Buku panduan les komputer free download

LEMBAGA PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KETERAMPILAN KERJA

UNIVERSITAS BINA MANDIRI GORONTALO

2021

Mudah dan Praktis Belajar MS Office i

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, segala puji hanyalah milik Allah semata, yang atas segala izin,
pertolongan serta kemudahan dari-Nyalah segala pembaharuan dan perbaikan
senantiasa dapat dilakukan demi memudahkan semua orang dalam memahami materi
MS Office yang diajarkan pada Kursus Komputer LPP2K UBM Gorontalo.

Modul Microsoft ini dikhususkan untuk digunakan bagi Siswa/Peserta Kursus
Komputer LPP2K UBM Gorontalo. Dengan harapan modul ini, dapat memudahkan
peserta kursus dalam mempelajari program Microsoft Office. Modul ini berisi materi-
materi tentang pengenalan Windows, Microsoft Word, Microsoft Excell dan Microsoft
Powerpoint yang disetting sesuati dengan materi-materi yang diajarkan pada kelas
Kursus Komputer Microsoft Office.

Pada kesempatan ini, juga saya menyampaikan terima kasih terutama kepada
Bapak Ir. H. Azis Rachman, MM Selaku Ketua Yayasan Bina Mandiri Gorontalo dan Ibu
Dr. Hj. Titin Dunggio, SE, M.Si., M.Kes selaku Rektor Universitas Bina Mandiri Gorontalo
dan Dr. Ikram Muhammad, M.Si selaku Direktur LPP2K UBM Gorontalo yang telah
memberikan kepercayaan dan dukungan dalam penyusunan modul ini. Segenap
pengelola Kursus Komputer yang telah banyak berkontribusi baik secara moril, ide dan
motivasinya sehingga senantiasa ada perbaikan dalam penyusunan modul ini dari waktu
ke waktu.

Boalemo, 2 September 2021
Manajer Kursus Komputer

Abdjul Basri, SE

Mudah dan Praktis Belajar MS Office ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR--------------------------------------------------------------------------------------i
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------ii

BAGIAN 1. PENGENALAN WINDOWS
A. Memulai Windows ------------------------------------------------------------------------------------1
B. Membuka dan Menutup Program Aplikasi -----------------------------------------------------2
C. Windows Explorer ------------------------------------------------------------------------------------8
D. Membuat Folder---------------------------------------------------------------------------------------8
E. Mengganti Nama Folder ----------------------------------------------------------------------------9
F. Menghapus Folder -----------------------------------------------------------------------------------10
G. Memberikan Atribut pada File/Folder------------------------------------------------------------11

BAGIAN 2. MICROSOFT WORD
A. Mengenal Microsoft Word 2007 ------------------------------------------------------------------12

1. Menjalankan Program Microsoft Word 2007 ---------------------------------------------12
2. Mengenal Tampilan Layar MS Word 2007 -----------------------------------------------12
B. Membuat, Menyimpan, Menutup dan Membuka Dokumen -------------------------------13
1. Membuat Dokumen Baru ---------------------------------------------------------------------13
2. Menyimpan Naskah/Dokumen---------------------------------------------------------------14
3. Menutup Dokumen -----------------------------------------------------------------------------15
4. Membuka Dokumen ----------------------------------------------------------------------------15
C. Mengatur Halaman-----------------------------------------------------------------------------------16
1. Menentukan Ukuran Halaman (Page Setup) --------------------------------------------16
D. Mengelola Karakter, Teks dan Paragraf -------------------------------------------------------18
1. Memformat Karakter ---------------------------------------------------------------------------18
2. Mengedit Teks -----------------------------------------------------------------------------------19
3. Memformat Paragraf ---------------------------------------------------------------------------20
E. Mengubah Bentuk Huruf Serta Menemukan dan Mengganti Kata ----------------------20
1. Mengubah Bentuk Huruf ----------------------------------------------------------------------20
2. Mencari dan Mengganti Kata ----------------------------------------------------------------21
F. Menggunakan Penomoran dan Penadaan ---------------------------------------------------22
G. Menggunakan Format Tabs (Tabulasi) --------------------------------------------------------22
H. Menyisipkan Nomor Halaman dan Header and Footer) -----------------------------------23
1. Penomoran Halaman --------------------------------------------------------------------------23
2. Penggunaan Header and Footer -----------------------------------------------------------23
I. Menyisipkan Objek ----------------------------------------------------------------------------------24
1. Menyisipkan Clip Art ---------------------------------------------------------------------------24
2. Menyisipkan Objek AutoShapes ------------------------------------------------------------25
3. Menyisipkan Simbol ----------------------------------------------------------------------------26
4. Menyisipkan Diagram -------------------------------------------------------------------------26
5. Menyisipkan Wordart --------------------------------------------------------------------------27
6. Menyisipkan Gambar --------------------------------------------------------------------------28
J. Border, Shading dan Drop Cap ------------------------------------------------------------------29
1. Border and Shading ----------------------------------------------------------------------------29
2. Menggunakan Drop Cap ---------------------------------------------------------------------29
K. Membuat Kolom --------------------------------------------------------------------------------------29
L. Menggunakan Tabel --------------------------------------------------------------------------------30
M. Mail Merge ---------------------------------------------------------------------------------------------31
N. Mencetak Dokumen----------------------------------------------------------------------------------33

Mudah dan Praktis Belajar MS Office iii

BAGIAN 3 MICROSOFT EXCEL 2007
A. Pengertian ---------------------------------------------------------------------------------------------34
B. Mengenal Wookbook dan Wooksheet ---------------------------------------------------------34
C. Mengelola Sheet -------------------------------------------------------------------------------------35

1. Menambah Worksheet ------------------------------------------------------------------------35
2. Menghapus Worksheet -----------------------------------------------------------------------35
3. Mengganti Nama Sheet -----------------------------------------------------------------------35
D. Bentuk Kursor -----------------------------------------------------------------------------------------35
E. Mengolah Sel, Kolom dan Baris -----------------------------------------------------------------36
1. Mengatur Gerak Cell Pointer ----------------------------------------------------------------36
2. Jenis Data Pada Cell --------------------------------------------------------------------------36
3. Menggabungkan beberapa cell -------------------------------------------------------------36
4. Menghapus atau menyisipkan sel, baris dan kolom ----------------------------------37
F. Membuat Deret Data --------------------------------------------------------------------------------38
G. Mengurutkan (Sort) dan Menyaring (Filter) Data --------------------------------------------39
1. Mensortir data (sort) ---------------------------------------------------------------------------39
2. Memfilter Data -----------------------------------------------------------------------------------39
H. Mengedit dan Pemformatan Worksheet -------------------------------------------------------40
1. Pengetian Worksheet --------------------------------------------------------------------------40
2. Perintah Untuk Mengedit ---------------------------------------------------------------------40
3. Perintah Untuk permormatan worksheet -------------------------------------------------41
I. Pemakaian Fungsi pada MS Excel --------------------------------------------------------------43
1. Operator Perhitungan MS Excel ------------------------------------------------------------43
2. Fungsi Bantu Statistik -------------------------------------------------------------------------43
3. Fungsi Kelompok Teks ------------------------------------------------------------------------44
4. Fungsi Bantu Logika ---------------------------------------------------------------------------45
5. Fungsi Absolut ----------------------------------------------------------------------------------47
6. Fungsi Vlookup ----------------------------------------------------------------------------------47
7. Fungsi Hlookup ---------------------------------------------------------------------------------49
8. Lookup Value ------------------------------------------------------------------------------------49
J. Membuat Grafik --------------------------------------------------------------------------------------49

BAGIAN 4. MICROSOFT POWERPOINT 2007
A. Pendahuluan ------------------------------------------------------------------------------------------51
B. Menjalankan Microsoft Powerpoint -------------------------------------------------------------51
C. Membuat Slide Presentase -----------------------------------------------------------------------52
D. Menggunakan Fasilitas Hyperlink dan Navigasi ---------------------------------------------55

DAFTAR PUSTAKA --------------------------------------------------------------------------------------60

Mudah dan Praktis Belajar MS Office iv

 BAGIAN 1
PENGENALAN WINDOWS

Windows adalah salah satu software sistem operasi yang dikeluarkan oleh
perusahaan Microsoft Inc. Microsoft Windows adalah software sistem informasi yang
paling populer untuk para pengguna PC. Tampilan Windows yang “user friendly”
membuatnya menjadi pilihan utama.

