Berikut yang bukan SOP untuk pemasangan dan pembongkaran elemen pameran adalah

PENGELOLAAN MEETING, INCENTIVE, CONFERENCE DAN EXHIBITION KELAS XII

DAFTAR ISI Daftar Isi...... i Daftar Gambar... ii Pendahulaun... 1 Silabus...... 2 Bab 1 Lokasi Pameran.... 14 Tujuan Pembelajaran... 14 Materi Pembelajaran...... 15 A. Pengertian lokasi pameran... 15 B. Macam macam venue...... 16 C. Memilih lokasi pameran... 18 Rangkuman...... 21 Uji Kompetensi...... 22 Bab 2 Spesifikasi pameran... 26 Tujuan Pembelajaran...... 26 Materi Pembelajaran...... 26 A. Pengertian pameran... 27 B. Jenis- jenis pameran... 27 C. Tujuan pameran... 30 D. Manfaat pameran...... 31 E. Unsur- unsur pameran... 31 Rangkuman...... 35 Uji Kompetensi... 35 Bab 3 Pemasangan/ pelepasan elemen pameran... 42 Tujuan Pembelajaran...... 42 Materi Pembelajaran... 42 A. Pengertian elemen pameran... 42 B. Jenis- jenis elemen pameran... 43 C. Pemasangan dan pelepasan elemen pameran... 51 Rangkuman... 52 Uji Kompetensi... 5 Bab 4 Staging... 58 Tujuan Pembelajaran... 58 Materi Pembelajaran...... 58 A. Pengertian staging... 58 B. Kelengkapan staging... 59 C. Perencanaan staging... 64 D. Menangani kegiatan staging... 65 Rangkuman...... 67 14

Uji Kompetensi... 67 Bab 5 Sumber daya fisik... 73 Tujuan Pembelajaran... 73 Materi Pembelajaran..... 73 A. Pengertian sumber daya fisik... 73 B. Mengelola sumber daya fisik...... 76 Rangkuman... 77 Uji Kompetensi...... 78 Bab 6 Sumber daya untuk pemasangan/ pembongkaran pameran... 82 Tujuan Pembelajaran... 82 Materi Pembelajaran...... 82 A. Perencanaan Sumber Daya Pameran... 82 B. Efektifitas Manajemen Sumber Daya Pameran... 83 C. Mengelola kinerja Sumber Daya pameran... 84 D. Analisis Pekerjaan Sumber Daya pameran... 86 Rangkuman...... 88 Uji Kompetensi...... 89 Bab 7 Proposal pameran... 94 Tujuan Pembelajaran... 94 Materi Pembelajaran... 94 A. Pengertian Proposal... 94 B. Sistematika membuat proposal kegiatan... 95 C. Contoh Proposal... 97 Rangkuman...... 106 Uji Kompetensi... 106 Bab 8 Kegiatan Loading dan Unloading..... 111 Tujuan Pembelajaran... 111 Materi Pembelajaran...... 111 A. Pengertian Loadaing/ unloading... 111 B. Dokumen loading/ unloading... 111 C. Peralatan dan perlengkapan loading/ unloading... 112 Rangkuman...... 121 Uji Kompetensi... 122 Bab 9 Laporan kegiatan pameran sederhana... 128 Tujuan Pembelajaran.... 128 Materi Pembelajaran...... 128 A. Pengertian laporan......... 128 B. Informasi dalam laporan... 129 C. Contoh laporan..... 132 15

Rangkuman... 135 Uji Kompetensi...... 135 Bab 10 Publikasi... 140 Tujuan Pembelajaran... 140 Materi Pembelajaran...... 140 A. Langkah-langkah dalam perencanaan publikasi... 140 B. Merencanakan publikasi... 140 C. Media Publikasi...... 143 Rangkuman...... 159 Uji Kompetensi... 159 DAFTAR PUSTAKA... 164 GLOSARIUM...... 172 BIODATA PENULIS... 176 16

