Apa yang dimaksud dengan surat menyurat

Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya dan masih dipergunakan hingga saat ini. Alat komunikasi ini masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerjasama yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi.

Meskipun dalam penggunaan sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang memudahkan dalam berkomunikasi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan komunikasi.

Penggunaan persuratan dalam bentuk kerjasama antar perusahaan memanglah sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut.

Akan tetapi dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang juga mengubah sistem persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional menjadi cara yang lebih modern dan canggih yang tentunya akan memudahkan dalam melakukan proses persuratan yang ada pada suatu perusahaan.

Perubahan yang ada dari menggunakan cara konvensional menjadi cara yang modern tentunya tetap memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistem persuratan. Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi dan bentuk kerjasama, dan masih memperhatikan sifat surat dan jenis surat yang ada.

Pengertian surat                            

Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat memiliki berbagai jenis dan macam sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima.

Tujuan menulis surat

Tujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai darana komunikasi atau pemberian informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu perusahaan.

Fungsi surat

1.       Sebagai sarana komunikasi
2.       Bentuk kerjasama
3.       Media penyimpanan
4.       Alat bukti tertulis
5.       Sebagai pedoman kerja

Baca juga: Pencatatan Surat dengan Buku Agenda

Jenis surat

Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat dikategorikan menurut beberapa kategori seperti:

1. Berdasarkan sifat surat

Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang mencakup ruang kecil.

Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri

Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis yang berbeda  yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.

Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat oleh perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.

Baca juga: Pemanfaatan Teknologi Persuratan di Masa Pandemi

2. Berdasarkan wujud

Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.

Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.

Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi

Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.

Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.

3. Menurut asal

Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi dari pihak luar

Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi kepada  pihak luar sebagai penerima surat

4. Menurut kegiatan

Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan.

Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan itu sendiri.

5. Menurut penyebaran (sasaran)

surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.

seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan tertentu.

Baca juga: Pemanfaatan Aplikasi Surat Elektronik

6. Menurut keamanan isi

Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat buruk bagi perusahaan tersebut.

Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan akibat buruk.

Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang dapat membuka dan membacanya.

7. Menurut proses penyelesaian

Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.

Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera dan cepat.

Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.

Baca juga: Manfaat Penggunaan Aplikasi Manajemen Surat dalam Perkantoran

8. Menurut tujuan

Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.

Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.

Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan dapat tercapai dan terwujud.

Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan. Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan  tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima.

Kesimpulan

• Surat sebagai sarana komunikasi yang masih dilakukan hingga sekarang
• Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga sebagai alat bukti tertulis pada sebuah instansi
• Kecanggihan teknologi yang ada harus tetap memperhatikan hakikat surat
• Surat berdasarkan jenisnya dikategorikan dalam beberapa jenis

Korespondensi merupakan istilah umum yang merujuk kepada aktivitas penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain. Korespondensi dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan, organisasi atau atas nama perseorangan. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat dalam aktivitas disebut koresponden. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Korespondensi Interen,yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Surat mempunyai fungsi esensial sebagai alat komunikasi, sementara untuk penghubung korespondensi bisnis surat memiliki banyak macamnya. Komunikasi yang bisa dihubungkan oleh surat adalah ide, pengabaran dan permintaan. Ada pula manfaat lain surat yakni :

• Sebagai pemberitahuan.
• Surat untuk wakil dalam acara tertentu.
• Sebagai bukti perjanjian tertulis.
• Surat untuk panduan dalam menjalankan arahan.
• Sebagai alat untuk memperingati
• Surat untuk dokumen sejarah suatu peringatan atau informasi.

Terdapat beberapa jenis surat yang didasarkan atas sifat, peruntukkan, wujud, keamanan isi surat, proses penyelesaiannya, dan dinas pos.

1.  Jenis surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

a. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau disebut juga dengan surat perorangan karena isinya mengenai masalah perorangan, baik masalah kekeluargaan maupun masalah yang berkaitan dengan perorangan dengan sebuah instansi.

b. Surat dinas

Surat dinas atau disebut juga dengan surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan erat dengan urusan dinas dari suatu lembaga atau instansi. Tujuan dibuatnya surat dinas oleh suatu lembaga atau instansi adalah untuk menyampaikan berita secara tertulis yang umumnya berupa penjelasan, pemberitahuan, pernyataan pendapat dari instansi kepada perorangan atau sebaliknya, dan pernyataan pendapat dari suatu instansi ke instansi lainnya.

c. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti perindustrian, usaha jasa, perdagangan, koperasi, dan perusahaan negara. Surat niaga meliputi surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat penawaran,  surat pengaduan, surat pengiriman barang, dan surat proporsi penjualan.

d. Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh organsiasi kemasyarakatan seperti  organisasi kedaerahan,  perkumpulan olahraga, dan organisasi masyarakat lainnya. Biasanya, surat sosial yang dibuat oleh organisasi kemasyarakatan ini tidak dimaksudkan untuk mencari keuntungan.