Perkembangan Windows yang pesat saat ini, dimulai dari awal tahun sembilan
puluhan dengan mengeluarkan Windows versi 3.11 lalu disusul dengan Windows 95, 98,
2000, Me, dan Windows XP hingga windows 2007 saat ini. Semakin baru dari versi maka
akan semakin memudahkan para penggunanya dalam menggunakan sistem operasi
tersebut maupun dengan dukungan dari software aplikasi yang lain.

A. MEMULAI WINDOWS XP PROFFESIONAL
1. Nyalakan komputer dengan menekan tombol power yang ada pada CPU.
2. Anda tunggu beberapa saat maka akan tampil jendela yang pertama yaitu jendela Login.

Gambar 1. Jendela Loging Windows XP

3. Klik pada login yang sesuai dengan kemputer masing-masing. Misalnya loging anda
bertuliskan LPK Smart Computer dengan logo LPK, atau tambahan user lainnya.
Tampilan yang pertama muncul adalah tampilan desktop.

4. Bagian-bagian pada tampilan desktop adalah sebagai berikut:
a. Taskbar, berfungsi untuk menampung sementara semua program yang sedang
dijalankan. Anda dapat berpindah dari satu program ke program yang lain dengan
langsung memilih pada Taskbar tersebut.
b. Shortcut, berfungsi untuk membuat suatu jalan pintas dalam menjalankan suatu
program aplikasi.
c. Background, adalah gambar yang menjadi latar belakang dari desktop yang sedang
aktif. Anda dapat mengganti gambar background sesuai dengan gambar yang anda
inginkan.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 1

B. MEMBUKA DAN MENUTUP PROGRAM APLIKASI
1. Klik tombol start  All Programs  Miscrosoft Office  Microsoft Word
2. Pada jendela Microsoft Word anda perhatikan di sudut kanan atas maka akan terdapat

tiga tombol control box.
3. Mengubah tampilan menjadi maximize atau menjadi tampilan restore.
4. berfungsi untuk meminimalkan tampilan program sehingga masuk ke dalam taskbar.
5. mengakhiri program.

C. MEMBUAT SHORTCUT
1. Klik kanan pada area desktop
2. Maka akan muncul menu popup seperti berikut :
3. Klik New  Shortcut. Maka akan muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar. 2 Kotak Dialog Create Shorcut
4. Klik tombol browse untuk mencari letak program yang akan dijadikan shortcut. Maka

akan muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar 3. Kotak Dialog Folder yang di brows

5. Pada kotak dialog diatas pilihlah salah satu program yang ingin dijadikan shortcut, lalu
klik OK. Maka akan kembali ke kotak dialog sebelumnya dan pada textbox di sebelah kiri
tombol browse akan terisi dengan path(jalur) letak program berada.

6. Klik tombol Next, lalu ketikkan nama shortcut pada textbox dibagian atas.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 2

7. Klik finish. Anda perhatikan maka pada desktop akan muncul shortcut yang baru.
D. MENGGANTI TEMA TAMPILAN

1. klik kanan pada desktop lalu pilih menu Properties. Maka akan muncul kotak dialog
seperti berikut:

Gambar 4. Tampilan Kotak Dialog Properties

2. Pada kotak dialog Properties terdapat beberapa menu tab antara lain :
a. Themes  berfungsi untuk mengganti penampilan desktop dengan contoh model
tampilan yang sudah disediakan secara instant oleh Windows XP.
b. Desktop  berfungsi untuk mengganti gambar background dengan contoh gambar
yang lain atau dengan koleksi gambar pribadi.
c. Screen Saver  berfungsi untuk mengatur penampilan obyek bergerak pada monitor
pada saat komputer tidak digunakan beberapa saat.
d. Appearance  berfungsi untuk mengganti penampilan setiap kotak dialog sesuai
dengan yang kita inginkan.
e. Setting  untuk memperbesar atau memperkecil desktop pada tampilan layar
monitor.

3. Klik pada tab Themes lalu klik pada combobox Themes untuk memilih jenis tema yang
diinginkan. Jika anda pilih salah satu tema tersebut maka akan langsung muncul
tampilan contoh pada kotak gambar yang ada dibawahnya. Jika belum cocok maka boleh
anda ganti dengan tea yang lain.

4. Klik tombol Apply untuk melihat hasilnya.
E. MENGGANTI GAMBAR BACKGROUND

1. Klik tab Desktop, maka tampilan akan berubah seperti berikut :

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 3

Gambar 5. Tampilan Display Properties

2. Pada pilihan gambar background silakan anda pilih gambar yang anda sukai. Anda lihat
pada Gambar monitor yang ada diatasnya merupakan preview dari tampilan sebenarnya.

3. Klik tombol Browse untuk mencari gambar koleksi pribadi, muncul kotak dialog seperti
berikut :

Gambar 6. Tampilan Brows

4. Klik pada combobox Look In pada bagian atas kotak dialog lalu arahkan ke My Network
Places. Klik pada folder file pendukung (ws02) pada kotak yang terdapat dibawahnya.
Anda teruskan untuk mencari letak gambar berada.

5. Klik OK jika gambar yang dicari sudah ketemu.
6. Anda lihat hasilnya pada gambar monitor yang terdapat diatasnya.
7. Pilih model tampilan dengan menggantinya pada Position yang terdapat dibawah tombol

Browse. Anda coba satu persatu untuk melihat perbedaanya.

F. MENGGANTI SCREEN SAVER
1. Klik tab screen saver, maka tampilan akan berubah seperti berikut:

Gambar 7. Tampilan Properties – Tab Screen Saver

2. Klik pada combobox screen saver untuk mengganti obyek screensaver yang
diinginkan misalnya 3D Text. Gerakkannya dapat langsung dilihat pada gambar
monitor diatasnya.

3. Klik tombol setting untuk mengganti teks yang muncul maka akan terlihat kotak
dialog seperti berikut :

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 4

Gambar 8. Tampilan Text Settings

4. Klik pada textbox Custom Text lalu gantilah teks yang ada di dalamnya dengan teks
yang anda inginkan.

5. Lakukan pengaturan-pengaturan yang lain dan kalo ada yang tidak jelas atau merasa
bingung maka disarankan untuk bertanya kepada instruktur terdekat. Jika bingung
berlanjut hubungi dokter. 

6. Klik tombol OK.

G. MENGUBAH TAMPILAN KOTAK DIALOG

1. Pada Kotak Dialog Properties, Klik tab Appereance, maka kotak dialog akan berubah
seperti berikut :

Gambar 9. Kotak Dialog Display Properties

2. Klik pada combobox Windows and buttons untuk mengubah tampilan dari windows
Xp ke tampilan Windows Classic atau sebaliknya.

