Apa yang harus dilakukan pemimpin agar motivasi dan kinerja karyawan semakin meningkat disaat perusahaan sedang menghadapi kondisi yang sulit?

Motivasi kerja karyawan adalah aspek pokok yang harus dimiliki agar karyawan bisa berkontribusi lebih untuk peningkatan kinerja bisnis dan perusahaan. Adanya motivasi kerja ini, karyawan akan memberikan yang terbaik, bekerja lebih produktivitas, dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

Motivasi kerja karyawan perlu dipertahankan dan membutuhkan upaya yang berkelanjutan. Dalam sebuah perusahaan adalah hal yang wajar jika motivasi karyawan naik turun karena setiap pekerja punya dinamikanya sendiri. Nah, bagaimana langkah tepat meningkatkan motivasi kerja karyawan?

Mengapa Motivasi Kerja Karyawan Itu Penting?

Hingga hari ini, masih ada perusahaan yang menyepelekan motivasi kerja karyawan. Ini dibuktikan dalam hasil penelitian yang dilakukan oleh Gallup tentang State of the Global Workplace. Penelitian tersebut menemukan bahwa 63% karyawan di seluruh dunia dilaporkan tidak terlibat dengan pekerjaannya. 

Ini artinya, mereka tidak memiliki motivasi dan cenderung tidak menginvestasikan waktu serta tenaga dengan baik, untuk mencapai tujuan perusahaan. Sementara, 24% lainnya dilaporkan tidak terlibat secara aktif, menunjukkan bahwa pekerja tidak bahagia, dan tidak produktif di tempat kerja.

Mengapa motivasi kerja karyawan itu penting? Karyawan yang termotivasi adalah karyawan yang memiliki pribadi produktif. Memiliki karyawan yang seperti ini memungkinkan perusahaan mencapai hasil yang lebih tinggi. Bayangkan, kalau karyawan tidak bersemangat dalam bekerja dan hanya menghabiskan waktu untuk kepentingan pribadi, perusahaan yang Anda pimpin dapat berada dalam posisi yang sangat berisiko.

Sebaliknya, karyawan yang memiliki motivasi kerja tinggi, mereka memiliki pondasi dasar untuk menuju kesuksesan dan konsisten menjalankan tugas mereka dengan sebaik mungkin. Maka, meningkatkan motivasi kerja karyawan tidak hanya berdampak positif bagi perusahaan, tetapi juga bagi individu karyawan itu sendiri. Karyawan Anda dapat terus mengembangkan diri dengan menggali potensi yang ada.

5 Langkah Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan

Karena memotivasi karyawan adalah upaya yang berkelanjutan, Anda tentu perlu terlebih dahulu menjadi leader yang tangguh. Kemudian, Anda bisa menerapkan beberapa langkah berikut ini untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan Anda.

Menciptakan Lingkungan Kerja yang Positif

Suasana tempat kerja sangat penting bagi karyawan. Maka, buatlah ruang kerja yang nyaman, dipenuhi semangat dan energi positif. Anda juga dapat memberikan kebebasan pada setiap karyawan untuk mengatur meja kerja dengan ornamen yang mereka inginkan asalkan tidak berlebihan.

Selain itu, menciptakan iklim kerja positif bisa dengan menerapkan gaya kepemimpinan yang disegani, tidak menjadi pemimpin yang arogan, dan menerapkan servant leadership. Ciptakanlah hubungan baik dengan setiap karyawan agar lingkungan kerja selalu harmonis.

Menerapkan Cara Berkomunikasi Efektif

Meningkatkan motivasi kerja dapat dilakukan dengan membangun komunikasi efektif di tempat kerja. Anda bisa memulainya dengan rutin mengadakan diskusi secara langsung, atau komunikasi secara tatap muka. Cara ini, bisa membantu Anda memahami gaya komunikasi masing-masing individu di dalam perusahaan. 

Usahakan untuk secara rutin melakukan pertemuan dan diskusi, alih-alih hanya berkomunikasi melalui email atau grup Whatsapp. Memberikan kesempatan untuk berdiskusi dan mengeluarkan pendapat, membangun kedekatan dengan karyawan. 

Dampak positif berikutnya, motivasi kerja mereka pun mengalami peningkatan, karena mereka merasa diperhatikan, didengar pendapatnya, dan dilibatkan dalam misi perusahaan mencapai tujuan.

Memberi Apresiasi Atas Prestasi

Menghargai kinerja pekerja Anda akan memperkuat keterlibatan mereka dalam mencapai tujuan yang ditargetkan perusahaan. Berilah apresiasi atas apa yang telah dikerjakan untuk menunjukkan bahwa Anda bangga dengan pencapaian mereka.

Apresiasi tidak harus selalu dengan reward atau hadiah. Anda dapat mengucapkan langsung atau secara lisan, rasa terima kasih Anda kepada karyawan atau tim yang sudah berkontribusi. Berilah pujian yang tulus dari hati dan sampaikan kepada seluruh anggota tim bahwa mereka telah melakukan kerja yang sangat baik. Apresiasi ini sangat berguna untuk mengakui usaha, membangun kesetiaan, dan meningkatkan motivasi kerja karyawan.