2.  Jenis surat berdasarkan peruntukannya

Berdasarkan peruntukannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis surat yaitu surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.

a. Surat edaran

Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum. Contohnya adalah surat edaran pembuatan e-KTP.

b. Surat pengumuman

Sebagaimana halnya surat edaran, surat pegumuman juga merupakan surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum.

c. Surat perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu untuk keperluan pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.

d. Surat keputusan

Sebagaimana halnya surat perjanjian, surat keputusan juga merupakan surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu sebagai pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.

3.  Jenis surat berdasarkan wujudnya

Berdasarkan wujudnya, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat memo, surat telegram atau surat kawat, dan kartu pos.

a. Kartu pos

Kartu pos adalah salah satu media untuk berkirim surat tanpa menggunakan amplop sebagaimana surat pada umumnya. Karena itu, isi surat biasanya bersifat umum atau tidak rahasia dan ditulis dengan singkat.

b. Surat telegram (surat kawat)

Surat telegram atau surat kawat adalah berita yang dikirim dengan menggunakan telegraf. Isi surat ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Biasanya huruf yang dipakai adalah huruf kecil. Namun, khusus telegram pemerintah, huruf yang digunakan adalah huruf kapital.

c. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang ditulis di atas kertas surat biasa dan dikirimkan dengan biaya yang biasa. Dalam arti tidak menggunakan biaya kilat, kilat khusus, atau tercatat yang lebih mahal. Contohnya adalah surat perkenalan, surat keluarga, dan surat ucapan selamat.

d. Surat memo

Surat memo atau memorandum adalah surat yang digunakan sebagai sarana komunikasi internal di suatu kantor atau organisasi, biasanya bersifat informal, dan dibuat oleh atasan kepada bawahannya atau sebaliknya, atau antarpejabat yang setingkat. Umumnya berupa permintaan, pemberitahuan, atau hal lainnya.

4. Jenis surat berdasarkan keamanan isi surat

Berdasarkan keamanan isi surat, ada dua jenis surat yaitu surat rahasia dan surat sangat rahasia.

a. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya berupa dokumen ringan atau tidak sepenting surat sangat rahasia. Surat jenis ini biasanya hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu lembaga atau instansi.

b. Surat sangat rahasia

Surat yang ditandai dengan SRHS (singkatan dari sangat rahasia) ini adalah surat yang isinya berupa dokumen penting dan biasanya surat sangat rahasia berkaitan erat dengan keamanan atau rahasia negara.

5.  Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya

Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat segera, dan surat sangat segera (kilat).

a. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang diproses secara biasa atau tidak perlu diselesaikan dengan segera dan tidak diistimewakan.

b. Surat segera

Jika surat biasa tidak perlu tergesa-gesa penyelesaiannya, surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. Namun, ketersegeraannya tidak sesegera surat kilat.

c. Surat sangat segera (surat kilat)

Surat sangat segera perlu diselesaikan dengan sangat segera. Dalam arti, surat sangat segera atau kilat harus didahulukan untuk diselesaikan dibandingkan dengan surat-surat lainnya, tidak hanya dalam proses pembuatan melainkan juga proses pengirimannya.

6.  Jenis surat berdasarkan dinas pos

Berdasarkan dinas pos, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat kilat, surat kilat khusus, dan surat tercatat atau terdaftar.

a. Surat biasa

Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan biaya atau perangko termurah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh kantor pos. Besarnya biaya yang dibayarkan konsumen menentukan lamanya waktu yang diperlukan kantor pos untuk mengirim surat.

b. Surat kilat

Surat kilat ialah surat yang dikirimkan dengan biaya atau perangko yang lebih mahal dari surat biasa. Biasanya, surat kilat membutuhkan waktu kurang lebih 24 jam hingga sampai ke penerima.

c. Surat kilat khusus

Surat kilat khusus ialah surat yang membutuhkan waktu 1 x 24 jam untuk bisa sampai ke tempat tujuan. Hal ini dijamin oleh kantor pos dengan syarat di tempat tujuan juga bisa menerima surat kilat khusus.

d. Surat tercatat atau terdaftar

Seperti surat kilat khusus, surat tercatat atau terdaftar juga dijamin sampai ke tempat tujuan oleh kantor pos dalam waktu 1 x 24 jam. Bedanya, kantor pos selalu memonitor pengiriman surat jenis ini. Digunakannya resi sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat merupakan bentuk pengawasan yang dilakukan oleh kantor pos.