3. Klik combobox Color scheme untuk mengganti nuansa warna yang sesuai dengan
suasana hati anda.

4. Klik Font size untuk mengatur besar kecilnya ukuran huruf yang ada pada setiap
kotak dialog. Anda dapat langsung melihatperubahannya pada gambar monitor
preview yang ada di sebelah atasnya.

5. Klik tombol Effect untuk pengaturan lebih lanjut.
6. Klik tombol Ok
7. Klik tombol Apply untuk menyetujui dari hasil perubahan yag anda lakukan.

H. WINDOWS EXPLORER 5

Mudah dan Praktis Belajar MS Office

Windows explorer merupakan sebuah program dari windows yang berfungsi untuk
melihat, mengatur dari semua sumber daya komputer yang ada. Windows explorer dapat
digunakan untuk mengetahui isi komputer kita, mengatur media simpan, membuat folder,
menggandakan file, membuka file ke dalam program aplikasi tertentu dan lain
sebagainya.
Ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Klik tombol Start  All Program  Accessories  windows Explorer. Mka akan
muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar 10. Tampilan Windows Explorer

2. Pada jendela windows explorer terbagi menjadi dua bagian utama yaitu folders di bagian
kiri yang berfungsi untuk mengetahui hirarki susunan folder beserta media simpannya.
Dibagian kanan terdapat jendela files yang berfungsi untuk memunculkan isi dari folder
yang sedang aktif. Misalnya pada contoh gambar diatas menunjukkan folder yang
sedang aktif adalah Drive D:\ dan jendela disebelah kanannya menunjukkan isi dari drive
D:\ tersebut.

I. MEMBUAT FOLDER

Langkah-langkah untuk membuat suatu folder adalah sebagai berikut:

1. Anda masih aktif di jendela windows explorer.
2. Klik My Dokument
3. Klik menu File  New  Folder. Maka pada jendela sebelah kanan akan muncul folder

seperti berikut
4. Hapuslah tulisan New Folder lalu ketik nama folder misalnya dataku …., lalu tekan enter.
5. Untuk melihat hirarkinya anda klik tanda + (plus) yang terdapat pada direktory My

Document
6. Maka folder dataku akan terdapat dibawanya.
7. Lanjutkan untuk emmbuat folder yang lain sehingga menjadi seperti berikut ini :

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 6

Gambar 11. Tampilan Windows Explorer untuk folder Dataku

8. Tanyakan pada instruktur kesayangan jika anda mengalami kebingungan 

J. MENGGANTI NAMA FOLDER
Cara penggantian Nama folder adalah sebagai berikut:

1. Aktifkan folder yang akan diganti nama misalnya folder dataku
2. Klik menu file  rename. Maka teks dataku akan terblok.
3. Hapus tulisan dataku dan ganti dengan Nama Lengkap Anda.
4. Tekan Enter.

K. MENGHAPUS FOLDER
1. Aktifkan folder yang akan dihapus misalnya folder musik.
2. Klik tombol delete pada keyboard. Maka akan muncul jendela konfirmasi apakan

anda akan benar-benar menghapus folder tersebut?

Gambar 12. Tampilan Konfirmasi pengapusan folder
3. Tekan tombol Yes untuk melakukan proses penghapusan. Tidak hanya folder musik

saja yang terhapus namun juga sub folder yang berada dibawahnya akan terhapus
berikut juga isi dari folder tersebut.

L. MEMBERIKAN ATRIBUT PADA FILE / FOLDER
1. Klik file/folder yang akan diberikan atribut misalnya folder tugas.
2. Klik menu file  properties. Maka akan muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar 13. Tampilan properties Folder

3. Ada tiga macam atribut yang bisa kita berikan yaitu
a. Read Only  file/folder hanya dapat dibaca saja tanpa bisa dirubah isinya.
b. Hidden  file/folder disembunyikan sehingga tidak tampak.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 7

c. Archive  file/folder dalam keadaan normal dalam arti kelihatandan dapat diedit.
4. Klik salah satu dari atribut.
5. Klik OK

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 8

BAB 2
MICROSOFT WORD 2007

A. Mengenal Microsoft Word
Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang

yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar,
membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-
dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.

1. Menjalankan Program Microsof Word
Untuk memulai menjalankan Mircosoft Word lakukan langkah berikut ini:

1) Buka menu star yang terdapat pada Task Bar

Gambar Memulai Microsoft Word 2007
2) Kemudian klik All programs > Micosoft office
3) Berikutnya klik icon Microsoft Word

2. Mengenal tampilan Layar Word
Setelah menjalankan Microsoft word selanjutnya pada layar monitor Anda akan tampil

lembar aplikasi Microsoft Word sebagai berikut:

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 9

Gambar Tampilan Layar MS Office Word 2007
Tampilan Microsoft Word 2007 lebgih segar dengan penaataan menu serta toolbar
berbentuk Ribobon (pita). Fasilitas ribbon memungkinkan semua menu ditampikan
berbentuk Icon sehingga mempermudah penggunaannya.

Bagian Keterangan
Layar
Tittle Bar Keterangan yang memuat nama
document/file, nama program yang
sedang aktif serta memuat tiga tombol
yaitu minimize, restore/Maximize dan
Close

Menu Bar Keterangan yang memuat menu yang
dapat dipilih dalam aplikasi Microsoft
Word (File, Edit, View, Inter, Format,
Tools, dll)

Tool Bar Gambar kecil/icon yang mewakili sesuai
perintah dalam menu bar, contoh, tool

Scrol Bar Open , tool Print
Tombol yang digunakan untuk melakukan
gerakan ke seluruh dokumen

Minimize Tombol yang digunakan untuk
menyembunyikan sementara lembar
kerja Microsoft Word. Hingga aplikasi

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 10

tersebut akan diparkir pada baris taskbar.

Restore/ Untuk mengatur sendiri besar kecilnya
Maximinze
tampilan aplikasi microsoft word dan
Close
Status bar mengembalikan ukuran tampilan sesuai

Task pane pengaturan sebelumnya.

Tombol untuk menutup secara cepat

aplikasi Microsoft Word

Baris horizontal yang menampilkan

informasi jendela dokumen yang sedang

ditampilkan, seperti: Page, Sec, At, Ln dll.

Fasilitas yang berisi rangkuman perintah

yang sering digunakan dalam pengeditan

dokumen. Bagian di dalam jendela Task

Pane terdiri atas 13 bagian, diantaranya:

Getting Started, Help, Search Results,

Clip Art, Research, Clipboard, New

Dokument, Shared Workspace,

Document Updates, Mail Merge, dll.

B. Menggunakan Microsoft Office Button ,

Penggunaan Microsoft Office Buttom dapat dilakukan dengan menekan tombol
makan muncul layar berikut:

Tampilan di atas dapat digunakan untuk beberapa hal sebagai berikut:
1. Membuat Dokumen Baru

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 11

Cara nya adalah dengan:

1. Setelah mengklik tombol pilih menu New
2. Pilih Blank Dokumen untuk menampilkan dokumen kosong
3. Kemudian klik tomblok Create

Anda juga dapat menggunakan Microsoft Office Online dengan syarat computer
antara terkoneksi dengan jaringan internet. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Setelah mengklik tombol dan memilih menu New
2. Pilih Microsoft Office Online, kemudian pilih Template yang dikehendaki misalnya

Bussiness Card.
3. Klik Create untuk menampilkan lembar kerja Bussiness Card.