Memperhatikan Kesejahteraan Karyawan

Kesejahteraan karyawan tidak melulu soal bonus, tunjangan atau keseimbangan kehidupan pribadi dan pekerjaan saja. Kesejahteraan karyawan juga bisa dicapai dengan tidak memberikan beban target di luar kemampuan karyawan.

Saat Anda menetapkan tujuan, berusahalah mengukur kesanggupan tenaga kerja yang Anda miliki. Jika Anda memberi banyak beban, karyawan Anda akan stres dan berdampak pada penurunan motivasi kerja. Dalam hal ini, Anda harus benar-benar tahu, tanda-tanda menurunnya kinerja tim dan sesegera mungkin melakukan perbaikan.

Meningkatkan kesejahteraan karyawan, juga bisa dalam bentuk memberikan pelatihan manajemen, memberi paket kursus pengembangan diri, atau mengadakan webinar yang mendukung peningkatan skill dan kemampuan karyawan. Hal ini tidak saja menguntungkan karyawan, namun sudah pasti memberi dampak positif pula bagi peningkatan kinerja bisnis Anda.

Memberikan Kepercayaan dan Rasa Hormat

Memberikan kepercayaan dan memperlakukan pekerja dengan rasa hormat adalah salah satu cara untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan Anda. Berilah sedikit kebebasan pada karyawan Anda untuk mengatur beban kerja mereka sendiri dan menentukan siklus kerja yang membuat mereka nyaman dan bekerja lebih produktif. 

Berikan pula tanggung jawab kepada karyawan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas baru agar mereka merasa diperhitungkan dan diberi kesempatan untuk berkembang. 

Motivasi kerja karyawan adalah hal yang paling krusial. Motivasi kerja tersebut dibutuhkan untuk mendorong produktivitas dan profitabilitas perusahaan. Untuk itu, Anda dapat melakukan beberapa cara untuk meningkatkan motivasi karyawan Anda, seperti menciptakan suasana kerja yang positif, meningkatkan cara berkomunikasi, memberikan apresiasi dan memperhatikan kesejahteraan karyawan. Selain itu, Anda juga harus memberikan kepercayaan kepada karyawan Anda agar mereka merasa dihargai. 

Tidak ada seorangpun yang senang bekerja dengan karyawan dengan kinerja buruk (tidak memuaskan) karena prosesnya menjadi tidak nyaman dan rumit. Akan tetapi, jika hal ini dibiarkan begitu saja, para karyawan dengan kinerja buruk tersebut dapat menjadi pengaruh buruk bagi bisnis Anda secara keseluruhan, tidak hanya mempengaruhi angka produktifitas tetapi juga moral dan kinerja seluruh bagian di perusahaan.

Membiarkan para karyawan berkinerja buruk untuk berhenti mungkin merupakan solusi mudah dan bahkan menggoda untuk dilakukan jika mereka tidak berkontribusi bagi perusahaan, namun bisa jadi tidak semuanya buruk. Selain itu, hal ini akan meningkatkan biaya perusahaan untuk perekrutan, pelatihan, dan juga penurunan produktifitas. Oleh karena itu, berusaha mengubah para karyawan dengan kinerja buruk ini akan jauh lebih efektif daripada mengganti mereka.

Apakah yang dimaksud dengan kinerja buruk? 

Secara umum, kinerja buruk didefinisikan sebagai kegagalan untuk melakukan tugas-tugas yang diberikan dalam pekerjaan sebagaimana diminta oleh para pemimpin perusahaan/ organisasi. Hal ini dapat juga diartikan sebagai ketidakpatuhan terhadap kebijakan kerja yang ditentukan, perilaku kerja yang tidak menyenangkan atau perilaku mengganggu yang mempengaruhi karyawan lainnya.

Menghadapi para karyawan dengan kinerja buruk di tempat kerja: 

Langkah 1: Kenali dan pahami akar masalah/penyebabnya

Sebelum membuat rencana untuk mengatur dan mengubah karyawan yang berkinerja buruk tersebut, Anda harus mendekati karyawan Anda untuk mengenali dan memahami akar masalahnya. Untuk melakukan hal ini, Anda sebelumnya harus mengumpulkan semua bukti dan fakta sebelum berbicara dengan karyawan, untuk menegaskan alasan Anda beranggapan bahwa mereka memiliki kinerja yang buruk.

Ketika mendekati karyawan Anda, pastikan bahwa Anda menjaga profesionalisme Anda dan sebisa mungkin bersikap tenang. Hindari semua konfrontasi yang emosional. Kemukakan alasan Anda yang menyebabkan Anda berpikir bahwa ia memiliki kinerja buruk dan tunjukkan temuan-temuan Anda.

Setelah pesan Anda jelas, mulailah bertanya apakah karyawan tersebut sedang memiliki kesulitan. Pertimbangkan faktor-faktor seperti masalah kehidupan pribadi, penyakit, tingkat stress atau kesehatan mental karyawan tersebut atau bahkan faktor-faktor yang mungkin berasal dari tempat kerja seperti bullying atau perlakuan menyimpang lainnya dari orang-orang di tempat kerja.

