00.12
Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah:
Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:
Selanjutnya silahkan baca Keuntungan dan Kelemahan Asas-asas Kearsipan
You're Reading a Free Preview
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya dimasa-masa yang akan datang. Penyimpanan arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman , terjaga dan terpelihara. Untuk kepentingan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara, maka penyimpanan fisik arsip sebaiknya menggunakan asas penyimpanan. Penyimpanan arsip secara konvensional memiliki tiga asas yang dapat diterapkan yaitu:
Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan gabungan:
|