2. Menyimpan Naskah/Dokumen
Pada tombol Microsoft Office juga digunakan untuk menyimpan dokumen, caranya

adalah sebagai berikut:

1. Setelah mengklik tombol pilih menu Save , maka akan muncul kotak dialog
sebagai berikut:

2. Pilihlah Folder, tempat anda akan menyimpan dokumen di kotak Save In.
3. Ketika Nama File anda pada kotak File Name.
4. Pilih tipe dokumen yang akan disimpan pada kotak Sava As Type contohnya disimpan

dalam format Word 97-2003 Dokumen.
5. Akhiri penyimpanan dengan mengklik tombol Save.

3. Menyimpan Kembali Dokumen
Apabila anda ingin menyimpan kembali file ditempat yang berbeda atau dengan nama

file yang berbeda, maka dapat dilakukan dengan cara

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 12

1. Setelah Memilih Tombol , klik menu
2. Pilihlah tipe dokumen yang akan disimpan.
3. Tentukan Folder dan ketiklah nama file pada Kotak Dialog Save As sebagaimana cara

menyimpan dokumen sebelumnya.

4. Menutup Dokumen
Ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:

1. Setelah mengklik tombol pilih menu Close , atau dapat juga

2. Klik tombol Close Window ( X ) yang terdapat di dalam Title Bar.

5. Membuka Dokumen
Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

 Klik menu File > Open.
 Klik tombol Open yang terdapat di dalam Tool Bar.
 Setelah muncul kotak dialog open (sebagaimana gambar dibawah ini), pilih file dokumen

yang hendak dibuka.

Gambar 18. Kotak dialog Open

C. Mengatur Halaman
1. Menetukan Ukuran Halaman (Page Setup)

Langkah-langkah untuk menentukan ukuran halaman adalah sebagai berikut:
1. Klik File > Page Setup sehingga muncul kotak dialog Page Setup
2. Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout (lihat

gambar berikut)

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 13

Penentuan
ukuran kertas
Penentuan
Margin/batas
KPeenrteanstuan
orientasi
vertical/horizo
ntal

Gambar 19. Kotak dialog Page Setup
 Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah

(Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas. menunjukkan margin halaman.

Gambar 20. Margin halaman

 Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih
opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi
nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah inchi.
Untuk mengubahnya ke centimeter, klik menu Tools > Options sehingga muncul kotak
dialog Options (Gambar 7). Pilih tab General. Pada bagian Measurements Units,
gantilah satuan ke Centimeters.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 14

Gambar 21. kotak dialog Options

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 15

D. Mengolah Karakter, Teks dan Paragraph.

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari

garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen atau biasa sering disebut dengan

kursor. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan

membuat paragraf baru.

Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter,

seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya.

1. Memformat Karakter
Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan,

caranya adalah:

 Klik menu Format > Font sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar

dibawah ini, yang terdiri dari:
 Font : Untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.
 Font Style : Menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal),

dan Bold Italic (tebal dan miring).

 Size : Menentukan ukuran huruf.

 Font Color : Menentukan warna huruf.

 Effects : Untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.

 Preview : Menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

Gambar 22. kotak dialog Font

Tabel dibawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan

penggunaan efek di dalam teks.

Format Hasil Format Karakter

Karakter

Regular Ini contoh teks dengan efek

Bold Ini contoh teks dengan efek

Italik Ini contoh teks dengan efek

Bold Italic Ini contoh teks dengan efek

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 16

Bold-Italic- Ini contoh teks dengan efek

Underline

Strikethrough Ini contoh teks dengan efek

Double Ini contoh teks dengan efek

Strikethrough Ini contoh teks dengan efek
Superscript

Subscript Ini contoh teks dengan efek

Shadow Ini contoh teks dengan efek

Outline

Emboss IInnii ccoonnttoohh tteekkss ddeennggaann eeffeekk

Engrave IInnii ccoonnttoohh tteekkss ddeennggaann eeffeekk

Small caps INI CONTOH TEKS DENGAN EFEK

All caps INI CONTOH TEKS DENGAN

EFEK

Hiden (Tidak Terlihat)

r Hasildl

2. Mengedit teks
Pengeditan teks yang dapat dilakukan antara lain, memilih, menghapus,

menggandakan, dan sebagainya.

 Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf
Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna

karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer

di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter

yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard

sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer

di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik

hingga baris tersebut terpilih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas

sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan

terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, klik menu Edit > Select All (Ctrl + A).

 Menghapus karakter

Tombol Fungsi

Del / Menghapus dari belakang

Delete karakter

Backspace Menghapus dari depan karakter

 Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste
Perintah Fungsi

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 17

Copy untuk menggandakan karakter yang

(Ctrl+C) terpilih untuk kemudian

menempatkannya pada posisi lain

Paste menempatkan hasil Copy atau Cut

(Ctrl+V) tersebut ke tempat yang baru.

Cut untuk memotong karakter yang

(Ctrl+X) terpilih untuk kemudian dipindahkan

dengan bantuan Paste

 Menggunakan perintah Undo dan Redo
Perintah Fungsi

Undo untuk mengembalikan aksi yang

telah dilakukan ke aksi sebelumnya

(Ctrl+Z)

Redo Fungsi sebaliknya dari Undo.

(Ctrl+Y)

Semua perintah dalam mengedit teks terdapat pada Menu Edit pada menu bar.

3. Memformat Paragraf
Memformat paragraf dapat juga dilakukan sebelum dan sesudah suatu naskah/teks

diketik. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Klik Format pada menu bar
2. Klik Paragraph maka akan muncul kotak dialog pharagraf, maka dapat diatur beberap hal

sebagai berikut:
 Aligment (Rata Baris)

Yang terdiri dari

 Left untuk Rata kiri (Ctrl + L)

 Center untuk Rata tengah (Ctrl + E)

 Right untuk Rata kanan (Ctrl + R)

 Justified untuk Rata kiri - kanan (Ctrl + J)

 Line Aligment (Jarak Baris)

 Single (Ctrl + 1) : Jarak Baris 1

 1,5 Lines (Ctrl + 5) : Jarak Baris 1,5

 Double (Ctrl + 2) : Jarak baris 2

Pada Formating Bar dapat diklik pada untuk penentuan jarak baris secara

langsung.

E. Mengubah Bentuk Huruf serta Menemukan dan Mengganti Kata

1. Mengubah Bentuk Huruf
Cara mengubah bentuk huruf dalam suatu kalimat adalah sebagai berikut:

 Klik Format pada Menu Bar

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 18

 Pilih Change Case, maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Gambar 23. Tampilan Change Case

Atau dapat menggunakan kombinasi Shift + F3

Perintah Fungsi

Sentence Mengubah huruf pertama menjadi

case besar dan selanjutnya kecil dalam

satu kalimat

Lowercase Mengubah huruf menjadi kecil

semua

UPPERCASE Mengubah huruf menjadi besar

semua

Title Case Mengubah Setiap huruf pertama

pada setiap kata menjadi Besar

tOGGLE Mengubah huruf pertama pada

cASE setiap kata menjadi kecil

2. Mencari dan Menganti Kata
Fasilitas ini sering digunakan untuk mencari sekaligus mengganti beberapa teks yang

sama dalam naskah dengan cepat.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Edit > pilih Replace (Ctrl + H), maka dilayar monitor akan tampil kotak dialog Find
and Replace sebaga berikut:

Gambar 24. Kotak Dialog Find and Replace

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 19

b. Ketiklah teks yang akan diganti pada kotak teks Find What, Misalnya Komputer
c. Ketik teks pengganti kata Komputer di dalam kota Replace With misalnya

Computer.
d. Gunakan Replace untuk mengganti satu persatu yang dicara.
e. Gunakan Replace All untuk mengganti seluruh teks.

