Bukti pengeluaran kas kecil diurutkan berdasarkan tanggal kejadian disebut penyimpanan sistem

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Table of Contents Show

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Video yang berhubungan

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.

Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar

Pada kesempatan kali ini saya akan menulis artikel tentang Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang baik dan benar sesuai dengan aturan yang berlaku. Artikel kali ini juga dilengkapi dengan Peralatan Pendukung dalam Penyimpanan Bukti Transaksi. Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanan bukti transaksi harus tertib agar mudah dalam mencari apabila dibutuhkan dan agar bukti transaksi tidak mudah rusak.

Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar

A. Sistem Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi yang baik dan benar dapat dilakukan dengan cara berikut, antara lain :

Sistem tanggal (chronological system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.
Sistem abjad (alphabetic system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan abjad
Sistem wilayah (geographic system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah. Dalam sistem ini, wilayah atau daerah menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan arsip.
Sistem nomor (numeric system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka. Dalam sistem ini, nomor atau angka menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan arsip.

B. Cara Penyimpanan Bukti Transaksi

Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik dan benar dapat dilakukan dengan memperhatikan cara berikut, antara lain :

Langkah pertama kelompokkan jenis bukti transaksi terlebih dahulu.
Kedua urutkan tanggal transaksi dengan teliti. Mulailah dari tanggal yang termuda atau nomor dikeluarkannya bukti transaksi.
Pisahkan berdasarkan nama, pabila transaksi sering kali terjadi dalam satu periode,
Simpan bukti-bukti transaksi tersebut ke dalam map
Tulis judul pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.
Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir
Pindahkan bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat ke dalam gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

C. Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Dibawah ini merupakan beberapa peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :

Stapler (hecht machine stapler). Stapler tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler. Penjepret kertas berfungsi untuk menjepret kertas. Sedangkan pembuka isi stapler berfungsi untuk membuka isi stapler supaya kertas tidak mudak rusak atau sobek.
Mesin Penjilid. Mesin penjilid ini berfungsi untuk menjilid dokumen. Mesin penjilid ini menggunakan sampul plastic dan awat spiral.
Rak penyortir. Rak penyortir yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
Mesin penghancur dokumen (shredden)
Mesin penghancur dokumen berfungsi untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak diperlukan kembali.
Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin pemotong kertas berfungsi untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan sebelumnya.
Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas berfungsi untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.
Lemari arsip (filling cabinet)
Lemari arsip merupakan tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya. Lemari arsip ini terbuat dari aluminium, kayu, atau baja tahan api.

Sekian Artikel mengenai Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar. semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi sobat baik untuk menambah ilmu, mengerjakan tugas, maupun untuk sekedar menambah pengetahuan. Akhir kata, Terimakasih atas kunjungannya.