PRAKATA Industri pariwisata merupakan salah satu industri yang pada saat ini berkembang dengan sangat pesat di Indonesia. Perkembangan industri ini memberikan dampak positif dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat Indonesia. Wisatawan yang melakukan perjalanan wisata memiliki berbagai macam kebutuhan untuk dipenuhi. Hal ini tentunya menjadi peluang bagi masyarakat pada umumnya dan khususnya para siswa SMK yang nantinya akan menjadi pekerja di bidang pariwisata. Berdasarkan hal tersebut, maka para peserta didik SMK harus dibekali dengan ilmu pengetahuan mengenai bidang pariwisata. Adapun salah satu pengetahuan yang harus dibekali kepada peserta didik adalah Pengelolahan MICE. Buku ini diharapkan dapat menjadi salah satu alternative sumber belajar untuk mengasah kompetensi yang dimiliki. Buku Pengelolahan MICE dapat dipelajari oleh semua siswa Usaha Perjalanan Wisata yang ingin memahami lebih jauh mengenai Mata Pelajaran MICE, terkhusus bagi siswa Kelas XII. MICE sebagai bagian Mata Pelajaran Kelompok C2 dan C3 dapat dipelajari secara secara urut mulai dari pemilihan lokasi pameran, melakukan klasifikasi pameran, pemasangan/pelepasan elemen pameran, staging, mempersiapkan sumber daya fisiknya, membuat proposal, melakukan loading dan unloading, laporan dan yang terakhir adalah publikasi. Buku Pengelolahan kelas XII ini adalah satu kesatuan yang runtut dalam setiap babnya. Buku ini diharapkan dapat menjadi salah satu alternative sumber belajar untuk mengasah kompetensi yang dimiliki. Buku Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference Dan Exhibition ini telah dirancang sesuai dengan KI dan KD pada mata pelajaran Pengelolaan MICE sehingga diharapkan memberi gambaran yang tepat kepada peserta didik saat terjun ke masyarakat. Penyusun mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penyusunan buku berikutnya. Malang, 30 Desember 2019 Penyusun 17

BAB 1 MENGANALISIS LOKASI PAMERAN KOMPETENSI DASAR 3.11 Menganalisis lokasi pameran 4.11 Melakukan pemeriksaan lokasi Pameran TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat: 3.11.1 merinci lokasi pameran 3.11.2 menganalisa lokasi pameran 4.11.1 memeriksa lokasi dan kebutuhan pameran 4.11.2 mengecek lay out pameran dengan penuh tanggung jawab MATERI PEMBELAJARAN A. PENGERTIAN LOKASI Lokasi Pameran atau di namakan juga dengan Venue adalah tempat atau lokasi diselenggarakannya sebuah event (Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia nomor 348 tahun 2014). Venue dengan kata lain bisa diartikan dengan tempat/lokasi di selenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi olahraga, dsb). Gambar1.1 pameran indoor 18

Sumber : kontraktor pameran/total-expo.com Gambar 1.2 Venue yang ada di outdoor Sumber : 1000 family exhibiton/ 1000family.eu Penentuan Lokasi Lokasi penyelenggaraan hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara, berdekatan dengan hotel hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan untuk memenuhi kebutuhan para peserta areal pusat ini sebisanya dilengkapi dengan teater, auditorium, arena pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk berbagai kegiatan (event), seperti sepak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi menunjang segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan, baik yang berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupun pameran, kontes, peragaan (show) dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya venue dapat membantu peserta, hotel hotel, restoran restoran, pusat pusat perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atau tidak jauh dari venue Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara perlu mengetahui persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakan. Hal tersebut sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat keras berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat dekorasi, ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi pembicara, proyektor dan layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan penyelenggara suatu konvensi modern. 19

Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu : sumber daya manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing masing. Sangat penting bagi para perancang dalam penentuan lokasi yaitu mengetahui keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan acara). Dalam penentuan lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel, bila dihotel dapat dipilih yaitu : - Hotel pusat kota (inner-city hotel), - Hotel bandara (airport hotel), - Hotel di pegunungan (resort hotel), - Hotel di pinggiran pantai (beach hotel), - Hotel di pinggiran kota (suburban hotel). B. Macam macam venue Tempat penyelenggara ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu : 1. Residential venue Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting. Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel bintang 4 dan 5, hotel desa yang kecil, resort resort dan motel motel. Gambar 1.3. Redential venue, hotel di city center sumber : PE Teknik dan arkitektur/ projektengagemang.se 2. Non residential venue Venue yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk gedung pameran, gedung teater, arena arena dan stadion. Gedung konvensi yang dibangun 20

dan pusat pameran ini di desain untuk dapat mengakomodir orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan ruang ruang yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang cocok untuk pameran pameran adalah trade show, meeting rooms yang bermacam macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat pusat bisnis, ruang kantor dan administrasi. Gambar 1.4. Non Redential room, ruang meeting paripurna sumber : Ardian Pratama/ kabar3.com 3. Special venue Venue yang di dalamnya terdapat tempat tempat atraksi seperti gedung gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark dan icon) suatu daerah/kota, tempat tempat olahraga. Contoh landmark dan icon kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui sebagai ikon nasional dan sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat ini juga menawarkan ruang ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan kapasitas tempat duduk total 5000 orang, ada pula berbagai restoran yang menggambarkan Australia Modern, juga menawarkan makanan seafood dan internasional, fasilitas teknik yang modern, reservasi untuk tour keliling kawasan, makan malam yang eksklusif dan paket paket tonton/pertunjukan. 21