F. Menggunakan Penomoran Dan Penandaan
Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering (penandaan dan
penomoran) untuk membuat variasi teks.
Dapat dibuat dengan:
 Mengklik Menu Bar Format
 Pilih Bullet and Numbering, maka akan muncuk kotak dialog Bullet and numbering
 Pilihlah Nomor atau bullet, kemudian klik ok

Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan:
Contoh penomoran

Contoh penandaan

G. Menggunakan Format Tabs (Tabulasi)
Tabulasi bermanfaat untuk pindah dari satu kolom ke kolom yang lain dalam paragraf
denga cepat.
Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh
penggunaannya dapat dilihat pada Gambar berikut:

Gambar 25. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen
Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan
pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi.
Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada lima alignment

yang dapat dipilih, yaitu Left , Center , Right , Decimal dan Bar .

H. Menyisipkan Nomor Halaman (Page Number) dan Header and Footer
1. Penomoran Halaman (Page Number)

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 20

Penomoran halaman dapat dibuat secara otomatis. Caranya adalah sebagai berikut:
1. klik menu Insert > Page Numbers sehingga muncul kotak dialog Page Numbers

(lihat gamber berikut).
2. Pada kotak Position pilihlah salah satu dari:

- Bottom of page (Footer) : posisi nomor halaman di bagian bawah kertas
- Top of Page (header) : Posisi Nomor Halam di bagian atas kertas.
3. Pada Kotak Aligment tentukan rata nomor halaman yaitu diantaranya: Right (rata
kanan), Center (Rata Tengah), Left (Rata Kiri), Inside (sudut dalam kertas) Outside
(Sudut luar kertas).
4. Klik format jika ingin memformat nomor dengan format yang lain.

Gambar 26. Kotak dialog Page Numbers

2. Penggunaan Header and Footer
Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran

halaman, dan yang lainnya. Caranya adalah:
1. Klik menu View > Header and Footer

Sehingga tampilan dokumen akan berpindah pada area header atau footer (Gambar
dibawah). Hal ini diindikasikan dengan teks dan objek di dalam dokumen terlihat redup.
2. Ketikkan teks yang hendak dibuat.

Gambar 27. Tampilan Header
3. Klik Close untuk keluar atau klik double di dalam naskah pengetikan.

I. Menyisipkan objek
1. Menyisipkan gambar Clip Art

Langkah-langkah menyisipkan clip art adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Insert > Picture > Clip Art.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 21

2. Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk yang berkaitan dengan
gambar, contohnya animal. Maka akan didapat hasil gambar seperti pada contoh di
bawah ini:

Gambar. 28 Tampilan Gambar Clip Art
Untuk menyisipkan gambar, klik pada gambar yang diinginkan. Lihat contoh
penyisipan gambar kedalam dokumen.

Gambar 29. Contoh penyisipan gambar Clip Art

2. Menyisipkan objek AutoShape

AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam
dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan
lainnya. Objek-objek tersebut dapat disisipkan dengan memilihnya pada Tool Bar
Drawing. Untuk menampilkan toolbar ini, klik menu View > Toolbars > Drawing. Klik
tombol AutoShapes kemudian pilih kategori objek sesuai keinginan.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 22

Gambar 30. Tool Bar Drawing

Contoh objek garis dengan dua mata panah di kedua sisinya (double arrow):

Dari objek-objek yang ada, dapat disisipkan teks didalamnya. Contoh penggunaan
salah satu objek dengan teks:

Untuk menulis di dalam kotak/gambar Autospapes maka Klik Kanan Pada gambar>klik
Add Text
3. Menyisipkan Simbol
Di dalam dokumen juga sering dijumpai pengguna simbol seperti ©, ®, ☺, dan
sebagainya. Cara menyisipkan simbol adalah klik menu Insert > Symbol sehingga
keluar kotak dialog Symbol. Pilihlah symbol yang hendak digunakan lalu klik Insert.

Gambar 31. kotak dialog Symbol

4. Menyisipkan Diagram 23

Mudah dan Praktis Belajar MS Office

1. Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, klik Insert >
Picture > Organization Chart.

Gambar 32. Tampilan Bagan Organisasi
2. Untuk membuat diagram data seperti pada contoh dibawah, klik Insert> Picture >

Chart kemudian ganti nilai sesuai yang dihendaki.

Gambar 33. Tampilan Data Sheet dan Chart
3. Untuk mengubah tipe diagram, klik Chart > Chart Type sehingga muncul kotak dialog

Chart Type (Gambar 17). Pada kotak tersebut pilihlah tipe diagram yang dihendaki,
kemudian klik tab OK.

Gambar 34. Kotak dialog Chart Type

5. Menyisipkan WordArt
Cara menyipkan WordArt adalah sebagai berikut:
 klik menu Insert >Picture > WordArt
 muncul WordArt Gallery (Gambar dibawah). Pilih kreasi teks sesuai keinginan
kemudian ketikkan teks

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 24

Cara membuatnya adalah klik atau dapat juga.

Gambar 35. WordArt Gallery

6. Memformat Gambar

1. Klik kanan pada gambar yang anda sisipkan

2. Klik Format Pictur/Word Art

3. Pada Tab Layout terdapat pilihan penempatan posisi penyisipan gambar, yaitu:

Perintah Fungsi

In Line Gambar berada pada garis text

With Text

Square Gambar disisipkan diantar text yang

dibinkai segi empat

Tight Gambar disisipkan diantara text

dengan mengikuti bentuk teks

Behind Gambar berada di belakang teks

Text

In Front Of Gambar berada dibelakang teks

Text

1. Borders, Shading, dan Drop Cap
1. Borders and Shading
Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh

dibawah ini:

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 25

Gambar 36. Aplikasi Border and Shading dan Drop Cup

Untuk membuat bagian PENGENALAN WINDOWS yang berwarna kuning dengan garis

biru diatas, caranya adalah dengan:

1. Mengetik atau mengimput kata Pengenalan Windows
2. Blok atau taindailah kata tersebut > klik menu Format > Borders and Shading

kemudian akan muncul kotak dialog Borders and Shading.
3. Tab Borders untuk membuat garis pembatas atau bingkai teks contohnya dengan

memilih Shadow>Widht untuk menentukan ukuran> Collor untukmenentkan warna
bingkai > Style untuk menentukan gaya bingkai teks.
4. tab Page Border untuk membuat garis pembatas pada halaman, sedangkan tab
Shading untuk mewarnai satu baris seperti warna kungin pada contoh. Untuk

mengganti warna huruf, klik tombol .

2. Menggunakan Drop Cap
Langkah penggunaan Drop Cap adalah sebagai berikut:

1. Tandai/blog Huruf pertama yang ukurannya lebih besar misalnya (W) sebagaimana
contoh diatas,

2. Klik menu Format > Drop Cap>Droped >Ok
3. Maka hasilnya sebagaimana contoh diatas.

K. Membuat Kolom
Untuk membuat kolom seperti yang terlihat pada contoh di bawah ini adalah dengan:

1. Ketiklah naskah seperti biasanya
2. Blok atau tandailah paragraph yang akan dibuatkan dalam bentuk kolom
3. klik menu Format > Columns.
4. Tentukan Banyaknya kolom
5. Klik Line Between jika membuat garis antar kolom

Gambar 37. Paragraph Yang Di Buat Kolom dengan Garis Antara

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 26

L. Menggunakan tabel
Cara untuk membuat tabel, adalah sebagai berikut:

1. klik menu Table > Insert > Table
2. sehingga muncul kotak dialog Insert Table seperti gambar berikut:

Gambar 38. Tampilan Inser Tabel

3. Aturlah, masing-masing:
Number of untuk menentukan jumlah

columns kolom, sebagai contoh

isikan 2.