Langkah 2: Perjelas ekspektasi Anda dan diskusikan hal-hal yang dapat memotivasinya 

Ketika Anda sudah mengetahui akar masalahnya, Anda dapat membantu dengan mencarikan solusi untuk masalah karyawan Anda. Hal ini mungkin sulit dilakukan bergantung pada kompleksitas dari akar masalah yang ada. Akan tetapi, karyawan Anda akan merasa terbantu ketika mengetahui bahwa Anda dan pihak manajemen benar-benar peduli pada mereka, terlepas dari kinerja mereka yang buruk.

Di saat itulah Anda juga bisa melihat apakah karyawan Anda memahami apa yang diharapkan darinya. Terkadang, karyawan bekerja dengan buruk hanya karena mereka tidak yakin tentang batasan-batasan dan apa yang diharapkan dari pekerjaan mereka.

Pada saat yang sama, Anda mungkin juga ingin tahu hal apa yang memotivasi mereka sehingga Anda dapat membantu meningkatkan kinerja mereka. Jika memungkinkan, gunakan hal yang memotivasi mereka sebagai hadiah atau penghargaan jika mereka berhasil meningkatkan kinerja mereka.

Baca juga: Cara menarik kandidat berkualitas ke perusahaan Anda dengan Laws of Attraction dan faktor yang memotivasi mereka untuk bergabung

Langkah 3: Buatlah Rencana untuk Peningkatan Kinerja Karyawan (Performance Improvement Plan)

Berikutnya, Anda sebaiknya membuat rencana untuk meningkatkan kinerja karyawan (PIP) sesuai dengan informasi yang telah Anda kumpulkan dari pertemuan/diskusi dengan para karyawan dengan kinerja buruk tersebut. PIP, yang juga disebut sebagai Performance Action Plan (PAP), merupakan sebuah rencana tindakan yang dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja para karyawan berkinerja buruk dengan harapan bahwa akan ada perubahan.

Disarankan bagi para professional HR dan manajer terkait untuk mengevaluasi dan mengembangkan perencanaan ini bersama-sama. Idealnya, PIP seharusnya diberikan secara tertulis untuk para karyawan tersebut dan diterima oleh mereka bahkan sebelum perencanaan dimulai. PIP sebaiknya mencakup objektif/tujuan yang spesifik dan terukur (specific, measurable, achievable, realistic, and time-frame-based (SMART)). Selain itu, buatlah sistem penghargaan yang akan diberikan jika kinerja karyawan yang bersangkutan telah meningkat sekaligus sanksi yang akan diberikan jika kinerja karyawan yang bersangkutan tetap tidak meningkat.

Langkah 4: Latih, pantau, dan beri masukan 

Ketika perencanaan sudah ditetapkan, kedua belah pihak (pemilik perusahaan dan karyawan) sebaiknya secara teratur memantau kemajuan apakah sudah sesuai dengan tujuan/objektif dari PIP. Selalu berikan kesempatan bagi karyawan untuk bertanya dan mendapatkan bimbingan untuk menghadapi hambatan yang timbul selama PIP. Berikan masukan secara teratur untuk karyawan Anda, baik mingguan, dua mingguan, atau bulanan, untuk memastikan bahwa mereka berada di jalur yang benar dan untuk menghadapi masalah yang muncul sehari-hari.

Langkah 5: Hargai peningkatan yang ada

Manajer yang hebat tahu kapan harus memberi penghargaan untuk karyawan. Dalam kasus ini, penghargaan dapat sangat dihargai oleh karyawan dengan kinerja buruk yang telah berusaha membuat peningkatan. Jangan pernah meremehkan kekuatan pujian dan ucapan terima kasih yang sederhana untuk para karyawan Anda. Memuji dan memberi penghargaan untuk karyawan Anda membawa pengaruh baik tidak hanya untuk para karyawan tersebut akan tetapi juga untuk semua bagian perusahaan karena hal ini menunjukkan bahwa Anda memperhatikan kerja keras mereka dan menjadi motivasi untuk mereka.

Bagaimana jika tetap tidak ada peningkatan kinerja?

Usaha Anda dalam mengubah para karyawan dengan kinerja buruk ini akan berakhir dengan tiga cara; baik dengan meningkatnya kinerja mereka, yang berarti bahwa rencana Anda sukses, atau tidak ada perubahan apapun, atau lebih buruk lagi, kinerja mereka menjadi semakin memburuk. Tidaklah mudah untuk mengubah mereka karena hal ini juga memerlukan tingkat komitmen yang sama dan keinginan untuk meningkatkan diri mereka sendiri.

Akan tetapi, terkadang ada waktu dimana usaha-usaha kita tidak berhasil sebagaimana seharusnya, tidak peduli seberapapun Anda telah berusaha untuk mempertahankan mereka di perusahaan. Oleh karenanya, Anda juga sebaiknya siap mental untuk membiarkan mereka pergi walaupun langkah ini sebaiknya selalu menjadi solusi terakhir.