dan kuning diserahkan ke unit kearsipan agar unit kearsipan mengetahui apa yang sedang diproses dan yang telah diproses. Petugas pencatat meneliti semua kelengkapan surat dan mensetempel dan menyiapkan amplop serta meneruskan untuk di kirim sesuai alamat. Kartu kendali putih disimpan sebagai kartu kontrol, kartu kendali kuning dikembalikan ke unit pengolah bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat dan di serahkan kepenata arsip sebagai pengganti surat. Surat biasa atau surat rutin keluar surat asli di stempel dan dimasukkan kedalam amplom dan mengirim sesuai alamat, tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah disertai lembar pengantar kuning dan lembar pengantar putih di simpan di pencatat sebagai bukti penyimpanan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan dengan menggunakan kartu kendali melalui beberapa tahap yaitu surat keluar dibuat oleh seseorang yang bertugas menyelesaikan surat-surat, selanjutnya di serahkan ke unit tata usaha dan diproses, pada unit tata usaha menulis kartu kendali rangkap tiga dengan warna putih, kuning, dan merah. Kartu kendali warna merah disimpan unit tata usaha, lembar putih dan kuning beserta surat dan tembusan diserahkan ke unit pecatat dan diserahkan ke unit kearsipan. Kartu kendali putih disimpan sebagai kartu kontrol, sedangkan kartu kendali kuning dikembalikan pada unit pengolah bahwa suratnya telah diterima.Lembar pengantar kuning dan putih di simpan di pencatat sebagai bukti penyimpanan.7. Hambatan Pengelolaan Surat |
Dalam penanganan surat masuk dengan buku agenda setelah disortir surat selanjutnya akan
Pos Terkait
Copyright © 2024 berikutyang Inc.