Number of untuk menentukan jumlah

rows baris, sebagai contoh

isikan 3.

AutoFit untuk pengaturan lebar

Bahavior kolom.

M. Mail Merge
Mail Merge adalah suatu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat

surat, amplop, label, catalog dan sebagainya yang akan dikirimkan secara massal untuk

beberapa nama, alamat tertentu yang berbeda.

Langkah-langkah penggunaan Mail Merge adalah sebagai berikut:

1. Buat Dokumen utama (Main Document)
2. Klik Tools>Letters and Mailings, Mail Merge… selanjutnya perhatikan pada Task Pane
3. Pada Select Document Type pilih Letters (untuk membuat surat)
4. Klik Starting Document yang terdapat dibagian bawah task pane hingga Step 3 of 6.
5. Pada kelompok Select Recipients Pilih Type New List>Create maka akan muncul kota

dialog New Addres List
6. Pilih Option Customize maka akan muncul kotak dialog berikut:

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 27

Gambar 39. Kota Dialog Alamat Daftar nama Mail Merge

7. Untuk merubah Field anda maka pilihlah Nama field dan klik Delete untuk menghapus
> Klik Add untuk mengganti atau menambahkan dengan Field Yang baru Misalnya
Nama, Alamat dan Daerah.

8. Tekan tombol Ok>Isikan data tujuan sesuai dengan keinginan pada kota New Address
List>New Entry untuk mengisi yang berikutnya.

9. Klik Close dan Simpanlah Mail Merge Anda.
10. Hasil data tersimpan dalam bentuk tabel
11. Selanjutnya anda dapat mengklik tombol Insert Merge Field maka akan tampil kota

dialogi sebagai berikut:

Gambar 40.

12. Pilih Field yang yang akan ditampilkan pada Dokumen Utama> Klik Insert maka akan
muncul tampilan field-field pada dokumen utama (lihat gambar 41)

13. Pilih symbol View Merge Data , maka akan berubah dari field ke isi field

sebagaimana gambar 41 dibawah ini.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 28

Gambar 41. Perubahan Nama Field Nama ke isi field.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 29

N. Mencetak
Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih

dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik atau klik menu File > Print Preview.
Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan:

1. klik menu File, pilih Print
Sehingga muncul kotak dialog Print seperti pada Gambar 42 berikut:

Gambar 42. Kotak dialog Printer
2. Pada Kotak Printer Name, tentukan jenis atau nama printer yang digunakan
3. Pada Pilihan Page Range, tentukan:

- All : Mencetak seluruh dokumen
- Curent Page : mencetak dokumen dimana pointer berada
- Page : menuliskan halaman yang akan dicetak.
4. pada Kota Number of copies : tentukan banyaknya dokumen yang dicetak atau
digandakan
5. Klik Ok untuk memulai proses percetakan.

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 30

 Bagian 3
MICROSOFT EXCEL

A. Pengertian
Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spread sheet yang bekerja

dibawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung
angka-angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data-data serta
mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

B. Mengenal Workbook dan Wooksheet
Wook book merupakan lembar kerja yang dapat digunakan untuk bekerja dan

menampung data anda. Setiap wook book terdiri atas beberapa worksheet yang
berfungsi untuk mengelola berbagai jenis data. (lihat gambar berikut)

Control Tittle Bar Formula Bar Menu Bar
Menu

Tool Bar
Name Box

Poin Tab Stat Lembar Scrol
l Bar
ter ulasi us Kerja

GambBaar r 43.

Catatan : : Tempat dimana kita menuliskan rumus formula, tapi harus
• Formula Bar adalah

diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka melainkan

alamat cell / cell addressnya.
• Name Box adalah : Tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang

ditunjuk oleh pointer.

Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV)

selanjutnya nomor baris (1-65536), sebagai contoh :
→ cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5.

C. Mengelola Sheet 31

Mudah dan Praktis Belajar MS Office

Pada awalnya sebuah wook book hanya terdiri atas tiga tab sheet (Work sheet)

dengan nama sheet1, sheet2 dan sheet3. Sheet tersebut dapat ditambahkan, dihapus

atau digantikan namanya sesuai dengan kehendak ada dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Menambah Work sheet
1. Klik menu Insert;
2. klik Worksheet maka sheet anda akan bertambah dengan sendirinya atau;
3. klik kanan pada salah satu Tab Sheet > Insert
4. pilih Worksheet > Ok

2. Menghapus Worksheet,
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Edit
2. Klik Delete Sheet maka sheet anda akan terhapus dengan sendirinya, atau bisa juga

dengan;
3. Klik kanan pada salah satu tab sheet kemudian klik Delete
3. Mengganti Nama Sheet
1. Klik kanan pada tab Sheet yang akan diganti
2. Pilih Rename kemudian ketikkan nama yang diganti contoh: sheet1 > Data Base

Siswa

D. Bentuk Kursor

Terdapat beberapa bentuk kursor dalam MS Excel dengan fungsi masing-masing

yaitu sebagai berikut:

Bentuk Aksi jika mouse di Posisi Mouse

Kursur drag

Membuat blok, Tengah-tenah cel

memindahkan yang dipilih

daerah yang akan

di olah

Menyalin blok ke Disebelah kanan
 sel yang dituju bawah cel yang

mouse sedang dipilih

Memindahkan data Ditepi (garis

ke sel yang dituju batas sel yang

mouse sedang dipilih

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 32

E. Mengolah Sel, Kolom & Baris

1. Mengatur Gerak Cell Pointer
Ada beberapa fungsi tuts untuk menggerakkan arah pointer yaitu:

Enter : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah

Shift Enter : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas

Tab : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan

Shift Tab : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri

Page Up : 1 layar ke atas

Page down : 1 layar ke bawah

: Ke Kiri, Kanan, atas dan Bawah

Ctrl : Ke batas data yang paling kiri atau
/ kanan

Ctrl : Ke batas data yang paling atas atau
/ bawah

Ctrl End : menuju ke data yang paling akhir
Ctrl Home : menuju ke awal cell (A1)
Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama
F5 : menuju ke cell tertentu do Worksheet

2. Jenis Data Pada Cell
Ada beberapa jenis data pada cell yaitu:

1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :
 Character : Semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukan
perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9
 Numeric : Angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9
 Date : Data tanggal
 Time : Data waktu

2. Formula seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau
tanda tambah (+………).

3. Menggabungkan Beberapa Cell
Langkah untuk menggabungkan beberapa cell adalah sebagai berikut:

1. Pilih sel-sel yang ingin digabungkan
2. Klik menu Format>Cell, klik tab Aligment, dan pilih kotak cek Merge cel atau;

3. Mengklik tombo Merge and Center

4. Menghapus Atau Menyisipkan Sel, Baris Dan Kolom

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 33

1. Prosedur penghapusan sel adalah:
- Pilih sel yang akan dihapus
- Pilih perintah menu Edit>Delete, atau klik kanan pada sel dan Pilih perintah Delete,

sehingga tampil kotak dialog delete:

Gambar 44. Tampilan Kotak dialog penghapus sel, kolom & Baris

 Delete : untuk menghapus cell beserta dengan isinya.

