Dalam menangani surat masuk sistem buku agenda setelah surat diterima Langkah selanjutnya adalah?

Berbagiruang.com – Berikut adalah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen yang terdiri dari 30 soal pilihan ganda. Dengan adanya soal latihan ini semoga bisa sebagai bahan pembelajaran dan latihan sebelum menghadapi ujian.

1. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis merupakan pengertian surat menurut ….
A. Djoko Purwanto * B. Suhanda Panji C. Engelbertus Martono D. John D. Millet

E. Sondang P. Siagian

2. Berikut jenis surat menurut prosedur oengurusannya adalah ….
A. Surat pribadi, surat niaga, dan surat dinas * B. Surat masuk dan surat keluar C. Surat intern dan surat ekstern D. Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman

E. Surat kilat, surat segera, dan surat biasa

3. Surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi atau surat yang dikirim oleh unit/pejabat lainnya dalam instansi yang sama disebut surat …. A. Pribadi B. Niaga

C. Intern *

D. Ekstern

E. Biasa

4. Bagian paling atas dari surat yang menunjukkan identitas suatu perusahaan disebut …. A. Nomor surat B. Perihal C. Lampiran

D. Kop surat *

E. Tembusan

5. Penulisan nomor surat yang benar adalah …. A. PB/004/III/19

B. 004/PB/II/2019 *

C. II/PB/004/2019 D. 004/II/PB/2019

E. II/004/PB/19

6. Berikut ini yang bukan termasuk perlengkapan dalam penangan surat adalah ….
A. Komputer * B. Baki surat (tray) C. Kertas dan amplop D. Kartu kendali

E. Lembar disposisi

7. Buku verbal berfungsi untuk …. A. Mencatat surat masuk

B. Mencatat surat keluar selama satu tahun *

C. Mencatat surat yang akan disimpan D. Tanda terima surat

E. Mencatat semua surat masuk dan keluar

8. Proses memilah surat menurut ketentuan pada surat masuk sistem buku agenda dilakukan pada tahap prosedur …. A. Penerimaan surat

B. Penyortiran surat *

C. Pencatatan surat D. Pengarahan surat

E. Penyampaian surat

9. Tugas pertama pengarah surat dalam menangani surat masuk menggunakan buku agenda adalah …. A. Mencatat surat B. Memberikan langsung ke unit pengolah C. Menyertakan surat lembar disposisi

D. Meneliti kebenaran surat *

E. Memberikan ke arsiparis setelah mencatat surat

10. Dalam prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali, setelah pengarah surat sudah selesai melaksanakan tugasnya maka surat diberikan kepada …. A. Penerima surat

B. Pencatat surat *

C. Unit pengolah surat D. Unit kearsipan

E. Pimpinan

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Manajemen

11. Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah …. A. Alat pengendali surat masuk dan surat keluar

B. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses *

C. Alat pelacak surat D. Pengganti buku agenda dan ekspedisi

E. Membutuhkan banyak personel

12. Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setelah surat dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga, surat beserta kartu kendali 2 dan 3 diserahkan kepada ….
A. Pengarah surat * B. Penata arsip C. Unit pengolah D. Sekretaris

E. Pimpinan

13. Penanganan surat keluar pada sistem buku agenda, setelah konsep surat mendapat persetujuan, langkah selanjutnya adalah …. A. Pengetikan konsep B. Pemeriksaan konsep

C. Dicatat ke dalam buku agenda *

D. Penandatanganan surat

E. Menandatangani surat

14. Pihak yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah …. A. Konseptor B. Juru ketik C. Sekretaris

D. Pimpinan *

E. Agendaris

15. Tahap selanjutnya adalah surat keluar diketik dengan rapi adalah …. A. Mmeberikan cap dinas/stempel pada surat B. Pejabat yang berwenang menandatangani surat C. Agendaris memberikan paraf dengan pensil D. Melipat surat dengan rapi

E. Memeriksa pengetikannya *

16. Konsep surat pada surat keluar sistem kartu kendali dibuat oleh ….
A. Unit pengolah * B. Juru ketik C. Pencatat surat D. Pengarah surat

E. Penata arsip

17. Tanda persetujuan pimpinan terhadap konsep surat yang akan diketik adalah …. A. File

B. Acc *

C. Dep D. U.p

E. Catatan

18. Pada penyimpanan surat keluar sistem kartu kendali, lenbar ke-2 surat dijadikan sebagai …. A. Lampiran B. Surat kendali