Gambar 1.5. special Venue Sumber : The ontario science center /eventcource.ca C. Langkah -langkah memilih lokasi pameran Memilih lokasi pameran merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan, karena akan sangat memengaruhi kelancaran kegiatan pameran yang akan dilaksanakan. Langkahlangkah yang harus dilakukan dalam memilih lokasi demi suksesnya suatu pameran adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan dengan cara a. Mengidentifikasi konteks dan jenis kegiatan (Meeting, Incentive Travel, Conference,Exhibition, Impressariat, Special Event dll) serta kebutuhan terkait sifat dan jenis kegiatan (berkaitan dengan jumlah ruangan kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue, teknologi, peralatan k3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special entrance, loading dock, parkir, daya dukung listrik, toilet, dll) untuk memperoleh spesifikasi yang akurat. b. Melakukan analisis spesifikasi venue berkaitan dengan jumlah ruangan kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue, teknologi, peralatan k3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special entrance,loading dock, parkir, daya dukung listrik, toilet, dll c. Menetapkan syarat spesifikasi venue dan lokasi kegiatan (kerangka acuan kerja, RPF (request for proposal ), dll) untuk dijadikan sebagai pedoman. 22

2. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan: a. Mencari informasi yang dibutuhkan terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai spesifikasi dari berbagai sumber. Informasi yang dibutuhkan terkait venue meliputi: Aksesibilitas, Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yang terdapat di dalam venue, Teknologi, Peralatan,K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan),Special entrance, Loading dock, Parkir, Daya dukung listrik, Toilet,Kitchen, Banquet Facilities,F&B (Food and Beverage), dll b. Menetapkan alternatif venue dan lokasi kegiatan (indoor/ outdoor)sesuai dengan pedoman dan spesifikasi yang dimiliki. d. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (Website, Directory/ Meeting Planner, Brosur, Majalah, Convention Bureau, Tourism Board, Asosiasi di bidang Industri Pariwisata, National Tourism Organization (NTO), KBRI, dll) terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai dengan spesifikasi. e. Menjalin komunikasi dengan cara menghubungi sumber-sumber informasi terkait venue dan lokasi kegiatan. Gambar 1.6 Meeting Planner tool sumber : meeting planner/slidesharenet 23

3. Melakukan site inspection a. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting dalam melakukan site inspection, meliputi : Aksesibilitas,Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yang terdapat di dalam venue, Teknologi,Peralatan, K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan),Special entrance, Loading dock Parkir, Daya dukung listrik, Toilet,Kitchen,Banquet Facilities, F&B (Food and Beverage), dll b. Menyiapkan checklist dan alat lain yang dibutuhkan dalam site inspection, diantaranya: daftar spesifikaasi kebutuhan event di venue, kamera, alat ukur c. Menyusun checklist dan alat lain yang termasuk dalam site inspection sesuai dengan spesifikasi kegiatan yang akan dilaksanakan d. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya: pengelola venue, teknisi venue, petugas keamanan, F&B (food andbeverage), chef untuk menu, room division,referensi, dll. e. Menghubungi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection untuk dapat dilakukan dengan komunikasi terkait waktu pelaksanaan kegiatan site inspectio f. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan checklist yang telah disiapkan. Gambar 1.7 RPF / Inspection Checklist sumber : EmpowerMINT/Slideshare.net 24

4. Menetapkan venue dan lokasi kegiatan a. Informasi yang dibutuhkan terkait alternatif venue dan lokasi kegiatan diperoleh melalui berbagai sumber dan pelaksanaan site inspection. b. Menganalisis kelebihan dan kelemahan masing-masing lokasi c. Venue dan kegiatan di pilih dari lokasi yang ada melalui proses pertimbangan dan diskusi dalam Tim d. Venue dan lokasi kegiatan di tetapkan RANGKUMAN 1. PENGERTIAN LOKASI PAMERAN Venue dengan kata lain bisa diartikan dengan tempat/lokasi diselenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi olahraga, dsb). 2. Macam macam Venue: a. Redensial Venue b. Non-redensial venue c. Spesial venue 3. MEMILIH LOKASI PAMERAN a. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan. b. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan c. Melakukan site inspection d. Menetapkan venue dan lokasi kegiatan TUGAS MANDIRI Bentuklah kelompok (4 orang). Setiap kelompok memilih tempat lokasi pameran dan penyelenggaraan kegiatan MICE di kotamu yang terdekat. sebuah laporan hasil analisis meliputi Aksesbilitas, Ketersediaan tempat parkir, Jenis-jenis ruangan, Ukuran ruangan, Kapasitas ruang, Pintu masuk dan pintu keluar, dan Fasilitas. Buat Power Point dan Persentasikan depan kelas. 25

UJI KOMPETENSI A. Soal Pilihan Ganda Pilihlah jawaban yang paling tepat. 1. Apa yang di maksud dengan venue? a. Tempat kerja b. Tempat bermain c. Tempat Pameran d. Tempat pertemuan e. Tempat belajar 2. Ada berapa macam venue yang kalian tahu? a. 1 b. 2 c. 3 d. 4 e. 5 3. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pemilihan lokasi adalah : a. Dekat bandara b. Jauh dari pusat keramaian c. Dekat dengan tempat olahraga d. Hawanya sejuk dan pemandangannnya indah e. Lokasi di pegunungan 4. Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting, di namakan : a. Redensial venue b. Non - redensial Venue c. Spesial Venue d. Hotel bintang 5 e. Penginapan 5. Venue yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk gedung pameran, gedung teater, arena arena dan stadion di namakan : a. Redensial venue b. Non - redensial Venue c. Spesial Venue d. Hotel bintang 5 e. Penginapan 26

6. Venue yang di dalamnya terdapat tempat tempat atraksi seperti gedung gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark dan icon) suatu daerah/kota, tempat tempat olahraga, adalah : a. Redensial venue b. Non - redensial Venue c. Spesial Venue d. Hotel bintang 5 e. Penginapan 7. Berikut adalah langkah langkah dalam memilih lokasi pameran, kecuali : a. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan. b. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan c. Melakukan site inspection d. Menetapkan venue terlebih dahulu e. Menghubungi konsumen pemakai 8. Berikut yang bukan cara menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan : a. Mengidentifikasi konteks dan jenis kegiatan b. Melakukan analisis spesifikasi venue c. Mengumpulkan konsumen sebanyak mungkin d. Menetapkan syarat spesifikasi venue dan lokasi kegiatan e. Melakukan site inspection 9. Faktor faktor penting dalam site inspection, adalah : a. Aksesibilitas dan jumlah kursi dalam ruangan b. Jumlah tempat duduk dan Fasilitas yang terdapat di dalam venue, c. Teknologi dan Peralatan dan K3 (Kesehatan, Keselamatan, dankeamanan) d. Special entrance dan tukang Parkir e. Alat transportasi 10. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya: a. pengelola venue, b. teknisi venue, c. petugas keamanan d. Penyanyi panggung. f. petugas kebersihan 27

11. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan : a. Papan tulis b. kertas catatan c. checklist d. check point e. checksheet 12. Berikut yang bukan pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya: a. pengelola venue b. teknisi venue c. petugas keamanan d. F&B (food andbeverage) e. Artis penyanyi 13. Berikut ini yang bukan termsuk spesial venue adalah : a. gedung gedung bersejarah b. Mall c. kebun binatang d. landmark dan icon e. tempat tempat olahraga 14. Berikut yang bukan termasuk non-redential venue adalah : a. Gedung serbaguna b. gedung pameran c. gedung teater d. arena arena dan stadion e. ruang sidang paripurna 15. Dalam penentuan lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel. Berikut yang bukan hotel yang dapat dipilih yaitu : a. Hotel pusat kota (inner-city hotel) b. Hotel capsule (capsule hotel) c. Hotel di pegunungan (resort hotel) d. Hotel di pinggiran pantai (beach hotel) e. Hotel di pinggiran kota (suburban hotel). B. Soal Esai Jawablah dengan tepat dan benar. 1. Dalam upaya mensukseskan suatu pameran, hal yang terpenting untuk dikelola adalah sebuah... 28

2. Dalam melaksanakann suatu pameran informasi memegang peranan yang sangat penting, maka informasi yang di peroleh haruslah... dan... 3. Faktor faktor yang penting dalam site inspection adalah... 4. Venue sendiri di bagi menjadi...,..., dan... 5. Sebuah Venue sebaiknya harus dekat dengan tempat transportasi, di antaranya adalah... 6. Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting, di namakan... 7. Pihak- pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya adalah...,..., dan... 8. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan... 9. Ada beberapa elemen kompetensi yang dibutuhkan dalam menyeleksi venue kegiatan, yaitu... 10. Venue yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk gedung pameran, gedung teater, arena arena dan stadion di namakan... C. Soal Esai Uraian Jawablah dengan ringkas dan benar. 1. Pemilihan Venue merupakan hal yang sangat penting demi suksesnya pelaksanaan suatu pameran. Jelaskan pengertian dari venue tersebut! 2. Informasi mengenai lokasi pameran harus akurat dan lengkap. Uraikan tahapan kegiatan pengumpulan informasi tentang venue dan lokasi! 3. Jelaskan alasannya mengapa penentuan Lokasi Lokasi penyelenggaraan mudah dicapai dari dan kebandar udara, berdekatan dengan hotel hotel tempat peserta atau delegasi menginap, serta terletak dipusat kota? 4. Jelaskan langkah langkah dalam memilih lokasi pameran! 5. Bagaimana cara menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang Dibutuhkan? 29