1. Tombol Delete : Menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari

worksheet

2. Shift Cell Left : Menggeser cell ke kiri

3. Shift Cell Up : Menggeser cell ke atas

4. Entire Row : menambah 1 baris

5. Entire Column : menambah 1 kolom

2. Menyisipkan Sel

Untuk menyisip sel, dapat dilakukan dengan langkah berikut:

- Pilih sel dimana sel baru akan disisipkan
- Pilih perintah menu Insert>Cells, atau klik kanan mouse pada posisi sel dan pilih

perintah Insert, sehingga tampil kota dialog Insert

Gambar 45. Tampinlan Kota Dialog Insert
- Shift Cell Right : Menambah sel baru dan menggeser sel lama ke kanan
- Shift Cell Down : Menambah sel baru dan menggeser sel lama ke bawah
- Entire Row : Menghapus 1 baris
- Entire Column : Menghapus 1 kolom
F. Membuat Deret Data

Deret dapat berbentuk suatu urutan, baik dari atas ke bawah atau dari kiri ke
kanan. Deret data digunakan untuk menderet nomor urut (Numerik), Nama Hari, Bulan,
Waktu, Tanggal. Hal ini sebaimana Contohnya penderetan nomor urut dibawah ini:

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 34

Gambar 46. Proses pembentukan Deret Data Numberik
Langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut:
1. Ketiklah nomor 1 dan 2 di sel, kemudian diblok nomor 1 hingga 2
2. Tempatkan pointer pada bagian kanan bawah hingga pointer berbentuk (), klik dan
geser fill handle dengan menggunakan mouse hingga sel 13 dengan deret angka 10

Demikian juga cara menderet hari dan lainnya sebagaimana berikut:
1. Ketilah nama hari pada sel 1 dan ke 2, kemudian diblok kedua nama hari tersebut.
2. Tempatkan pointer pada bagian kanan bawah hingga pointer berbentuk (), klik dan

geser fill handle dengan menggunakan mouse hingga sel 10 dengan deret hari Sabtu.
(lihat gambar berikut)

Gambar 47. Deret Nama Hari

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 35

G. Memurutkan (Sort) Dan Menyaring Data (Filter)
1. Mensortir Data (Sort)

Langkah-langkah mengurutkan data adalah sebagai berikut:
1. Pilih range dari daftar yang akan Anda urutkan, atau letakkan posisi pointer di salah satu

sel dalam daftar tersebut.
2. Pilih perintah menu Data>Sort, sehingga muncul kotak dialog sort sebagaimana berikut:

Gambar 48. Kotak dialog Sortir data

3. Pada kelompok My Lis Has, pilih Header Row
4. Sebagai kunci pengurutan, pilih nama dengan cara mengurutkan Ascending > Ok.

2. Memfilter Data
Cara untuk memfilter data adalah sebagai berikut:

1. Pilihlah judul daftar atau nama field
2. Pilihlah perintah menu Data>Filter>AutoFilter, maka akan muncul tombol filter untuk

setiap judul kolom sebagaimana berikut:

Gambar 49. Contoh data yang telah difilter
3. Pilihlah tombol Filter berdasarkan judul yang akan difilter, misalnya berdasarkan Asal

dengan pilihan data yang akan ditampilkan yaitu mahasiswa dari Boalemo.

H. Pengeditan dan Pemformatan Worksheet

1. Pengeditan Worksheet
Pengeditan dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :

1. Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit
2. Double klik pada cell yang mau diedit
3. Mengedit pada Formula Bar

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 36

2. Perintah Untuk Pengeditan

Gambar 50. Tampilan Menu Edit

 Fill : menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatan Perintah fill terdiri dari

empat pilihan :

1. Up : Isi data pada cell dari bawah ke atas

2. Down : Isi data pada cell dari atas ke bawah

3. Left : Isi data pada cell dari kanan ke kiri

4. Right : Isi data pada cell dari kiri ke kanan

 Delete Sheet : Untuk menghapus sheet yang sedang aktif

 Move or Copy Sheet : Untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif

Nama file yang memuat sheet
yang akan dipindahkan
ataudigandakan
Sheet yang akan dipindahkan
atau digandakan
Berikan tanda centang () jika
melakukan penggandaan
sheet

Gambar 51. Kotak Dialog “Move or Copy”

3. Perintah untuk Pemformatan Worksheet
 Memformat Cell

Gambar 52. Menu Bar “Format”

• Cells… : mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell

Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni :

 Number (format type data)
 Alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)
 Font (format tulisan)

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 37

 Border (format garis)
 Patterns(format warna pada cell)
 Protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)

Gambar 53. Kotak Dialog “Format Cells”

 Memformat Baris (Row)
• Klik menu Format > Row

Pengaturan format dari baris terdiri dari:

1. Height : Mengatur panjang dari suatu baris
2. Autofit : Mengembalikan ke ukuran baris yang standart
3. Hide : Menyembunyikan baris yang ditunjuk
4. Unhide : Mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang

tersembunyi)

Gambar 54. Menu “Row”

 Memformat Kolom (Column)
Pengaturan format dari kolom terdiri dari:

1. Width… : Mengatur lebar dari suatu kolom

2. Autofit Selection : Mengembalikan ke ukuran kolom yang standart

3. Hide : Menyembunyikan kolom yang ditunjuk

4. Unhide : Mengembalikan kolom yang baru saja dilakukan hide (baris yang

tersembunyi)

5. Standard Width : Mengatur standart lebar dari suatu kolom

Gambar 55. Menu “Column”

 Memformat Sheet (Kertas Kerja)
Pengaturan format sheet yang sedang aktif terdiri dari:

1. Rename : Mengganti nama sheet yang sedang aktif

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 38

2. Hide : Menyembunyikan sheet yang sedang aktif

3. Unhide : Menampilkan kembali sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet yang

tersembunyi)

4. Background : Memberi gambar sebagai background dari layar kerja MS Excel

5. Tab Color : Memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet

Gambar 56. Menu “Sheet”

I. Pemakaian Fungsi pada MS Excel

1. Operator Perhitungan MS Excel
Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan pangkat dilakukan dengan

cara menuliskan alamat selnya bukan angkanya pada formula bar.

Misal : Penjumlahan : =A1+B1

Pengurangan : =A1-B1

Perkalian : =A1*B1

Pembagian : =A1/B1

Pangkat 2 : = A1^2

2. Fungsi Bantu Statistik

1. Max (Range) : Mencari nilai terbesar dari suatu range.

2. Min (Range) : Mencari nilai terkecil dari suatu range.

3. Sum (Range) : Mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu range.

4. Average (Range) : Mencari nilai rata-rata dari suatu range.

5. Count (Range) : Mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range.
Contoh penggunaannya adalah : “=sum(data awal:data akhir)  ”

Contoh Soal :
Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang dicetak tebal dibawah ini!