C. Arsip *

D. Surat untuk pimpinan

E. Tembusan

19. Tahap terakhir prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali adalah …. A. Pengiriman surat B. Pendatanganan surat C. Penyampaian surat kepada unit pengolah D. Pengarah surat

E. Penataan surat *

20. Berikut ini yang bukan manfaat penanganan surat masuk dan keluar adalah …. A. Distribusi surat tepat sasaran B. Tercatat dengan baik C. Meningkatkan kinerja perusahaan D. Mudah menemukan surat jika dibutuhkan

E. Semua orang dapat mengetahui isi surat *

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Bentuk dan Struktur Organisasi

21. Surat yang diterima dari organisasi atau perusahaan lain, baik perorangan maupun instansi lain disebut …. A. Surat niaga B. Surat dinas

C. Surat masuk *

D. Surat keluar

E. Surat ekstern

22. Surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain, baik surat dari pimpinan instansi maupun pejabat lainnya adalah …. A. Surat niaga B. Surat dinas C. Surat masuk D. Surat keluar

E. Surat ekstern *

23. Surat yang harus dikirimkan paling lambar 2 x 24 jam adalah …. A. Surat biasa B. Surat kilat C. Surat rahasia

D. Surat segera *

E. Surat sangat rahasia

24. Surat yang biasa diberi kode SR adalah …. A. Surat biasa B. Surat kilat C. Surat rahasia D. Surat segera

E. Surat sangat rahasia *

25. Bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk bahwa terdapat dokumen yang disertakan bersama surat adalah …. A. Isi surat

B. Lampiran *

C. Kop surat D. Perihal

E. Alamat dalam

26. Tanda dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani pimpinan disebut ….
A. Taklik * B. Cap agenda C. Blangko konsep D. Buku arsip/klaper

E. Disposisi

27. Blangko/formulir yang digunakan khusus untuk membuat surat adalah …. A. Taklik B. Cap agenda

C. Blangko konsep *

D. Buku arsip/klaper

E. Disposisi

28. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah dalam buku sendiri-sendiri disebut …. A. Buku agenda tunggal

B. Buku agenda kembar *

C. Buku agenda akuntansi D. Buku agenda berpasangan

E. Buku agenda verbal

29. Setelah pemeriksaan pengetikan langkah selanjutnya adalah ….
A. Penandatangan surat * B. Pemberian cap dinas C. Melipat surat D. Penyampulan surat

E. Penyimpanan surat

30. Dibawah ini yang bukan tugas dari pencatat surat yaitu …. A. Menerima surat B. Mencatat surat

C. Mengirim surat *

D. Menentukan kode surat

E. Memberikan stempel/cap

Itu lah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen semoga bermanfaat dan bisa menjadi bahan latihan untuk mengasah materi lebih dalam. Semoga bermanfaat.

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

Sistem buku agenda
Sistem kartu kendali

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda ada 3 macam;

Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat. Tugas penerima surat adalah:

mengumpulkan setiap surat yang masuk,
meneliti ketepatan alamat
menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)Penyortiran Surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c) Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d) Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh: f) Penyimpanan Surat Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor. Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat 1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

Keuntungan menggunakan kartu kendali

– Lebih efisien dibanding buku agenda – Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) – Menghilangkan pencatatan berulang – Mudah melacak lokasi surat yang diproses – Memudahkan penyusunan arsip – Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian. Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

Prosedur surat masuk penting

a) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih. Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut. 1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. 2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat. Kolom kartu kendali: – Indeks: Diisi indeks surat – Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi – Tanggal: Diisi tanggal terima surat – No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk – M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar – Perihal: Diisi hal surat – Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat – Lampiran: Lampiran surat – Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk – Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar – Tanggal surat: Diisi tanggal surat – No surat: Diisi nomor surat – Pengolah: Diisi unit pengolah – Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c) Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut. 1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali. 2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan. 3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali. 4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid. 5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d) Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut. 1) Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sehagai herikut. a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima. b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat. c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah. d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah. e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip. 2) Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut. a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk. c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah. 3) Pelaksana Tugasnya adalah sebagai berikut. a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah. b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi. c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e) Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut. 1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. 2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3. 3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut. 1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2. 2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya. 3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Prosedur pengurusan surat masuk rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut. 1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat. 2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat. 3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah. 4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar