Barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya disebut

A. Pengertian Sarana Kantor

´Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer, meja, telepon, dan sebagainya. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.Jadi, tata ruang adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.

B. KegunaanPerlengkapan Kantor

Sebagai penunjang kegiatan kantor. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor. Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih memuaskan.

Sebagai aset kantor.

C. Jenis-jenisPerlengkapan Kantor

´Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas kantor.

1. Barang Bergerak

Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua, yaitu:

– Barang Habis Pakai

Barang habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas, tinta, karbon, dan sebagainya.

– Barang Tidak Habis Pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan sebagainya.

2. Barang Tidak Bergerak

Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan bangunan.

D. Peralatan Kantor/Bekal Kantor

Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang-barang habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Yang termasuk bekal kantor, antara lain:

1. Barang Lembaran
Misalnya amplop, formulir, kertas HVS, kertas bufalo, kertas folio, map, dan sebagainya.

2. Barang Non-lembaran
Misalnya pulpen, pensil, spidol, stepler, gunting, pelubang kertas (perforator), penjepit kertas, lem, penggaris, busur, pewarna tulisan, penghapus,  pita perekat (selotip), jangka, sandaran buku, rautan, pemotong kertas, kalender, stempel/cap perusahaan, bantalan stempel, dan sebagainya.

3. Barang Berbentuk Buku
Misalnya buku catatan, buku pedoman organisasi, buku alamat relasi, buku telepon, buku tahunan, buku tamu, buku agenda surat masuk dan keluar, kamus, dan sebagainya.

E. Hiasan Kantor

Hiasan kantor atau interior kantor adalah segala macam benda yang dipakai untuk menciptakan iklim suasana yang kondusif pada ruang tempat bekerja. Lingkungan atau ruangan yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa dapat membuat personil kantor tertarik dan nyaman di kantor tersebut. Yang termasuk dalam perabot kantor antara lain:

´Lukisan dinding. ´Vas bunga. ´Akuarium. ´Lampu-lampu hias.

´Benda-benda lainnya yang dapat menambah rasa menariknya suatu kantor tersebut.

Referensi :

– Modul : Mengidentifikasi Sarana dan PrasaranaAdministrasi Perkantoran. Penulis : Ana   Miladiyah
– Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
– Sukoco, BadriMunir. 2007. ManajemenAdministrasiPekantoranModern.   Jakarta: Erlangga.
– EndangR, Sri, dkk. 2010. ModulMerencanakan dan Mengelola Pertemua/Rapat. Jakarta:   Erlangga

Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas Pemerintahan adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan. Surat Dinas pemerintah mempunyai aturan khusus yang berlaku di lingkungan instansi pemerintah masing-masing.

instansi pemerintah (departemen) bisa jadi menentukan aturannya sendiri-sendiri sesuai dengan yang disepakati oleh instansi tersebut.

Namun dengan adanya pembakuan yang dilakukan oleh Menteri Penertiban Aparatus Negara (MENPAN) ada standar baku yang telah ditetapkan terutama untuk hal-hal pokok atau prinsip. Sedangkan hal-hal yang sifatnya tambahan (bagian surat yang boleh ada dan boleh tidak), dapat dibuat oleh lembaga-lembaga yang bersangkutan.

Surat dinas biasanya menggunakan salam pembuka secara khusus, karena salam pembuka langsung sebagai alenia pembuka atau paragraph pembuka. Kadang-kadang tidak menggunakan salam penutup, walaupun sementara ada juga yang mencantumkan salam penutup.

Ini dimaksudkan agar penghormatan kepada pihak yang dikirimi surat tidak berlebihan karena pada alamat surat atau alamat dalam sudah dicantumkan “Kepada Yth….”. Akan tetapi kata “Kepada” ini juga ada yang menganjurkan untuk tidak usah dicantumkan, jadi langsung saja: “Yth…..” yang dituju atau pejabat yang dituju. Kecuali itu juga untuk membuat agar surat itu dapat lebih efisien.

Bentuk Resmi Indonesia Lama

dimana alamat yang dituju berada di sebelah kanan

Yth. Afid Farhan Jalan Bener 153B

Yogyakarta

_____________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

Bentuk Resmi Indonesia Baru

dimana alamat yang dituju berada di sebelah kiri

Yth. Nurin Farina Azkia Jalan Kadipaten 153B

Bantul

_____________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________
Referensi :

Makalah Drs. DjihadHisyam, M.Pd. Korespondensi Bahasa Indonesia dalam Teori dan Praktik. Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta 2008

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit–unit atau bagian–bagian dari kata–kata kunci yang akan disusun, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak

mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

1. Sistem kronologis Yaitu sistem yang menggunakan kalender atau urutan waktu (tanggal, bulan, tahun) sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukkan : a. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip; b. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip tersebut; c. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut

dikirimkan keluar organisasi;

2. Sistem abjad. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama

dokumen bersangkutan.

3. Sistem subjek. Sistem ini berdasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat dan lain–lain. Sistem ini juga disebut degan topical filing atau data filing dan dikenal sulit

dalam pengelolaannya.

4. Sistem numerik. Sistem ini merupakan sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut indirect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan

pengelompokkan masalahnya terlebih dahulu).

5. Sistem geografis. Sistem ini didasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu : a. Nama negara. b. Nama wilayah administrasi negara setingkat propinsi c. Nama wilayah administrasi negara setingkat

kabupaten.

Referensi :

Blog Dosen : Sutirman, M.Pd
Dosen UNY 2014