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 39

Gambar 57. Contoh Penggunaan Fungsi Statistik

Cara pengerjaan :

 Mencari Total Pembelian misalnya Komputer: “=C7*D7”
 Jumlah Pengeluaran pada cell E12 adalah “=Sum(E7:E11)”
 Rata-rata pada cell E13 adalah “=Average(E7:E11)”
 Pengeluaran Terbesar pada cell E14 adalah “=Max(E7:E11)”
 Pengeluaran terkecil pada cell E15 adalah “=Min(E7:E11)”
 Jumlah Data pada cell E16 adalah “=Count(E7:E11)”
3. Fungsi Kelompok Text

Dalam program MS Excel, terdapat berberapa fungsi teks yaitu:

1. Left : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter.
Penulisan : =LEFT(teks, jumlah_karakter)

2. Right : mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter.
Penulisan : =RIGHT(teks, jumlah_karakter)

3. Mid : mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter.
Penulisan : =MID(teks, angka_awal, jumlah_karakter)

4. Upper : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi
huruf besar / kapital.
Contoh : =UPPER(“saya”) menghasilkan SAYA

5. Lower : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi
huruf kecil.
Contoh : =LOWER(“SAYA”) menghasilkan saya

6. Proper : mengubah karakter pertama dalam setiap kata yang ada pada suatu teks
menjadi huruf besar / kapital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil.
Contoh : =PROPER(“saya sedang praktikum”) menghasilkan Saya Sedang Praktikum

7. Len : mengambil karakter terkiri sejumlah yang dinyatakan pada argument
jumlah_karakter.
Contoh : =len(“Praktikum”) menghasilkan 9

8. Text : mengubah angka menjadi teks dengan jumlah desimal sesuai yang dinyatakan
pada argumen format_teks.
Penulisan : =TEXT(angka, format_teks)

Contoh : =TEXT(100/4,“0.00”) menghasilkan 25.00

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 40

9. Dollar : mengubah angka menjadi teks mata uang dolar, disertai pembulatan dan jumlah
desimal menurut argumen jumlah_desimal.
Penulisan : =DOLLAR(angka, jumlah_desimal)

Contoh : =DOLLAR(22/7,6) menghasilkan $3.142857. =DOLLAR(22/7,5) menghasilkan

$3.14286.

10. Char : mengubah angka antara 1 sampai 255 menjadi karakter kode ASCII.
Contoh : =CHAR(125) menghasilkan }.

11. Code : mengubah karakter pertama menjadi kode ASCII.
Contoh : =CODE(“Infor”) menghasilkan 73.

=CODE(“Ikan”) menghasilkan 73 juga.

Catatan !!! tanda koma ( , ) diatas dapat juga diganti dengan tanda titik

koma ( ; ), disesuiankan dengan komputer yang dipakai.

4. Fungsi Bantu Logika
1. And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

→ menghasilkan argument true jika semua logika benar.
2. Or (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

→ menghasilkan argument true jika salah satu logika benar.

3. Not (Logical)
→ menghasilkan kebalikan logika.

4. If (Logical Text, Value True, Value False)
→ menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan.

Contoh Pengunaan Fungsi Penghubung ”And” dan ”Or”:
1. Inputlah data ”Daftar Penerima Hadiah dibawah ini dengan menggunakan fungsi

penghubung ”And” dan ”Or”
2. Ketentuannya adalah:

3. AND :Jika seorang siswa memperoleh nilai rata-rata >=60 (lebih dari atau sama
dengan) dan (And) jumlah kehadiran >10 (lebih dari) maka Akan mendapat hadian
HP jika tidak maka akan mendapat CD.

4. OR :Jika seseorang siswa memperoleh nilai rata-rata >=60 (lebih dari atau sama
dengan) atau (Or) jumlah kehadiran >10 (lebih dari) maka Akan mendapat hadian HP
jika tidak maka akan mendapat CD.

Gambar 58. Contoh Penggunaan Fungsi Logika Ganda
Cara pengerjaan :

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 41

1. Inputlah data diatas
2. Untuk mencari jenis hadiah yang diterima siswa misalnya Muthmainah pada cell E5

dengan fungsi penghubung AND maka masukkan rumus berikut:
=IF(AND(C5>=60,D5>10), "HP","CD") maka hasilnya adalah “HP”.
3. Untuk mencari jenis hadiah yang diterima siswa misalnya Muthmainah pada cell F5
dengan fungsi penghubung OR maka masukkan rumus berikut:
=IF(OR(C5>=60,D5>10),"HP","CD") maka hasilnya adalah “HP” dan begitupun
selanjutnya.

Contoh Soal:

1. Inputlah Data Daftar Nilai Siswa LPK SMART Computer Program Office berikut dan
Carilah Nilai Rata-Rata per siswa.

2. Carilah Keterangan Kelulusan dengan Ketentuan, “Apabila setiap siswa memperoleh
nilai rata-rata lebih dari atau sama dengan “>=6” maka dinyatakan “Lulus” jika tidak
mencapainya maka dinyatakan “Tidak Lulus”

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 42

Rumus
mencari ket
lulus abdul
kadir

Gambar 59. Hasil percarian Nilai Rata-rata dan Keterangan Kelulusan Tiap siswa
LPK Smart Computer

Cara Pengerjaan:
1. Masukkan rumus “Average” misalnya nilai Abdul Kadir pada cell F9 untuk ketiga nilai dari

tiap program.
2. Masukkan Rumus berikut: ”=IF(F9>=6,"Lulus","Tidak Lulus") ” untuk mencari

keterangan kelulusan misalnya untuk siswa atas nama Abdul Kadir maka hasilnya
adalah “Lulus”
3. Dan begitupun selanjutnya sebagaimana contoh diatas.

5. Fungsi Absolut
Fungsi penggunaan absolut ini adalah apabila kita tidak ingin referensi cell

berubah saat suatu formula disalin, buatlah referensi cell absolut dengan mengetik tanda
dollar ($) atau tekan F4. Apabila pengetikan referensi cell yang anda ingin tidak berubah.
Seperti formula =D4 berubah. Saat anda salin ke cell lain, tetapi $D$4 selalu merujuk
pada cell yang sama.

6. Fungsi VLOOKUP
Fungsi Vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai

untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.
Penulisan : =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 43

Contoh Soal:
1. Inputlah Data yang terdiri dari Data Sumber (Daftar Buku) dan data yang akan

Diisi/Dicari (Data Peminjaman Buku)
2. Masukkan rumus pada kolom Perihal>cell B5> =VLOOKUP(A5,$A$18:C21,2,0)

H
a
s
i
l

Gambar 60. Contoh Penggunaan Fungsi pembaca data Vlookup

Keterangan: Keterangan
Perintah Rumum pembaca data secara
vertital berada pada cell B5 kolom
VLOOKUP perihal.
Sumber pembaca data (cth. NIM)
B20 Sumber pembaca yaitu cell A5
A5:D2 berada pada Kode sampai dengan
(:) C21data pembaca terakhir.
2 Data yang dibaca berada pada
kolom kedua

Mudah dan Praktis Belajar MS Office 44

0 Tingkat kesalahan (false)

$A$18 Fungsi absolute dengan menekan

F4 sebelum dikopi.

3. Untuk mengkopi hasil pencarian maka terlebih dahulu masukan fungsi absolut pada
rumus (lihat gambar berikut) > kopilah dengan menggunakan mouse dengan
menempatkan pointer pada bagian kanan bawah cell

4. Hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut:

Tekan

Hasil
Kopi
dengan
Mouse

Gambar 61. Contoh penggunaan fungsi absolute

7. Fungsi HLOOKUP
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. Fungsi Hlookup dipakai

untuk

menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

Penggunaan fungsi Hlookup sama seperti fungsi Vlookup, akan tetapi yang
membedakannya adalah data yang disajikan dalam bentuk Horizontal.

8. LOOKUP VALUE
Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini

memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi /

patokan.